Ко второй группе архивных источников относятся разнообразные документы, связанные с текущим делопроизводством учреждений и деятельностью должностных лиц. Значительный корпус такого рода документации составляют отчёты начальника области и наместника на Кавказе о проделанной работе. Материалы официального делопроизводства раскрывают внутриструктурные связи и отношения, свойства и состояние всей системы управления в регионе. Это прежде всего документы высших государственных учреждений, содержащиеся в фондах 1268 (Кавказский комитет), 1276 (Совет министров), 565 (Департамент государственного казначейства), 1287 (Хозяйственный департамент), 1291 (Земский отдел) Российского государственного исторического архива, содержащие переписку ведомств по вопросам управления, различные ведомственные распоряжения.
Такие материалы официального делопроизводства как отчёты, рапорты, служебная переписка, докладные записки различных должностных лиц, ответы административных начальников на прошения, жалобы сельских обществ на притеснение или произвол властей, приказы по Терской области и т. п. содержатся в фондах 400 (Министерство военное. Главный штаб. Азиатская часть) и 1300 (Штаб Кавказского военного округа) Российского государственного Военно-исторического архива. Эти документы воссоздают подробную картину управления на местах, стиль и методы управления местного кавказского чиновничества. РГВИА содержит, главным образом, ценнейшие документы по истории казачьих областей Предкавказья. Это связано с тем, что Кубанское и Терское казачество через войскового атамана Кавказских казачьих войск было подчинено военному министру, в составе которого находилось Главное Управление казачьих войск. Больше того, всё население Кубанской и Терской областей, за исключением горских народов; все города, находящиеся на их территории, состояли в ведении Главного Управления казачьих войск254. Для нашего исследования наиболее интересными оказались следующие фонды РГВИА: Ф.ВУА Военно-учётный архив; Ф.330 Главное управление казачьих войск, опись 1. Временный комитет для пересмотра законоположений (18651872); Ф.400 Главный Штаб, опись 12 Наградное отделение; Ф.482 Кавказские войны 17351879, опись 1 Материалы о горских народах; Ф.485 Русско Турецкая война 1877-78 гг., опись 1 Переписка Александра II с наместником Кавказским; Ф.1047 Штаб местных войск Кавказского военного округа; Ф.1329 Войсковое правление Терского казачьего войска.
Большое количество материалов текущего делопроизводства нами также было извлечено из фондов ЦГА РСО-А: Ф.11 (Терское областное правление); Ф.12 (Канцелярия начальника Терской области); Ф.53 (Штаб войск Терской области). Всеподданнейшие доклады первых начальствующих лиц на Кавказе (наместников, начальников областей), послужили отправной точкой этого исследования. Доклады позволяют выявить общие направления государственной политики в отношении коренного населения, оценить состояние социально-экономического и политического развития региона на том или ином историческом этапе. В основном всеподданнейшими докладами располагают местные архивы ЦГА РСО-А и ОРФ СОИГСИ.
Для написания военной истории чеченского народа особо ценными являются фонды РГВИА: Ф.3640 Чеченский Конный полк (191418); Ф.14505 Чеченский Конно-Иррегулярный полк и ЦГА РСО-А: Ф.104 Штаб Чеченского отряда (18461861); Ф.83 Терско-горский Конно-Иррегулярный полк.
Государственный архив РФ располагает ценными документами, собранными в фонде 109 Третьего отделения собственной его Императорского величества канцелярии. III Отделение было образовано 3 июля 1862 года, а ликвидировано 3 марта 1880 года. 4 экспедиция III Отделения осуществляла сбор информации обо всех важных событиях в стране. В документах данного фонда хранятся сведения, касающиеся усиления жандармского надзора на Кавказе в 80-х годах XIX века, данные о нераспространении на Кавказское наместничество мнения Гос. Совета относительно временного изменения подсудности. Фонд 110 ГА РФ располагает архивными материалами Штаба отдельного корпуса жандармов. Отдельный корпус жандармов специальное воинское формирование, военные чины которого составляли основу штата жандармо полицейских учреждений Российской империи с 1826 по 1917 гг. (губернские жандармские управления, охранные отделения и т. д.). По инспекторской, строевой и хозяйственной части отдельный корпус жандармов входил в систему Военного министерства. По «наблюдательной части» подчинялся III Отделению. В данном фонде хранятся дела, имеющие руководящие инструкции по Кавказскому и Варшавскому жандармским округам.
