Результат на выходе из этапа «Построение общего понимания» становится входом в следующую стадию рабочей встречи – «Поиск решений».
Инструменты
Для реализации технологии могут быть использованы различные сочетания инструментов: «Четыре вопроса», MeWeUs, «Три корзины», Black box, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: Criba, «#хочувсезнать», «Бифштекс из слона», «Чекап», «Верю – не верю», «История вопроса», «Миксмэп» и другие.
Цель
1. Найти максимум решений для каждого «горячего» вопроса, круг которых был определён либо разъяснён на предыдущем этапе.
2. Отобрать по заданным критериям из всех предложенных решений самые подходящие.
Процесс
Технология процесса включает в себя четыре шага:
1-й шаг – список «горячих» вопросов и структура поиска решений,
2-й шаг – генерация и развитие идей,
3-й шаг – отбор по критериям и формирование финального списка идей,
4-й шаг – представление результатов.
На выбор инструментов реализации технологии влияет количество заявленных «горячих» вопросов, а также то, чья экспертиза необходима для определения путей решения каждой задачи – всех без исключения или только части присутствующих.
Результат
1. На выходе из этапа для каждого «горячего» вопроса есть список решений, реализация которых решит проблемную задачу.
2. Результат на выходе из этапа «Поиск решений» становится входом в следующий этап рабочей встречи – «План действий».
Инструменты
World café, Ideologue, Open space, Bus stop, Table of elements, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: «Три крейзи раунда», «Групповой фрирайтинг», «Нарисуй решение», «Магическое „Если бы…”», «Когнитивное кафе», «Слепое прослушивание», «Аукцион» и другие.
Цель
На входе в этап «План действий» задача звучит так:
1. Составить для каждого найденного решения план шагов, которые обеспечат внедрение в жизнь этих решений.
2. Определить ответственных и сроки реализации каждого решения.
Процесс
На выбор инструментов реализации технологии процесса влияет горизонт планирования, а также глубина проработки.
Технология процесса включает в себя три шага:
1-й шаг – представление горизонта планирования и глубины проработки решений,
2-й шаг – определение действий, сроков и ответственных для каждого решения,
3-й шаг – представление / согласование планов.
Каждый из шагов может быть реализован с применением различных инструментов.
Результат
1. Для каждого решения есть конкретный набор действий, которые его реализуют. Понятны сроки и ответственные.
2. Результат на выходе из этапа «Планирование действий» становится входом в следующий этап рабочей встречи – «Закрытие рабочей встречи».
Инструменты
«Три смелых шага», Road map, Scrum board, Role negotiations, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: «Тетрис-план», «Кто? Где? Когда?», «Открытка со смыслом», Advenskalender, «Чеклист-план», «Эквалайзер», «Таск-охота» и другие.
Цель
Этап закрытия имеет на входе две задачи:
1. Подвести итоги совместной работы.
2. Получить обратную связь от участников.
Процесс
Технология включает в себя два шага:
1-й шаг – итоги от руководителя / инициатора встречи,
2-й шаг – обратная связь от участников.
Результат
Каждый участник встречи понимает, что удалось и что не удалось сделать вместе, что будет дальше с результатами встречи.
Инструменты
Check-out, «3 комментария», WoW, Grape cocktail и другие, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: «Футболка с лозунгом», «Лети-лети, самолёт», «Лимерик», «Проводы на обложке», «Эмодзи», «Тату», «Кричалка» и другие.
Какие ещё модели управления рабочими встречами существуют?
Не претендуя на всеобъемлющую информацию, назову несколько технологий, которые я отношу к моделям управления рабочими встречами: это Dynamic Facilitation, Open Space, Future Search, Appreciative Inquiry. Я отношу их к моделям на том основании, что каждая из них имеет свою структуру, в которую встроены различные инструменты, ведущие к запланированному результату.
Особо хочу отметить, что сами авторы не называли свои детища моделями для управления рабочими встречами. Так, Джим Раф, автор DF, называет её методом, Харрисон Оуэн, создавший Open Space, говорит о «Технологии открытого пространства», Дэвид Куперрайдер считает Appreciative Inquiry «философией и методологией», а Future Search многие фасилитаторы определяют как конференцию по планированию будущего.
Все разночтения в определениях лишний раз подтверждают вывод, что фасилитация как область знаний ещё только формируется не только в России, но и за рубежом.
Модель «Путь к результату»: главное
1. Фасилитаторами не рождаются – фасилитаторами становятся.
