Основные компоненты MS Access:
просмотр таблиц;
построитель экранных форм;
построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
построитель отчётов, выводимых на печать.
Все они могут вызывать скрипты на языке VBA. Таким образом, MS Access позволяет разработать СУБД практически «с нуля» или написать оболочку для любой внешней СУБД.
Extensible Markup Language (XML)это стандартный язык для описания и передачи данных в интернете, подобно тому как Hypertext Markup Language (HTML) является стандартным языком для создания и отображения веб-страниц. В Microsoft Access предусмотрены возможности импорта и экспорта данных XML, а также обмен данными с другими форматами, использующими файлы на основе XML.
Передача информации по интернету и из одного приложения в другое всегда была интересной задачей из-за различий в особых форматах данных и требованиях пользователей. Язык HTML, несмотря на то что он в полной мере обеспечивает воспроизведение текстовой и графической информации в вебобозревателях, имеет ряд ограничений, касающихся определения данных и формирования структур данных. Язык HTML описывает внешний вид веб-страницы, тогда как XML определяет данные и описывает их структуру.
XMLэто формат преобразования данных, служащий для обмена данными между разнотипными системами или приложениями. Данные и их представление разделены в XML, поэтому одни и те же данные XML могут быть представлены различными способами при использовании различных файлов представления данных.
В то же время XMLэто стандартизированный протокол, определяемый консорциумом W3C. Протокол XML представляет собой совокупность правил, руководств и соглашений по разработке форматов и структур данных, образующих файлы, которые легко создаются и читаются на разных компьютерах и в разных приложениях. Кроме того, структуры, определяемые на языке XML, однозначны, то есть включают описание и не зависят от платформы.
Внимание, важно!
Подобно языку HTML, XML использует теги и атрибуты, но в отличие от языка HTML, задающего назначение каждого тега и атрибута (и поэтому однозначно определяющего, как данные между ними будут выглядеть в обозревателе). В языке XML теги применяются только для разграничения данных, а их интерпретация полностью зависит от приложения, используемого для чтения.
Как работают базы данных
База данныхэто набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если она хранится не на компьютере (на ПК хранятся только ее части), приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно, что не всегда удобно.
К примеру, координаты телефонов личных знакомых сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов, картотеке сведений, адресной книге и электронной таблице, содержащей сведения о личных контактах. Если телефон конкретного адресата изменился, придется обновить данные в четырех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном местетогда телефон будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных.
Поэтому Microsoft Access, в отличие от иных СУБД и адресных книг WAB, позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
таблицы для сохранения данных;
запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через интернет или интрасеть.
Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.
1. Отображение данных в запросе.
2. Отображение данных в форме.
3. Отображение данных в отчете.
4. Отображение данных на странице доступа к данным.
2.15.2. Работа с другими приложениями
В Microsoft Access входят средства работы с другими программными продуктами.
Существует возможность создать проект Microsoft Access, который можно легко подключить к базе данных Microsoft SQL Server или воспользоваться «мастером баз данных» «Microsoft SQL Server» для быстрого создания базы данных SQL Server и проекта Microsoft Access в одно и то же время. Работа с проектом Microsoft Access аналогична работе с базой данных Microsoft Accessпроцесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей один и тот же. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы базы данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.
Для создания новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого формата можно открыть в Microsoft Access файл другого форматанапример, текстовый, dBASE,
Paradox или электронную таблицу; тогда Microsoft Access автоматически создаст базу данных Microsoft Access и связи с этим файлом.
Для импорта или связывания данных из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server используются мастера импорта из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Например, можно создать связь с папкой Microsoft Outlook «Контакты», а затем создавать документы на бланке и почтовые наклейки путем объединения данных с помощью мастера составных документов Microsoft Word; из Microsoft Access можно экспортировать данные и в другие источникиразличные форматы и приложения.
Выполнять обмен данными между приложениями Access и Excel можно различными способами. К примеру, скопировать данные из открытого листа и вставить его в таблицу Access, импортировать лист из базы данных Access или просто загрузить таблицу Access в приложение Excel, используя команду Анализ в Microsoft Office Excel.
Если необходимо сохранить все данные или часть данных из одного или нескольких листов Excel в приложении Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в приложении Access создается копия данных в новой или существующей таблице без изменения исходного файла Excel.
Несколько типичных ситуаций, при которых возникает необходимость импорта данных Excel в приложение Access.
Пользователь использует Excel и подумывает о переходе на Access. Можно начать с импорта листов Excel в одну или несколько баз данных Access. Или получаете отчеты от подчиненных в формате Excel. Тогда требуется перенести эти отчеты в существующую базу данных, чтобы обновить ее содержимоепотребуется автоматизировать операцию импорта, чтобы сэкономить время.
