Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Перед началом работы рекомендуется внести в справочники необходимый минимум сведений (кстати, некоторые данные будут автоматически внесены в соответствующие справочники после прохождения соответствующих этапов работы со Стартовым помощником, подробнее см. выше), а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.
В общем случае порядок работы со справочником строится по следующему алгоритму:
• открытие окна справочника;
• переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции;
• ввод или редактирование необходимых данных;
• сохранение введенных данных.
При необходимости содержимое справочника можно вывести на печать.
Кратко рассмотрим каждый из перечисленных этапов.
Для открытия окна справочника можно воспользоваться разными способами – это зависит от конкретного справочника. Но есть один универсальный способ, который можно использовать для открытия любого справочника. Он заключается в выборе справочника из общего списка справочников. Окно с этим списком изображено на рис. 1.11 и вызывается с помощью команды главного меню Операции>Справочники (учтите, что данная команда доступна только в режиме использования полного интерфейса, подробнее см. выше). В данном окне нужно выделить требуемый справочник щелчком кнопкой мыши и нажать кнопку OK.
Кроме того, для доступа к разным справочникам можно использовать соответствующие команды главного меню. Например, из меню Предприятие можно вызвать справочники организаций, подразделений организаций, ответственных лиц, контрагентов и др., из меню Банки запускаются справочники статей движения денежных средств (этот справочник вызывается также из меню Касса), банков и валют, из меню Кадры можно открыть справочники физических лиц и должностей и т. д. Вы можете также вызывать справочники с помощью соответствующих ссылок, расположенных на вкладках панели функций.
После того как на экране отобразится окно справочника, дальнейшие действия будут зависеть от того, что вам нужно сделать: ввести новую позицию в справочник или отредактировать имеющуюся. Для ввода новой позиции нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия>Добавить, для редактирования имеющейся позиции – выделите ее в списке щелчком кнопки мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Действия>Изменить (иногда для перехода в режим редактирования достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей позиции).
Во многих справочниках ввод и редактирование позиций можно осуществлять как непосредственно в окне списка (данные просто вводятся с клавиатуры в соответствующие колонки), так и в отдельном окне редактирования. Вы можете самостоятельно переключать режимы редактирования с помощью команды Действия>Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов. Но такое переключение возможно не во всех справочниках: например, в справочнике должностей организаций вводить и редактировать данные можно только непосредственно в окне справочника (отдельный режим для этого не предусмотрен).
Процесс ввода новой позиции практически ничем не отличается от редактирования имеющейся позиции справочника: в любом случае нужно указывать в соответствующих полях требуемые данные. Если ввод и редактирование данных осуществляется непосредственно в окне справочника, то для завершения данного процесса достаточно просто щелкнуть кнопкой мыши в любом месте списка, кроме текущей позиции. Если же данные вводятся или редактируются в отдельном окне, то для сохранения выполненных изменений нужно нажать кнопку OK или Записать, а кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима редактирования без сохранения изменений.
Чтобы вывести содержимое справочника на печать, используйте команду Действия> Вывести список или аналогичную команду контекстного меню.
Формирование и печать документа
Для перехода в режим работы с документами в программе «1С: Бухгалтерия 8» предназначены соответствующие команды главного меню или ссылки на вкладках панели функций. Далее приведен список наиболее востребованных документов с указанием команд главного меню, предназначенных для перехода в режим работы с этими документами.
• Платежное поручение – команды Банк>Платежное поручение входящее и Банк> Платежное поручение исходящее.
• Платежный ордер на поступление или списание денежных средств – команды Банк>Платежный ордер на поступление денежных средств и Банк>Платежный ордер на списание денежных средств.
• Платежное требование исходящее – команда Банк>Платежное требование выставленное.
• Кассовый ордер – команды Касса>Приходный кассовый ордер и Касса>Расходный кассовый ордер.
• Авансовый отчет – команда Касса>Авансовый отчет.
• Накладная на приход товарно-материальных ценностей или акт на получение работ (услуг) – команда Покупка>Поступление товаров и услуг.
• Доверенность – команда Покупка>Доверенность.
• Накладная на возврат товарно-материальных ценностей поставщику – команда Покупка>Возврат товаров поставщику.
• Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом – команды Покупка>Акт сверки взаиморасчетов и Продажа>Акт сверки взаиморасчетов.
• Книга покупок и книга продаж – команды подменю соответственно Покупка> Ведение книги покупок и Продажа>Ведение книги продаж.
