Выбор способов защиты информации, как правило, выполняется на основе двух показателей: стоимость реализации комплекса защитных мероприятий и время, необходимое для восстановления поврежденной информации. В свою очередь, выбор типа носителя и способов его защиты позволяет в окончательном виде «выстроить» технологию обработки документов, уточнить содержание составляющих ее этапов и процедур.
3.4. Организация распределенного управления системой
Под распределенным управлением в данном случае понимается возможность размещения документированной информации в одном или нескольких пунктах хранения (в общем случае банках данных) (например, в головном офисе и филиалах предприятия) с наделением полномочиями по управлению системой специально уполномоченного органа (работника). Распределенное управление должно обеспечивать контроль за действиями пользователей системы по обработке (в частности, перемещению, изменению) документов, а также фиксацию этих действий в соответствии с установленными правилами.
3.5. Организация обработки документированной информации
К основным процедурам обработки документированной информации Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит:
а) конвертацию;
б) миграцию;
в) доступ;
г) поиск;
д) использование;
е) хранение;
ж) уничтожение.
В результате выполнения процедур «а» «е» документы должны сохранять свою пригодность к использованию по назначению в течение всего периода их хранения (нахождения в системе).
Система управления документами должна обеспечивать своевременный и эффективный доступ пользователей к информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий и деловой деятельности предприятия в целом (включая подготовку отчетности о ней), быстрый и безошибочный поиск соответствующей информации, а также ее надлежащее использование. В течение всего периода хранения должна быть обеспечена надежная защита документов от несанкционированного доступа, повреждения и утраты.
По истечении установленных сроков хранения документов система должна выполнять их автоматический отбор (изъятие) (например, посредством размещения во временном информационном массиве). Решение о дальнейшем хранении этих документов или их уничтожении принимается уполномоченным органом (должностным лицом) в соответствии с установленными правилами.
Глава 4 Методика разработки корпоративной системы управления документами
В рамках очередной главы рассмотрим примерную методику разработки корпоративной системы управления документами. Основные этапы разработки, предусмотренные методикой в составе Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, представлены на рис. 1.4.
Рис. 1.4.
Предварительное обследование потребностей предприятия в документированной информации включает:
а) сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;
б) изучение и целей и задач предприятия, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами.
Анализ деловой деятельности предприятия, обеспечиваемой документированной информацией, предусматривает:
а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции;
б) установление их иерархии;
в) моделирование процессов и составляющих их операций.
Определение требований к документам, подлежащим включению в
систему, предполагает следующее:
а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования о каждой функции, виде деловой деятельности и операции, реализуемых при помощи документов;
б) определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;
в) четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;
г) выбор структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.
Оценка существующих (аналогичных) систем управления документами представляет собой идентификацию и анализ существующих информационных систем аналогичного назначения в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.
Определение стратегий соблюдения требований к документам, подлежащим включению в систему, включает[9]:
а) стратегию соблюдения требований к документам, установление политики, стандартов, процедур и практических действий;
б) проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.
Проектирование системы управления документами предусматривает:
а) стратегию, процессы и практику, описываемые в настоящем стандарте;
б) обеспечение того, чтобы система поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;
в) оценку и, в случае необходимости, перепроектирование (оптимизацию) процессов деловой деятельности, применяемых в деловой деятельности систем, а также действующих коммуникационных систем для включения в них управления документами.
Внедрение системы управления документами должно проводиться системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы ее подсистем с процессами деловой деятельности и связанными с ней иными системами (подсистемами).
Обследование (мониторинг) состояния системы управления документами после внедрения представляет собой:
а) неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы;
б) проверку и оценку работы системы;
в) инициирование и последующий мониторинг корректирующих действий;
г) установление режима регулярной оценки состояния системы (с последующим проведением в необходимых случаях мероприятий, направленных на оптимизацию ее состояния).
Основные вопросы организации управления документами, включенными в систему, рассматриваются в следующем параграфе пособия.
Глава 5 Организация управления документами
Организация управления документами, подлежащими включению в систему, предусматривает выполнение следующих мероприятий (управляющих действий):
1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему.
2. Определение сроков хранения документов.
3. Включение документов в систему.
4. Регистрация документов в системе.
5. Классификация документов.
6. Обработка документов.
7. Организация доступа к документам.
8. Организация контроля за функционированием системы.
9. Отбор и передача документов с истекшими сроками хранения (либо более не представляющих практической ценности) на последующее хранение или уничтожение.
10. Документирование процессов управления документами.
Рассмотрим содержание этих мероприятий (управляющих воздействий) подробнее.
5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему
Проведение экспертизы документов, подлежащих включению в систему, предполагает, как следует из положений Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, определение состава документов, подлежащих включению в систему на основе:
анализа регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности предприятия:
анализа рисков, связанных с возникновением необходимости в использовании документов, не включенных в систему.
При проведении предварительного анализа принимаются во внимание следующие обстоятельства[10]:
1. Документы создаются предприятием и поступают к нему извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий.
2. Документальная информация является динамичной, т. е. она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.
3. Информацию, зафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает предприятие к выполнению определенных действий, служит для подготовки отчетности либо документальной фиксации управляющих действий, решений или процесса (процессов) принятия решения.
5.2. Определение сроков хранения документов
Определение сроков хранения документов, включаемых в систему, основывается на оценках:
регулирующей среды (соответствующей нормативной базы);
требований деловой деятельности и подотчетности;