Краткое содержание книги: Новые правила деловой переписки. Максим Ильяхов, Людмила Сарычева
www.smartreading.ru
Пишите не пишите
Книга Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой о любви . О той любви, которую вызывают люди, избегающие использовать в переписке фразы «Уважаемые коллеги!» и «С уважением к вам и вашему бизнесу».
Большинство из нас постоянно пишет письма по электронной почте, рабочие сообщения в мессенджерах, коммерческие предложения, тексты рассылок, отклики на объявления и вакансии. Чаще всего мы используем в переписке шаблоны и штампы, пишем нарочито вежливо и уважительно, хотя на самом деле в наших письмах совсем нет уважения к собеседнику. Мы бываем небрежны, забыв прикрепить файл или отправив человека читать восемь экранов переписки. Мы можем написать злое и саркастичное письмо или дать понять адресату, что он глубоко неправ и мы его презираем. Мы не уважаем время людей, вмешиваемся в их дела со своими «ВАЖНО!!! СРОЧНО!!!», пишем письма всем сразу и никому в отдельности, добавляем в копию всех подряд и не находим нужным объяснить незнакомым людям, кто мы такие. Мы делаем это не потому, что мы злые и нехорошие, просто мы так привыкли. И вредит это в первую очередь нам самим.
На письма, написанные «в лучших традициях» сегодняшней деловой переписки, отвечать не хочется, но надо. Максим Ильяхов и Людмила Сарычева предлагают другой формат проявить уважение и заботу о собеседнике. Может быть, это займет чуть больше времени, но и результат будет несоизмеримо лучше.
Прочитайте саммари, чтобы, как пишут Ильяхов и Сарычева, «люди полюбили не столько ваши письма, сколько лично вас».
Как представиться и обратиться к собеседнику
Объяснить, кто мы такие. Если мы пишем письмо человеку впервые, нужно не только назвать свое имя и компанию, но и объяснить, чем мы занимаемся и как это все связано с получателем. Желательно, чтобы наше имя в заголовке письма совпадало с тем, которым мы представляемся. В подписи обычно достаточно имени, но, если важна точная должность, укажите ее тоже. Мобильный телефон можно добавить, если вы готовы к тому, что с вами время от времени будут связываться напрямую.
Если мы пишем письмо иностранцу, свое имя лучше указывать на языке получателя так мы поможем ему прочитать наше имя правильно.
Уважать имя человека. Обращаться к собеседнику нужно так, как он представился. Начинать называть Василия Васей можно после того, как он сам себя так назовет в переписке.
Если человек сразу представляется уменьшительной формой имени, например Зиной, а не Зинаидой, значит, для него важно, чтобы его называли именно так.
Быть внимательным. Проще перечитать дважды имя адресата (Иван Ильин) и не обозвать его случайно Ильей, чем потом исправлять отношение Ивана к нам.
Обойтись без слова «коллеги». Оно давно всем набило оскомину и даже приобрело пренебрежительный оттенок. Особенно раздражает приветствие «Уважаемые коллеги!», которое сразу дает понять, что никакого уважения не предполагается, а письмо адресуется всем сразу и никому в отдельности. Таким образом мы перекладываем на людей ответственность и заставляем их тратить время на то, чтобы вычленить, что здесь имеет отношение именно к ним. Проявите заботу и обратитесь к каждому лично с адресованной ему информацией.
Если в переписке слишком много народу, чтобы обращаться к каждому по имени, нужно перестать писать письма и устроить очную встречу.
Познакомить людей. Если вы добавляете в переписку нового собеседника, нужно ввести всех в курс дела заранее пояснить, кого вы хотите добавить и зачем, и предупредить нового участника о том, что вы его подключаете к беседе. Если функционал каждого участника переписки не всем очевиден, стоит представить людей друг другу и коротко пояснить, за что они отвечают.
Как структурировать письмо
Вынести в тему суть письма. Писать письма без темы очень плохо. Такое письмо невозможно идентифицировать в потоке. Идеально обозначенная тема письма это когда спустя полгода любой участник переписки сможет без труда его отыскать. Поэтому лучше избегать абстракций и указывать название проектов, стадии работы.
Хорошая тема письма может выглядеть так: [Внутренняя] Смета по проекту «Мир Ковров».
Одно письмо один вопрос. Отвечать на письма, в которых содержится несколько вопросов по разным задачам, неудобно. Вернуться к каждому такому вопросу, найти его в переписке еще труднее.
Гораздо удобнее видеть по каждому вопросу отдельную ветку переписки с четко сформулированной темой. Если нужно объединить вопросы в группу, это можно сделать в теме письма.
[Сборник для «Мира ковров»] Правки в макет
[Сборник для «Мира ковров»] Сроки передачи тиража клиенту
Сразу переходить к главному. Цель письма нужно изложить сразу и максимально конкретно, если только тема не сложная и не требует пояснений. Если сложная в письме лучше договориться о встрече или звонке, а уже после такой беседы зафиксировать основные ее тезисы в последующей переписке.
Четко обозначить ожидания. Запрос что мы хотим получить в ответ на письмо лучше вынести в отдельный абзац и сформулировать максимально конкретно.