2. Каковы ваши текущие проекты? Имеются в виду результаты, которых вы сами себе пообещали достичь. Причем для их достижения нужно выполнить более одного действия (например, сменить резину на автомобиле, отправить детей в летний лагерь или купить компанию). У большинства людей можно насчитать от тридцати до ста подобных проектов.
3. Каковы ваши текущие зоны ответственности? Обычно их бывает у каждого из нас от десяти до пятнадцати. Это либо основные области работы (управление персоналом, управление активами, обслуживание клиентов, планирование и так далее), либо ключевые категории личной жизни (финансы, здоровье, семья, хозяйство, карьера, отдых и так далее).
4. Как ваша работа и личная жизнь изменятся в следующем году? Здесь необходимо перечислить все, чего вы собираетесь достичь в течение ближайших месяцев (цели, желаемые перемены, большие проекты и так далее).
5. Как с течением времени будут меняться ваша организация, карьера и личная жизнь? Здесь речь идет о крупной картине – общем стратегическом ви́дении вашего будущего через несколько лет.
6. Зачем вы пришли в этот мир? В чем состоит ваше предназначение – цель «работы» в качестве человеческого существа?
Если вы проведете полную инвентаризацию обязательств, проблем и проектов на всех шести уровнях, то довольно точно определите свои дела. Хотя я знаю очень мало людей, которые в наше время приблизились к такому полному пониманию.
Примерно десять лет требуется на то, чтобы привыкнуть к своему возрасту.
Я частенько тратил по десять-пятнадцать часов только на то, чтобы при работе с тем или иным человеком определить его основные дела лишь по двум приземленным направлениям: текущие задачи и проекты. Не проведя такого исследования и не расчистив психологическую площадку, вы вряд ли будете готовы поговорить с боссом, партнером по бизнесу, супругой/супругом о перенастройке своих «служебных обязанностей» или о необходимости изменить отношения. Тот, кого не волнуют даже базовые вопросы о том, что он делает сейчас на всех функциональных уровнях, обычно не готов серьезно размышлять и о том, как нужно измениться, чтобы соответствовать неизбежным процессам развития в компании, в окружающем мире или в его собственной жизни.
Дисциплина – это не подавление и контроль; это не поправка на некую модель или идеологию. Дисциплина – это когда ум видит то, «что есть», и учится на том, «что есть».
Многие люди смутно ощущают, что хотят в будущем делать нечто другое или стать кем-то иным. Однако, не осознав своего реального положения на всех уровнях жизни сейчас, они будут вынуждены, как летучий голландец, вечно носиться по волнам. При этом даже начальное понимание и осмысление того, чем вы занимаетесь и дышите сегодня, откроет двери естественному вдохновению и творчеству, готовя грядущее – без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны.
Не зная своего местоположения на карте, вы не поймете, налево или направо вам нужно свернуть, выйдя за дверь. При этом неважно, насколько ясна ваша цель. Сознательное проведение инвентаризации всего, что вы создали к этому моменту на работе и в жизни, может оказаться настоящим испытанием. Но принятие действительности изменит ее – множеством позитивных способов.
Кстати…
– Что вы сейчас считаете правильным? Хотели бы вы вместе с кем-то другим пересмотреть свое отношение к некоторым из этих истин?
– Есть ли в вашей жизни что-то, что вы считаете проблемой? Какие объективные причины заставляют вас думать, что это проблема? Можете ли вы взглянуть на нее иначе?
5. Неограниченные возможности реализуются ограниченными средствами
Попытки переделать все, получить все и стать всем изнашивают человеческий механизм. «Больше» и «лучше» будут всегда маячить перед вами, как бы вы ни рвались вперед. Чтобы скользить по волнам, а не тонуть в них, бесконечное «все, что только пожелаете» должно быть загнано в физически выполнимые рамки. Экспансивная экспрессивность требует разумного и сознательного ограничения, чтобы быть жизнеспособной.
Минута на управление потоком работ
Я много раз давал «экспресс-интервью» для радио и телевидения. Знаете, что это такое? Это когда у вас есть примерно пятьдесят три секунды, чтобы сообщить миру секреты здоровья, богатства и счастья. Поэтому мне пришлось научиться фильтровать лишнее и выделять главное. Обычно вопрос подобного интервью звучит так: «Дэвид, мы можем сделать что-то одно, чтобы стать продуктивными?» Вот мой ответ:
«Есть не одна, а пять тесно взаимосвязанных проблем. В головах людей много разной чепухи. Они не могут решить, что с ней делать, но знают, что делать что-то нужно. Они не пользуются напоминаниями о делах, рассортированными, как и сопутствующие им материалы, по функциональным категориям. Они не проводят инвентаризацию своих обязательств и не пересматривают ее результаты. А потому вхолостую растрачивают энергию и “выгорают”, хватаясь за самые неотложные дела в надежде, что поступают правильно, никогда не чувствуя облегчения, поскольку до конца не уверены в этом».
