Когда он наконец садится за обед на короткую четверть часа, он успевает дать указания гофмаршалу, прочесть срочные депеши или послушать выдержки из прессы. После кофе он возвращается в кабинет, оставляя Жозефине заботу о гостях, и вновь принимается за диктовку или чтение. Улегшись в 10 часов, он поднимается среди ночи, читает докладные, а главное – изучает в деталях армейские дела, откладывая в своей памяти передвижение полков, этапы трудного марша, число батарей, следит за ежедневным состоянием казны и финансов. Часто будит секретаря, и диктовки возобновляются…» (Бен Вейдер, «Блистательный Бонапарт»). Это был ежедневный каторжный труд, но в этом и была жизнь, смысл жизни императора Франции. А как живете вы?
Портрет дня
Составьте список дел своего обычного рабочего дня с утра до вечера. За основу возьмите ваш реальный, завтрашний день, но вполне допустимо, если вы вспомните и ваш обычный, уже прошедший день. Итак…
Вы проснулись: с чего начинаете свой день? Какие первые дела? Утренняя зарядка? Завтрак? Или сразу проверить электронную почту? Что дальше, включая все дела работы и всё после работы?
Я предложил бы сделать это в режиме Испытания. Условие: у вас будет 7 минут. Вам нужно написать список дел, из которых будет состоять ваш день, включая и рабочее, и личное время. Дела можно писать коротко, одним словом; записывать их в любом порядке просто как вспоминается; когда что делаете – указывать не нужно: только название дела. Например: «Обед». Или: «Составление плана дня». Может быть: «Телевизор» или «Форум». Длительность дела определим от 3 до 30 минут.
То, что занимает меньше 3 минут, будем сейчас считать мелочью: включил свет, прошел к столу, сел на стул, налил кофе… – такие мелкие действия делами называть не будем. А то, что занимает больше 30 минут, это уже Объединение дел, скорее Задача, а не одно дело. Двухчасовое совещание, состоящее из шести вопросов, лучше записать как шесть вопросов: шесть дел.
Вопрос: сколько дел за это время, за 7 минут, вы напишете? Сделайте это на отдельном листке. Засеките время и – за работу!
Анализ
Чтобы подвести первые итоги, подсчитайте количество пунктов.
Меньше 10 – наверное, вы не постарались. Потому что вы же не бездельник, да?
11–15 – неплохо для начала. Наверное, вы писали только самое главное и не детализировали.
16–20 – хорошо: неплохая детализация, вы видите свой день достаточно подробно.
21–25 – отлично, сильный результат!
26–30 – супер. Вы можете собой гордиться!
Почему?
Позитивный настрой
Легкое вспоминание дел обычно связано с позитивным жизненным и деловым настроем. Любимые и внутренне близкие дела обычно вспоминаются первыми, по крайней мере – быстрее. Дела, которые не хочется делать, вспоминаются в последнюю очередь: о них не хочется думать.
Вы можете опираться на это, чтобы точнее проанализировать особенности своей работы в течение дня. А именно разделите день на четыре условные части: утро до работы, работа до обеда, работа после обеда, вечер после работы. Какой фрагмент дня вам вспоминался быстрее и легче всего, какой был в тумане и вспоминался с трудом? Во время освоения тайм-менеджмента эта информация вам окажется очень нужна, пока просто зафиксируйте для себя: хорошее вспоминание говорит об освоенности этого отрезка времени и дел, провалы в памяти и трудности во вспоминании обычно свидетельствуют об усталости, о делах, с которыми не справляешься, и о работе, которую не любишь.
Легких вам вспоминаний! Хорошего вам будущего!
Вы у руля
Легче и точнее свои дела помнят те, кто является хозяином своей жизни. Если дела задают вам, вы едва ли можете их прогнозировать. «Что сегодня будешь делать? – Не знаю, что скажут…» Если свои дела определяете вы, вы можете их запланировать и составить их список, вы можете знать их заранее.
Более крепкая память у более ответственных людей. Даже если список дел «дается сверху», то ответственный человек делает их своими, выполняет их как то, что планирует он сам, добиваясь результата. Менее ответственные люди загружают себя работой лишь настолько, чтобы начать ее делать. А помнить о задании, доводить его до конца… – ну, это как получится.
Крепкой вам памяти!
Конкретика и детализированность
Большое количество дел пишет не тот, кто делами перегружен, а тот, кто знает, из каких конкретных дел и деталей состоит его работа. Тот, у кого развита способность видеть те дела, которые он делает.
