Александр Шумович, Алексей Берлов
Смешать, но не взбалтывать: Рецепты организации мероприятий
От авторов
В процессе написания этой книги мы стремились понять, почему одни мероприятия становятся успешными, а другие нет. Почему одни идеи и концепции работают, а другие оказываются фальшивыми и неубедительными. Мы не нашли готовых ответов ни у российских, ни у западных коллег, поэтому проводили свои исследования и делали свои выводы.
Организация мероприятий оказалась тонким искусством сочетания обязательных и необязательных элементов. Джеймс Бонд очень точно формулировал свой заказ: «Водка с мартини, смешать, но не взбалтывать». Профессиональный бармен подтвердит, что разница между смешанным коктейлем и взболтанным – колоссальная.
Так же и с мероприятиями. Например, вы можете смело смешивать форматы, но крайне осторожно – аудитории. Одни и те же элементы в руках одного event-менеджера заиграют, а в руках другого вызовут скуку и раздражение гостей. Вам придется решать, как расставить акценты в мероприятии, чтобы сделать его чуть более деловым или чуть более эмоциональным. В таком случае значение будут иметь тончайшие нюансы, которые организаторы чувствуют кончиками пальцев.
В книге мы разберем основные составляющие (назовем их ингредиентами) мероприятий, рассмотрим законы и правила их сочетания, а также расскажем, когда эти правила можно нарушать и когда нет. Бармены-профессионалы постоянно повышают квалификацию, изобретают новые сложные комбинации и способы соединения ингредиентов, так же и event-менеджеры повышают профессионализм, изобретая свои собственные «рецепты» успешных мероприятий, определяя последовательность и продолжительность блоков мероприятий, находя новые подходы и решения организаторских задач.
В конце концов, все мы хотим, чтобы наша работа была полезна людям. Эта книга поможет вам делать «правильные мероприятия» – те, которые меняют людей!
Написание книги – очень волнительный процесс. Для Алексея Берлова это первая книга. Для Александра Шумовича – уже третья. И мы очень хотим знать ваше мнение, ваши мысли по поводу того, о чем здесь пойдет речь. Пожалуйста, пишите нам. Ведь теперь вы все – члены небольшого закрытого клуба читателей этой книги. Наши координаты: aberlov@gmail.com и shumovich@gmail.com.
Удачного вам чтения. Смешивайте и создавайте новое.
Ваши авторы, Алексей Берлов и Александр Шумович,
основатели и партнеры компании Eventum Premo
К читателю
Эта книга написана двумя замечательными людьми – Алексеем Берловым и Александром Шумовичем, чьи книги, статьи, семинары и проекты вдохновляют многих представителей российской event-индустрии. Первая книга Александра Шумовича «Великолепные мероприятия» стала настоящим бестселлером и получила массу положительных отзывов. Новая работа, написанная в соавторстве, выглядит еще более многообещающе.
Из этой книги вы не просто узнаете о специальных мероприятиях. Вы сможете понять их суть. Вы узнаете о том, почему они обладают такой ценностью для всех людей и, самое главное, о том, как создавать эту ценность.
Мероприятие – реализация мечты
Есть одна вещь, которую люди не устают делать никогда. Ни в кризис, ни в период стабильности они не перестают мечтать. Мечты – это, возможно, самая мощная мотивация человечества. И конечно, без мечты и исполнения желаний не обходится ни одно успешное мероприятие.
Александр Шумович и Алексей Берлов показали, как работает мечта. То, что еще вчера было интуитивным знанием, сегодня стало технологией! Как использовать принципы игры? Как опыт великих рассказчиков помогает в написании сценария мероприятия? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в книге «Смешать, но не взбалтывать».
Мероприятие – это детали
Детали могут создать уникальную атмосферу события, а могут все разрушить. О бесчисленных мелочах можно узнать, только будучи практикующим event-менеджером. Берлов и Шумович многие годы занимаются организацией мероприятий. Они организовывали XI Петербургский международный экономический форум, церемонию вручения премии «Автомобиль года» в России, обучающие семинары, корпоративные и PR-мероприятия для крупнейших компаний.
Хотите узнать, как организовать большое событие, не упустив ни одной детали? Спросите у авторов этой книги. Они знают ответ!
Мероприятие – источник вдохновения
Мероприятия должны вдохновлять, удивлять, вызывать эмоции. Это не навязчивая реклама, от которой легко отмахнуться, а событие, участником которого становится каждый. Вовлеченный потребитель, партнер, журналист готов действовать. Он готов рассказать о вашем бизнесе всему миру, он по-настоящему лоялен и воодушевлен.
Уверен, что и эта книга вдохновит вас так же, как она вдохновила меня.
Мероприятие – путь к переменам
Свадьбы и похороны, презентации и корпоративы, спортивные соревнования и вечеринки. Мероприятие или фиксирует уже случившиеся изменения, или само является их источником.
Прочитав эту книгу, действуйте, не мешкая. Вы становитесь мастером перемен. Ведь тот, кто может управлять событиями, отчасти движет историю.
