Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов. Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.
Расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в соответствующем справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов, которое находится справа от поля Договор, следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Очевидно, что заполнить поле Документ расчетов можно только при одновременном выполнении следующих условий:
□ Заполнение поля Договор;
□ Ведение расчетов в рамках выбранного договора по расчетным документам.
В программе «1С Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования приходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств: здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.
Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в находящемся справа поле Сумма НДС.
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).
В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части – оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.
Что касается вкладки Печать, то ее содержимое представлено на рис. 2.4.
Рис. 2.10. Окно ввода и редактирования документа
Отметим, что вид операции вы можете изменить и в режиме ввода/редактирования расходного кассового ордера. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия. Позже мы рассмотрим порядок работы для всех остальных видов операций, а сейчас продолжим знакомиться с документом для вида операции Оплата поставщику.
В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать расходный кассовый ордер в интерфейсах списка и выбора. В поле Номер указывается номер документа. Этот параметр формируется программой автоматически после записи документа, осуществляемой нажатием кнопки Записать. В случае надобности можно вручную отредактировать номер документа – так же, как это делается в режиме работы с приходными кассовыми ордерами (об этом мы говорили в предыдущем разделе).
В поле от вводится дата и время ввода расходного кассового ордера. В момент создания документа этот параметр генерируется программой автоматически – здесь отображается рабочая дата. После записи расходного кассового ордера с помощью кнопки Записать к рабочей дате добавляется время записи документа. Отметим, что значение поля от при необходимости можно отредактировать вручную.
В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный расходный кассовый ордер.
Если расходный кассовый ордер необходимо отразить не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, то нужно установить флажок Отразить в налог. учете.
В поле Сумма с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, следует ввести сумму по данному документу. Значение данного поля может быть сформировано автоматически – когда расходный кассовый ордер формируется на основании какого-либо другого документа.
В поле Счет учета из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором ведется учет наличных денежных средств в кассе предприятия. По умолчанию в программе это счет 50.01 «Касса организации».