Интуиция, здравый смысл, примеры коллег, собственный опыт и неотразимая харизма не заменят современных технологий управления рабочими встречами.
Со знанием этих технологий не рождаются, их нужно специально осваивать!
2. Думай глобально, действуй локально.
Чтобы подготовить и провести результативную встречу, недостаточно знать World café. Нужен системный подход, который подразумевает взгляд на рабочую встречу как на целостное явление с видением его составляющих и пониманием того, как можно управлять ими, чтобы получить нужный результат.
Понимание сути ключевых составляющих рабочей встречи и взаимосвязей между ними дают надёжный фундамент для планирования, реализации и анализа рабочих встреч.
Освоить системный подход к управлению рабочими встречами вне конкретной модели рабочей встречи представляется крайне затруднительным.
Поэтому в основе подхода «Школы фасилитации» лежит модель «Путь к результату».
3. «Путь к результату» – российская модель структуры рабочей встречи, разработанная в «Школе фасилитации».
Это структура рабочей встречи, представляющая собой цепочку последовательных этапов обсуждения, технологичное управление каждым из которых приведёт к запланированному результату.
Каждый этап структурирован в единой схеме «Цель – Процесс – Результат».
Это значит, что каждый этап может быть рассмотрен как звено единого бизнес-процесса, имеющего вход, выход и ряд последовательных шагов между ними. Именно эта простая схема позволяет фасилитатору контролировать процесс движения от входа до выхода этапа и делать прозрачным процесс обсуждения для участников.
Чтобы схема не превратилась в прокрустово ложе, она должна учитывать особенность решаемой бизнес задачи, работать для разного количества и состава участников и количество времени на рабочую встречу. Обеспечить это возможно, если использовать подходящие инструменты фасилитации. Разнообразие инструментов и их сочетание между собой дают огромное количество вариантов.
Если кратко резюмировать суть модели управления рабочей встречей «Путь к результату», то можно сказать, что она основана на жёсткой схеме технологии процесса, дающей контроль за обсуждением, и на гибкой настройке этой схемы через подбор наиболее подходящих инструментов для каждого шага технологии, исходя из конкретной задачи, времени встречи и особенностей состава участников. И всё это ради конкретного и оптимального результата встречи!
Глава 2
Открытие рабочей встречи
Проработку каждого этапа рабочей встречи хотелось бы начинать с напоминания, что в модели «Путь к результату» каждый этап является шагом на пути к результату рабочей встречи.
Двигаясь от этапа к этапу, шаг за шагом участники рабочей встречи приближаются к результату их совместной работы, но это не происходит автоматически.
Для достижения результата встречи недостаточно знать последовательность этапов обсуждения, нужно овладеть технологией продвижения к результату внутри каждого этапа.
Схема «Цель – Процесс – Результат» служит этой задаче.
Цель – это точка входа в этап, это чёткий конечный ориентир, для достижения которого осуществляется ряд действий. Цель определяет направление движения.
Процесс – планирование пошаговых действий для достижения результата этапа.
Результат – точка выхода из этапа. Это финишная черта, при пересечении которой сравнивается желаемое и достигнутое. В идеале цель и результат должны получить знак равенства.
ЦЕЛЬ
• «Привести людей в комнату», что значит сделать им понятным результат рабочей встречи («что должны сделать вместе»), программу («как будем работать»)
• Присоединить цели участников к целям рабочей встречи («зачем это мне»)
ПРОЦЕСС
• Приветствие
• Цель встречи
• Программа встречи
• Цели участников
РЕЗУЛЬТАТ
• Каждый участник встречи понимает, ради чего собрались, как будут работать, нашел для себя смысл участия в этой встрече и готов начинать!
Этап «Открытие»:
ЦЕЛЬ – ПРОЦЕСС – РЕЗУЛЬТАТ
Попадали ли вы в своей жизни на рабочие встречи, которые начинались с места в карьер, когда сразу после приветственного «Добрый день, коллеги!» неслось что-нибудь вроде «давайте обсудим результаты работы / давайте решим, что делать с… / давайте набросаем план…»? И буквально через несколько минут кто-то уже скакал во весь опор по повестке, часто не замечая, что делает это в гордом одиночестве или с небольшой горсткой товарищей: большая часть участников встречи ещё даже не запрягла коней и находится в дезориентации, что здесь происходит.
