Меня часто спрашивают, что вызывает мою особую обеспокоенность. Могу вам сказать, что больше всего меня тревожит человеческая неорганизованность.
Это настоящая проблема. У большинства людей нет никакой системы, чтобы планировать день, неделю, месяц и год. На работе они руководствуются правилами, которые помогают им справляться с обязанностями. Здесь их направляют контрольные таблицы, методические рекомендации, общая стратегия компании и установленные процедуры. Но, когда дело доходит до личной жизни, людям не на что опереться. Они уповают на то, что все само собой образуется. Но это вовсе не система. Как ни печально, большинство людей гораздо лучше управляют рабочим временем, нежели собственным.
В ходе моих занятий по управлению временем и жизнью я всегда задаю слушателям один и тот же вопрос: «Кто в первую очередь несет ответственность за то, что с вами происходит?»
Вы знаете ответ, с него начинается это предложение: «Вы!» Я надеюсь, что моя книга и мой подход к проблеме помогут вам задуматься о ваших обязанностях на работе, дома и во всех остальных областях жизни, включая здоровье, деятельность на благо общества, личное развитие и финансы.
Если уж зашел разговор о финансах, то нужно отметить еще один аспект управления временем: вы научитесь мыслить в краткосрочной и долгосрочной перспективе, а это, в свою очередь, означает разработку пенсионного плана в начале карьеры. Нельзя впервые задумываться о пенсионном фонде за несколько лет до выхода в отставку, так же как и нельзя приступать к выбору университета для ваших детей, когда им уже исполнилось 16 лет, или начинать беспокоиться о медицинской страховке, когда вы уже заболели.
К сожалению, большинство людей откладывают такие важные вещи на потом, до тех пор пока не столкнутся с проблемой лицом к лицу. Они задумываются о медицинской страховке после операции. Они не делают упражнений по снижению веса, пока не упадут и не сломают бедро. Они бросают курить, только когда им диагностируют рак легких. Они не планируют будущее своих детей, пока тех не примут в учебное заведение, которое не по карману родителям, или пока не столкнутся с настоящей бедой, например подростковой наркоманией, нежелательной беременностью или низкой самооценкой и неуверенностью в себе у ребенка. Такие люди всерьез не задумываются о пенсии до последнего, в результате они вынуждены продолжать работать в 70 и даже 80 лет. Зачастую им приходится страдать понапрасну из-за того, что они не в состоянии оплатить медицинские услуги. Вы рассчитываете стать первым человеком в истории, который не будет стареть и ему не понадобится пенсия?
Вам придется платить либо сейчас, либо потом за каждое принятое вами решение, как и где расходовать ваше время.
Самый важный навык
Каждый из нас знает, что надо и не надо делать, но почему-то не все руководствуются этими соображениями. «Когда-нибудь» – это не день недели. Существует много психологических причин, почему люди не делают то, что должны, но главная заключается в следующем: они не знают как. Они недостаточно организованны, чтобы выполнить то, что необходимо. В школах, колледжах и университетах нет курса по управлению временем и жизнью. Хотя на самом деле это один из важнейших навыков, который может сделать человека успешным и счастливым.
Здесь я должен повториться, рискуя показаться докучливым, но я хочу, чтобы вы до конца поняли всю важность этой фразы:
Управление временем и жизнью – один из важнейших навыков, который может сделать человека успешным и счастливым.
Я надеюсь, что эта книга укажет вам верную дорогу, пока у вас еще есть время. Чтобы извлечь настоящую пользу из прочитанного, вы должны быть честны сами с собой.
Задайте себе эти вопросы:
Что мне не нравится в моей жизни?
Что мне не нравится в моей работе, моих друзьях, родственниках или зарплате?
Какая самая большая проблема в моей личной жизни?
Какая самая большая проблема в моей профессиональной деятельности?
Что я собираюсь делать с этим?
Изучив искусство и науку управления временем и жизнью, вы обязательно сможете найти ответы на все эти вопросы. Но я должен признать: вполне вероятно, что этого окажется недостаточно. В таком случае я настоятельно советую вам обратиться к тому, кто сможет вам помочь.
Ежедневник
Я провожу курсы по управлению временем и жизнью, опираясь на хорошо проверенный метод доцифровой эпохи. Я выбрал Day-Timer как ежедневник, который помогает мне реализовывать принципы и методику моего курса. В своей практике я использую систему ежедневника Two-Page-Per-Day Original (www.daytimer.com).
Вот уже 35 лет, как я использую эту систему, и благодаря ей я смог достичь баланса и порядка в моей до того столь беспокойной жизни. В результате я добился успеха, о котором раньше и не мечтал, как в личной, так и в профессиональной сфере. Каждый день, неделю, год я планирую с помощью ежедневника. Он позволяет мне держать мою жизнь под контролем.
