Introduction step. Итак, после того, как вы определили, какие статьи расходов в вашей компании относятся к стадии «Ускоренное сокращение», необходимо выработать план внедрения мер, которые вы выработали. Они позволят значительно сократить относительно необходимые расходы вашей компании. Если после Brainstorm step вы определили, что техника и технология изготовления того или иного продукта безвозвратно устарели и именного из-за них предприятие несет ощутимый убыток, то вам необходимо купить новое оборудование. Это подразумевает значительный денежный вклад вашей компании, который окупится, главное необходимо составить точный датированный план окупаемости предпринятых мер и четко следовать ему. Ну и, понятное дело, что каждая статья расходов должна сокращаться или исключаться тем отделом вашей компании, с которым она непосредственно связана. Если необходимо снизить закупочные цены сырья и материалов, необходимых для производства, то данным вопросом должен заниматься отдел закупок, а не главный бухгалтер или генеральный директор.
Main-checking step. Ну что ж, вы вместе с командой обозначали способы сокращения издержек компании, наметили курс по сокращению этих издержек и предпринимаете меры, которые направлены на то, чтобы исключить или снизить менее эффективные статьи расходов. Время вступить в игру финансовому директору вашей компании, который должен каждый месяц (если есть возможность, то чаще) требовать от подчиненных отчётов являющимися фактическим подтверждением чёткого следования по заданному курсу сокращения издержек. Финансовое подразделение вашей компании должно регулярно проводить подробный анализ действий и результатов различных отделов компании. Такой анализ поможет объективно оценить экономический эффект предпринятых мер. И запомните, какими бы мы не были продуктивными действия ваших сотрудников (по их словам), главный положительный показатель их работы это цифры, которые никогда не врут и не ошибаются. Мы хотим сказать, что финансовый отдел во главе с финансовым директором в заключение анализа должны предоставлять вам краткую сводку предпринятых действий и их влияние на бюджет вашей компании. Проанализировав полученные данные, вы уже можете понять, насколько эффективны предпринятые меры и насколько эффективны ваши работники.
Стадия 3. Закономерное сокращение
В первую очередь, данная стадия характеризуется тем, что ее выполнение будет довольно продолжительным, так как разработка плана необходимых мер по сокращению расходов, его выполнение и, самое важное, получение эффекта от предпринятых действий существенным образом коснутся организационной структуры вашего предприятия в целом.
Так как нам необходимо провести сокращение расходов определенных статей, а это, в свою очередь, представляет собой глобальную работу по всем имеющимся подразделениям, то следует распределить полномочия по группам и назначить ответственного менеджера за внедрение, применение и эффект от предпринятых действий.
Не стоит ограничивать их в свободе принятии решений, ведь от них зависит, насколько успешно пройдет сокращение расходов компании. Кроме того, менеджер не должен быть скован первоначальным планом, потому что просто невозможно просчитать досконально каждый шаг. Достаточно задать определенное направление, от которого можно отклоняться в ходе работы. Существует риск саботировать весь процесс по сокращению издержек, однако это же может увеличить в разы эффективность заданного курса.
Регламенты работы, организационные схемы, изменения технологий на производстве, даже способы оплаты должен контролировать менеджер, ответственный по каждому пункту. К тому же, решения, касающиеся вышеприведенных назначений, может принимать только он. Управляющее лицо налагается не только ответственностью, но еще и свободой принятия тех или иных решений. Если же вы катастрофически ограничиваете возможность выбора действий менеджера, то тогда и ответственность возлагайте, в первую очередь, на себя.
Закономерное сокращение издержек условно можно разделить на три вида:
инвестиции;
закупки;
производственные процессы (улучшения за счет организационно-технологических изменений).
Как вы понимаете, закономерное сокращение издержек связано именно с главными статьями расходов компании, которые тяжелее всего преобразовать, реализовать и, тем более, сократить.
Закономерное сокращение издержек условно можно разделить на три вида:
инвестиции;
закупки;
производственные процессы (улучшения за счет организационно-технологических изменений).