Внимание, важно!
Не пытайтесь сохранить лист Excel как базу данных Access. В приложении Microsoft Excel не поддерживается средство «сохранить как» для создания базы данных Access на основе данных Excel.
Прежде чем начать операцию импорта, следует открыть базу данных Access. Если необходимо импортировать данные в новую базу данных, перед началом операции импорта надо создать пустую базу данных (не содержащую ни таблиц, ни форм, ни отчетов).
Данные, импортируемые из листа, сохраняются в новой или существующей таблице в текущей базе данных.
При открывании листа Excel в приложении Access (для этого в диалоговом окне «Открытие файла» базы данных в поле со списком. Тип файлов, перейдите к Microsoft Excel и выберите необходимый файл), в приложении Access вместо импорта данных создается связь с листом Excel. Создание связи с листом отличается от импорта листа в базу данных.
Если копирование данных в базу данных Access нежелательно, вместо этого можно установить связь с листом Excel. Связывание позволяет подключить данные из другой программы, не выполняя их импорта. При этом можно просматривать и редактировать данные как в исходной программе, так и в файле Access. При установке связи с листом или именованным диапазоном в приложении Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения данных в таблице приводят к изменению исходного файла Excel. Связывание полезно, когда необходимо организовать совместную работу с данными Excel для пользователей, работающих в Excel и Access.
Для новичков, выполняющих связь с листом Excel, будут полезны следующие замечания:
нельзя установить связь с базой данных Access в приложении Excel;
нельзя связать данные Excel с существующей таблицей в базе данных;
при связывании в приложении Access создается новая таблица, называемая связанной таблицей (в ней отображаются данные из листа или именованного диапазона, но фактически эти данные в базе данных не хранятся);
в базе данных может быть несколько связанных таблиц;
любые изменения данных в Excel автоматически отображаются в связанной таблице. Любые изменения данных в связанной таблице автоматически сохраняются в исходном файле Excel;
при открытии листа Excel в приложении Access (в диалоговом окне «Открытие файла» базы данных в поле со списком «Тип файлов» перейдите к Microsoft Excel и выберите необходимый файл), в приложении Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.
Часто встречается ситуация, когда данные, хранящиеся в Access, необходимо перенести или скопировать в Excel.
К примеру, может потребоваться распространить отчет группе пользователей, предпочитающих работать с приложением Excel. Если требуется анализ данных Access с использованием возможностей анализа данных, имеющихся в приложении Excel, следует экспортировать содержимое базы данных Access в лист Excel.
В Excel можно экспортировать данные из таблиц, запросов, форм и отчетов, а также все или некоторые из строк и столбцов в режиме таблицы.
Внимание, важно!
Нельзя экспортировать несколько объектов в ходе одной операции экспорта. Но возможно объединить данные, содержащиеся на различных листах и в различных книгах после завершения отдельных операций экспорта.
Глава 3Оптимизация ПК: полезные советы
3.1. Как устранить компьютерный зрительный синдром
Без компьютера сегодня не обходится почти никто. Он стал незаменимым помощником почти во всех сферах человеческой деятельности, став необходимостью для людей, желающих достичь успеха и идти в ногу со временем. Прогресс в области высоких технологий не стоит на месте, поэтому компьютеры нового поколения стали более безопасными для здоровья человека, чем прежние модели, но все еще существуют причины, вызывающие неприятные ощущения, связанные с длительной работой за компьютером. Речь идет о так называемом компьютерном зрительном синдроме.
В медицине синдром обозначает устойчивую совокупность ряда симптомов с единым патогенезом.
Симптомы компьютерного зрительного синдрома таковы.
Прежде всего, это утомление глаз, выражающееся в дискомфортных ощущениях в области переносицы и лобных долей. Ощущение тяжести в этих местах, произвольное сужение век и желание «сменить картинку», то есть перевести взгляд от рабочей поверхности включенного дисплея в более темные интерьеры, желание моргать, опускать взгляд вниз. Это то, что чувствует сам пользователь компьютера. Проверить свои ощущения можно довольно просто. Если при смене объекта для зрения дискомфорт уходит, это свидетельствует о том, что его причиной был дисплей компьютера.
Однако меняется и внешний вид пользователя. Внешним осмотром можно заметить расширение зрачков, покраснение глаз, то есть сеточку сосудов на белках, которая в нормальном состоянии жизнедеятельности здорового человека, без особых нагрузок, не проявляется (не заметна). Это признаки повышенного глазного давления.
