Однако умение убеждать и вести переговоры необходимый навык при общении не только с начальством. Он пригодится в любой ситуации. Так как я управляла региональным проектом, в мои обязанности входила координация данного проекта в различных странах. Одной из таких стран был Непал. Координатором в этой стране был Рикардо, седовласый человек, имевший сильную позицию по многим вопросам, страстно болевший за работу и за молодых людей, проживающих в Непале. Несмотря на то, что судьба молодёжи была мне тоже небезразлична, я делала ставку на более опытных преподавателей в проекте, своим опытом внушавших доверие коллегам. В любой сфере мы склонны скептически относиться к молодым специалистам, которые в профессии без году неделю, и уже пытаются нас чему-то научить. Даже если они и правы, профессиональное и человеческое эго учителя с двадцатилетним стажем, как правило, протестует и отказывается воспринимать любую информацию, какой бы ценной она ни была, будь это Непал, Караганда, Ташкент или Бишкек. Мой коллега в Непале имел свою точку зрения и не хотел соглашаться с принятой стратегией проекта набирать в команду преподавателей с опытом, чтобы потом они могли стать наставниками и тренерами для коллег. Я никак не ожидала такого противостояния. Мне казалось очевидным, что в команду тренеров и наставников лучше брать преподавателей с опытом. Рикардо остался при своём мнении и слушать ничего не хотел, какие бы доводы ни приводили я или консультанты проекта. Это были неожиданные переговоры, потому что ни я, ни консультанты не ожидали такого сопротивления. Если бы я подготовилась тщательно к нашему разговору, имела в кармане ряд сильных аргументов, думаю, я смогла бы его переубедить. А тогда Непал был единственной страной, которая набрала в команду вчерашних выпускников. Но они были полны энтузиазма и с готовностью пересекали гималайские окрестности, добираясь до отдалённых сельских школ, чтобы провести там семинар для учителей. Понятное дело, что сельский учитель, которому пешком добираться до ближайшего города по тропам, пересекая горные речки, преодолевая то спуски, то подъёмы, не часто тратит два-три дня, чтобы прийти на тренинг в ближайший город. Некоторые учителя вообще ни разу не были на семинарах повышения квалификации много лет, именно потому, что жили и работали в отдалённых районах. А ребятам было интересно, и они ходили, пересекали вброд босиком горные речки, добирались до отдалённых селений и несли в массы инновационные методы обучения. Само осознание того, что где-то в далёких Гималаях мы помогаем учителям стать сильнее и увереннее, вдохновляло! Впрочем, как только финансирование проекта закончилось, большинство молодых людей ушли из проекта. Я была права насчёт молодых преподавателей, но не смогла тогда убедить Рикардо в том, что могла предвидеть. Тогда я выучила очередной урок: для того чтобы чувствовать себя уверенно на переговорах и значительно увеличить шансы на успешный исход, необходимо сделать домашнее задание подготовить свои аргументы и ответы на любые возражения.
Моя первая региональная встреча по проекту прошла хорошо, несмотря на то, что у меня совсем не было опыта в проведении таких мероприятий. Моя команда, консультанты, участники встречи и начальник выразили мне признательность. Моё стремление к перфекционизму, настойчивость и трудолюбие помогли. Находясь в стрессе и будучи чрезвычайно уставшей, я не смогла насладиться тем опытом и взять от встречи по максимуму, а при правильном распределении нагрузки это было вполне возможно.
Полезно знать
Настойчивость важная составляющая успеха, благодаря которой вы не отступаете от своей цели из-за возникающих препятствий в виде разногласий с партнёрами или начальством, отказа выполнять обещанное поставщиками, да мало ли чего ещё. Путь к цели не бывает идеально гладким, и иногда он тренирует наше умение отстаивать свой путь и настаивать на своём. Однако и настаивать надо уметь. Недостаточно просто занять непоколебимую позицию, что бы ни происходило. Такое поведение, наоборот, может вызвать противоположную реакцию, потому что давление обычно вызывает сопротивление. Если вам необходимо донести до другого человека свою просьбу или убедить его в чём-то, стоит продумать, как это преподнести правильно.
