Стоит добавить, что вы можете отправить сообщение с запросом в любое время, например, чтобы не забыть или не возвращаться к вопросу. Ответ на деловой вопрос придет в рабочее время. Если вы не получили ответ в течение 1–2 дней (в зависимости от срочности), то можно написать повторно. Ответ на личное сообщение вы получите, когда собеседник готов к ответу.
Особое влияние на общение в мессенджерах и соцсетях оказывает поведение потребителя и маркетинговые стратегии. Часто именно клиентский запрос формирует культуру упрощенного делового взаимодействия. Как показывают статистика, исследования рынка и ожидания потребителя, клиенты, которые общаются в мессенджерах и соцсетях, часто не ограничивают свои запросы рабочими часами, при этом ожидая быстрого получения нужной информации.
Если вы готовы ответить, это допустимо. Вполне возможно, вы порадуете клиента, и ваш быстрый ответ окажется вашим бонусом. Более того, возможно, вы сможете сделать выгодную продажу. Но перед тем как ответить в неурочное время клиенту, коллеге или руководителю, проанализируйте ситуацию. Будет ли ваш вечерний ответ правильно воспринят и оценен? Какое влияние вы оказываете на свой деловой имидж и репутацию, отвечая в любое время? Лучше, если время ответа будет обосновано. Например, вы работаете круглосуточно или у вас есть служба быстрого реагирования.
Время отправки личных сообщений в мессенджере также ограничено. Если вы увидели позднее личное сообщение и готовы ответить, несмотря на полночь, возможно, собеседник будет рад и у вас даже завяжется беседа. Но если вы не готовы – не отвечайте, оставьте до следующего дня.
Выбрать вечернее ограничение для личного чата с друзьями или близкими людьми можно по договоренности. В этом случае вы можете сойтись на том, что писать сообщения можно в любое время. А вот звонки придется отложить до утра или попросить разрешения позвонить письменным сообщением.
Вопрос, часто вызывающий разногласия на практике: стоит ли использовать голосовые сообщения в мессенджерах или лучше написать сообщение?
Кому-то удобнее говорить, а кому-то общаться письменно. Голосовое сообщение экономит время, однако собеседнику понадобятся наушники или свободное пространство. Кто-то стесняется говорить; к своему голосу и легкости в кратком изложении тоже нужно привыкнуть. Отправленный фрагментами текст воспринимается легче, чем множество голосовых сообщений.
У каждой стороны найдется немало убеждающих аргументов. Однако именно верно подобранный способ взаимодействия может повлиять на быстроту и качество ответа. Если ваш собеседник не может прослушать сообщение, но мог бы его прочитать, вам придется дольше ждать ответ. А перечитывать и использовать данные из текстового сообщения удобнее, чем переслушивать голосовое послание, особенно длинное.
Для каждой общающейся пары или группы рекомендуется подобрать свою комбинацию. Каждый сможет высказать свои пожелания и тактично прислушаться к желанию собеседника.
Начинать общение в мессенджере лучше с письменного сообщения. Если вы предпочитаете общаться голосом, уточните в переписке такую возможность и удобство для собеседника. Задавая подобный вопрос, вы проявите такт и учтивость, ведь вы подбираете наиболее удобный формат общения и не поставите собеседника в трудную ситуацию.
Способ взаимодействия стоит выбрать не только в паре, но и в группе. Правила следует довести до всех участников, например, закрепив их в первом посте. Если участники не согласны или хотят сделать для себя исключение, допустимо обсудить такую возможность с руководителем или организатором группы. Возможно, вопрос будет вынесен на рассмотрение. Если правила приняты, нарушать их нетактично. К тому же вас могут удалить из группы.
Если в личном общении в силу занятости или ситуации вам удобнее использовать голосовой формат, чем письменный, кратко извинитесь в начале сообщения, в нескольких словах объясните причину и переходите к основной части послания: «Извини, что голосом, нет возможности сейчас написать, но хочу передать…»
Если вы уже ведете переписку, но хотели бы перейти на голосовое общение, также стоит спросить разрешения и предложить новый формат. Перечислите удобства нового формата, назовите причину.