Этим способом при приеме на работу некоторые опытные кадровики оценивают деловые качества, а точнее – уровень организованности претендента: «Перечислите дела вашего обычного дня на вашей предыдущей работе!» – а дальше наблюдают, сколько и с какой скоростью вы дела вспоминаете.
Мы помним: длительность дела мы определили от 3 до 30 минут, средняя продолжительность – 15 минут. Рабочее время в среднем 500 минут. Сколько дел умещается в рабочее время? – 33 дела. Ладно, 30. Но не 10. Вы – не бездельник. У бездельника день состоит из: «Проснулся. Поел… А дальше не помню…» А чем детализированнее и конкретнее вы видите свой день, тем точнее вы ставите перед собой задачи, тем эффективнее вы работаете.
Возможно, кого-то подвели слишком общие описания. «Подготовить позицию к переговорам» – неплохая формулировка, но слишком общая. Конкретнее было бы:
Подготовить тезисы: формулировки и аргументацию.
Сделать презентацию в PowerPoint`е.
Согласовать с шефом.
Сделать презентацию на общей встрече.
Собрать обратную связь и уточнить формулировки.
Если учесть, что каждый пункт здесь занимает от 10 до 30 минут, именно такие, конкретные формулировки дел оказываются самыми точными. И именно такие, конкретные, формулировки позволяют каждое небольшое дело сделать максимально эффективно.
Другое дело, что для удобства запоминания имеют смысл частные дела, где можно собирать, упаковывать в основные Задачи дня. 30 дел в одной голове уложить в память затруднительно, но если их правильно скомпоновать, все становится проще. Память нормально удерживает около семи объектов, поэтому оптимально, если в расписании дня будет до 7 основных задач, а каждая задача может состоять из нескольких (до 7) дел. У вас даже оказывается запас…
Портрет недели
Чтобы хорошо сделать день, нужно видеть план предстоящего дня. Чтобы правильно построить свою неделю, нужно записать все основные дела недели и задуматься об их составе и расположении. Начните с простого: разграфите лист на блоки «понедельник», «вторник» и так далее, в каждый блок запишите все дела вашей обычной недели.
«В магазин за продуктами», «фитнес», «заправить машину», «гости» или «учеба» – дела недели.
У вас пять минут, вспомните и напишите не менее 20 дел. Скоро вам это очень пригодится…
Анализ рабочего времени: Дела, Сервис, Пустота
Есть время рабочее, есть время личное…
Ну, это не совсем правда. Чем более творческой жизнью живет человек, чем больше он любит и заботится, тем труднее ему определить, где – Работа, а где – Личное. Ведь если Работа – любимая, она становится уже Личным, а если всерьез относиться к Личному, это уже видится Работой.
Многие женщины так себе и формулируют: «У меня две работы – Работа и Дом». И работа дома бывает и более трудной, и ответственной.
Итак, в рамках вашего рабочего времени все записанные вами дела (сложенные вместе и дела дня, и дела недели) разложите на три группы:
Дела — собственно продуктивная деятельность, которая будет кем-то оценена и оплачена.
Например, выполнил заказ, обслужил клиента, провела урок, завершил переговоры…
Сервис – от этого вперед не продвигаемся, нам за это никто не заплатит, но без этого нельзя двигаться дальше.
Составили план дня. Поговорили с коллегой, обидевшейся на шефа, привели ее в чувство. Решили вопрос с пожарной инспекцией. Размялись, понаклонялись, восстановили затекшие спину и ноги. Еще раз пересчитали деньги. Убрали лишние вещи со стола.
Пустота — время провели, результат – ноль. На деловом языке такие дела иногда называют Времяпожирателями или Времяпоглотителями, в непосредственном общении – Пустотой или Фигней.
Чем занимался вчера полчаса после разговора с шефом? – Ну, фигней…
Пустотой оказываются иногда и неконструктивные переговоры, и чрезмерно разросшиеся совещания. Чаще это компьютерные игры в рабочее время, путешествия по бескрайним просторам Интернета, затянувшиеся перекуры, неторопливые и веселые беседы за очередной чашечкой кофе – все, чем вы успешно отвлекаете себя от работы.
Кстати, вы не забыли записать это в делах вчерашнего дня? Критерий помните? – более 3 минут…
Сложив все время по каждой из этих категорий, нарисуйте круговую диаграмму по использованию вами рабочего времени. Если ваш результат напоминает диаграмму № 1 (соотношение 7/1/2), поаплодируйте себе, если результат склоняется к диаграмме № 2 (соотношение 5/2/3), наверное, стоит что-то менять.
