Літерою Г позначте те, що можна доручити комусь іншому. Правило таке: ви маєте передоручати все, що можуть зробити інші, і це звільнить вас для виконання завдань А, зробити які можете лише ви.
Під літерою Д ховаються завдання, які можна прибрати, бо вони не несуть ніякого значення. Може, це завдання колись і було важливим, проте вже не є таким ані для вас, ані для когось іншого. Часто сюди відносять завдання, які стали звичкою або просто приносять задоволення. Проте не забувайте, що кожна хвилина, витрачена на завдання Д, краде час у виконання завдань чи діяльності, що дійсно важливі у вашому житті.
Після впорядкування переліку справ методом АБВГД ви повністю організовані й готові швидше виконувати дійсно важливі завдання.
Негайно беріться до справи
Ключем до дії методу АБВГД є те, наскільки дисципліновано ви починаєте працювати негайно над завданням А-1 і не відступаєте аж до його завершення. Нехай сила волі допомагає вам у продовженні й завершенні завдання, бо воно є найважливішим з-поміж усіх. Зїжте всю жабу, і не зупиняйтесь, доки остаточно не покінчите з нею.
Ваше вміння думати й аналізувати перелік завдань і визначати завдання А-1 це трамплін до вищого рівня звершень і кращої самооцінки, самоповаги та особистої гордості. Коли у вас зявиться звичка зосереджуватись на виконанні завдання А-1, тобто найважливішому, на жабі, яку потрібно зїсти, ви зможете виконувати більше роботи, ніж двоє чи троє людей навколо вас.
Зїжте жабу!
1. Перегляньте перелік своїх завдань і позначте їх літерами А, Б, В, Г, Д. Оберіть проект А-1 і негайно розпочніть роботу. Привчіть себе не відволікатися на інші справи, доки не виконаєте цю.
2. Застосовуйте метод АБВГД щодня протягом місяця до кожного проекту, над яким починаєте працювати. Уже за місяць у вас виробиться звичка встановлювати завдання найвищого пріоритету та працювати над ними. І тоді ваше майбутнє буде гарантоване!
7. Зосередьтесь на сферах ключових результатів
Коли на єдиній меті зосереджено весь фізичний та розумовий ресурс, сила людини розвязати проблему зростає в рази.
Норман Вінсент Піл«За що я отримую заробітну плату?» Це одне з основних питань, яке ви можете ставити собі й відповідати на нього знову й знову протягом своєї карєри.
Буває так, що люди не зовсім певні, чому саме і за що вони отримують заробітну платню. Якщо ж ви не маєте чіткого уявлення, за що вам платять і яких результатів від вас очікують, то вам нелегко виконувати свою роботу якнайкраще, отримувати більшу платню й швидше підвищення.
Пояснюючи простими словами, вас прийняли на роботу для досягнення певних результатів. Заробітна платня це винагорода за певну якість чи кількість роботи, що може бути поєднана з працею інших людей і, таким чином, створити продукт або послугу, за яку клієнти згодні платити гроші.
Вашу роботу можна розбити приблизно на пять-сім сфер ключових результатів, зрідка більше. Усі вони є такими, яких вам обовязково потрібно досягти, щоб виконати свої обовязки та здійснити максимальний внесок у роботу організації.
Сфера ключового результату це те, за що ви повністю несете відповідальність. Якщо ви цього не робите, то воно не робиться взагалі. Сфера ключового результату перебуває під вашим цілковитим контролем. Створюється результат, який стає внеском або частиною роботи інших людей.
Сфери ключових результатів дуже подібні до життєво важливих функцій тіла, як-от кровяний тиск, серцебиття, дихання, мозкова діяльність. Усім відомо, що відсутність будь-якої з цих функцій призводить до смерті організму. За цією ж аналогією ваша неспроможність працювати в зоні критичних результатів призводить до кінця вашої роботи.
Велика сімка в менеджменті та продажах
Сферами ключових результатів у менеджменті є планування, організація, набір персоналу, розподіл повноважень, керівництво, оцінювання та звітування. Це саме ті сфери, у яких менеджер повинен отримувати хороші результати, щоб успішно виконувати свої обовязки. Прогалина в будь-якій із цих сфер може спричинити недостатність досягнення або провал роботи менеджера.
У продажах до сфер ключових результатів відносять пошук потенційних клієнтів, побудову гарних стосунків і довіри, визначення потреб, переконливу презентацію, відповідь на невдоволення клієнтів, здійснення продажів, отримання перепродажів і направлень. Погане володіння хоч одним із цих умінь призводить до зниження продажів, а інколи й до провалу роботи продавця.