Не обязательно отвечать на сообщение тем же способом, который использует собеседник. Вы можете общаться в режиме «голосовой ответ на письменное сообщение» или «написанный текст в ответ на голосовое сообщение».
В деловой среде при общении с руководителем или клиентом предпочтительнее письменное сообщение. Однако коллеги или заказчик-фрилансер могут обмениваться по договоренности речевыми сообщениями, особенно в момент быстрого решения вопроса.
В былые времена по телефону часто звонили без предварительной договоренности и дополнительных предупреждений. Казалось бы, к чему такие изыски и сложности? Однако многочисленные возможности современных гаджетов позволяют договариваться о звонке в режиме текущего времени. В этом случае вам не придется задавать вопрос «Вовремя ли я позвонил?», а ваш собеседник освободит для вас не только время, но закончит другие виды деятельности на телефоне.
Перед тем как позвонить для делового разговора по мессенджеру, рекомендуется договориться о звонке заранее. Этим вы продемонстрируете тактичность, ведь собеседник может быть занят. Звонить без предупреждения допустимо в случае предварительной договоренности, если телефон указан как средство связи на сайте, а также если вы точно уверены, что абонент свободен.
Если во время общения разговор прервался, то, согласно классическим правилам, перезванивает звонивший. Однако проблемы связи могут возникнуть у любой стороны. Если созвониться не получается, напишите сообщение. Предупредите и предложите время и способ для дальнейшего общения.
После неотвеченного звонка удобно написать сообщение и назначить новое время для связи. Перед тем как звонить, стоит повторно дождаться подтверждения. Иначе в случае, когда собеседник занят, ваш вызов вновь не примут.
Если вы пропустили звонок, то отправьте сообщение. В былые времена перезванивал звонивший, причем часто; чтобы дозвониться, звонить приходилось несколько раз. Сегодня абонент часто видит входящий номер, поэтому, чтобы не названивать, лучше написать. Однако ввиду того, что собеседник может не заметить, пролистнуть сообщение или вызов, абсолютно полагаться на обратный звонок не стоит, выждав время, можно перезвонить.
В деловой обстановке подобные оповещения и назначение времени для звонка экономят время, позволяют подготовиться.
Если вы заняты, вы также можете предупредить собеседников, выразив уважение и к своему, и к их времени.
В системе Skype имеется возможность определить в статусе уровень своей занятости. Общаясь в Skype, необходимо обращать внимание на предупреждающий статус «занят» или «отсутствует». В данном случае лучше дождаться, пока собеседник освободится. Однако допустимо написать сообщение с запросом на разговор в связи с тем, что многие используют статус «занят», но готовы к общению с «нужными людьми».
Частой проблемой и совместных, и деловых, и личных чатов в мессенджерах является отправление участниками нецелевых сообщений, личные дискуссии на отвлеченные темы, несанкционированная реклама. Подобные проблемы часто возникают на учебных площадках, в чатах целевых или рабочих групп.
Модератор группы может сделать предупреждение или удалить участника за нарушение правил. Не стоит пропускать невыполнение правил кем-то из участников сообщества. Это обижает и демонстрирует неуважение к остальным участникам.
Важная особенность удаленной работы и общения в чате – разница во времени. В зависимости от места проживания ко многим участникам чата или диалога сообщения приходят в позднее вечернее или ночное время. Пользователь может сам отключить уведомления о сообщениях, чтобы не спорить с группой. Однако если участники или организатор приняли решение об ограничении времени, то правила следует выполнять.
Если исполнители или сотрудники находятся в разных временных зонах, это необходимо учитывать. Узнайте заранее, во время собеседования и составления плана работы удаленной команды, где именно проживает будущий сотрудник. Обсудите, в какое время вы сможете общаться.
Преимуществом удаленной работы является возможность отправлять результаты работы по мере готовности. Например, по электронной почте или загрузив на облако. Если вы работали допоздна, то завтра утром заказчик уже сможет увидеть результат.
Задание:
Настройте смартфон на прием звонков и сообщений в удобном для вас режиме. Уточните правила чатов и групп, в которых состоите.