Вполне возможно иметь слишком много. Человек с парой часов на руке всегда точно знает, который час; человек с двумя парами часов никогда не уверен в этом.
Что я имел в виду?
Я просто подытожил главные ошибки пяти стадий управления потоком работ: сбора, обработки, организации, ревизии и исполнения. Я не буду говорить своему собеседнику, что проблема заключается в чем-то одном. Ведь вы можете по-настоящему хорошо справиться с четырьмя из этих этапов, но если поскользнетесь на пятом – вся конструкция развалится. Процесс настолько хорош, насколько хорошим является самое слабое звено в этой цепи.
Если работу не контролировать, она будет прибывать и прибывать, пока не накроет с головой даже очень компетентного человека.
Когда жизнь требует от людей больше, чем люди требуют от нее – а обычно так и бывает, – возникает чувство обиды на жизнь, почти такое же глубокое, как и страх смерти.
Как правило, человек хранит нужную ему информацию в голове, откуда и запускаются все процессы. Многие из нас составляют списки дел, но не определяют свои последующие действия. И даже если люди на самом деле задумываются о необходимых шагах (до того как начинается кризис), они не пользуются напоминаниями, срабатывающими в тот момент, когда действие становится возможным. А большинство тех, кто делает все перечисленное во время вдохновенной вспышки продуктивности, позволяют своей системе быстро устареть и перестать соответствовать действительности. Как следствие, «мыслящая машина» остается без обслуживания и питания, а жизнь и работа сводятся к реакции на внешние события, а не к выбору из четко определенных вариантов действий.
«Так что же, Дэвид, мы должны делать вместо этого?» (Некоторые журналисты тратят еще пятьдесят три секунды на продолжение разговора.)
«Есть набор из пяти оптимальных и многократно протестированных способов поведения, – отвечаю я. – Уберите все из головы. Принимайте решения о необходимых действиях по каждому из дел, когда оно еще только намечено, а не в тот момент, когда все рушится. Структурируйте напоминания о своих проектах и следующих шагах по каждому из них в соответствующие категории. Поддерживайте эту систему, обновляйте и дополняйте записи, просматривайте их достаточно часто, чтобы интуитивно выбирать, что делать (и чего не делать) в каждый момент времени».
Я мог бы сказать то же самое еще проще: «Фокусируйтесь на положительных результатах и постоянно делайте следующий шаг в наиболее важных делах». Но кто этого не знает? Самое трудное – последовательно применять этот принцип, полностью интегрировав его в каждый аспект своей жизни.
Кстати…
– Просматривали ли вы в последнее время перечень своих должностных обязанностей (четыре-семь ключевых зон ответственности)?
– Есть ли у вас уверенность, что в пяти-десяти областях личной жизни, на которых нужно фокусироваться (здоровье, финансы, карьера, отношения с людьми и так далее), вы определили все проекты и уделяете каждому из них достаточно внимания?
6. Больше одного обязательства в голове – причина стресса и неудач
Подсознательно вы всегда помните обо всех своих обязательствах – важных и несущественных, личных и профессиональных. Все они хранятся на психической «карте памяти» до тех пор, пока не будут осознанно и объективно отслежены и рассмотрены. Но эта часть психики не оперирует категориями прошлого или будущего, так что при попытке обдумать сразу два незавершенных дела возникает беспокойство и тревога из-за невозможности повлиять на ситуацию. Творческое начало человека пытается справиться с обоими делами одновременно, что невозможно. Но оно не сдается. И пытается снова и снова…
Как справляться с делами: реагировать или… реагировать?
Недавно кто-то выступил с комментарием, что моя методика Getting Things Done ориентирована на пассивное реагирование больше, чем другие программы, изначально рассчитанные на приоритеты и построение «картины в целом». Это понятная критика. Обычно в своей работе мы исходим из количества документов на столе, мысленных заметок о том, что «нужно» и «следует» сделать, и тысяч сообщений электронной почты, «забивших» компьютер. Мы не начинаем с размышлений, зачем нам это все и как организовать дела в порядке значимости. И очень даже напрасно.
Конечно, можно назвать пассивным реагированием трату времени на завершение начатых дел. Но правильно ли это? Вы позволили всем этим вещам оказаться в вашем мире, физически и психологически, и ваша реакция на них (или ее отсутствие) напрямую влияет на вашу энергию и способность по-прежнему в полной мере распоряжаться своими психическими ресурсами. Процессы (пусть и мягко) вынуждают нас реагировать на них. Что это за процессы? В чем заключаются ваши обязательства? Каковы следующие действия, которые нужно предпринять, чтобы выполнить эти обязательства? О чем вам нужно подумать и что организовать, чтобы урегулировать каждое из дел?
Запуск нового проекта не всегда означает положительные перемены. Это может говорить о безрассудстве и неисполнительности. А вот возвращение на все уровни незавершенных дел и полное завершение их точно говорит об изменениях к лучшему.