Составили план дня. Поговорили с коллегой, обидевшейся на шефа, привели ее в чувство. Решили вопрос с пожарной инспекцией. Размялись, понаклонялись, восстановили затекшие спину и ноги. Еще раз пересчитали деньги. Убрали лишние вещи со стола.
Пустота — время провели, результат – ноль. На деловом языке такие дела иногда называют Времяпожирателями или Времяпоглотителями, в непосредственном общении – Пустотой или Фигней.
Чем занимался вчера полчаса после разговора с шефом? – Ну, фигней…
Пустотой оказываются иногда и неконструктивные переговоры, и чрезмерно разросшиеся совещания. Чаще это компьютерные игры в рабочее время, путешествия по бескрайним просторам Интернета, затянувшиеся перекуры, неторопливые и веселые беседы за очередной чашечкой кофе – все, чем вы успешно отвлекаете себя от работы.
Кстати, вы не забыли записать это в делах вчерашнего дня? Критерий помните? – более 3 минут…
Сложив все время по каждой из этих категорий, нарисуйте круговую диаграмму по использованию вами рабочего времени. Если ваш результат напоминает диаграмму № 1 (соотношение 7/1/2), поаплодируйте себе, если результат склоняется к диаграмме № 2 (соотношение 5/2/3), наверное, стоит что-то менять.
Анализ рабочего времени с помощью этих категорий «Дела», «Сервис» и «Пустота» сразу дает очень красочную картину и рисует убедительные перспективы вашей жизни, когда вы ее измените.
Анализ личного времени
Мы начали делать анализ рабочего времени, потому что с работой обычно разбираться проще. Анализ личного времени делать труднее, но у вас уже есть опыт. Приступим!
Итак, ваша ближайшая задача – разложить все, что вы делаете в свое личное время, на три категории: «Дела», «Сервис», «Пустота».
Начали!
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
Пустота в личное время
Наверное, легче всего разбираться с Пустотой. Чаще всего сюда можно отнести такие до боли понятные вещи, как:
Собраться с друзьями, выпить.
Без комментариев.
Просмотр замечательных телевизионных программ в обрамлении плотной рекламы.
Пустота…
Что нам пишут в газетах?
Нам не пишут ничего и читать нам это не нужно. Это Пустота.
Разборки с близкими, показывающие, как они не правы.
Увлекательная Пустота.
Лазить по Интернету, сидеть в Аське.
Святое дело, она же тупая Пустота.
Очень интересное общение на форуме.
Это не Дело. И не Сервис. Это – приятная, но Пустота…
Переживания о том, что вы снова занимаетесь фигней.
Хорошее времяпровождение…
Размышления о проблемах, мешающих вам правильно жить.
Например, о том, что вы постоянно занимаетесь чем-то не тем…
Беседы с близкими о том, какие у вас проблемы.
Тема нескончаемая. Пустота.
Чтение книг о важных вопросах жизни.
Что вы изменили в жизни после прочтения последней главы? Если ничего, то для вас это – Пустота. Впрочем, если чтение помогает вам в борьбе с бессонницей, чтение переходит в категорию Сервис. Чтобы чтение перешло в разряд Дела, у вас должны быть Цели по собственному развитию, под цели вы подбираете соответствующие книги, читаете нужные главы, спрашиваете с себя результат, меняете собственную жизнь… Очень мало людей умеет читать так, чтобы это становилось Делом.
Еще раз покушать, тем более что чтение утомило и поесть уже немного хочется. Тогда почему бы и нет?
Уход от дела, классическая Пустота.
Впрочем, если вы спортсмен и у вас стоит задача набрать вес – это уже Дело, и мало кого волнует, хочешь ты есть или нет. Надо.
«Пустота или нет?» – Разговор с виртуальным Шефом
Дело – это то, что Надо. А Хочется или нет – вопрос второй.
При правильном отношении это еще и Хочется.
Когда Хочется, мы всегда горазды себе объяснить, почему это еще и Надо
А Пустота, как правило, это то, что Хочется, к чему Тянет, что Получается… А когда Хочется, мы всегда горазды объяснить (придумать), почему это еще и Надо. Люди – большие придумщики, и мы часто врем себе, придумывая себе смысл того, в чем на самом деле смысла нет. Чтобы разбираться более честно, я пользуюсь следующим приемом.
