В-третьих, если вы затеваете капитальный ремонт в офисе, обязательно позаботьтесь о том, чтобы новые унитазы были снабжены двумя режимами смыва, а также установите сенсорные смесители. Однокнопочные унитазы смывают в день, вместе с десятью литрами воды, деньги компании. С двухкнопочным режимом три литра воды в день.
Сэкономить на оплате за отопление помещения можно с помощью установки индивидуального счетчика тепловой энергии. Расценки на отопление коммерческих помещений в разы отличается от отопления квартир.
Монтаж программируемых термоголовок или программаторов температур. Приборы сами контролируют и устанавливают комфортную температуру.
Можно самостоятельно отключать или уменьшать температуру в вечерние время, когда все уходят с работы и в выходные дни.
Обязательно замените старые радиаторы, ведь они со временем забиваются, и вода в них хуже циркулирует, отсюда и хуже теплоотдача.
Установка конструкций воздушного отопления. Воздух быстро нагревается и для каждой комнаты можно задать свою температуру.
Утеплите дополнительно стены, потолок, пол, ока и двери. Вы сэкономите траты на отопление до 30%.
Для отопления загородного дома, можно установить тепловой насос, который использует подземное тепло почвы и вод.
Экономию газового отопления можно получить, правильно выбрав газовый котел. Самыми экономичными считаются котлы с моделируемой и многопозиционной газовой горелкой. Они помогут сэкономить расходы на газ до 25%.
Вместо стандартного электронагревателя можно поставить инфракрасный, тогда в помещении будет нагреваться воздух, а не предметы.
Кейс.
На большом предприятии была своя котельная. Построена она была еще в 60х годах, топилось газом, КПД было низким, в цехах и помещениях было холодно, включались дополнительные электрические обогреватели, на ее обслуживание требовалось по два оператора, которые должны были обслуживать ее круглосуточно. Еще система безопасности от утечки газа была примитивной и не надежной. Котельная часто выходила из строя, и зимой это приводило к промерзанию труб со всеми печальными последствиями.
Проблема была решена следующим образом. Заменить котельную отечественную на импортную. Все оборудование взяли в долгосрочный лизинг, получили вычет по НДС и уменьшили налог на прибыль. Увеличили КПД, как результат в цехах стало тепло, убрали электрические радиаторы, провели тепло к дальним ангарам, сдали в аренду по ставкам теплых складов. Сократили сотрудников котельной, возложили обслуживание на инженеров, ведь современная котельная сама подстраивалась под погодные условия и управлялась с помощью мобильного приложения.
8 способ «Канцтовары»
Канцтовары статья расходов, которой обычно не уделяют должного внимания, ввиду рутинной необходимости и, в то же время, некоторой незначительности, по сравнению с другими расходами.
Тем не менее, вы должны понимать, что каждая лишняя ручка и скрепка это деньги Вашей компании, которые выкидываются на ветер. Таким образом, одна ручка превращается в тысячи ручек, а значит в тысячи рублей, долларов, евро и других валютных единиц, которые можно было бы использовать гораздо разумнее.
Поэтому вопрос обеспечения офиса канцтоварами и возможностью сокращения этой статьи расходов без ущерба для производственного процесса должен волновать каждого руководителя совершенно любой компании, который стремиться, как можно грамотнее, сократить те или иные издержки предприятия.
Итак, с чего же стоит начать для того, чтобы расход средств по статье «Канцтовары» осуществлялся экономично?
Для начала, вы должны понять, какие именно факторы влияют на данную расходную статью:
объем закупки канцтоваров. То есть, перечень канцелярских принадлежностей и их количество;
стоимость закупаемых канцтоваров;
выбор поставщика;
налаживание систематичности в закупках.
Теперь рассмотрим каждый фактор по отдельности.
Объем закупки канцтоваров.
Естественно, что в зависимости от специфики той или иной компании набор канцтоваров может варьироваться: от минимального (ручки, бумага, папки) до совершенно ненужных принадлежностей, включающих в себя всевозможные канцелярские изощрения. Но запомните, в любом случае, вы должны вести строгий перечь необходимых позиций для закупки, конечно, же, посоветовавшись с подчиненными.
Стоимость закупаемых канцтоваров.