Хочу вас заверить, что я не «динозавр». Я прекрасно осведомлен в области цифровых технологий и радуюсь каждой новинке. У меня есть смартфон, с его помощью я отправляю и получаю электронные письма, общаюсь в Интернете. Я также пользуюсь календарем в телефоне и списком контактов, которых насчитывается более 3000. Но мне не нужен смартфон, чтобы стать дисциплинированным. Я смог рационально организовать свою жизнь еще в то время, когда Стив Джобс только мечтал об Apple. Но я должен признать, что смартфон помог мне стать более эффективным, чем я был до этого.
Я могу с уверенностью сказать, что те, кто раньше пользовался бумажным ежедневником, а теперь переключился на смартфоны, стали менее организованными, эффективными и дисциплинированными.
Теперь у меня два прекрасных инструмента, которые помогают мне контролировать мою жизнь: ежедневник и смартфон. Позже я расскажу вам, как я использую их для того, чтобы не терять контроль, даже когда путешествую, выступаю с докладами и речами и провожу семинары, прилагая все усилия, чтобы оставаться прекрасным отцом, дедушкой и мужем.
Основываясь на своих наблюдениях за тысячами людей во всем мире, я могу с уверенностью сказать, что те, кто раньше пользовался обычным бумажным ежедневником, а теперь переключился на смартфоны, стали менее организованными, эффективными и дисциплинированными, чем были до этого. Одна из причин заключается в том, что люди тратят больше времени, чем экономят. У них появилась интересная новая игрушка, с которой, вместо того чтобы заниматься делом, можно развлекаться в свое удовольствие. Очень немногим хватает самодисциплины, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно, из чего можно почерпнуть новую информацию, а не на том, что радует. Если вы стремитесь преуспеть в деле управления временем, вы не должны отвлекаться на Facebook, Twitter, Instagram, текстовые сообщения, электронную почту, разнообразные обновления – от этого уже пострадало много начинающих лидеров.
Давайте начнем
Для начала давайте дадим определение понятию «управление временем». Будем считать, что «время» – это события, которые следуют друг за другом 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Иначе говоря, мы просыпаемся утром, проживаем серию событий в течение суток и всю жизнь повторяем эту схему день за днем. Многие вещи мы можем предугадать, едва проснувшись. Мы специально отвели на них время и отметили в наших ежедневниках.
Другие события представляют собой обычные рутинные привычки: почистить зубы, принять витамины, поцеловать детей перед уходом на работу. Эти действия не требуют дополнительного планирования.
Нет необходимости планировать ваши рутинные занятия, если речь о действительно хороших привычках и вам не нужны напоминания.
Также существуют вещи, которыми мы хотим заняться или знаем, что должны, – например регулярно делать зарядку или почитать детям на ночь, – но на это у нас не хватает времени.
Вот мой вам совет: начните сегодняшний день с того, что запланируете именно эти события так же, как если бы это был медицинский осмотр или деловая встреча. Да, сегодня! Планируйте ваши жизненные приоритеты. Однажды я использовал ежедневник, чтобы не забыть пить больше воды и звонить маме каждое воскресенье. Я смог отказаться от планирования этих действий, когда они превратились в естественные и рутинные привычки.
Существует еще одна категория событий: вещи, о которых мы не можем знать заранее, потому что их нельзя предсказать и нам остается лишь реагировать на них. Далее я расскажу вам, как позаботиться о том, чтобы у вас было время решать такие проблемы, и как это лучше делать.
Теперь давайте рассмотрим другую часть словосочетания «управление временем». Управление – это акт контроля. Другими словами, необходимо контролировать все те проблемы, которые нам предстоит решить. Если, например, вы управляете рестораном, ваша задача – держать его под контролем. Это означает, что, когда прибывают клиенты, на парковке нет мусора, окружающий пейзаж радует взор, ваши сотрудники вежливо приветствуют гостей и сразу же усаживают их за столики, официант подходит в нужный момент и прекрасно разбирается в меню и винной карте. Это означает, что блюда появляются на столах гостей без задержки, аппетитно выглядят и восхитительны на вкус. Это означает, что в ресторане все сияет, музыка играет не слишком громко, а свет не бьет в глаза, все прекрасно работает и находится в исправности. Это означает, что выполняются все требования по безопасности труда, а блюда готовятся из полезных и качественных продуктов. Это означает, что ваши сотрудники отлично подготовлены. Под вашим руководством они постоянно растут и развиваются как профессионалы, чувствуя свою причастность к общему делу. Их успехи не остаются незамеченными и поощряются. В коллективе царит дух взаимоуважения. Это означает, что, когда клиенты заканчивают обед, чек появляется незамедлительно, а когда они покидают ваш ресторан, обслуживающий персонал сердечно прощается с ними. Сделайте для посетителей все, и они обязательно вернутся.
Ресторан, который я только что описал, находится под контролем. Но, как знает любой, кто когда-либо управлял успешным бизнесом в той или иной сфере, высокий уровень обслуживания может быть достигнут только в том случае, если все в организации, начиная от вложенных средств до морального духа работников, контролируют высокоорганизованные лидеры. Это требует жесткой системы проверок, высочайшего уровня профессиональной подготовки персонала и беспрестанного отслеживания результатов работы.