301 569 единиц хранения содержит фонд 102 ГА РФ (Департамент полиции МВД). Этот департамент стоял во главе политического и уголовного розыска Российской империи с 1846 по 1917 год. Данный фонд богат документами, описывающими мухаджирское движение кавказских горцев. Однако самый большой архивный материал, характеризующий переселенческое движение, удалось обнаружить в фондах архивов: Внешней политики Российской империи (Ф.180 Посольство в Константинополе), ОРФ СОИГСИ (Ф.17) и ЦГА РСО-А (Ф.19 Временная канцелярия по переселению туземцев Терской области в Турцию).
Уникальные документы, не имеющие дубликатов в других архивных хранилищах, содержат фонды Российского государственного исторического архива (г. СПб.) Ф.821 (Департамент духовных дел иностранных исповеданий) и Ф.1022 (Личный фонд начальника отделения Департамента духовных дел иностранных исповеданий). Документы из этих фондов дают возможность не только выяснить позиции властей в отношении мусульманской религии и исламского духовенства на Северном Кавказе, но и содержат проекты организации духовного управления мусульман Терской и Кубанской областей255.
Фонд 866 РГИА (Фонд М.Т. Лорис-Меликова (18441913)) представлен официальной перепиской начальника Терской области с вышестоящими инстанциями, черновиками его проектов по различным преобразованиям административного управления области, которые позволяют оценить личную позицию политического деятеля, сыгравшего важную роль в вопросах выработки основных принципов управления горцами Терской области в первое послевоенное десятилетие. В РГИА для нашего исследования интересен также фонд 547 Придворная контора великого князя Михаила Николаевича (18341910), хранящий ценные документы по истории наместничества на Кавказе. Особенно большим количеством фондов личного происхождения располагает ГА РФ. Здесь находится фонд 649 Михаила Николаевича, сына Николая I, Наместника на Кавказе, содержащий 792 единицы хранения; фонд 601 Николая II (18681918); фонд 569 М.Т. Лорис-Меликова; фонд 677 Александра III (18451894) и фонд 678 Александра II (18181881) составляющий 1 177 единиц хранения. В фонде 649 имеются личные дневники Михаила Николаевича за 18401898 годы; а в фонде 678 хранятся документы, относящиеся к военной и государственной деятельности Александра II. Фонд наместника на Кавказе содержит большое количество докладов, приказов, рапортов, ведомостей и других материалов, касающихся Северного Кавказа.
Документы статистического характера можно почерпнуть в различных архивах. Первые официальные статистические сведения появляются на Северо Восточном Кавказе в начале XIX века. С 1834 по 1839 г., после занятия чеченских сёл русскими войсками была сделана первая перепись числу домов и жителей в каждом селении и показано краткое статистическое описание всех народов на левом фланге военной линии256. Важным статистическим источником в РГВИА является фонд 330 (Главное управление казачьих войск), в котором хранятся ведомости, сметы доходов и расходов Терского казачьего войска. Фонд 644 (Штаб командующего войском Терской области) содержит архивные дела, являющиеся и актовыми и статистическими источниками по истории всего населения Терской области. В фонде 330 РГВИА хранится дело, описывающее «квартирное положение и числительное состояние Терского казачьего войска». Очень ценным является фонд 400 РГВИА, располагающий списком чеченских военнослужащих и каталогом наградного отделения. Важным является также фонд 14505, в котором представлен послужной список рядового состава Чеченского полка.
Годовые отчёты начальников Терской области, содержащие обобщённые областным статистическим комитетом материалы по социально-экономическому состоянию области дают возможность оценить степень эффективности деятельности местной администрации в регионе. Особенно большим числом таких материалов располагает Центральный государственный архив республики Северной Осетии Алании. Фонд 12 (Канцелярия начальника Терской области) и фонд 19 имеют необходимые статистические материалы. Фонд 262 (Комиссия для разбора сословных прав) имеет статистические сведения о лицах привилегированного сословия горцев Кубанской и Терской области.
После того, как был безвозвратно потерян Чеченский республиканский архив, посемейные чеченские списки сохранились только в ЦГА РСО-А. Хотя и здесь списки далеко не всех сёл сохранились, но они уникальны по своей сути, т. к. содержат не только сведения о жителях, но и показывают их материальное благосостояние. Особенно скудны наши сведения о поселениях и жилище населения горной Чечни. Фактически здесь приходится более оперировать аналогиями и догадками, чем точными данными. Причина этого заключена в недостаточной археологической изученности горных районов и почти в полном отсутствии письменных известий. Так, например, сирийский церковный писатель Захарий Ритору (VI в. н.э), утверждал, что в его время на Северном Кавказе имелась развитая городская жизнь, несмотря на то, что большая часть земель на равнине принадлежала кочевым скотоводческим племенам257.