Тут важно ответить на вопрос: пытаетесь ли вы сформировать определенный имидж компании за счет закупки презентабельно дорогих канцтоваров? Если да, то пропускайте этот пункт, если нет, то не позволяйте вашим сотрудникам выбирать самые дорогие канцелярские принадлежности без острой необходимости, отдавайте предпочтение «средним» аналогам.
Выбор поставщика.
Конечно, у вас есть поставщик, проверенный временем, вы ему доверяете. А знаете, что еще? Вы к нему привыкли. Вы привыкли, и вам лень искать других. Поймите, канцтовары это всё-таки не та сфера расходов, в которой легко натолкнуться на недобросовестного поставщика некачественных товаров. Поэтому, перестаньте действовать по накатанной. Перешерстите рынок поставщиков канцелярских принадлежностей и остановитесь на наиболее подходящем для вас варианте. И еще кое-что, кроме вас, никто этого не сделает, просто потому, что ваши подчиненные, в том числе и бухгалтера, не тратят собственные деньги на эту, казалось бы, мелочь, им всегда будет казаться, что это незначительная статья расходов, которая по плечу компании.
Покупайте все у одного поставщика.
Постарайтесь остановить свой выбор на одном поставщике. Ведь, чем больше вы у него закупаете, тем на большую скидку и отсрочку (грубо говоря, бесплатное кредитование) вы можете рассчитывать. Однако не забывайте о том, что у одного поставщика канцелярской продукции есть в наличии не всегда будет у другого. У ваших поставщиков есть товар «крючок», который стоит значительно меньше, чем у конкурентов, и тем самым создает видимость, что ваш поставщик дорогой. Сравните все основные позиции и, вполне может возникнуть ситуация, когда вы лишь один товар вы берёте у одного поставщика, а всё остальное у другого.
Доставка.
Никогда не платите за доставку, набирайте товара как минимум столько, чтобы вам его привезли бесплатно.
Налаживание системности в закупках.
Пожалуй, это самый интересный шаг к сокращению издержек по статье «Канцтовары», потому что тут вы можете серьезно сэкономить. После того, как вы определились с перечнем необходимых канцтоваров, вам необходимо опередить периодичность закупок. Для чего это нужно? Во-первых, вы сможете договориться с поставщиком о регулярном пополнении офиса канцелярскими принадлежностями, а значит, сможете договориться и о наиболее выгодных условиях сотрудничества. Во-вторых, вы сможете выдвинуть своим сотрудникам, очень простой и непоколебимый ультиматум: «Офис будет пополняться офисными принадлежностями в порядке строгой периодичности. Перечень необходимых вам принадлежностей можно будет дополнять минимально. Если у вас закончились ручки, значит, вы либо неправильно рассчитали нужное вам количество, либо нерационально использовали. В любом случае, это ваша проблема».
Ведите отчет о том, какой отдел и сколько тратит, приведите траты всего отдела к количеству сотрудников, работающих в этом отделе. Проанализируйте несколько месяцев, полученную статистику переведите в норматив по расходам и издайте положение по закупкам.
Не забывайте использовать то, что кажется уже не нужным.
Например, прошлогодние документы хранились у вас в папках. В них вы залезаете крайне редко. И вот вам понадобились новые папки вытащите документы из прошлогодних папок, переложите их в коробки, подпишите их и сдайте в архив. В высвободившиеся папки теперь складывайте документы.
Кейс.
Когда я сокращал расходы на одном предприятии, то увидел очень большие расходы на бумажные полотенца. Оказывается, в каждом туалете стояли такие бумажные полотенца, и некоторые сотрудники, сполоснув руки, наматывали по пару метров таких полотенец. В итоге, они постоянно заканчивались, а мусорные баки были переполнены бумагой и, соответственно, это отражалось на счетах за мусор.
Решение. Заменить бумажные полотенца электрическими сушилками для рук. Покупка такой техники окупилась за год.
Кейс.
Все канцтовары покупали у одного из наикрупнейших поставщиков России. Однако выяснилось, что, например, бумагу для ксероксов гораздо дешевле брать совсем у другого поставщика, а так как расходы на бумагу составляли примерно треть от общих расходов, то только за счет этого смогли сэкономить больше 5%.