Один из наиболее радикальных способов борьбы с агентами – это грубое и бесцеремонное выпроваживание. О какой-то вежливости здесь речь не идет, поскольку ваша задача – заставить агента как можно скорее покинуть помещение.
Бумажные завалы на рабочем месте
В настоящее время большинство людей мечтают о том, чтобы избавиться от работы с бумагами. Это неудивительно – кому из нас не знакома такая картина: стоит рабочий стол, заваленный грудой бумаг (причем одно неловкое движение – и эта груда рассыплется по кабинету), из-за которой видна макушка хозяина стола и верхняя часть монитора. Сколько же потребуется времени, чтобы в этом бумажном завале отыскать требуемый документ (или хотя бы папку с документами)!
К сожалению, в настоящее время полностью избавиться от бумаг невозможно. В первую очередь это касается бумаг, имеющих юридическую силу: договоры, товарно-сопроводительные документы, платежные и кассовые документы, акты выполненных работ, сметы, и т.д. Ведь такой документ на бумажном носителе скреплен печатью или подписью (в большинстве случаев – и печатью, и подписью), а в электронном документе такое невозможно. Конечно, можно возразить: ведь существует, например, электронная подпись, которая может удостоверить составителя документа. Однако такая практика распространена очень мало, и этому есть две основные причины: во-первых – отсутствие должной законодательной базы, во-вторых – несовершенство компьютерного и программного обеспечения, используемого во многих организациях.
Кроме этого, существует целый ряд документов, которые удобно использовать не в электронном, а в бумажном виде. К таким документам можно отнести, например, прайс-листы, электронные письма большого объема, некоторые виды отчетности, различного рода графики и диаграммы, и др. Причем многие из этих документов распечатываются не в одном, а в нескольких экземплярах. В конечном итоге всегда вспоминается распространенное мнение офисных работников: бумаг всегда будет больше, чем предназначенного для них места. Однако это мнение можно и нужно опровергнуть, избавившись от большого количества лишних бумаг.
ПРИМЕЧАНИЕ
По оценкам независимых исследователей, среднестатистический офисный работник только на поиски нужных бумаг тратит не менее одного часа в день.
Откуда же берется такое обилие бумаг на рабочем месте? Основные причины, по которым мы храним бумаги, приведены ниже.
♦ Бумаги постоянно необходимы для работы.
♦ Бумаги хранятся для справки.
♦ Корпоративная культура требует, чтобы все бумаги хранились не менее чем в двух (трех, пяти, и т.д.) экземплярах.
♦ Обязательно должны храниться все бумаги, поступившие от такого-то источника (источников).
♦ Бумаги, предназначенные для дальнейшей передачи другим сотрудникам корпорации (в т.ч. подчиненным).
♦ Бумаги хранятся без определенной цели, возможно, пригодятся в дальнейшем.
♦ Бумаги хранятся, чтобы ознакомиться с ними при наличии свободного времени.
И все эти бумаги валяются на столе в виде бесформенной бумажной массы, из которой периодически нужно быстро извлекать нужный документ!
Если вы решили разобрать бумажные завалы, то приступать к работе следует немедленно, не откладывая на потом. В противном случае есть вероятность того, то разобрать все это постоянно растущее обилие бумаг будет в принципе невозможно, если только не посвятить этому отпуск – а такая перспектива, понятное дело, никого не обрадует.
В первую очередь нужно подготовить пять папок или коробок (в зависимости от объема накопившихся бумаг; удобно использовать, например, коробки из-под оргтехники – принтеров, мониторов, и т.п.), по которым вы будете раскладывать бумаги. Самая большая коробка будет использоваться в качестве мусорной корзины. На коробки нужно наклеить следующие этикетки: «До выяснения», «Архив», «Текущая работа», «Чужие бумаги» и «Корзина» – и можно приступать к сортировке.
В коробку «До выяснения» следует поместить бумаги, назначение и важность которых вам необходимо дополнительно выяснить, а также все другие бумаги, которые вы пока не знаете, куда деть или которые пока просто жалко выбросить. Изучением содержимого данной коробки нужно будет заняться сразу по окончании разбора всех бумаг. Велика вероятность того, что больше половины этой коробки впоследствии будет прямиком отправлено в коробку с надписью «Корзина».
Коробка с надписью «Архив» предназначена для хранения бумаг, которые в настоящий момент не имеют актуальности, но в то же время обязательно должны быть сохранены.
В коробку «Текущая работа» следует поместить бумаги, с которыми вы работаете в настоящее время или которые понадобятся в ближайшем будущем, причем содержимое этой коробки рекомендуется отсортировать по приоритетности.
В коробку «Чужие бумаги» нужно сложить бумаги, которые предназначены для передачи другим сотрудникам или для отправки в другие организации. К содержимому этой коробки нужно будет вернуться сразу после того, как вы перебрали коробку «До выяснения». На каждой бумаге, помещенной в коробку «Чужие бумаги», следует карандашом написать фамилию сотрудника, которому она должна быть перенаправлена, или название организации, в которую ее следует отправить. Если у вас есть секретарь, то содержимое коробки «Чужие бумаги» с указанием адресата каждой бумаги можно передать ему для дальнейшей отправки.