Не следует ли нам начинать с того, что поможет расставить акценты, – с целей, ценностей, ориентиров и стратегического планирования? Не лучше ли научиться упреждать проблемы и стараться творчески мыслить категориями будущего, вместо того чтобы фокусироваться на деталях прошлого?
Конечно, лучше. Но есть одна важная причина, почему мы обычно не начинаем с этого: почти невозможно фокусироваться на «картине в целом», если бо́льшая часть психической энергии подсознательно направлена на незавершенные проекты вашей жизни. Чтобы легко и эффективно запустить творческий поток, необходимый для размышлений о новой реальности, а затем подключиться к нему, необходимо очистить психическую «карту памяти».
Есть еще одна важная причина, почему на наших семинарах мы так много времени уделяем практической работе с «мелочами»: мы обучаем наших слушателей уверенному, продуктивному и упреждающему поведению. Многие люди, претендующие на то, что занимаются только «самыми важными делами», приступают к ним лишь тогда, когда они вырастают до уровня срочных или неотложных. Игнорирование пока-еще-не-срочных, но уже возникших обязательств в действительности больше похоже на стандартное реагирование, чем на упреждающее поведение. Если вы думаете, что мелочи мгновенно исчезнут из вашей жизни, как только вы выберете ясное, новое, позитивное направление, оцените еще раз хорошенько данную ситуацию. Теперь вам придется разбираться с этими мелочами уже с учетом новых перспектив. «Выгрузите» их, подшейте их, выполните их, делегируйте их, сдвиньте их с места или «припаркуйте» до более подходящих времен.
Обучение эффективному и рациональному реагированию на все, что может привлечь ваше внимание, – признак зрелого поведения. У вас всегда будут приоритеты, и они будут меняться по мере вашего взросления. Возможно, со временем они упростят процессы выбора журналов для чтения или сообщений электронной почты, на которые вы потратите время. Но умение действовать четко и уверенно, справляясь с любыми препятствиями на своем пути, не возникает автоматически только потому, что вы установите приоритеты.
Если вы ощущаете точку равновесия, вы можете разобраться с деталями. Если вы можете разобраться с деталями, вы перестанете беспорядочно метаться. Ваш разум успокоится. Если ваш разум успокоится, вы сможете мыслить быстрее тигра. Если вы сможете мыслить быстрее тигра, вы точно добьетесь успеха.
Даже когда вы имеете цель или видение и ориентируетесь на них, выполняя намеченное, у вас остается потребность реагировать на происходящее. То есть умение реагировать важно. А по мере того как вы разовьете свою восприимчивость и научитесь оценивать все должным образом, это умение станет приносить еще более щедрые плоды.
Разумеется, мы научим вас всему необходимому, чтобы разобраться с самим собой, со своими рабочими проектами, должностными обязанностями, ключевыми областями для концентрации, краткосрочными целями, долгосрочным ви́дением и конечной целью бытия. Но это будет легче осуществить после того, как вы справитесь с деталями вашей работы и личной жизни в настоящий момент и научитесь держать их под контролем. Пока вы не «приручите» бумаги на своем столе и сообщения электронной почты в своем компьютере, вы не найдете нужный ключевой компонент, позволяющий прояснить все вокруг.
Кстати…
– Какая мысль продолжает время от времени вспыхивать в вашей голове, напоминая о договоренностях с самим собой изменить что-либо?
– Что вы решили не делать сегодня? Почему вы думаете, что завтра к этому не придется вернуться? Может, было бы полезнее сразу выкинуть это из головы?
7. Приоритеты работают только на сознательном уровне
Ваши дела и проекты приобретут для вас разные степени важности только в том случае, если вы сознательно сопоставите их значимость. Если что-то хранится в голове (на психической «карте памяти»), оно непродуктивно задействует мыслительные ресурсы и, вероятно, будет недооценено или переоценено. Перед определением приоритетов, которым впоследствии можно будет доверять, надо своевременно провести очередную полную, системную инвентаризацию всех незавершенных дел вне зависимости от их масштаба.
Опасность «не очень важных» проектов
В наше время личная непродуктивность слишком часто порождается неумением справляться с второстепенными делами. Посещает ли вас иногда чувство, что на какие-то дела не хватает времени из-за множества неотложных «горящих» проблем? Хорошо, тогда угадайте: откуда берутся «горящие» проблемы? Правильно, это те самые не очень важные дела, которые вы игнорировали, решая уже возникшие проблемы. Эта ситуация бесконечно воспроизводит сама себя и без ваших усилий не разрешится.
Даже самое легкое дело становится трудным, если делать его с неохотой.
Частично я связываю это с мышлением по принципу АВС, популярным в последнее время в программах тайм-менеджмента и на тренингах по управлению приоритетами. Безусловно, если у людей есть варианты действий, то одни из них всегда будут эффективнее, чем другие. Но принцип ABC никак не объясняет, каким образом будут завершаться дела, которые стоят на месте просто потому, что им не присвоен высший приоритет.