Как вы понимаете, закономерное сокращение издержек связано именно с главными статьями расходов компании, которые тяжелее всего преобразовать, реализовать и, тем более, сократить.
Следующим шагом распределите идеи экономии по стоимости их реализации:
Беззатратные. Например, провести тендер, найти более дешевого и качественного поставщика материала;
Малозатратные. Например, автоматизировать управленческий учет, чтобы оперативно получать финансовые данные с глубокой аналитикой;
Высокозатратные. Например, построить новую котельную, чтобы экономить на газе и обслуживающем персонале.
Офисные расходы
1 способ «Аренда офиса»
Для любой фирмы могут наступить тяжелые времена. Но нельзя опускать руки. Увеличение прибыли это не только увеличение количества клиентов, это еще и умение правильно сокращать издержки.
Но тут важно запомнить аксиому, которая должна стать вашим главным ориентиром в сокращении расходов: «Любой бизнес должен быть всегда в поиске сокращения издержек. Но, поверьте, бизнес не готов терпеть сокращение издержек, ценой понижения качества услуг».
Поэтому экономить, например, на классных специалистах нельзя, а на аренде ненужных метров в центре города можно.
Итак, вам нужно определиться, играет ли важную роль для имиджа вашей компании стильный офис в центре города, или же это скорее «барская прихоть», нежели реальная потребность? Если деятельность Вашей компании напрямую связана с многочисленными встречами с клиентами и партнёрами в офисе, то, конечно, тут без офиса в центре не обойтись. Хотя и тут можно правильно экономить, если большинство вопросов в вашей компании решается удаленно, нет постоянного личного контакта с клиентами и партнёрами, значит, и нужды в таком офисе нет.
Ну что ж, с тем что, если офис в центре города не острая необходимость и можно снять приличное помещение в местах, удаленных от центра всё понятно, то, как быть арендаторам, для которых расположение офиса играет очень важную роль?
Проводим мониторинг офисов с похожей площадью и в том же районе, узнаем цену, условия.
Идем к арендодателю и торгуемся с ним по цене. Начинаем перечислять все выявленные заранее недочеты: не первой свежести ремонт, возможно плохо работающая вентиляция или кондиционер, неудобное расположение, отсутствие парковки и т. д. Имея мониторинг цен с похожими параметрами офиса, но по более низкой цене, приводим это в аргумент. Если арендодатель не снижает стоимость аренды и цена новой аренды намного ниже, то прощаемся с текущим арендодателем.
Переезд вовсе не хуже потопа и обычно осуществляется за одни выходные.
Затем определяемся, так ли нам нужно платить за офис класса «А», когда было бы намного дешевле взять офис «В» или «С» класса.
Если у вас большой штат сотрудников, то определитесь, нужно ли вам, чтобы в офисе находились все? Вероятно, есть возможность сокращения количества человек, чьё пребывание в офисе не является необходимостью, и тогда можно было бы предложить этим сотрудникам либо удалённую работу с редкими выездами в офис, либо снять еще один офис, удалённый от центра, для этих сотрудников. Вы скажите: «Что же мне делать с полупустым офисом в центре города?». Всё очень просто найти соседей и договориться о субаренде. Если Вас не устраивает этот вариант, то всегда можно найти помещение с удобным расположением, но значительно меньше, ведь вы очень разумно разделили штат сотрудников.
Какие еще есть варианты?
Если офис в центральном районе все-таки необходим, но в большей степени для встреч, в таком случае, вы можете воспользоваться почасовой оплатой офиса. Единственное, что вам придется учесть это строгое планирование встреч. В остальном, это очень удобный вариант для компании, чьи встречи с клиентом или партнером могут быть частыми, но не продолжительными.
Следующий вариант. Вы оставляете в центральном офисе только руководство компании и выделяете комнату переговоров. В ней как раз будут проходить встречи с ключевыми партнерами и потенциальными клиентами.
Наконец, вариант, при котором вы можете за одну и ту же стоимость аренды, получить больше площадей это при условии, что в помещении высокие потолки, и вы можете с помощью перегородок построить себе второй этаж. Это возможно, если договор аренды у вас долгосрочный.