Управляющий комитет по ИТ решает следующие задачи:
Утверждает и контролирует исполнение ИТ-стратегии.
Согласует и отслеживает выполнение ИТ-проектов и изменения в ИТ-системах.
Координирует ресурсные конфликты.
Курирует расследование критических инцидентов.
Согласовывает верхнеуровневые документы например, политику управления изменениями или регламент обеспечения информационной безопасности.
Решает другие оперативные вопросы управления ИТ.
Шаг 2. Проводите заседания комитета
Собирайте управляющий комитет регулярно, как минимум ежемесячно. Не позднее чем за день перед заседанием рассылайте повестку с материалами так участники смогут ознакомиться с перечнем выносимых на обсуждение вопросов и подготовить комментарии. В повестку включайте как простое информирование, так и проблемы, требующие принятия решений.
Шаг 3. Принимайте управленческие решения
По результатам обсуждения повестки принимайте управленческие решения. Это лучше организовать через голосование решение принимается большинством голосов. Если голоса разделяются поровну, то решение остается за председателем комитета. Голосовать можно:
непосредственно на заседаниях комитета. Так решения принимаются оперативно;
после заседаний по электронной почте. Участники смогут еще раз ознакомиться с материалами и принять взвешенное решение.
Не все члены комитета с правом голоса смогут присутствовать на каждом совещании. Чтобы сохранить легитимность голосования, вводят кворум минимальное количество участников заседания с правом голоса, необходимое для принятия решения. Если кворума нет, то результаты голосования не засчитываются.
Шаг 4. Отслеживайте принятые решения
После заседания не позднее двух-трех дней рассылайте его протокол членам комитета и другим участникам заседания. В протоколе отражайте решения комитета с указанием ответственных и сроков. Формально отслеживайте исполнение этих решений через систему электронного документооборота или на очередных заседаниях комитета.
Результат
Менеджеры других подразделений знают, чем занимается служба ИТ, помимо их запросов, и могут влиять на текущую повестку. Решения комитета взвешенны, а их исполнение контролируется. Обратная сторона проблемы ИТ на виду, а руководитель службы ИТ может ощущать потерю власти.
ПРИМЕР
Протокол заседания управляющего комитета по ИТ 3 от 10.05.2018 г.
Участники: Валентин Жаров, Анвар Гафуров, Ирина Иванова, Полина Зайцева, Василий Лесин. Председатель: Олег Марков (генеральный директор). Кворум имеется.
Повестка:
Контроль ранее принятых решений:
ШПАРГАЛКА
Название практики
Создание комитета по управлению ИТ.
Цель
Контролировать и корректировать работу службы ИТ со стороны внутренних заказчиков.
Частота
Заседание комитета: ежемесячно.
Участники
ИТ-служба подготавливает материалы для комитета.
Члены комитета с правом голоса принимают управленческие решения и отслеживают их выполнение.
3. Определение владельцев ИТ-ресурсов
Постоянно что-то меняется или ломается, пользователи перестают доверять ИТ-службе и перестраховываются:
копируют документы с сетевого диска на рабочий компьютер;
проводят совещания в WhatsApp вместо использования корпоративной телефонии;
проверяют вручную корректность отчетов из бухгалтерской системы.
Так случается, когда сотрудники ИТ-службы замыкают большинство работ на себя и ничего ни с кем не согласовывают:
создают сетевые папки с общим доступом, куда сотрудники компании сваливают информацию;
раздают доступ к ИТ-системам по звонку;
обновляют ИТ-системы посреди рабочего дня;
вносят изменения в ИТ-системы по заявкам одних пользователей, при этом у других ломаются рабочие процессы.
Часто пользователи тоже виноваты в сложившейся ситуации, поскольку ожидают, что все будет работать и без их участия.
АЛГОРИТМ
Определите перечень пользователей, с которыми будете согласовывать проведение работ с ИТ-ресурсами: предоставление доступа, внесение изменений, сервисное обслуживание и тестирование доработок.
АЛГОРИТМ
Определите перечень пользователей, с которыми будете согласовывать проведение работ с ИТ-ресурсами: предоставление доступа, внесение изменений, сервисное обслуживание и тестирование доработок.
