Например, предложите работнику помощь в реализации его идей по преобразованию рабочего места, тогда работник может с большей долей вероятности вовлечься.
Очень способствует эффективной организации рабочих мест, когда персоналу демонстрируется заинтересованность руководства. Когда руководителю важно, как обстоят дела по рациональной организации рабочих мест, у его подчиненных создается впечатление, что это не разовая кампания, а что-то действительно стоящее для организации. Поощряйте работников, предлагающих меры по совершенствованию существующих стандартов, сокращению времени и трудоемкости работ. Если работник вам говорит, что можно сделать по-другому, более рационально, то любая идея, пусть даже она не реализуется сразу, должна поощряться. Это необязательно должно быть денежное поощрение, простого "спасибо", хлопка по плечу или пожатия руки будет достаточно.
Кроме этого, объясняйте важность предстоящих изменений. Система 5S, как вы знаете, не требует существенных затрат. Ее успех целиком зависит от общего понимания персоналом возможности проводимых изменений. Если человек понимает свои выгоды, важность тех изменений, которые будут проводиться на рабочих местах с точки зрения его организации и выполнения его операций, вовлекаться ему будет проще. Такой работник будет способствовать изменениям и помогать организации.
Если человек понимает, что он будет меньше ходить и искать инструмент, перекладывать какие-то предметы, за это время он может произвести больше продукции. Соответственно, сможет получить большую зарплату и пораньше уйти домой, либо у него будет время на какую-то рационализаторскую деятельность. Если он будет меньше спотыкаться, соответственно, уменьшится риск получения травм. Вовлеченных работников по организации рабочих мест на каждом предприятии можно найти достаточно много, главное всех собрать, систематизировать при обучении до того, как вы ворветесь на рабочее место работника выкидывать все лишнее. Вот это надо до него донести и дать время, чтобы работник переварил информацию.
5S применяют там, где работают люди, это система организации рабочих мест: постоянных и временных, стационарных и передвижных. Не рекомендую начинать с тех мест, где люди не работают, такие тоже часто бывают. Встречаются, например, в энергетике, объекты, где совершается обход. Начинать нужно с тех мест, где именно сейчас работают люди и где они проводят большую часть рабочего времени.
Не требуйте от работников того, чего сами не можете выполнить.
Не оставляйте работника один на один с его рабочим местом, о чем говорилось выше.
Есть еще несколько моментов, о которых следует помнить. Во-первых, убедитесь, что рабочие места выбраны правильно. Это еще одно условие для правильного начала организации рабочих мест. О выборе пилотного участка подробно рассказывается в одном из следующих разделов. Помните, что внедрение 5S должно устранять потери и улучшать условия труда. Если вы видите чистое рабочее место с минимальным количеством потерь, не начинайте организовывать работу только для того, чтобы подписать карандаш или оконтурить степлер. Включайте голову. Рабочее место должно обладать потенциалом, чтобы потом нельзя было сказать, что трудовые и временные ресурсы были потрачены зря. Прежде чем выбирать рабочее место, изучите раздел, где описываются нюансы по выбору пилотного участка.
Применяйте пропаганду в объяснении важности предстоящей кампании. Обучите персонал, в том числе и руководителей нижнего звена управления, объясните им важность кампании, преимущества, которые затрагивают лично их. Например, снижение бесполезного времени, скорейшее выполнение плана, удобство в работе, гигиена труда, снижение риска получения травмы и так далее. Это очень важно чтобы люди понимали свою выгоду от организации рабочих мест.
Худший вариант реализации любого улучшения это когда люди сопротивляются, лучший когда люди способствуют, помогают, и вам надо стремиться к лучшему. Применение пропаганды, объяснение важности предстоящей кампании способно склонить чашу весов в нужную вам сторону.
Запланируйте ресурсы. Для начала кампании необходимо в первую очередь время на уборку, сортировку, упорядочение и так далее, отсутствие времени приведет к авралам, потере эффективности, демотивации, возможному провалу кампании в целом. Зарезервируйте определенное время, например, в конце смены, на проведение кампании.