Тож хоч би чим ви займались, ви просто мусите володіти певними важливими навичками для того, щоб якнайкраще виконувати свою роботу. Памятайте: вимоги постійно змінюються. Ви розвинули основні вміння, що дозволяють вам працювати якнайкраще. Проте деякі результати є центральними у вашій роботі, вони й визначають ваш успіх чи провал у діяльності. Розгляньмо їх.
Чіткість дуже важлива
Початковим пунктом високої продуктивності є визначення сфер ключових результатів. Обговоріть їх зі своїм начальником. Складіть перелік основних обовязків, а також переконайтеся, що ваше керівництво, колеги вашого рівня та підлеглі згодні з цим.
Наприклад, для людини, яка займається продажами, сферою ключового результату є досягнення домовленості. Це визначає весь процес продажів.
Здійснення продажу є основним процесом. Коли робиться покупка, то вона активізує діяльність багатьох людей для виробництва чи доставлення товару або послуги.
Для власника компанії або директора сферою ключового результату можуть бути перемовини щодо банківської позики. Прийняття на роботу правильних людей та ефективний розподіл повноважень також належать до сфери ключових результатів. Для адміністратора чи секретаря сферою ключових результатів буде листування, відповіді на телефонні дзвінки та переадресування їх швидко й ефективно. Загалом, здатність людини швидко й ефективно виконувати ці завдання багато в чому визначає її заробітну плату й просування по службі.
Оцініть себе
Щойно ви визначили сферу своїх ключових результатів, наступним кроком буде оцінка свого місця за десятибальною шкалою (одиниця найнижчий бал, десятка найвищий) у кожній із цих сфер. У чому ваша сила, у чому слабкість? Де ви маєте відмінні результати, а над чим працювати просто не можете?
Правило: ваша найслабша сфера ключових результатів ставить висоту, на якій ви можете використовувати всі свої вміння та навички.
Правило стверджує: навіть якщо ви чудово володієте шістьма з семи сфер ключових результатів, погане володіння сьомою затримуватиме вас і визначатиме, чого саме ви досягнете з іншими вміннями. Ця слабкість може стати своєрідним тягарем і джерелом постійного стресу та розчарування.
Розподіл обовязків є сферою ключових результатів для менеджера. Це вміння основний засіб досягти результату, що дозволяє менеджерові керувати, отримувати результати через інших. Менеджер, не здатний уміло розподіляти обовязки, втрачає здатність використовувати інші свої навички на найвищому рівні. Невмілого розподілу обовязків досить для того, щоб призвести до невдачі в роботі.
Погана робота спричиняє прокрастинацію
Однією з основних причин прокрастинації на робочому місці є те, що люди уникають праці й діяльності саме в тих сферах, у яких в минулому робота в них ішла погано. Замість того щоб поставити собі мету й розробити план, як удосконалити свої вміння в певній сфері, більшість людей просто уникають будь-якої роботи в цій сфері, що тільки погіршує ситуацію.
І навпаки: що кращими стануть ваші навички, то більш мотивованими ви будете для виконання цієї функції, менше будете зволікати і спрямуєте всі сили на завершення роботи.
Правда й те, що кожен має переваги і вади. Припиніть раціоналізувати, оцінювати й захищати свої слабкості, натомість чітко їх окресліть. Поставте собі мету і побудуйте план, щоб стати насправді добрим фахівцем у кожній із цих сфер. Подумайте лишень: від найкращого виконання своєї роботи вас, можливо, відділяє лише одне ключове вміння!
Важливе питання
Ось одне з найбільших питань, яке доведеться поставити собі й відповісти на нього: «Яка одна навичка, якщо її розвинути й активно використовувати, матиме найбільший позитивний вплив на мою карєру?»
Ви повинні керуватися цим питанням протягом усього свого життя. Відповідь шукайте в собі; імовірно, ви її вже знаєте.
Запитайте свого начальника. Запитайте колег, друзів та родину. Якою б не була відповідь, знайдіть її, а тоді працюйте над покращенням роботи в цій сфері.
У мене є хороша новина усіх бізнес-навичок можна навчитись. Якщо хтось має відмінні навички в конкретній сфері ключових результатів, це означає, що ви також можете стати успішним, варто вам лише захотіти.
Один із найшвидших і найкращих способів припинити прокрастинацію та навчитися скоріше виконувати роботу стати абсолютним експертом у своїх ключових сферах. Це не менш важливо, ніж усе інше у вашому житті та карєрі.