– каков их профессиональный статус (специализация, должностной уровень),
– как они настроены по отношению к компании или выступающему (положительно, отрицательно, нейтрально),
– насколько однороден состав аудитории,
– каковы ожидания аудитории,
– каких тем не стоит касаться,
– кто является авторитетом для аудитории (на каких людей можно ссылаться в выступлении),
– будут ли присутствовать представители клиентов, партнеров, руководства компании.
Знание аудитории позволит выявить ее интересы и вести выступление отталкиваясь от них. Также зная аудиторию легко говорить с нею на привычном, понятном ей языке с использованием или не использованием профессиональной лексики.
Часть аудитория всегда будет ловить каждое слово, надеясь не пропустить что-то важное, ценное для себя. Большая же часть аудитории традиционно представляет «болото» – молча, пассивно внимающих людей.
Нужно быть готовым к тому, что еще одна часть аудитории приходит не для получения новой информации, а чтобы «себя показать» – задавать «умные» вопросы, делать несущественные критические замечания, откровенно зевать. Их придется или игнорировать, или «поставить на место», уличив в некомпетентности. Нельзя посвящать все выступление кучке добивающихся внимания критиканов, иначе информация не будет донесена до всей аудитории и цель выступления не будет достигнута.
Заранее нужно познакомиться не только с аудиторией, но и с местом выступления. Нужно узнать, есть ли в зале сцена, возвышение, на котором будет находиться место оратора. Стоит попробовать пройти к месту выступления, чтобы «натоптать дорожку» и случайно не оступиться во время самого мероприятия.
Следует постоять на месте выступления, привыкнуть к масштабу помещения, к местонахождению дверей, из которых могут неожиданно появляться опоздавшие к началу выступления люди.
Также нужно ознакомиться с трибуной, если она есть, найти удобную для выступления за ней позу, проверить и подогнать по росту микрофон, если таковой имеется.
Если ораторов несколько и они выступают сидя за столом, то стоит поставить микрофон перед каждым из них.
Если выступающий передвигается по сцене, пользуется доской и мелом, то для него следует предусмотреть радио-микрофон, который не нужно держать в руке.
При необходимости можно скорректировать подсветку текста на трибуне.
Если будет использоваться компьютер, проектор, то их также стоит опробовать заранее, особенно на предмет технической совместимости с другим оборудованием.
Очень часто на выступлениях используется письменная доска. Обычная должна иметь мел и мокрую тряпку. Бумажная или пластиковая – соответствующие фламастеры.
И хотя такая щепетильность с оборудованием кажется излишней, но сколько выступлений затягивалось из-за того, что проектор «не контачил» с компьютером, мела у доски не оказалось или неподходящие фламастеры никак не хотели стираться с пластика.
При подготовке места следует понимать, что технические средства не могут заменить сути самого выступления. Более того, они могут отвлекать внимание на себя. Соответственно нужно оценить целесообразность их применения. Оратор не должен повторять цифры или факты, которые демонстрируются на экране. Люди могут подумать: «Зачем мы здесь? Могли бы прислать эти материалы и мы бы их просто прочитали».
Использование визуальных средств, наиболее оправдано тогда, когда аудитория является очень молодой или когда оратору приходиться оперировать большим количеством цифр, объяснять сложные составы, структуры, схемы и т. д.
На месте выступления стоит заранее предусмотреть дежурных, которые бы помогали аудитории рассесться так, чтобы на передних и центральных местах не образовывалось смущающих оратора пустот. Ведь люди обычно стараются сесть сбоку и подальше. Кроме того, дежурные будут следить за тем, чтобы не хлопали двери, и при необходимости могут успокоить или удалить из зала неадекватных людей.
Если выступление проводиться на территории компании, то с ним обычно не возникает никаких проблем. Но стоит иметь ввиду, что хорошее публичное место всегда пользуется популярностью и его следует бронировать заранее, иногда за несколько месяцев до выступления.
Текст выступления
Каждая речь должна быть уникальной, не звучавшей ранее, соответствующей конкретной уникальной аудитории и отдельному уникальному моменту времени. Для этого прежде всего нужно выбрать тему выступления и сфокусировать на ней все внимание. Вся информация должна излагаться в простой, логичной, понятной аудитории форме.
Тему нужно раскрыть так, чтобы она выглядела актуальной и интересной для освещения в различных СМИ. У речи должно быть привлекательное интересное название. Тем должна быть увязана с актуальными событиями. Чем острее, нестандартнее выступление, тем больше она заинтересует журналистов.
Заранее необходимо определить время, отведенное на выступление. Стоит иметь в виду, что трудно удержать внимание людей больше чем 20–30 минут. Нужно успеть анонсировать выступление, раскрыть тему, подвести итоги и одновременно не надоесть публике.
20-30 минут выступления – это значит около 15–25 страниц печатного текста. Считается, что в среднем на чтение одной страницы текста, набранного через два интервала, уходит около минуты.
Структура выступления достаточно стандартна. Сначала оратор приветствует аудиторию, затем благодарит организаторов и далее переходит к сути выступления.