Управление жизнью требует такого же уровня ответственности. Мы все хорошо знаем, что происходит, когда теряется контроль над ситуацией. Это может быть и плохая театральная постановка; и бюрократическая неразбериха в большой компании; и химчистка, в которой потеряли вашу рубашку; и собрание, на котором все спорят и не могут прийти к единому решению; или семья, которая не в состоянии собрать детей и прибывает на игру через час после ее начала. Если что-то выходит из-под контроля, то это случается из-за проблем в системе управления и менеджмента. Лидер может быть как исполнительным директором, так и спортивным тренером, владельцем небольшого бизнеса или партнером. Но если дело касается вашей личной жизни, то лидером становитесь вы. Поэтому не теряйте контроль.
Теперь, когда мы выяснили, что такое «время» и «управление», возникает вопрос, какое определение мы можем дать понятию «управление временем». Все очень просто.
Управление временем – это контроль над всеми событиями в вашей жизни.
Контроль неконтролируемого
Большинство людей не согласятся с этим определением, так как считают, что мы не можем управлять многими событиями, которые происходят независимо от нас, сами по себе. В какой-то степени это верно, но тем не менее вы и правда способны контролировать происходящее гораздо лучше, чем вам кажется.
Как добиться высокого уровня контроля:
1. Окружайте себя выдающимися людьми.
2. Тренируйте и учите.
3. Ставьте четкие цели для себя и для других.
4. Предугадывайте и практикуйтесь.
5. Оставляйте пустые места в вашем ежедневнике.
6. Сделайте это сейчас!
1. Окружайте себя выдающимися людьми. Некоторые справляются с неожиданными событиями лучше, чем другие. Если вы управляете организацией или возглавляете команду, всегда нанимайте и продвигайте выдающихся людей. Это одна из самых главных ваших обязанностей как лидера или менеджера.
Выбирайте опытных сотрудников, которые относятся к работе с энтузиазмом и уверены в своих силах. Вы будете потрясены, когда узнаете, как много компаний терпят неудачу из-за того, что нанимают неподходящих людей. Ситуация становится еще хуже, если работодатели не предпринимают никаких действий, когда их сотрудники не справляются с поставленными задачами.
Когда я работал в Disney, у нас не было времени на то, чтобы контролировать 40 000 сотрудников, неспособных справиться со своими обязанностями. И разумеется, мы не нанимали людей, ориентируясь на инстинктивные предпочтения: наши посетители заслуживают того, чтобы получать удовольствие от каждой секунды пребывания в парке. Вам следует рассуждать так же. Чтобы достичь совершенства, нам пришлось разработать особый систематический подход к проблеме набора кадров. Сэкономьте свое время и посетите сайт www.HireAuthority.com. Мы вместе с моим партнером, Кэролом Куинном, представим вашему вниманию лучшие способы проводить интервью с кандидатами. Здесь вы так же сможете приобрести навыки, которые позволят вам выбирать только самых достойных работников. Этот сайт откроет вам глаза на процесс найма на работу.
Эта тема также детально рассматривается в правиле № 9 в моей книге «Все для клиента. 39 правил незабываемого сервиса».
2. Тренируйте и учите. После того как вы наняли выдающихся людей, тщательно тренируйте и учите их всем аспектам деятельности компании, включая ваши основные ценности, философию, приоритеты и цель. В таком случае, если что-нибудь произойдет, они смогут принять правильное решение и в ваше отсутствие. Даже великие люди иногда ошибаются, если они плохо подготовлены и не владеют необходимыми навыками и знаниями. Не забывайте о других важных аспектах подготовки персонала. Тестирование позволит удостовериться в том, что сотрудники усвоили программу обучения. Следите за порядком и дисциплиной – это поможет участникам команды правильно взаимодействовать и доводить работу до конца, а также обеспечит подотчетность.
3. Ставьте четкие цели для себя и для других. Родители должны давать детям конкретные задачи. Если вы не можете на 100 % ясно и однозначно разъяснить ребенку, вашей команде или вашим сотрудникам, что от них требуется, то рискуете сильно разочароваться в результатах. Но в том случае, если поставленная цель предельно понятна, они всегда будут знать, к чему стремиться, несмотря на проблемы и непредвиденные обстоятельства, которые могут встретиться у них на пути.
Выражайте свои мысли четко. Не оставляйте места для лазеек. Не давайте повода вашим сотрудникам сказать: «Я не понял, что вы имели в виду», «Я не знал, когда вам это понадобится» или «Я думал, что вы подразумевали что-то другое».
4. Предугадывайте и практикуйтесь. Думайте о тех вещах, которые могут произойти. Проводите тренинги по преодолению непредвиденных обстоятельств. Заранее обдумайте каждый вероятный поворот событий – это позволит вам спланировать свои действия на случай, если эти события реально произойдут. Кроме того, вы сможете принять меры, которые не дадут делу обернуться наихудшим образом.