Моделирование бизнес-процессов. От идеи к результату
Рамиль Кинзябулатов
© Рамиль Кинзябулатов, 2019
Введение
Для того, чтобы правильно автоматизировать и оптимизировать работу любого бизнеса, необходимо, в первую очередь, понимать, как именно он работает. Для этого применяют два подхода функциональный и процессный. Первый применяют преимущественно для разработки стратегических решений, а второй, процессный, как раз и направлен на то, чтобы оптимизировать работу подразделения или компании в целом с точки зрения взаимодействия сотрудников, отделов и IT-систем.
Как только вы столкнетесь с процессным подходом, вам потребуются навыки моделирования бизнес-процессов.
Я работаю бизнес-консультантом уже более 15 лет. Мои основные направления деятельности моделирование бизнес-процессов и их регламентация. Когда я только начал развивать это направление в своей деятельности, самым сложным было представление услуги. Здесь было два одинаково сложных вопроса как продать услугу, о которой клиент практически ничего не знает, и как ее потом сдать. Причем, нередко решение второго вопроса оказывалось даже сложнее, чем представление самой услуги.
Если вы обращаетесь к врачу с переломом, результат его работы заранее очевиден, скорее всего это будет гипс. Также, если вы заказываете архитектурный проект дома, финал сотрудничества также ясен и однозначен. При работе с информационными системами, например, с Zoho или 1С или в любой другой системой организации труда, все не настолько однозначно. Как определить, в какой момент задача выполнена и сотрудничество завершено? Заказчики склонны годами обращаться за бесплатной помощью по результату законченного проекте и консультациями в полной уверенности, что так и надо.
После долгих поисков метода работы по проекту я в конечном итоге я пришел к тому, что наиболее близкой мне является методология IDEF и BPMN. Когда я начал изучать эти инструменты IDEF уже существовала многие годы, а BPMN только набирала популярность. За 15 лет я глубоко изучил эти инструменты, и теперь решил поделиться своими знаниями с читателями.
Я расскажу, как на практике пользоваться BPMN, когда и почему нужно пользоваться этим инструментом. Поговорим об истории вопроса. Отдельно я расскажу о распространенных заблуждениях, с которыми сам не единожды сталкивался на практике. И обсудим очень важную тему что не нужно делать, т.е. поговорим о тех ошибках и «граблях», на которые наступают практически все, кто начинает заниматься моделированием бизнес-процессов, и которых можно избежать, если знать о них заранее.
В этой книге я постараюсь охватить максимум полезной информации, начиная от основ методологии и того, что такое BPM, и заканчивая тем, как работать с нотациями на практике при моделировании информационных систем и при организации работы трудовых коллективов.
Если говорить о BPM, как о конкурентном преимуществе, здесь самое главное скорость внедрения новых технологий и принципов работы. В своих публикациях я не раз повторял, что бизнес-консультант в современных условиях это обязательно IT-специалист, т.е. специалист по внедрению информационных систем. Сейчас невозможно себе представить работу организации без использования IT-систем, это просто анахронизм.
Даже если руководитель бизнеса не считает нужным работать с компьютером, что сегодня в наших реалиях еще иногда встречается, сама организация все равно использует различные IT-системы. Иначе бизнес просто неконкурентоспособен.
На практике я понял, что скорость внедрения очень важна, в первую очередь, для меня, как для бизнес-консультанта. Если над каждым проектом работать месяцами, это будет штучный товар, который вы каждый раз создаете, по сути, с нуля. Поначалу я и сам так работал. Но потом понял, что на самом деле, внедрение IT-системы возможно успешно реализовать за 23 недели. Причем, мы выполняли такую работу для сравнительно крупных компаний, в которых работает более 100 человек. Само собой, это выгодно мне, как бизнес-консультанту, привлеченным IT-специалистам. Но это также выгодно бизнесу.
И здесь BPMN оказалась тем самым инструментом, который помогает закрывать проекты быстро и одновременно качественно. Как это реализовать на практике, читайте в книге.
Кроме всего прочего, хотя я работаю на бизнес, в силу того я знаю что нотации бизнес процессов и процессный подход используют также и в государственных учреждениях. Ведь предприятия на которых работают ради прибыли собственника и предприятия которые работают в интересах государства, с точки зрения организации труда ничем не отличаются.
В этой книге я рассматривал бизнес-процессы с точки зрения их практической пользы. Как и любой инструмент, их нет смысла изучать отдельно от контекста. А потому здесь вы найдете не только материалы, касающиеся непосредственно моделирования бизнес-процессов, но и много полезной информации о бизнес-анализе в целом, об отличиях разных подходов, постараюсь привести примеры их использования.
Я надеюсь, что в результате вдумчивого изучения этой книги вы поймете, что такое бизнес-процессы, научитесь их применять на практике. И полученные знания принесут вам реальную практическую пользу.
Я также надеюсь, что эти материалы помогут не только моим коллегам, но и руководителям организаций. Вы сможете понять, что именно вам предлагают, разберетесь, какие требования стоит выдвигать к приглашенным специалистам, какие результаты можно и нужно ожидать. Кроме того, я всегда повторяю, что однозначное понимание сторонами терминологии важнейший элемент успешного сотрудничества. В сфере IT, как и в бизнес-моделировании с этим вопросом также часто возникают проблемы. Книга написана простым языком, понятным широкой аудитории. А потому может стать прекрасным помощником в решении описанных выше проблем.
Моделирование бизнеса. Основные подходы
В этом главе я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации. И вот есть два типа описания модели предприятия графический (схемы), и текстовый.
С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему. О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.
Основные подходы
Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:
Функциональный;
Процессный;
Ментальный (с применением ментальных карт).
На самом деле, конечно, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но они большей частью являются гибридными решениями, объединяющих перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Об этих основных направлениях я и хочу поговорить подробнее.
Функциональное моделирование
Пример функционального моделирования в формате IDEF0
Функциональное моделирование рассматривает деятельность в организации через призму функций (лат. functio совершение, исполнение). В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку ввода и точку вывода.
Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на вводе, и того, что желаем получить на выводе.
Например, компания разрабатывает CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка ввода «вводящий интерес клиента или лид», точка вывода желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т. д.
Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка ввода и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.