Я представляю, что я работник, а надо мной есть Шеф, и все, что нужно, это задать ему вопрос об оплате данного дела. Я задаю ему вопрос: «Шеф, вы заплатите мне зарплату за то, что я возьму сегодняшнюю газету и почитаю интересный мне раздел «НОВОСТИ, СЛУХИ, СЕНСАЦИИ»? Ответ отрицательный… Шеф не будет платить за мои разборки с близкими, за мои переживания, за мое общение с друзьями и за чтение интересных книг. Значит, это не Дело.
То, что не соответствует вашим целям, вам не нужно
Конечно, если вы сможете показать Шефу, что недолгий разговор с вашим другом даст вам нужную для дела информацию, если какая-то книга повышает вашу квалификацию и принесет продукт, который можно продать, подарить и это будет нужно – значит, это дело не Пустота. Как минимум нужный Сервис. А может быть, и прямое Дело.
Главное – вы сможете это доказать Шефу?
«Разговор с виртуальным Шефом» – прекрасный прием, но он дает четкие ответы только в рамках рабочего времени. А кто может быть Шефом в рамках личного времени? Самые дорогие и уважаемые вами люди: муж или жена. Ваши родители. Ваш сын или дочь. Священник или кто-то, выполняющий для вас роль Учителя по жизни. Может быть, это вы сами, когда думаете о перспективах и смысле своей жизни, когда вы с ясной головой и в полной ответственности.
Приятель стучится вам в Аську – поболтать будет приятно. Вашей жене это нужно? Ребенку? Родителям? Нет, не нужно. Как вы сами оцените это «поболтать в Аське», когда пишете свои цели на год, когда простраиваете свое будущее? Вам это хочется, но вам это не нужно. Значит – не нужно.
То, что не соответствует вашим целям, вам не нужно.
Деловой эпилог
Если у вас прямо сейчас родилось горячее желание что-то изменить в своей жизни – пойдите ему навстречу: примите решение. Конкретное, в письменном виде.
Например, «В 22.00 вместо просмотра телевизора иду гулять».
Или известите о нем кого-то из друзей и близких.
«Решил освободиться от телевизора: кому подарить?»
Или просто сделайте сразу.
Возьмите с полки компакты с компьютерными играми, сломайте их руками и выкиньте в ведро.
Ревизия: Что я хочу и что я делаю
Если все время делать все, что надо, в конце концов будешь жить так, как ты хочешь
Когда вы работали с Колесом жизни, вы записали свои задачи на год. Попозже вы их конкретизировали, переписав в ответственном формате. Итого у вас есть ваши Цели на год: это то, что вы продумали и хотите. Перепишите свои цели на год еще раз, расставив их по приоритетам.
Теперь, с другой стороны, у вас есть фотография реальности: список тех дел, которые составляют вашу жизнь, те дела, которые вы записали как дела дня и дела недели.
Можете вычеркнуть Пустоту,
с нею мы уже разобрались,
можете вычеркнуть Сервис,
о нем мы еще поразмышляем,
в итоговом списке оставьте одни Дела.
А теперь главный вопрос: то, что у вас называется Делами, соответствует вашим Целям? Вы занимаетесь тем, что планировали, тем, что хотели? Насколько одно соответствует другому? То, чем у вас занят обычный день, то, чем у вас занята обычная неделя – насколько соответствует целям года? Насколько вы собой довольны?
Анализ сделайте четко, как в бухгалтерии. Дело есть? Под какую статью, под какую Цель? Какой Цели оно соответствует? Смотрим дело – ищем в целях. Смотрим цели – ищем в делах.
По итогам вы можете дать себе два важных ответа.
Первый. Я доволен собой: я человек целеустремленный. Я занимаюсь тем, что я выбрал как Цели, я занимаюсь тем, что мне нужно.
Соответственно так держать!
Второй. У меня появились новые творческие размышления, что мне с моей жизнью надо делать. Что я могу и хочу изменить в своей жизни.
В связи с этим, естественно, приняты следующие решения: раз, два, три.
Привести жизнь в порядок
Понятно, что у человека, нацеленного на результат, должно быть соответствие. У болтуна соответствия не будет. Если вы написали цель одну, а список дел дня про другое – значит, вам нужно с собой договариваться: или менять цели года, или переписывать список дел. Либо не пудрить себе мозги и отказаться от этих вещей, либо менять свою жизнь и, проснувшись, каждый день делать что-то другое.