Следующие несколько советов я уяснила для себя из курсов для менеджеров и статьи Сопот О. П. о том, как просить начальника:
Будьте спокойны и уверенны. Проблемы бывают абсолютно у всех людей, и в вашей просьбе нет ничего необычного.
Выберите подходящее время. Не следует заводить разговор в начале рабочего дня или за несколько минут до его окончания.
У вашего собеседника тоже бывает хорошее и плохое настроение, поэтому постарайтесь уловить его настрой.
Перед тем как начинать, решите, чего вы хотите. Продумайте слова и фразы, которые вам понадобятся. Подготовьтесь.
Говорите чётко и ясно, спокойно. Аргументируйте идею/просьбу.
Не позволяйте увести себя в сторону от главной темы разговора. Если ваш начальник переводит тему, вежливо верните его к теме встречи.
Слушайте.
Если ваша просьба касается работы, то перед тем как подойти к начальнику, дайте себе четкую установку, что вы просите не для себя, а во благо компании. Тогда будет проще просить начальника о помощи.
Стремитесь к обоюдно выигрышному результату.
***
Перед Натальей стояла задача подготовить текст меморандума для подписания, который служил общей договорённостью о сотрудничестве между национальной радиокомпанией и организацией, в которой Наталья работала менеджером. Документ предусматривал возможность создания совместных теле- и радиопроектов, а также ряд других интересных перспектив. Над текстом меморандума трудились юристы с обеих сторон, и документ эволюционировал пропорционально затраченному на него времени. Нетерпение нарастало и через месяц достигло своего апогея, когда коллега с телерадиокомпании на вопрос Натальи о том, как продвигается работа над документом, в очередной раз ответил: «Работаем, Наталья, юристы смотрят». Наталья настаивала, но через неделю ответ был тот же, и через две недели, пока она не потребовала объяснений. Наконец её коллега сдался и уступил. Он рассказал, что камнем преткновения стал один пункт в контракте, который юристы никак не соглашались включать в текст, а коллега в силу своей чрезмерной дипломатичности не хотел в этом признаваться, чтобы не расстраивать своих партнёров и договаривался со своими юристами, как мог. Ситуация могла тянуться ещё очень долго, если бы Наталья не настояла на открытом разговоре. И, как оказалось, дело не стоило и выеденного яйца, потому что юристы со стороны организации Натальи на этом пункте не настаивали. Вскоре благодаря настойчивости менеджера меморандум был подписан.
Выводы
Настаивайте на помощи, если она вам нужна. Выиграв эту маленькую победу, вы сможете победить в финальной игре.
Готовьтесь к любому важному разговору.
Соблюдайте свои границы научитесь говорить «нет».
Секретные ингредиенты: настойчивость, подготовка.
Практическое задание
В зависимости от того, над чем вы работаете, выберите упражнение А или Б.
А. Попробуйте пять раз сказать «нет» на просьбы от ваших коллег на этой неделе. Будьте вежливы, но непреклонны. Предложите альтернативное решение, если можете. Замечайте, как отказывают другие коллеги. Запишите, как у вас получилось отказывать на этой неделе и что вы при этом чувствовали. Осознание своих чувств поможет вам оценить, насколько легко или трудно вам было отказывать. Если трудно, то, возможно, вы захотите повторить упражнение снова и снова, пока для вас не станет естественным в первую очередь заботиться о своих интересах и говорить «нет», когда дополнительные задания отрицательно сказываются на вашей собственной работе.
Б. Если вы давно думали о том, чтобы попросить о чём-то своего начальника, то сейчас самое подходящее время. Чётко сформулируйте свою просьбу. Подготовьтесь к разговору по пунктам, предложенным в первой главе, и поговорите с начальником. Запишите, как прошла беседа и что вы при этом чувствовали.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
___________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Глава вторая. Игнорируй правила других игроков пусть они подстраиваются под тебя
Если вы разговариваете с человеком на языке,
который он понимает, вы обращаетесь к его разуму.
