Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса - Аллен Дэвид 4 стр.

● предназначение и принципы;

● видение;

● цели;

● зоны ответственности;

● проекты;

● планы мероприятий.

Каждый из этих уровней имел свое содержание, которое могло оказать влияние на результат нашей беседы. И не успел я завершить список, как мой визави воскликнул: «Я понял!» – «Что вы поняли?» – спросил я. «Нет, я не по поводу совещаний… Это я о своих детях!»

После этого он вплотную занялся анализом своих совещаний, убежденный, что наша встреча поможет ему разобраться в причинах его крайне жесткого ритма. Его озарило, что бесконечные заседания украли у него массу времени, которое он мог бы с пользой потратить на общение со своими подрастающими сыновьями. Цель не стоила затраченных усилий.

Как правило, при решении различных задач мы, порой даже не отдавая себе отчета в происходящем, работаем со всеми шестью вышеназванными уровнями. Все мы имеем свое предназначение, ценности и видение (положительное или отрицательное). Все мы занимаемся какими-то серьезными делами, которые, завершаясь, становятся видением. Воплощая идею в реальность, мы должны одновременно контролировать несколько ключевых зон нашей работы и жизни, и при этом придерживаться определенных стандартов и принципов. У всех нас есть проекты, завершив которые мы выполним некие обещания самим себе. Мы все совершаем какие-то действия на основе поставленных задач, используя в работе определенное количество горизонтов фокусирования из пяти известных.

При этом выбор предпринимаемых действий напрямую влияет на результативность на самом высоком горизонте фокусирования. В этом и заключается суть расстановки приоритетов: чем больше предпринимаемое действие приближает вас к выполнению своего предназначения, тем выше его ценность для вас.

Горизонты фокусирования – это не единственное, что следует учитывать, решая, чем заняться, скажем, в три часа пятнадцать минут завтра днем. Отвечая на данный вопрос, вы должны принять во внимание такие практические вещи, как время, воодушевление и местонахождение. Предлагаемая шестиуровневая структура дает надежный практический инструмент, с помощью которого мы можем обдумать любую ситуацию всесторонне и системно[4].

Недавно я понял, что все мои методы касаются нескольких ключевых аспектов контроля развития ситуации и перспективы, независимо от предмета, места и обстоятельств. Я сократил количество методик GTD до двух основных частей, которые, по сути, являются функциональными способами понимания процессов, первоначально названных мной «горизонтальным» и «вертикальным».

Люди не могут так же легко усвоить понятие «потеря горизонтальной ориентации», как понятие «потеря контроля». Понятие «потеря вертикальной ориентации» дается им не столь легко, как «потеря перспективы».

Искусство управления рабочим процессом сбора/выявления, сортировки, упорядочения, обзора состояния и исполнения дел обеспечивает получение контроля над ситуацией. Модель естественного планирования и горизонты фокусирования дают ощущение перспективы.

Вам, возможно, уже известны аналоги двух последних моделей. Горизонты планирования, по сути, представляют собой модель планирования применительно к общим сценариям, таким как ваша жизнь, компания или наука. То есть они являют собой пример иерархического мышления, которое позволяет оценить значимость всей «рутины» и оптимально откорректировать ситуацию. Зачем мы вообще занимаемся чем-то в данную минуту? Какой результат может при этом считаться успешным? Какие из компонентов нам необходимы для благоприятного завершения дел? Каким должен быть план последующих мероприятий?

Как вам уже понятно, система GTD – это прежде всего искусство фокусирования, то есть устранения всего, что отвлекает ваше внимание. Вместе с тем она представляет собой набор инструментов, помогающих сосредоточиться на действительно важных вещах – способе и времени действий, необходимых для достижения цели. Потеряв контроль над ситуацией, вы не сможете сосредоточиться ни на чем, ну разве что на самых простых и неотложных мерах. Именно поэтому ключевой компонент данного метода подразумевает использование всевозможных методик получения такого контроля.

Точно так же, если контроль над ходом выполнения задач на всех горизонтах фокусирования вдруг оказывается потерян, вам становится критически важно вернуть себе ощущение перспективы, чтобы восстановить фокус. Отсюда проистекает вторая главная тонкость искусства управления: разработка правильного алгоритма анализа, который применяется для обзора состояния дел и последующей корректировки всего, что относится к зоне вашего внимания на всех горизонтах фокусирования.

Все вышесказанное находит воплощение в практических мероприятиях, то есть в том, что вы решаете осуществить в каждый данный момент времени. Практические мероприятия обеспечивают конечный результат реализации всех пяти этапов получения полного контроля над ситуацией и заключительное операционное выражение всех уровней вашей жизни и работы. Независимо от того, в какой степени вы осознаете свои действия в рамках концепции «пяти этапов и шести уровней»[5], вы никогда не должны прекращать работу. Эта концепция должна обеспечить главное: чтобы вы всегда прочно держались в седле, уверенно управляя процессом выявления и селекции вариантов действий.

В последние годы я наблюдаю устойчивый интерес к концепции «эмоционального интеллекта». Здравый смысл трактуется в ней как способность управлять своими чувствами и имеет прямое отношение к личной эффективности и профессиональным результатам. Коммуникации, сотрудничество, командная работа и управляемые отношения становятся все более важными факторами профессиональной жизни, что делает чрезвычайно полезным фокусирование на эмоциональной компоненте.