Не стоит затягивать начало обширными благодарностями всем и вся, скучными общими фразами, рассказом анекдота или попыткой пошутить. Часто юмор бывает просто неподходящим для серьезной темы, а оратор, увы, не является одаренным артистом. Потому без лишних слов (особенно если нет уверенности в своих юмористических способностях), лучше сразу переходить к делу.
По ходу изложения основных фактов, аргументов, доказательств стоит прибегать к статистической информации, высказываниям специалистов, цитатам известных людей. Однако с этим не стоит перебарщивать, т. к. обилие цифр утомляет, также как и обилие цитат (особенно длинных), за смыслом которых приходиться следить с особенным вниманием. Следует контролировать то, чтобы цитаты не были затасканы, использованы другими людьми в других выступлениях.
Сложные для понимания моменты, также как и особенно эмоционально выразительные, стоит повторять. Полезным будет использование риторических вопросов, которые активизируют мышление слушателей.
Концовка, как и вступление, должна быть короткой и по делу – простым резюмированием сказанного в основной части.
В процессе подготовки, написания речи следует иметь в виду, что ее будут не читать, а слушать. То есть текст нужно писать не для глаза, а для голоса и для уха. Соответственно, нужно чаще использовать короткие, образные глаголы, избегать местоимений, причастий и деепричастий, сложных фраз и предложений.
Все смысловые блоки должны быть закончены и иметь связь друг с другом.
Чтобы не пропустить что-либо очень важное, его стоит подчеркнуть. Также, чтобы при чтении не запутаться в нулях, цифры стоит записать прописью.
Все слова, фразы, предложения должны быть подчинены одной цели – приданию речи выразительности, динамизма. Хорошо написанный текст всегда вдохновляет оратора на выступление.
Речь
Хотя в зале находиться не один человек, произносить речь нужно, как бы обращаясь только к одной персоне. В таком случае выступление будет иметь личный характер, затрагивать каждого из находящихся в зале.
Не нужно торопиться, проглатывая слова, слога или буквы. Стоит «придерживать» себя, стараться чеканить слова.
Между смысловыми блоками нужно делать паузы.
Стоит повторять сложные «моменты», но следует избегать необоснованных повторов, возвратов к вопросам, которые уже были подробно «разжеваны». Это надоедает, публика будет скучать.
Говорить на публике, особенно, впервые не просто. И для того, чтобы не сбиться и сказать все, что было задумано, легче всего поддаться соблазну и прочитать написанный текст, уткнувшись в него глазами. Но публика будет разочарована. Она пришла на зрелище, а не на монотонную, усыпляющую читку. Зачитывать можно длинные цитаты, точные данные, выраженные в цифрах.
Если в связи с какими-либо обстоятельствами приходиться читать по бумажке, то для того, чтобы поддерживать контакт со слушателями, после каждых нескольких предложений нужно поднимать глаза, смотреть на людей. Но лучше, конечно, речь предварительно запомнить. Если не всю, то основные тезисы, импровизируя с ними по ходу выступления. При этом, конечно, не следует далеко отходить от текста, который был подготовлен в печатном виде не только для самого выступающего, но и для дальнейшего распространения среди журналистов.
Не стоит заучивать все наизусть, потому что потом есть опасность отбарабанить все как на уроке литературы в школе – для отчета, а не для результата.
Во время устного выступления не обязательно соблюдать правила грамматики. Именно такая свобода изложения и придает живость, непосредственность речи. Усилить ее может выражение чувств, эмоциональная подача информации.
Для вовлечения слушателей в выступление можно задавать им вопросы, просить высказать своем мнение по какому-либо вопросу и т. д.
Замечательно, когда оратор – и не зажатый сухарь, и не «отвязный» шоумен. В хорошем выступлении все гармонично: есть и важная информация, и элементы развлечения.
Вопрос выбора выступающего – не такой уж праздный. Конечно, на роль выступающего всегда в первую очередь претендует руководитель компании. Но хватит ли ему уверенности для выступления ни перед подчиненными, а перед независимой публикой, способной задать «неудобные» вопросы? Является ли он хорошим оратором? Если нет, то есть ли у него желание, сила и время на учебу и тренировки по выступлению?
В принципе, каждый руководитель (и специалист по медиарилейшнз) должен пройти курс обучения по публичному выступлению на заседаниях, конференциях, официальных завтраках, обедах и т. д.
Если по какой-то причине оратор оказался профессионально некомпетентным в этой области, то специалист по медиарилейшнз должен подготовить его к выступлению. Нужно обсудить, подобрать подходящую одежду для выступления и, конечно, потренироваться в произношении речи. Оратор должен выступить сначала перед пустым залом, потом перед несколькими сотрудниками. Так он обретет уверенность.
Специалист по медиарлейшнз (или приглашенный тренер по ораторскому искусству) должен наблюдать за тренировками. После выступления наедине с оратором делается разбор, в котором тактично обращается внимание оратора на его неудачные жесты, на слова-паразиты, на неуместные обороты речи и т. д.