Алексей Назимко,
консультант по личному брендингу и event-маркетингу, автор книги «Событийный маркетинг»
Предисловие
В жизни много рутины и обыденности. И там, где они заканчиваются, начинаются мероприятия. Мы поговорим об этой наиболее яркой части нашей жизни.
Мы, следуя от мероприятия к мероприятию, учимся, женимся, развлекаемся, знакомимся, дружим, делаем карьеру. Все важнейшие события в нашей жизни, в политике, в жизни вашей компании так или иначе связаны с мероприятиями.
Реклама, PR и event-менеджмент как инструменты маркетинга будут существовать еще долго. В чем же преимущество мероприятий? В мире, перегруженном электронными сообщениями, с обилием бесконтактных социальных сетей, человеческое общение, непосредственный контакт будут цениться все больше. Мы общаемся все интенсивнее. Мы можем почти одновременно говорить по телефону и переписываться по электронной почте с партнерами из Красноярска, Киева, Вашингтона, Стамбула или Праги. Нас повсюду окружают баннеры, постеры, контекстная реклама и Product Placement, и мы отфильтровываем эту информацию автоматически. Мы так привыкаем к подобным «атакам», что они становятся рутиной, нормой. И поэтому личная встреча уже превратилась в событие, стала особенным моментом отношений. Мы теперь скорее внимательно прислушаемся к советам, которые шепотом произнесет стоящий рядом человек, чем к лозунгам, что льются на нас с огромных телеэкранов.
Мероприятия дают возможность для личного общения, рукопожатия. Это момент искренности. Поэтому у мероприятий есть будущее. И поэтому мы написали эту книгу.
Мы писали ее для гениев маркетинга, гуру управления персоналом, для вездесущих event-менеджеров и считающих деньги топ-менеджеров. Мы спорили о ней несколько лет, а потом… написали на одном дыхании за пару месяцев. Мы нашли формулу, объясняющую, каким должно быть мероприятие. Формулу для любого случая. Универсальный механизм. После того как вы его узнаете, ваша интуиция, наверное, еще понадобится вам – в личной жизни или в других областях работы, но не для организации мероприятий. Поскольку теперь для организации мероприятий у вас будет технология. Да, в мероприятиях для вас по-прежнему сохранится магия, но теперь вы будете знать, как эта магия работает.
Глава 1
Зачем нужны мероприятия
Зачем нужны мероприятия, или Что такое «ощущение сказки»
Пески Сакраменто
До 1848 года жители города Сакраменто считали, что пески вокруг не более чем бытовое неудобство. А потом они узнали, что в песке можно найти золото. Так началась Калифорнийская золотая лихорадка. Читая Джека Лондона или, например, учебники по экономике, вы наверняка ловили себя на мысли о том, как было бы здорово заранее знать, что произойдет, и вовремя прикупить участки в районе будущих золотых приисков, профинансировать путешествие Колумба, вложиться в производство сукна в Англии в XVII веке, заняться производством компьютеров в 1970-х… Но люди, которые жили там и тогда, не всегда понимали свои возможности.
Дух захватывает от того, как быстро растет рынок организации мероприятий. Об этом свидетельствуют цифры исследований и количество дискуссий по этой теме.
Под мероприятием мы имеем в виду прямое вовлечение целевой аудитории в ряд действий, объединенных идеей и режиссерской задумкой, с целью достижения контролируемого эффекта со стороны аудитории. Эту книгу мы посвятили событийному маркетингу – способу решения маркетинговых задач посредством организации мероприятий. Событийный маркетинг (или event-маркетинг), наряду с директ-маркетингом, POS-материалами[1], промомероприятиями для потребителей, дилеров и подрядчиков, относится к средствам BTL[2].
В России расходы на BTL и ATL[3] составляют 22 и 78 % соответственно, хотя доля BTL неуклонно растет. Для сравнения: в США это соотношение равняется 60 и 40 %, в Европе – 49 и 51 %. Интерес к BTL только усиливается, а значение ATL неуклонно снижается.
Жители Сакраменто! Минуточку внимания! Тут у нас статистика говорит, что некий рынок вырастет в ближайшее время в два-три раза. Есть интересующиеся? Купите еще один экземпляр книги! И… еще один!
В последние годы компании стали лучше понимать маркетинговые и технические возможности мероприятий. Заказчики стали щедрее – на организацию мероприятий выделяются все более крупные бюджеты. Для организаторов мероприятий это шанс и возможность делать более красивые, эффектные и эффективные проекты. Рынок событийного маркетинга меняет и свою внутреннюю структуру, генерируя новые формы и подходы. Часть из них – результат удачного смешения подходов.
Кроме того, увеличение бюджетов объясняется желанием компаний «удивлять» Клиентов, производя уникальные продукты, которые могут получить максимум паблисити. Эта черта вообще присуща любому рынку развлечений – надо сделать то, чего никто не делал!
Какие еще существуют причины для роста рынка BTL в целом и событийного маркетинга в частности? Вот несколько аргументов, почему вам стоит заниматься организацией мероприятий.
1. Эффективность прямой рекламы снижается. Особенно в случае премиальных продуктов и продуктов для узких групп потребителей.