Тем не менее я утверждаю, что имеется еще одно более чем приемлемое обоснование нашим теориям и лежит оно в области ментального интеллекта! Мы должны досконально владеть и управлять процессом мышления, постоянно оттачивая его уровень. Я никоим образом не отказываю людям в способности думать. Просто мы особо не утруждаем себя этим занятием и не используем свой потенциал с должной эффективностью. Причина тому – банальная лень. У нас нет желания привести в порядок свою электронную почту или записи телефонных звонков. Это сводит к нулю эффективность в целом. Таким же результатом награждается чрезмерно эмоциональное или, наоборот, индифферентное отношение к планируемому или выполняемому делу.

Мой опыт говорит, что нельзя недооценивать роль контроля мышления в таких ситуациях. Понятие «мышление» в его самом широком смысле означает процесс возникновения эмоций под воздействием мыслей, но не наоборот.

Люди в массе своей представляются мне существами более чем разумными. Анализируя мотивы их поступков, я, конечно, делаю различия между мышлением и сознанием, но не хочу забираться в глубины философии или психологии. Исходя из своего опыта, могу утверждать, что мышление – это закономерный результат соединения интеллекта с замыслами. То есть использование сознания и интуиции помогает различать понятия и принимать решения. Если вы когда-либо меняли свои решения, значит, вы можете преодолеть свою ограниченность и способны к творческому фокусированному мышлению.

Сознание – великий слуга, но ужасный учитель. Оно готово напомнить о проблеме именно в тот момент, когда вы уже ничего не в состоянии предпринять или изменить. А последующие пустые размышления о проблемах и их реальное решение, как известно, это совершенно разные вещи. Люди способны генерировать замечательные идеи, хотя в массе своей не задумываются об их истинной ценности. По крайней мере, зачастую дело не доходит до управления содержанием своих идей. Но если вы понимаете, как работает эта относительно реактивная и механическая часть наших мыслительных процессов, значит, в ваших руках ключ к победе в этой игре.

Конечно, никто из нас при рождении не запрограммирован на мысли: «Что у нас в активе на данный момент? Чего я хочу добиться? Каков план моих дальнейших действий? Кто всем этим будет заниматься?»

За всю свою жизнь я встретил лишь несколько человек, которые думали и действовали именно таким образом, считая это совершенно естественным. Но чаще люди, даже имея такие способности, не используют свой дар структурного мышления в важных аспектах личной жизни. Руководитель проекта в компании по разработке программного обеспечения может эффективно проводить серьезные совещания, знает, как без сбоев, по плану выпустить на рынок новый продукт. Но при этом он может быть совершенно беспомощен в применении тех же методов к своим отношениям с матерью или к личным финансам, хотя во всех этих случаях можно и нужно использовать одни и те же принципы.

Как-то один топ-менеджер, возглавлявший центр подготовки высшего руководства ведущей американской корпорации, ознакомился с моим материалом и был удивлен тем, что я «раскрыл эвристический механизм» успеха его компании, заложенный в ее внутренней культуре на ценностном уровне. При этом он совершенно не знал, как обучать этим корпоративным ценностям своих слушателей. Система GTD позволила и ему, и всем желающим понять и идентифицировать методы своих действий, а также довести их до уровня, когда они в качестве когерентной модели способны становиться логической частью любого процесса обучения.

Вопросы фокусирования вообще являются ключевыми для обеспечения продуктивности. Количество таких вопросов неуклонно растет, ведь действительность и наши задачи становятся все более неоднозначными. Чтобы запустить весь этот механизм и поддерживать его работу, мы должны позаботиться о собственном способе мышления и возможности продуктивной адаптации результатов наших раздумий к различным сферам жизни и деятельности.

Как сознание человека фокусируется на собственном внимании и способности им управлять? Ответ на этот вопрос в последнее время все больше занимает умы исследователей.

Удивительно, но столь пристальный интерес к феномену человеческого внимания не сделал его более востребованным с точки зрения научной организации труда. Развитие таких новых технологий, как электронная почта, мгновенный обмен сообщениями и сотовая связь, поставило во главу угла вопрос о потенциальных затратах из-за патологически повышенной отвлекаемости человека. Исследователи в ходе многочисленных экспериментов неоднократно пытались задокументировать снижение деловой активности до уровня потери фокусировки. Однако реальные экономические потери при этом не поддавались объективному измерению. Тем не менее на основе полученных статистических данных по уменьшению среднего времени концентрации и увеличению периода расслабления можно было сделать определенные выводы. Компании отвечали на них собственными разработками под такими, например, названиями, как «Никакой электронной почты по пятницам» или «Тихий час». Все эти акции были призваны снизить потери эффективности, возникающие из-за психического шума, и освободить пространство для креативно-рефлексивного процесса (который здравомыслящие руководители признают стратегически важным для развития сотрудников, занимающихся умственным трудом).

Большинство исследований по данной проблеме концентрируются на внешних факторах: слишком много электронной почты, слишком много времени на расслабление, слишком много или, наоборот, мало межличностных коммуникаций, слишком много стремительных изменений и так далее. Решения, которые фокусируют внимание только на уменьшении объема или скорости поступления входящей информации, становятся в лучшем случае временными мерами, а в худшем – приводят к произволу и параличу. Мы должны быть более мобильными в сферах мышления и действия, поскольку они представляют собой две стороны одной медали. Уже с рождения мы являемся счастливыми обладателями сознания, которое дает нам способность мыслить. Это дарует нам удивительную возможность решать самые сложные дела с помощью правильно составленных, упорядоченных и ранжированных списков. Часть получаемой нами из внешнего мира информации действительно полезна, но при этом многое отвлекает наше внимание и вызывает стресс, высасывая творческую энергию, снижая нашу потенциальную продуктивность и возможности по фокусированию внимания.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.