ИТ-ресурс это ИТ-система или ее модуль либо файловый ресурс. Например: система управления взаимоотношениями с клиентами, модуль закупок в системе управления предприятием, папка «Buhgalteria» на сетевом диске.
Шаг 1. Проведите инвентаризацию всех ИТ-ресурсов
Создайте перечень ИТ-ресурсов. Включите название, краткое описание и контактных лиц в службе ИТ, ответственных за сопровождение. Спросите у сотрудников, какое программное обеспечение и сетевые папки они используют и для чего, и также добавьте в перечень.
Шаг 2. Определите владельцев ИТ-ресурсов
Для каждого ИТ-ресурса определите владельца. На практике это руководитель уровня «топ-менеджмент минус 1» (начальник департамента или управления), подчиненные которого используют ИТ-ресурс в рабочих процессах. Например, владельцем платежной системы назначьте руководителя финансовой службы. Для технологических систем, таких как почта или антивирус, владельцами могут быть сотрудники ИТ-службы.
Часто руководители делегируют обязанности владельцев ИТ-ресурсов подчиненным своим заместителям или начальникам отделов, но не ниже.
Шаг 3. Создайте сводный перечень
Подготовьте сводный перечень ИТ-ресурсов и их владельцев. Подойдет таблица в Excel со следующими полями:
Название ИТ-ресурса.
Краткое описание.
Владелец или его представитель.
Контактное лицо из службы ИТ.
Шаг 4. Вовлекайте владельцев ИТ-ресурсов в контроль
Согласовывайте с владельцами ИТ-ресурсов такие работы, как предоставление доступа (практика 18), внесение изменений и сервисное обслуживание (практика 10) и тестирование доработок (практика 14). Подробнее об этом написано в соответствующих разделах.
Результат
Руководители подразделений больше доверяют ИТ-службе, т. к. без их ведома не вносится никаких изменений. Вместе с тем не каждый руководитель захочет брать на себя ответственность и контролировать закрепленные за ним ИТ-ресурсы: скинуть проблемы на службу ИТ куда проще. Если такое происходит, договаривайтесь через топ-менеджмент.
ПРИМЕР
Перечень ИТ-ресурсов и владельцев
ШПАРГАЛКА
Название практики
Определение владельцев ИТ-ресурсов.
Цель
Определить перечень пользователей, с которыми необходимо согласовывать предоставление доступа, внесение изменений, сервисное обслуживание и тестирование доработок в ИТ-ресурсах.
Частота
Обновление перечня ИТ-ресурсов и их владельцев: при кадровых изменениях, вводе или выводе из эксплуатации ИТ-ресурсов.
Участники
ИТ-служба ведет перечень ИТ-ресурсов и их владельцев.
Топ-менеджмент 1 берет на себя роль владельцев ИТ-ресурсов.
ГЛАВА 2. ЗАТРАТЫ И ЗАКУПКИ
Часто ИТ-затраты внезапны, а их структура непрозрачна. Чтобы сделать бюджет на ИТ предсказуемым, определитесь, на что тратить, и рассчитайте, сколько средств заложить. Для этого при планировании бюджета учтите прямые и косвенные расходы, заложите риски и распределите ИТ-затраты по подразделениям компании.
4. Учет совокупной стоимости владения (TCO)
ИТ-служба требует внезапных и больших трат, а у руководства складывается ощущение, что компания переплачивает за отдельные решения.
Часто ИТ-затраты выше, чем предполагается изначально:
Купленное оборудование требует много денег на сервис и расходные материалы.
Поддержка и лицензии на программное обеспечение оплачиваются ежегодно, а не всего один раз.
Внедрение ИТ-системы отнимает много внутренних ресурсов, которые можно было бы использовать для других задач.
АЛГОРИТМ
При старте проектов или планировании закупок рассчитывайте и закладывайте в бюджет достаточное количество средств. Или отказывайтесь вовсе, если ожидаемые затраты слишком велики.
Шаг 1. Рассчитайте совокупную стоимость владения (TCO)