2. Стоимость рекламы растет. Это заставляет компании искать альтернативные способы коммуникации с потребителем. Прямое обращение к потребителю в данном случае имеет понятные преимущества.
3. BTL дает обратную связь с потребителем и возможность точного попадания в аудиторию. Мероприятие позволяет напрямую обратиться к нужной целевой группе и моментально увидеть ее реакцию. Положительный эффект для компании от получения такой непосредственной реакции потребителя огромен.
4. Усиливается конкуренция, растет потребность в детальном сегментировании потребителей и последовательной работе с каждым из сегментов для повышения эффекта всех маркетинговых коммуникаций в целом.
5. Это уникальный по воздействию инструмент создания лояльности клиентов и сотрудников.
Количество игроков в каждой товарной категории растет вместе с рынком. Каждая из них должна быть заметной и привлекать внимание потребителя. Компании используют все более тонкие инструменты для работы с группами потребителей, например, более активно применяют ресурсы PR и событийного маркетинга.
Мероприятие и повседневная жизнь
В нашей повседневной жизни есть много того, что принято называть event-менеджментом. Постановка целей, определение аудитории, рассылка приглашений, создание интриги, логистика площадки, организация транспорта, выездной кейтеринг. Все это мы делаем с детства. Одни – с удовольствием, другие – по необходимости. Кем бы ни было организовано мероприятие, оно имеет свою внутреннюю логику. И поэтому подчиняется общим законам и правилам, о которых мы и будем здесь говорить.
Мы полагаем, что тщательно организованное вами свидание или день рождения вашего ребенка работает по тем же законам, что и коммерческое мероприятие. Event-менеджмент – как техника профессиональной организации мероприятий – очень практичная дисциплина, которая может быть использована в самых неожиданных жизненных ситуациях.
Мероприятия как явление придумали не event-менеджеры и не компании. Мы знакомы с ними с раннего детства. Вспомните, как родители заговорщицки переговаривались, посмеивались, задерживались на работе, – и все это за несколько дней до вашего дня рождения. Затем вы вместе с ними определяли, кто из ваших друзей будет присутствовать на празднике. Потом готовилась праздничная еда, покупался торт, все это вызывало приятное возбуждение. И наконец – долгожданное утро, подарок-сюрприз, встреча гостей, веселье. Это был ваш седьмой день рождения. А ведь у компаний тоже случаются дни рождения.
И вот вы уже подросток, собрались с друзьями выехать на природу. Вы планируете маршрут, согласовываете время выезда, готовите закуски, покупаете игры для открытого воздуха. И конечно, с нетерпением ожидаете радостное событие, обсуждая и представляя различные его детали. А после выезда – вспоминаете смешные истории, шутки и оживленно планируете следующую поездку. А потом вы, будучи уже взрослым, встречаете такое явление, как тимбилдинг (team-building).
Как описать главные эмоции, связанные с мероприятиями? Мероприятие отличается от повседневной жизни. Мы ждем его. Мы волнуемся. Мы представляем себе, как там все будет происходить. Мероприятие – это ожидание и волнение.
В чем отличия частных мероприятий от мероприятий, организуемых по заказу компаниями, общественными и государственными организациями? Все элементы «профессионального» мероприятия доводятся специалистами до совершенства. Каждый элемент подчиняется общей концепции, аудитория тщательно анализируется и опрашивается, пишется детальный поминутный сценарий, по итогам проводится опрос и дается оценка достижения намеченных показателей. Ведь цена ошибки здесь часто измеряется внушительными суммами. Мероприятия как элемент бизнеса организуются исходя из деловых интересов. Их масштабы в целом значительно превышают масштабы частных мероприятий. Само по себе наличие специализированных event-компаний является признаком зрелости данного рынка.
Так чем же отличаются мероприятия, организованные компаний, от особых событий обычной жизни? Выскажем некоторые ключевые идеи, о которых далее поговорим подробнее, – они помогут лучше понять логику любого мероприятия.
• Мероприятие – это сказка. Конец привычной реальности. Здесь действуют свои законы, и, попав на мероприятие, мы принимаем их как само собой разумеющееся. У мероприятия есть внутренняя логика, история, которая заставляет участников выполнять непривычные для них функции. Серьезные, состоятельные люди, купившие дорогие билеты, не могут усидеть на олимпийских трибунах. Они вскакивают, кричат, размахивают флагами, в общем, болеют за национальную сборную. Нарушить их радостное возбуждение способна любая мелочь. Может быть, поэтому гости на мероприятиях так требовательны?
• Мероприятие – это возвращение в детство. Здесь обычно все делают за нас, здесь часто не надо платить, здесь нас пытаются удивить и развеселить. Соответственно, гости начинают вести себя как дети, то есть становятся инфантильными.
• Мероприятие – это действия, а не слова. Если гости не приняли в нем личное участие – делом или словом, – оно не оставит большого следа в их памяти. Гости должны быть вовлечены. Их действия и производят настоящий эффект от мероприятия. «Я действую – стало быть, я участвую в мероприятии» – вот один их принципов психологии проведения мероприятия.