Например, выделили пол часа в конце смены и занимаетесь организацией рабочих мест. Собрались, провели сортировку, например, в первый день, второй день провели упорядочение и так далее. Это также относится к руководителям и к каждому члену команды. Кроме того, продумайте материальные ресурсы: средства уборки. Например, устранение источника загрязнения, средства разработки стандартов или метод визуального контроля. Как правило, работа в команде, привлечение дополнительных людей в команду помогает существенно сэкономить время.
Например, при разработке стандартов и элементов визуального контроля. Элементарный компьютер с принтером, где можно напечатать какой-то перечень, список, подпись какого-то стеллажа, шкафчика и так далее. Член команды, который возьмет на себя эти функции, окажет вам существенную поддержку.
Дополнительно к материальным ресурсам относятся те, которые направлены на устранение источников загрязнения, уборку и так далее. На практике встречается много рабочих мест, в которых переломным моментом при организации рабочих мест является либо замена старого стола, либо покраска оборудования. При планировании стоит подумать о тех ресурсах, которые вы можете перераспределить. Не рекомендую тратить материальные ресурсы, особенно в начале кампании.
Заинтересованность руководителей показывает важность и неизбежность предстоящих изменений. Объявите о кампании, интересуйтесь успешностью хода работ. Если вы исполнитель, стимулируйте вашего руководителя периодически выходить на рабочее место, показывайте результаты работы. Когда руководитель заинтересован, люди видят, что организация рабочих мест важна в масштабе всей организации, что эти изменения не разовая акция. Это действительно важная работа, которая продлится достаточно долгое время.
Условия применения 5S на самом деле очень просты. В двух словах планирование и вовлечение. Используйте это перед началом кампании и ваши шансы на успех увеличатся многократно. Планируйте ваши улучшения, продумывайте ресурсы: временные и материальные. Продумайте участников команды и то, как можно вовлечь каждого участника, в частности, рабочего. Подумайте, как заинтересовать руководителя или как помочь руководителю показать заинтересованность. Эти основные условия способны склонить чашу весов в сторону максимально быстрой организации рабочих мест.
Эффект от применения 5S
Несмотря на то, что 5S это достаточно простой метод, применяющийся как базовый при работе в направлении бережливого производства, он способен дать реальный эффект. Иногда даже очень большой эффект. В настоящем разделе мы покажем, какой эффект может дать внедрение 5S, как его можно оценить и посчитать.
Для начала определим, какие преимущества есть у каждого шага метода 5S.
На первом шаге уменьшаются затраты времени на поиск необходимого. Если мы меньше ищем и перекладываем предметы, когда мы знаем, где они лежат, когда у нас нет лишнего мусора, который мешает, отвлекает наше внимание соответственно, уже здесь, на первом шаге, уменьшается время на поиск необходимых предметов.
На втором шаге происходит уменьшение затрат времени на поиск необходимого, сокращаются ошибки из-за применения не того, что нужно. Мы избавились от всего, что нам не нужно и оставили только то, что нужно и в том количестве, которое необходимо, в тех местах, где вещи удобно брать, искать и так далее. Соответственно, мы сокращаем количество ошибок из-за того, что применили что-то неподходящее случаю: материал с истекшим сроком годности, неисправный инструмент и так далее. Также здесь исключаются любые другие несоответствия, например, лишние движения.
На третьем шаге сокращается простой оборудования и количество поломок. Операторы лучше знают оборудование, становится меньше несоответствий и поломок, связанных с грязью и мусором. Третий шаг это наведение чистоты на рабочем месте. Мы можем увидеть источники загрязнения, в том числе и на оборудовании, если рабочее место там расположено. Таким образом снижается возможность простоя.
На четвертом шаге происходит улучшение контролируемости порядка, а в качестве бонуса высокий уровень командного духа и производственной культуры. Когда первые три шага реализованы, чтобы закрепить результат, вырабатываются стандарты. Стандартизация позволяет более качественно осуществлять контроль и обнаруживать отклонения от нормального состояния намного быстрее.