Если вы разговариваете с ним на его языке,
вы обращаетесь к его сердцу.
Следующий урок, который я выучила для себя, работая с министерством, это принятие. Вы можете работать с партнёрскими организациями, очень сильно разнящимися по типу организации и корпоративной культуре. Мой пример работа некоммерческой организации с министерствами. В некоммерческих организациях стараются упростить бумажные процедуры, чтобы от принятия решений до реализации проекта временной отрезок был небольшой. В государственных же структурах принятие решения требует времени, порой от трех недель и дольше. Такова природа государственных учреждений: до того, как на вашу просьбу ответят, свою визу должны поставить несколько человек, а это занимает время. Поэтому, работая с такими структурами, необходимо планировать время на рассмотрение ваших предложений с учётом работы данной организации. Некоторые организации требуют предоставлять письменно любую коммуникацию, по крайней мере, за три недели до указанной даты мероприятия. Это может упростить или усложнить вашу жизнь, но уж точно научит вас планировать заблаговременно. Такие требования научат планировать мероприятия, визиты консультантов, а также свой финансовый год заблаговременно.
Некоторые организации могут быть более гибкими в принятии решений, но их финансовый год может отличаться от вашего финансового года. В нашей организации, например, финансовый год начинался 1 апреля, а у наших партнёров 1 января. Это особенно важно учитывать, если вы планируете совместный проект или надеетесь на его финансирование партнёрской компанией. Большинство бюджетных организаций планируют проекты и расходы за год вперёд, поэтому у вас будет гораздо больше шансов получить поддержку проектов с их стороны, если вы всё спланируете заранее и предоставите им свои гениальные идеи заблаговременно. Бывают, конечно, и исключения, такие как необходимость потратить деньги в конце года. Это больше свойственно бюджетным организациям, преимущественно планирующим потратить бюджеты к концу финансового года. И часто бывает так, что в конце года перед такими организациями стоит задача истратить оставшиеся средства, поэтому лучше всего быть хорошо информированным и пользоваться этими возможностями. Всегда имейте козырь в рукаве отличную идею, которую можно реализовать на чьи-то деньги. Предоставив проектное предложение в нужный момент, вы можете и партнёрской организации помочь потратить оставшиеся средства, и сами получить необходимое финансирование для идеи в конце финансового года.
Знание устоев партнёрской организации это вопрос подготовки. Заблаговременное планирование в соответствии с приоритетами и сроками партнёра, способность учесть и рассчитать потенциальные возможности для сотрудничества всё это тоже вопрос подготовки: сбора и анализа информации. Важно быть готовым к тому моменту, когда у вас появляется шанс.
Ещё один важный фактор коммуникация. Многие государственные организации до сих пор преимущественно ведут дела посредством письменной переписки: письма в больших конвертах, письменные отчёты, письменно изложенные просьбы и так далее. Если вы работаете с такими организациями, владение эпистолярным жанром вам пригодится. Просите о встрече вот вам письмо и заранее. Планируете проект ещё письмо. Хотите поблагодарить партнёра за содействие и снова письмо.
Когда я только начинала работать с госучреждениями, я отсылала им электронные письма и факсы и недоумевала, почему коммуникация работает с большими перебоями, пока в один прекрасный день мой партнёр не объяснил, что серьёзно они рассматривают только официальную переписку, то есть письма в конвертах, а остальное считают просто информацией к сведению. Все электронные письма, которые я им отсылала, не имели никакой официальной силы, несмотря на то, что на них отвечали. Надо сказать, что в моей организации вся переписка осуществлялась по электронной почте, а вот в министерстве считались только с письмами на официальных бланках и в больших конвертах. Вскоре после этого откровения моя переписка стала гораздо эффективней, потому что я начала пользоваться большими конвертами. Так уж устроена государственная структура: хотите, чтобы вас понимали говорите с ними на их языке.