При длительной работе за компьютерому каждого проявляется индивидуальнослучается эффект накопления усталости глаз, который можно диагностировать опытным путем, через смену деятельности. Те, кто на время забывают о компьютере, ощущают улучшение зрения. Для того чтобы ощутить радость жизни, не омраченную болевыми синдромами в области глаз и дискомфортом, надо освободить себя от компьютера всего лишь на пару дней. Затем можно вернуться к работе на компьютере. Но уже с пониманием того, что ваш организм начал давать «сбои», то есть наступил момент, когда он уже не может выносить былые нагрузки на орган зрения, которые ранее никак не чувствовались. На самом деле, они, конечно же, чувствовались, ибо организм человека очень тонкая взаимодействующая система, но ее компенсаторные функции помогали организму выполнять нагрузки, именно поэтому чувство дискомфорта не наступало.
Двоение изображения. Этот эффект знаком очень многим, кто вынужденно работает с компьютером в производственной сфере (на работе) или проводит досуг, не отрываясь от дисплея по много часов в деньв течение длительного времени.
Замедленные фокусировки зрения при переводе взгляда от удаленных предметов к близким, ощущение «песка» под векамивсе это симптомы того же недуга.
Несмотря на то, что современные и дорогостоящие дисплеи (иначемониторы) оснащены системой безопасности против утомления зрения, имеют встроенные «гасящие» экраны, корпус дисплеев «экранирует» электромагнитное излучение, а также имеется возможность аппаратной установки «щадящей» цветовой гаммы и частоты мерцания, даже они не являются безопасными для работы, а лишь относительно безопасными. Сегодня на качественных мониторах и компьютерах с современными видеокартами можно устанавливать параметры цветовой коррекции изображения, частоты обновления экрана (частота мерцания), качества цвета. Но сложность выбора для состоятельного человека в том, что по внешним признакам отличить более безопасный монитор от «вредного» невозможно. В этом случае надо досконально разбираться в параметрах устройства, вникать в технические характеристики. Впрочем, о том, как выбрать монитор для персонального компьютера в целях длительной работы и для максимальной безопасности для зрения, составлено довольно много профессиональных рекомендаций. Для тех, кто желает обезопасить свое зрение и здоровьев общем смыслепомогут следующие советы.
Не манкируйте специальными очками с минеральными линзами. Они имеют специальное многослойное мультипокрытие с гипоаллергенными свойствами и по своим характеристикам призваны уменьшить негативные последствия работы за компьютером. По сути, такое покрытие представляет собой еще один световой фильтр для глаз. Эффективно блокируя светопропускание в определенном видимом спектре, а также UV-лучи, достигается уменьшение рассеяния светового потока, повышается контрастность и четкость изображения.
Создается впечатление, что вы стали видеть не только лучше, но и «спокойнее», исчезли раздражающие ощущения.
По тому же принципу созданы специальные очки для водителей. Через их стекла смотреть на ослепляющий свет фар встречных автомашин и солнце значительно удобнее, чем без очков. Особенно в ситуации с большим контрастом: в кабине автомобиля относительно темно, а объект для зрения достаточно яркий. При работе за компьютером нередко моделируется похожая ситуация. Вот почему важно иметь между глазами и объектом обозрения дополнительные безопасные фильтры и соблюдать режим освещенностине работать за компьютером в условиях малой освещенности и в темноте. Внешний вид очков как дополнительного аксессуара пользователя компьютера может отпугнуть, однако это не то, чего нужно бояться в наш век высоких скоростей и вредных излучений. По крайней мере, тем, кто желает иметь здоровые и красивые глаза.
3.2. Влияние визуальных характеристик мониторов на зрение
Кто из пользователей персонального компьютера не замечал усталости от длительной работы? Почему это происходит и как сделать так, чтобы продлить время безопасной работыв этом попробуем разобраться, анализируя причины возникновения «глазной усталости» от общения с мониторами компьютеров.
Проблема вредного воздействия компьютера, в частности, монитора на организм человека приобрела поистине мировые масштабы. К примеру, еще в 2008 году доля «эргономических» заболеваний в США составила более 50 % всех профессиональных болезней, причем динамика их роста точно соответствовала развитию компьютеризации в стране.
Очевидно, что не все благополучно и в наших краях. Недомогания накапливаются постепенно, но, если вовремя не принять мер, могут привести к полной или частичной инвалидности. В начале 90-х годов американские и европейские страховые компании пострадали от эпидемии «эргономических» заболеваний, что привело к активному финансированию исследований в этом направлении. Причины возникновения «компьютерных болезней» пока полностью не выяснены. На протяжении всей истории развития человеку еще не приходилось иметь дело с таким режимом нагрузок и воздействием, как при работе с компьютером, его организм и сознание просто не успели адаптироваться. В то же время сегодня для большинства людей вопроспользоваться компьютером или нет, уже не стоит. Так или иначе, для многих людей компьютер стал важной и необходимой частью образа жизни.