Самое большое количество бумаг наверняка будет отправлено в корзину. Причем через некоторое время корзина будет значительно пополнена бумагами из папки «До выяснения».
ПРИМЕЧАНИЕ
Набор папок или коробок, в которые будут разложены имеющиеся бумаги, может зависеть от занимаемой должности, специфики работы, наличия подчиненных или иных факторов. В данной книге мы для примера выбрали наиболее характерные критерии сортировки бумаг. Например, в некоторых случаях чуть ли не половину бумаг можно собрать в коробку «Секретарь» и отдать эту коробку секретарю для дальнейшего разбора.
Однако для наведения порядка в бумагах недостаточно просто рассортировать их по соответствующим папкам или коробкам – порядок нужно постоянно поддерживать. В противном случае буквально через неделю-две бумажные завалы на вашем столе будут успешно восстановлены.
Чтобы этого избежать, нужно своевременно сортировать все входящие документы. Каждую полученную бумагу нужно сразу помещать в соответствующую папку или коробку. Например, если поступивший документ понадобится вам сегодня или завтра, то его можно оставить на рабочем столе, а если позже – то пусть лежит в коробке «Текущая работа». Поступающие к вам рекламные материалы (буклеты, проспекты, прайс-листы и т.д.) не должны оставаться на рабочем столе – им место либо в коробке «До выяснения», либо, что гораздо более вероятно – в коробке «Корзина».
Если поступившая к вам бумага должна быть переадресована другому сотруднику, но какому именно – вы пока не знаете, то ее нужно положить в коробку «Чужие бумаги». Если же вам точно известно, кому она должна быть перенаправлена, то рекомендуется это сделать сразу же либо отдать с соответствующим указанием секретарю. В любом случае, чужим бумагам не место на вашем рабочем столе.
Все ненужные бумаги без тени сожаления выбрасывайте в корзину.
СОВЕТ
Существует категория документов, о содержании которых не должно быть известно посторонним даже после того, как они утеряли свою актуальность и есть уверенность в том, что они никогда больше не понадобятся. Для утилизации таких документов рекомендуется использовать уничтожитель бумаг.
В борьбе с бумажными завалами очень важно уметь самому не плодить лишние бумаги. Для этого можно воспользоваться перечисленными ниже советами.
♦ Для деловой переписки по мере возможности следует пользоваться электронной почтой.
♦ Отвечать на некоторые бумаги можно не в письменном виде, а при личной встрече либо по телефону.
♦ Ответ на некоторые документы (как правило, внутреннего пользования – служебные записки, заявления, рапорты и др.) можно писать в их нижней части – это сократит объем переписки, ведь не исключено, что вся эта переписка в конечном итоге возвратится к вам.
♦ Копировальным аппаратом следует пользоваться как можно реже и только в случаях, когда это действительно необходимо.
♦ Если вы работаете в руководящей должности, то можно уменьшить число обязательных отчетов, которые периодически должны предоставлять вам подчиненные.
И в заключение сформулируем несколько правил, которых желательно придерживаться в своей работе.
Необходимо уяснить самому себе, что ни одно предприятие, фирма, учреждение в принципе не может обойтись в своей деятельности без солидного бумажного документооборота – это факт, с которым придется смириться независимо от того, нравится вам это или не нравится. Среди всех документов особо бережного отношения требуют юридические и финансовые документы – при их утилизации следует соблюдать особую осторожность. К любой бумаге можно притрагиваться не более трех раз – после этого следует или выбросить ее, или переложить в коробку «До выяснения», или немедленно взять в работу (не положить в коробку «Текущая работа», а приступить к работе с ней сразу же).
СОВЕТ
Каждый раз, когда вы берете бумагу в руки, ставьте на ней отметку – например, красную точку или галочку. Когда число таких отметок достигнет трех – не кладите бумагу до тех пор, пока не отработаете ее.
На рабочем столе не должно быть ничего лишнего: компьютер, телефон, канцелярский набор, ручка, пара-тройка (не более) актуальных документов. Для работы с бумагами следует выработать способ их систематизации (сортировки) и постоянно пользоваться этим способом.
Нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным
С точки зрения оптимизации использования рабочего времени очень важно уметь делегировать часть своих полномочий подчиненным сотрудникам. Однако этой возможностью в полной мере пользуются далеко не все.
Существует целая категория людей, которые психологически не могут вытерпеть того, что кто-то выполняет часть их работы. В первую очередь это объясняется либо завышенной самооценкой, либо принижением достоинств и рабочих способностей своих сотрудников. Такой человек даже мысли не допускает, что кто-то другой может сделать работу лучше, чем он. В конечном итоге такой человек становится загруженным работой сверх всякой меры, вынужден задерживаться после работы, а иногда даже брать работу на дом. Про таких людей говорят: «Он так работает, что с него дым скоро пойдет».
