Для оформления приемки товаров применяются следующие унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. 132:
1) ТОРГ-1 Акт о приемке товаров;
2) ТОРГ-2 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей;
3) ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров;
4) ТОРГ-4 Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика;
5) ТОРГ-5 Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика.
Форма ТОРГ-1 применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии. Состав приемной комиссии утверждается в приказе руководителя организации.
По общим правилам проверке подлежат объективные характеристики товара:
1) количество;
2) ассортимент;
3) качество;
4) комплектность;
5) упаковка и тара.
Условиями договора могут быть предусмотрены дополнительные требования к характеристикам товаров. При приемке товаров следует проверить выполнение этих условий.
Все товары, поступающие в торговую организацию, должны быть сертифицированы, а в числе сопроводительных документов должен быть сертификат, т. е. документ, удостоверяющий качество товара в соответствии с принятыми стандартами. При заполнении строки «Сертификат» необходимо указать его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.
По строке «Способ доставки» надо указать вид транспортного средства, доставившего товар (вагон, состав, автофургон, рефрижератор, судно и т. д.).
Комиссия производит приемку товара по фактическому наличию. Если обнаруживаются отклонения по количеству, качеству или массе, то покупатель должен произвести такие действия:
1) приостановить приемку товара;
2) обеспечить сохранность товара;
3) принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией);
4) вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.
Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке товара прерывалась, то в акте необходимо указать:
1) время перерыва (с ___ по ___);
2) причины перерыва;
3) условия хранения товара во время перерыва.
Количество составляемых актов и комплектность документов определяются фактической ситуацией.
В сопроводительном документе на товар (в товарной накладной, товарно-транспортной накладной и т. п.) делается отметка об актировании, т. е. указываются номер и дата приемного акта.
Акт по форме ТОРГ-1 составляется, если:
1) расхождений с документами поставщика нет, но составление комиссионного акта предусмотрено графиком документооборота организации при каждом поступлении товара либо при поступлении партий товара определенного объема;
2) обнаружены расхождения с документами поставщика, но товар поступил без предварительной оплаты или с частичной предоплатой, которая не превышает стоимости фактически поступившего товара.
Приемный акт и сопроводительные документы передаются в бухгалтерию. Бухгалтер на основании акта делает запись по Дебету счета 41 «Товары» и Кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Поставщики товара» на стоимость фактически поступившего товара. Если при приемке товара обнаружились расхождения с документами поставщика по количеству или качеству товара, то один экземпляр акта направляется поставщику или грузоотправителю, а оплачивается только количество фактически поступившего товара. Если обнаружено расхождение по качеству (например, поступил товар другой сортности), то он приходуется по рыночным ценам, соответствующим качественным характеристикам поступившего товара;
3) товар был предварительно оплачен, а при приемке товара обнаружены расхождения с документами поставщика. Бухгалтер делает проводки:
Дебет счета 60 субсчет «Авансы выданные»,
Кредит счета 51 «Расчетный счет» на сумму предоплаты, перечисленной поставщику;
Дебет счета 41 «Товары»,
Кредит счета 60 субсчет «Поставщики товара» на сумму фактически поступившего товара;
Дебет счета 19 субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» на сумму НДС по фактически поступившему товару;
3) товар был предварительно оплачен, а при приемке товара обнаружены расхождения с документами поставщика. Бухгалтер делает проводки:
Дебет счета 60 субсчет «Авансы выданные»,
Кредит счета 51 «Расчетный счет» на сумму предоплаты, перечисленной поставщику;
Дебет счета 41 «Товары»,
Кредит счета 60 субсчет «Поставщики товара» на сумму фактически поступившего товара;
Дебет счета 19 субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» на сумму НДС по фактически поступившему товару;
Дебет счета 60 субсчет «Поставщики товара»,
Кредит счета 60 субсчет «Авансы выданные» зачет предоплаты на сумму фактически поступившего товара с учетом НДС;
Дебет счета 76 субсчет «Расчеты по претензиям»,
Кредит счета 60 субсчет «Авансы выданные» на сумму недостающего товара (по ценам поставщика с учетом НДС).
Формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 применяются для оформления поступления товара, имеющего количественные и качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика.
При этом форма ТОРГ-3 применяется при поступлении в торговую организацию товара от иностранного партнера по импортному контракту.
Акты, составленные по формам ТОРГ-2 и ТОРГ-3, являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю.
Приемку товара осуществляет комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Принимая товар по количеству, члены комиссии сравнивают фактическое наличие товара с данными, которые указал поставщик или грузоотправитель в сопроводительных документах. Приемка товара по качеству и комплектности означает проверку соответствия фактического состояния товара требованиям к качеству, предусмотренным договором (контрактом). Акты составляют и подписывают члены комиссии, представители организации поставщика или грузоотправителя, эксперт организации, на которую возложено проведение экспертизы. Вместо эксперта можно пригласить компетентного представителя незаинтересованной организации.
Приемка импортных товаров осуществляется в соответствии с условиями, оговоренными в контракте с иностранным поставщиком. При приемке импортных товаров приглашают экспертов Торгово-промышленной палаты. Если нет возможности их пригласить, то в приемке товара принимают участие представители других незаинтересованных организаций.
Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика.
Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. Достаточно сделать в конце акта отметку следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
После составления акта его необходимо утвердить у руководителя и передать в бухгалтерию организации под расписку. Вместе с актом в бухгалтерию передаются все сопроводительные документы (товарная накладная, железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура и т. д.). Бухгалтерия делает расчет суммы претензии, а юрист торговой организации составляет и направляет претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей груз.
На основании акта бухгалтер делает такие проводки.
При количественном расхождении:
Дебет 41 «Товары»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Поставщики товара» на стоимость фактически поступившего товара;
Дебет счета 19 субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам», Кредит счета 60 субсчет «Поставщики товара» на сумму НДС по фактически поступившему товару.
Если торговая организация произвела предоплату товара (полностью или частично), которая превышает стоимость фактически поступившего товара, то на сумму превышения бухгалтер делает проводку:
Дебет счета 76 субсчет «Расчеты по претензиям», Кредит счета 60 субсчет «Авансы выданные».
Основанием для проводки являются бухгалтерские расчеты претензионных (рекламационных) сумм.
Если недостача произошла не по вине поставщика, то бухгалтер делает проводку:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,