• Счет на оплату покупателю – команда Продажа>Счет.
• Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей или акт на выполнение работ (оказание услуг) – команда Продажа>Реализация товаров и услуг.
• Накладная на возврат товарно-материальных ценностей от покупателя – команда Продажа>Возврат товаров от покупателя.
• Накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей – команда Склад>Перемещение товаров.
• Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей – команда Склад>Инвентаризация товаров на складе.
• Документы на оприходование или списание товарно-материальных ценностей – команды соответственно Склад>Оприходование товаров и Склад>Списание товаров.
• Документы производственного учета (требование-накладная, отчет производства за смену, передача материалов в эксплуатацию, возврат материалов из эксплуатации, списание материалов из эксплуатации и др.) – соответствующие команды меню Производство.
• Документы по учету основных средств и нематериальных активов (принятие к учету, поступление, передача, списание) – соответствующие команды меню ОС и НМА.
• Личная карточка работника – команда Кадры>Личная карточка Т-2.
• Документы на прием, увольнение и внутренний перевод работников – команды соответственно Кадры>Прием на работу в организацию, Кадры>Увольнение из организаций и Кадры>Кадровое перемещение организаций.
• Документы по учету заработной платы (начисление, выплата, депонирование, расчет страховых взносов и др.) – соответствующие команды меню Зарплата.
При активизации соответствующей команды (или щелчке кнопкой мыши на соответствующей ссылке панели функций) на экране открывается окно списка документов. В этом окне отображается перечень введенных ранее документов данного типа (например, при активизации команды Касса>Приходный кассовый ордер выводится список приходных кассовых ордеров и т. д.). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается информация, по которой можно идентифицировать документ. Это, как правило, номер документа, дата его формирования, наименование организации, от имени которой сформирован документ и т. д. Набор отображаемых в окне списка данных может зависеть от типа документа: например, для банковских и кассовых документов показывается сумма и валюта, но эти данные отсутствуют для кадровых документов и т. д.
ПРИМЕЧАНИЕВ начале эксплуатации программы интерфейсы списков документов будут пустыми, поскольку они заполняются по мере ввода и сохранения документов.
Чтобы ввести в программу новый документ, нужно в окне списка выполнить команду Действия>Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим просмотра и редактирования документа выделите его в списке щелчком кнопкой мыши и выполните команду Действия>Изменить или нажмите клавишу F2. Для перехода в режим ввода и редактирования документов можно также использовать соответствующие кнопки панели инструментов окна списка (названия этих кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). В любом случае откроется окно ввода и редактирования документа, содержимое которого различается для разных типов документов (например, при вводе кассового ордера нужно ввести одни сведения, при вводе накладной на отпуск товаров – другие и т. д.). Но для всех документов обязательно нужно указать: номер документа, дату его формирования или проведения по учету и наименование организации, от имени которой оформляется документ.
Для вывода документа на печать используйте кнопку Печать, которая находится в правом нижнем углу окна редактирования. Это касается всех документов, за исключением тех, вывод на печать которых не предусмотрен. Например, таким документом является входящее платежное поручение: его печать не имеет смысла, поскольку этот документ поступает на бумажном носителе из банка, и кнопка Печать в окне редактирования входящего платежного поручения отсутствует.
ПРИМЕЧАНИЕВывод документа на печать возможен только после его предварительной записи (сохранения). О том, как сохранить документ, будет рассказано в следующем разделе.
Если в данном окне предусмотрена печать только одного вида документа – после нажатия кнопки Печать на экране отобразится его печатная форма. Чтобы отправить документ на принтер, нужно выполнить команду главного меню Файл>Печать или нажать сочетание клавиш Ctrl+P. Но в окнах редактирования некоторых документов реализована возможность выбора печатной формы документа. В этом случае при нажатии кнопки Печать открывается меню, в котором с помощью соответствующей команды нужно указать требуемую форму документа. На рис. 2.15 показано меню кнопки Печать для документа на поступление товаров и услуг.
Рис. 2.15. Выбор печатной формы документа
В данном меню флажком отмечена печатная форма, которая используется по умолчанию. Назначить используемую по умолчанию печатную форму можно так: в меню кнопки Печать следует выполнить команду По умолчанию (см. рис. 2.15), затем в открывшемся окне списка печатных форм выделить щелчком кнопкой мыши требуемую форму и нажать кнопку Выбрать.
Более подробно порядок работы с документами рассматривается ниже в соответствующих главах книги.