Хорошим подспорьем на таких тренировках может быть видеозапись, с помощью которой оратор может посмотреть на себя со стороны. Еще проще сделать аудиозапись, которая поможет оценить голос, тембр, интонации, паузы, лексику и т. д.
Если оратор говорит, что устал, что и так все нормально, можно ему заметить, что даже президенты крупнейших стран по несколько часов отрабатывают свои важнейшие выступления. Все великие спортсмены тренируются каждый день, чтобы добиваться высоких результатов.
Спичрайтер
Очень часто выступающий слишком занят текущей работой для того, чтобы уделять много времени частым выступлениям. В связи с этим за него текст выступления пишут профессиональные спичрайтеры – корпоративные или приглашенные. Они не только экономят время оратора, но и обладая специфическими знаниями в области публичных выступлений, могут существенно повысить качество речи.
Спичрайтер должен понять глубину темы, выделить и подчеркнуть ее наиболее важные аспекты, спланировать и подготовить текст выступления таким образом, чтобы он отвечал ожиданиям целевой аудитории и укладывался в отведенное время.
Спичрайтер должен знать не только тему и аудиторию, но и самого оратора – особенности его поведения, речи. Ведь текст пишется под конкретного человека. У аудитории не должно создаваться впечатления, что человек пользуется чужим материалом.
Спичрайтер может некоторое время провести рядом с оратором, наблюдая за ним, записывая любимые выражения, слова, подмечая среднюю длину предложений, привычку делать паузу в определенные моменты и т. д. Все эти особенности должны найти свое отражение в тексте.
Спичрайтеру помогут аудио– и видеозаписи выступлений заказчика на рабочих совещаниях, на предыдущих выступлениях и т. д.
Сначала спичрайтер делает план и набросок речи, которые обсуждаются с оратором. Далее текст дорабатывается с учетом замечаний. Текст для оратора готовится в печатном виде через два интервала 12 или 14 кеглем (в зависимости от пожелания выступающего). Стоит оставлять большие поля, на которых оратор сможет дописывать свои замечания и предложения.
После принятия окончательного варианта, спичрайтеру стоит попросить оратора прочитать текст вслух, чтобы еще раз удостовериться, что слова звучать естественно, и что они действительно соответствуют манере и лексике выступающего.
Спичрайтер может вносить рекомендации по ходу совместной работы. Но делать он это должен очень осторожно, корректно. Не нужно переделывать выступающего. Это не может быть целью работы спичрайтера. Всегда спичрайтер подстраивается под оратора, а не наоборот.
Талантливый спичрайтер – это настоящий писатель, умеющий прятать свое собственное «я» и мимикрировать под своего героя, стилизуя под него мысли, поступки, слова.
В последнее время появились компьютерные программы для написания текстов публичных выступлений, однако, вряд ли они способны полноценно заменить работу профессиональных талантливых спичрайтеров.
Эффект от хорошего публичного выступления можно развить. Для этого нужно познакомить с его содержанием не только присутствующую аудиторию, но и разослать текст по СМИ, чьи представители отсутствовали на выступлении. Если во время выступления велась запись, то на радио стоит отправить аудиоверсию, а на телевидение, соответственно, видеовариант.
Публичное выступление всегда должно быть увязано со всем комплексом других мероприятий медиарилейшнз. Только в таком случае оно принесет наибольший эффект.
Личное интервью
Личное интервью – это очень эффективный способ распространения информации. Ведь все факты передаются журналисту напрямую. При этом работник редакции во время интервью сосредоточен на работе только с данной информацией, он может получить ее большее количество и больше погрузиться в тему. Интервью позволяет продемонстрировать много различных материалов, образцов, дать возможность лично опробовать какую-либо технику или технологию. Также во время интервью можно оценить реакцию, предугадать тон материала и по ходу разговора попытаться развеять предрассудки и мифы.
Прямо по ходу интервью работник СМИ получает возможность уточнять что-либо, получать дополнительную информацию.
Интервью – это очень затратная форма сбора информации с точки зрения времени и сил, и уж если журналист пришел на интервью, есть очень большая вероятность того, что оно будет опубликовано. Если журналист не пришел на интервью, то ясно, что публикация не состоится.
Во время интервью могут сложиться личные отношения между журналистом и сотрудником по медиарилейшнз, что послужит хорошим фундаментом в дальнейшей совместной работе.
К каждому интервью приходиться готовиться отдельно, подстраиваясь под конкретного журналиста. Нужно тщательно подходить к выбору журналиста для интервью. Те представители прессы, что живут далеко, могут отказаться просто из-за длительности дороги даже, если им и будет предложен служебный транспорт.
Интервью также нужно журналистам, как и специалистам по медиарилейшнз. По некоторым данным, около 30 % информации для статей берется работниками СМИ именно из интервью. С его помощью журналисты собирают комментарии и мнения. Общаются с самыми разными людьми: с руководителями и рядовыми сотрудниками, со специалистами и обычными покупателями. Они обращаются лично, по телефону, по электронной почте. Берут интервью в офисе, в студии, на улице.