А ведь чаще всего нет никакой необходимости в том, чтобы так загружать себя работой. Наверняка значительную часть того, что вы делаете, можно переложить на подчиненных. Ниже приведен примерный перечень дел, которые наверняка можно делегировать своим сотрудникам независимо от того, где и в какой должности вы работаете.
♦ Сортировка входящей корреспонденции.
♦ Ответы на телефонные звонки.
♦ Отправка исходящей корреспонденции.
♦ Подготовка первичных данных для составления отчета.
♦ Решение каждодневных рабочих проблем.
♦ Подготовка материалов для совещания.
♦ Работа с оргтехникой (копировальный аппарат, факс, сканер, и др.).
Наверняка каждый работник, имеющий подчиненных сотрудников, сможет добавить к этому списку что-нибудь еще.
Чтобы эффективность делегирования полномочий была максимальной, рекомендуется придерживаться следующих советов.
♦ Если возникла необходимость делегирования тех либо иных полномочий, следует это делать сразу, не откладывая «на потом».
♦ Особое внимание следует уделить грамотному подбору исполнителей.
♦ Суть поручения необходимо излагать четко и ясно, не допуская двусмысленностей и недомолвок.
♦ Сразу нужно оговорить с подчиненным (либо с подчиненными) сроки выполнения задания; при этом следует принимать во внимание его текущую работу.
♦ Вы должны убедиться в том, что подчиненные правильно поняли данное поручение.
♦ В процессе работы непременно предоставляйте подчиненным нужные консультации, а также по мере необходимости снабжайте необходимой информацией.
♦ Периодически проверяйте ход выполнения работ. Если это большая работа, то можно определить промежуточные сроки ее поэтапной сдачи.
Не нужно бояться перекладывать часть своей работы на подчиненных: ведь в результате у вас высвободится дополнительное время для более важных дел. В то же время подчиненные наверняка будут стараться хорошо выполнить задание руководства, и не исключено, что у них это получится даже лучше, чем у вас.
Информационный прессинг
Каждый из нас ежедневно подвергается массированному наплыву самой разнообразной информации. Телевидение, радио, пресса, Интернет постоянно снабжают нас лавинами разных новостей, большинство из которых не имеет к нам ни малейшего отношения. Как ни странно, это обстоятельство также налагает свой отпечаток на использование нами своего рабочего времени.
Нередко рабочий день в отделе начинается так: женщины чуть ли не до обеда обсуждают развод Пугачевой и Киркорова, мужчины – вчерашний матч «Барселона» – «Манчестер Юнайтед». В обед часть сотрудников сидит в Интернете, жадно поглощая появившиеся за прошедшую половину дня новости, чтобы после обеда увлеченно обсудить со своими коллегами если не все из них, то хотя бы самые интересные. Кто-то из сотрудников, сходив на обед, обязательно принесет с собой пару свежих газет, купленных в киоске за углом, которые будут читать все по очереди. Если к тому же у вас в отделе установлена радиоточка, то вылетевшая из нее очередная сплетня всегда может возобновить угаснувшую было беседу.
Каким же образом защититься от информационного прессинга, который съедает немалую часть рабочего времени?
Вообще-то, по правде говоря, хотя бы частично эта проблема должна быть решена на уровне руководства. Каждый сотрудник должен иметь ограниченный доступ в Интернет, которого хватало бы только для получения необходимой для работы информации. На уровне корпоративной культуры должно быть принято положение, запрещающее держать на рабочих местах периодические издания и иные печатные материалы, не имеющие отношения к исполнению сотрудником своих служебных обязанностей. Очень нежелательно, чтобы в течение рабочего дня в отделе работала радиоточка. Есть также ряд иных мер, которые будут рассмотрены ниже, в разделе «Корпоративный тайм-менеджмент».
Что же делать, если по недосмотру руководства вы подвергаетесь информационному прессингу?
Во-первых, можно запретить себе выходить в Интернет без особой надобности. Во-вторых, можно приобрести наушники, и во время работы слушать какую-нибудь спокойную, не отвлекающую от работы музыку – это защитит ваши уши от посторонних разговоров между коллегами по работе. В-третьих, не стоит покупать в обеденный перерыв газеты или читать газеты, купленные другими сотрудниками – с прессой вполне можно ознакомиться дома.
Кроме этого, для борьбы с информационным прессингом полезно руководствоваться советами, приведенными ниже.
Очень важно уметь извлекать из всего обилия информации только то, что вам действительно нужно. Например, если вам нужно найти конкретный телефонный номер, вы же не будете перечитывать телефонный справочник полностью! То же самое касается всей информации, с которой вам приходится сталкиваться на работе: обычная и электронная почта (и та, и другая могут изобиловать ненужными рекламными материалами), входящая документация (возможно, значительная ее часть предназначена вовсе не вам, и ее просто нужно переадресовать, а не вникать в суть каждого документа), и др.
Необходимо выполнить в своем электронном почтовом ящике настройку антиспамового фильтра – это позволит сразу отбрасывать почти весь почтовый мусор.