Проведение и сохранение документов
После того как вы ввели все необходимые данные в окне ввода и редактирования документа, их нужно сохранить – в противном случае они будут утрачены. Для сохранения введенных данных в окне редактирования документа предназначена кнопка Записать, расположенная в правом нижнем углу окна. Для этого можно также воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+S или выполнить в окне редактирования команду Действия>Записать. А с помощью команды Действия>Записать и закрыть можно сохранить документ с одновременным выходом из режима его редактирования и возвратом в окно списка документов.
Но учтите, что простое сохранение документа не влечет за собой формирование на его основании бухгалтерских проводок. Иначе говоря, сохраненный документ автоматически не проводится по бухгалтерскому учету. Для проведения документа нужно в окне его редактирования выполнить команду Действия>Провести или нажать кнопку OK (можно также воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Enter). В первом случае документ будет проведен по учету, а во втором – одновременно с проведением документа будет закрыто окно его редактирования.
ПРИМЕЧАНИЕОбратите внимание, что к проведению документа предъявляются более строгие требования к заполнению параметров окна редактирования, чем при простом его сохранении. Если для сохранения документа достаточно ввести минимум сведений (как правило, это номер документа, его дата и наименование организации, от имени которой он оформлен), то для проведения его по учету необходимо указать счета бухгалтерского учета, контрагента по документу (в тех документах, где данный реквизит предусмотрен) и иные сведения. Кстати, проведение документа автоматически включает в себя и его сохранение.
После того как документ проведен, вы можете посмотреть результат его проведения. Для этого в окне редактирования выполните команду Действия>Результат проведения документа.
Иногда в процессе эксплуатации программы возникает необходимость отменить выполненное ранее проведение документа. Это может потребоваться, например, при обнаружении ошибки, а также в иных случаях. Для отмены проведения документа предназначена команда Действия>Отмена проведения, которая доступна как в окне списка, так и в окне редактирования документа. При вызове этой команды в окне списка не забудьте предварительно выделить документ, проведение которого нужно отменить.
После отмены проведения документа все ранее сформированные по нему бухгалтерские проводки аннулируются, и в отчетах он больше не фигурирует, а остается лишь в окне списка.
Учтите, что при отмене проведения документа программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Впрочем, при ошибочной отмене проведения вы можете повторно провести документ с помощью команды Действия>Провести, доступной как в окне списка, так и в окне редактирования.
Регистрация хозяйственных операций и формирование бухгалтерских проводок
Формировать хозяйственные операции и бухгалтерские проводки в программе «1С: Бухгалтерия 8» можно несколькими способами.
• Автоматически одновременно с проведением документа. Для этого необходимо в соответствующих полях окна редактирования документа указать счета бухгалтерской проводки. По некоторым документам возможно формирование одновременно нескольких проводок. Например, при проведении документа «Поступление товаров и услуг» проводки формируются отдельно на сумму поступивших товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) и на сумму НДС по поступившим ценностям (выполненным работам, оказанным услугам).
ПРИМЕЧАНИЕЕсли в окне редактирования документа имеются поля для ввода счетов бухгалтерского учета, то провести документ по бухгалтерскому учету можно только при условии заполнения всех этих полей.
• Вручную в журнале операций. Для перехода в режим работы с этим журналом предназначена команда главного меню Операции>Журнал операций. Чтобы ввести бухгалтерскую проводку вручную, нужно на панели инструментов окна журнала нажать кнопку Добавить операцию и в открывшемся окне ввести параметры хозяйственной операции и бухгалтерских проводок по ней. Используя вручную сформированные бухгалтерские проводки, можно проводить по учету, например, бухгалтерские справки.
• С помощью механизма типовых операций. Для перехода в режим формирования типовых операций предназначена команда Операции>Типовые операции.
• В автоматическом режиме с помощью документа «Закрытие месяца» (Операции>Регламентные операции>Закрытие месяца). При формировании этого документа вы сами указываете, какие проводки программа должна создать после его проведения. Это может быть, например, переоценка валютных средств, начисление амортизации, закрытие счетов учета затрат, расчет финансового результата и т. д.
Чаще всего пользователи формируют операции и проводки первым из перечисленных способов – одновременно с проведением соответствующего документа. Ручное формирование проводок практикуется реже и в основном для отражения в бухгалтерском учете каких-то нестандартных ситуаций, оформляемых бухгалтерскими справками или иными документами. Автоматическое формирование проводок на основании документа «Закрытие месяца» осуществляется ежемесячно.