Работаю, где хочу, или Как договориться с домочадцами
«Где поставить компьютер, чтобы организовать офис: в углу детской или спальне? Придется перенести детскую кроватку в спальню и организовать кабинет…» – случай из практики.
«Вот перейду на „удаленку“ и буду работать, как захочу. Отвечать на сообщения начальства, нежась в постели, ложиться за полночь…» Никогда не мечтали? Согласно статистике, именно так представляют себе удаленную работу большинство офисных сотрудников. Однако правила делового этикета диктуют свои условия.
Чтобы работать продуктивно, не разыскивая папки с документами среди детских рисунков или на кухонных полках, организуйте свое рабочее пространство. На удаленной работе вашим имиджем становится не только дресс-код, но и наушники, стул, ручка, папка для бумаг – все, что попадает в поле видеокамеры. Нередко даже книжная полка, торшер, шторы.
В случае если вам предстоит деловая беседа, уберите со стола лишние предметы. Приготовьте перед разговором необходимые бумаги, ручку, контакты. Рабочую эффективность повысит наличие второго экрана, на котором вы сможете открыть дополнительные файлы.
В более сложной ситуации, если вы работаете за кухонным или учебным столом ребенка, договоритесь, чтобы домочадцы вас не отвлекали. Заранее обсудите, кто убирает стол до и после работы. Идеально, если все члены семьи помогают в создании рабочей зоны.
Проработайте свой и семейный тайм-менеджмент, составьте расписание. Со временем составление плана войдет в привычку, снизит количество ссор и взаимное недовольство. Повесьте соответствующую табличку – «Занято» или «Работа» – на двери комнаты. Сообщите, во сколько закончите. Назначив время, постарайтесь закончить работу вовремя. Работа после окончания рабочего дня редко нравится членам семьи и часто приводит к ссорам.
Договоритесь с членами семьи, как к вам следует обратиться в случае важного, безотлагательного вопроса. Не стоит портить свой имидж в глазах сотрудников, клиентов или коллег из-за домашнего ласкового обращения. Выделите моменты, когда обращаться к вам категорически нельзя, словно вас нет дома.
Работа фрилансера или сотрудника на «удаленке» накладывает на исполнителя ответственность за создание рабочего места, сохранение инструментов, электронной и печатной документации.
Если у вас подрастают дети, то документы следует убрать, чтобы они случайно не были использованы в других целях. Договоритесь с близкими, чтобы они не прикасались к документам.
Задание:
Составьте расписание работы и тайм-менеджмент для членов семьи. Оборудуйте удобное и подходящее место для работы. Организуйте хранение инструментов и документации.
10 правил делового этикета, которые не изменит даже «удаленка»
1. Пунктуальность
Точность и в онлайн-пространстве, и на «удаленке» – по-прежнему «вежливость королей».
Приходите на онлайн-встречи вовремя, отвечайте на сообщения и звонки в короткий срок. Соблюдайте все договоренности, в том числе назначенные короткими сообщениями в мессенджере. Не задерживайте сроки сдачи заказа или отчетности.
2. Рабочее время
Официально обговоренное рабочее время остается неизменным даже на «удаленке». В некоторых случаях, если заказчика или работодателя интересует именно результат, вы можете сами распределить свое рабочее время. Однако часто для сотрудников указаны рабочие часы.
В рабочем графике на «удаленке» не стоит забывать и про обеденный перерыв или кофейную паузу. В это время вы также можете отлучаться от рабочего места, не оправдываясь, а предупредив.
3. Дресс-код
«Удаленка» предъявляет менее строгие правила к дресс-коду. Сотрудникам и фрилансерам, работающим из дома, допустимо заменить строгий дресс-код на casual. О дальнейшем развитии офисной моды сегодня рассуждают многие специалисты, но очевидно, что casual или в более строгой ситуации business-casual уже завоевал свои права. В связи с чем следите за модой, даже если вы предпочитаете классику. Тренды и тенденции подскажут, в чем работают из дома.
Конец ознакомительного фрагмента.