Начало встречи – небольшой по времени, но очень важный по значению отрезок пути к результату. Именно здесь каждый участник встречи должен понять, куда он попал, ради чего здесь собрались люди, что будет результатом, какие вопросы будут обсуждаться, и… найти для себя смысл для активного участия в этой встрече.
Цель этапа открытия помогает фасилитатору перед началом встречи… поставить себя на место участников и задать себе вопросы: откуда придут люди на эту встречу? с предыдущей встречи, где было жарко или скучно? со своего рабочего места, где они были погружены в свои задачи? с обеденного перерыва, во время которого они говорили с близкими или друзьями? Это не праздные вопросы! Люди приходят на встречи не из безвоздушного пространства и в голове у них не пустота. Они приходят с головой, полной мыслей, и с переживаниями в сердце.
А чего хотят инициаторы и ведущий встречи? Чтобы люди сосредоточились на 100 % на цели рабочей встречи, чтобы они отдали решению этой задачи всего себя.
Вы правда этого хотите?
Тогда начните работать на цель этапа открытия – «приведите людей в комнату», в которой вот-вот начнётся совместная работа и где экспертиза каждого присутствующего критически важна для того, чтобы получить максимальный результат на выходе!
«Привести людей в комнату» – значит донести до участников встречи цель: результат, которого они должны достичь вместе. Им должна быть понятна программа встречи, какие вопросы и как они будут обсуждать, а также нужно дать участникам время осмыслить цель и программу встречи, чтобы найти в них смысл для себя!
Если вы всё сделаете правильно на этапе открытия, участники во время встречи не будут озабоченно поглядывать на часы и думать: «Какой ерундой мы занимаемся! Когда я свою работу делать буду?»
А чтобы всё правильно сделать, нужно знать пошаговую технологию открытия рабочей встречи, которая не даст сбиться с пути и поможет привести участников к результату этапа открытия, когда каждый понимает, что нужно решить на встрече, зачем это нужно именно ему, и готов начать работу.
Этап «Открытие»:
ТЕХНОЛОГИЯ
1-й шаг. Приветствие инициатора встречи
Зачем нужно приветствие
Участники встречи сразу должны получить посыл от авторитетного лица, что они сейчас займутся важным для компании / руководителей / сотрудников вопросом.
• Приветствие – это ответ инициатора на висящие в воздухе вопросы: ради чего мы собрались? почему эта рабочая встреча важна? кому и зачем понадобилась эта встреча?
Любая рабочая встреча является частью решения какой-то текущей бизнес-задачи.
Это может быть рутинная, повторяющая рабочая встреча или специальная, кросс-функциональная или даже стратегическая сессия, но на любой из них первым, обязательным шагом будет приветствие. Просто сделать его можно и нужно по-разному.
Помните, мы говорили, что технология даёт жёсткую схему, которая, как нить Ариадны, не даёт фасилитатору сбиться с пути, а вот инструменты обеспечивают гибкость этой схемы. За счёт чего? За счёт правильно подобранного инструмента, который учитывает особенности задачи, состав участников и продолжительность встречи.
Если встреча рутинная, еженедельная и участникам по умолчанию понятно, на какую бизнес-задачу она работает, то для приветствия ведущему достаточно выбрать простое «Здравствуйте, рад всех видеть!».
Это вроде назвать инструментом даже язык не поворачивается, но это инструмент!
Если лаконичное и позитивное «Здравствуйте, рад всех видеть!» повторять как первый шаг на каждой встрече, то это становится ритуалом, который уже считывается всеми как сигнал, что встреча началась. А если снабдить эту фразу искренней улыбкой и доброжелательным взглядом, то из протокольной фразы она превратится в мотивирующий инструмент!
А уж если встреча не рутинная и на неё собрались сотрудники разных подразделений, чтобы решить специальную задачу, тут и вовсе нужна особая мотивационная речь и есть много вариантов разнообразить её формат.
Вот лишь несколько инструментов, которые может использовать в своём приветствии инициатор рабочей встречи для того, чтобы настроить аудиторию на совместную работу и донести до участников значимость встречи, где им предстоит вместе поработать.
Эта была не самая простая рабочая встреча.
Инициатору встречи, вновь назначенному руководителю департамента, нужно было довести до ключевых руководителей департамента новую организационно-штатную структуру, которая многим из присутствующих их должность, обязанности и даже место жительства.
Начал руководитель эту встречу с такого приветствия:
«Приветствую вас, коллеги! Начать нашу сессию хочу с неожиданного вопроса „Кто из вас сейчас следит за матчами мундиаля?”»