Отчётность часть любой структуры или организации. Ваш партнёр также ведёт свою отчётность перед начальством или партнёрами/акционерами. Поэтому, делая общее дело, вам придётся считаться и с этим, то есть помогать своей партнёрской организации с отчётами о совместной деятельности. Иногда их требования к отчётности могут отличаться от ваших, и к этому надо относиться с пониманием, ведь вы в одной лодке и гребёте в одном направлении.
Когда проект ещё набирал свои обороты, и мы вкладывали в обучение своих команд, было решено, что тренинг по наставничеству будет идеально склеивать все остальные компоненты и позволит нам сделать влияние проекта устойчивым. Я старалась изо всех сил продумать систему, благодаря которой инвестиции в проект дадут результаты и будут продолжать давать свои плоды и после окончания проекта. Хотелось придумать и внедрить такие механизмы, которые бы продолжали крутить маховик и после того, как кончится финансирование, словно дерево, крона которого с годами становится только больше и даёт всё больше тени. Со временем деревья начинают находить влагу в земле и не требуют особого ухода, если в почве есть вода. Так вот, я считала, наставничество будет именно таким механизмом, который позволит нашим участникам внедрять изменения в жизнь после тренингов и дальше, когда мы закончим проводить мероприятия. Мы решили организовать тренинг по наставничеству в Непале, куда пригласили самых сильных участников программы, моих в том числе. Сроки поджимали, поэтому я нервничала, но билеты уже были куплены, отель заказан, программа утверждена, с тренерами подписаны контракты, меню и культурная программа согласованы несколько месяцев подготовки. Я с большим удовольствием и нетерпением ожидала того момента, когда участники сядут со мной в самолёт, и мы полетим в Непал. До вылета оставалась примерно неделя, когда мне вдруг сообщили из министерства, что эту поездку необходимо согласовать. Меня бросило в холодный пот, потому что я предчувствовала неладное в такой просьбе. Проект был согласован, в том числе и список всех мероприятий, но отдельного разрешения на эту поездку у меня не было. Я незамедлительно написала письмо в министерство с просьбой разрешить преподавателям участвовать в тренинге, но на письмо ответили отрицательно. За три дня до вылета нам отказали. Более того, всех моих учителей строго настрого отчитали за то, что они не поставили министерство в известность. И хотя для отказа не было оснований, это теперь являлось делом принципа необходимо заранее согласовывать мероприятие и участие учителей. Все тогда были эмоционально подавлены. На мне лежал груз ответственности за проектную команду, за успех мероприятия, финансовая отчётность и личная ответственность перед каждым из участников команды. Тренинг по наставничеству, конечно же, состоялся, только без моей команды. Одного участника тогда я с собой всё-таки привезла, потому что ей не нужно было разрешение, но уроки из того происшествия я извлекла. Во-первых, такое произошло из-за моего незнания партнёрской системы, которая требовала письменного согласования любых действий по проекту, особенно поездок за границу. Ввиду работы в постоянном аврале я не уделила достаточно времени для того, чтобы выяснить все бюрократические процедуры не достаточно тщательно подготовилась. Во-вторых, мне нужен был хороший человек в министерстве, который смог бы меня предупредить о таких нюансах заранее, мне нужно было создать отношения настоящего сотрудничества и улучшить своё планирование. В дальнейшем судьба была более благосклонна ко мне, потому что в партнёрской организации пришёл новый человек, открытый к диалогу и совместной работе. С того момента у меня началась новая эра в отношениях с министерством, и теперь все совместные проекты и мероприятия согласовывались заблаговременно. Тот случай многому меня научил. Сейчас я понимаю, что провалы и ошибки случаются всегда, и самое ценное это рост, который следует за ними, если ты тщательно анализируешь свой опыт. На самом деле ты не только становишься мудрее и опытнее, ты обретаешь силу и совершенствуешь свои навыки. И, конечно же, уделяешь достаточно внимания подготовке.