Ключевые идеи книги: Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Михаил Рыбаков - Smart Reading

Ключевые идеи книги: Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Михаил Рыбаков

www.smartreading.ru

Что такое бизнес-процессы и зачем они нужны

Бизнес-процесс это четко описанный алгоритм выполнения работы.

Например, поиск клиента, выполнение его заказа.

Идея процессов давно известна, а преимущества понятны. Опишите, как вы работаете, добейтесь четкого исполнения процессов, совершенствуйте их полу́чите много выгод:

Повысите управляемость бизнеса и прозрачность для руководителей, сможете целенаправленно его совершенствовать: достигать большего, сокращать сроки работ, их трудоемкость и себестоимость.

Снизите зависимость от звезд и нерадивых сотрудников. Станет проще найти работников, не обязательно нанимать свехталантливых. Новички будут быстрее выдавать нужный компании результат.

Уменьшите риски увода клиентов, потери технологий при увольнении ключевых сотрудников и пр.

Освободите время и силы на развитие бизнеса и вообще на жизнь.

Повысите качество работ, а значит, репутацию компании на рынке.

Бизнес станет более прибыльным и устойчивым. В том числе в кризис.

Почему же далеко не всегда удается описать процессы компании, а тем более добиться их надежной работы согласно описанию?

Причины разные:

Зачастую формальное отношение к написанию регламентов и прочих бумажек.

Слабое понимание процессного подхода.

Например, большинство авторов не понимают важности того факта, что почти все процессы в компаниях сквозные, то есть проходят через несколько подразделений и должностей, и большинство проблем возникает на стыках.

Но авторы предлагают описывать отдельно процессы отдела продаж, процессы департамента производства, процессы службы персонала и пр.

Это не просто не полезно это вредно, так как усугубляет проблемы и замораживает их!

У большинства консультантов, специалистов по управлению качеством и информационным технологиям недостаточно навыков работы с людьми и вовлечения их в изменения. Компетенция многих экспертов заканчивается на написании документов или программировании. А то, что без грамотного внедрения в культуру компании все это пустое,  кто ж об этом думает?

Процессный подход помогает выстроить эффективную работу в компании по горизонтали между сотрудниками и подразделениями. А это в корне противоречит традиционному для России и сопредельных стран авторитарному подходу «я начальник ты дурак».

Попытки описания и внедрения бизнес-процессов часто проваливаются и приводят к разочарованию.

Почему то, что написано в книгах, чему учат в бизнес-школах и на тренингах, далеко не всегда работает на практике? Как понять и описать лежащие в основе бизнеса процессы, не погрязнув в формализме? Почему коллектив противится изменениям? Как вовлечь команду в развитие бизнеса? Как пройти путь по повышению эффективности и достичь результатов?

Прочитав саммари, вы узнаете, как навести порядок в бизнесе. Компания станет работать более надежно и эффективно, а у вас освободится больше времени для стратегического управления, новых проектов и отдыха. По словам Михаила Рыбакова, это «как пересесть с телеги на современный автомобиль».

Прежде чем приступать к наведению порядка

Основы

Чтобы куда-то осмысленно двигаться, нужно сориентироваться на местности. Определить точку А, где вы находитесь, и точку Б, куда хотите прийти.

Опишите текущее состояние своего бизнеса. Чем сильна компания? Какие есть проблемы? Далее поймите, на какой стадии развития находится ваша организация. Это задание, как и остальные, лучше выполнять вместе со своей управленческой командой.

В процессе развития компания проходит три стадии зрелости:

1. Спонтанный бизнес, который держится на энтузиазме и ручном управлении основателей (ООО «Рога и копыта»).

2. Четкая система, когда все работает как швейцарские часы (McDonalds).

3. Живая, саморазвивающаяся компания, в которой процессы и продукты постоянно улучшаются и создаются новые, команда вовлечена в развитие бизнеса и двигает мир вперед (Google).

Михаил Рыбаков:«Многие российские компании работают довольно хаотично, задачи в них решаются каждый раз как в первый раз. Неформализованный малый бизнес может жить десятилетиями и при этом быть успешным. До тех пор пока собственник не захочет серьезно масштабировать свое дело. Тут его ждет разочарование. Компания выросла, и хорошо управлять прежними методами не получается».

Владельцы и топ-менеджеры работают с утра до ночи, постепенно перегорают. Бизнес становится обузой, чемоданом без ручки: нести тяжело, а выбросить жалко. Поэтому для большинства компаний ближайшая цель (точка Б)  навести порядок в бизнесе, вывести его на уровень надежной эффективной системы.

В бизнесе важен баланс трех элементов:

целей, вектора развития;

системы, то есть технологии работы, не привязанной к конкретным личностям;

живых людей, команды и ее культуры.

Все три элемента одинаково ценны. Их можно назвать «треугольником гармоничного бизнеса». Компания это целостный организм, в котором все взаимосвязано.

Цели это понимание того, куда хотите прийти, ваша точка Б. Наметьте путь туда из нынешней точки А стратегию бизнеса.

Система это описание механизмов работы компании. Основные элементы системы: бизнес-процессы, проекты, организационная структура и ролевая структура, показатели.

Вся работа в компании выполняется с помощью бизнес-процессов и проектов. Бизнес-процессы многократно повторяются: поиск клиентов, выполнение заказов, наем персонала, уборка офиса и т. д. Проекты всегда ограничены по времени и направлены на достижение относительно уникальных целей.

Организационная структура компании это иерархическая схема подчиненности, она включает в себя подразделения и должности. Ее нужно создавать на основе бизнес-процессов: чтобы она помогала им выполняться гладко.

Показатели результативности и эффективности позволяют измерять работу и принимать обоснованные решения. Показатели важная часть управленческого учета.

Люди должны работать эффективно и с удовольствием. Есть проверенные технологии, позволяющие определять, каких и сколько сотрудников надо, нанимать их на конкурсной основе, вводить в должность и развивать, мотивировать и т. д.

Михаил Рыбаков:«Бизнес-процессы ядро наведения порядка. Но важно отлаживать и другие элементы системы, другие углы треугольника. Иначе получится табуретка на одной ноге».

Часто баланс вершин треугольника нарушен.

Например, распространенный перекос отсутствие ясных целей. Или они интуитивные (в голове собственника), или только количественные (увеличить оборот в десять раз). Такие надуманные цели слабо мотивируют даже собственника, не говоря уже о сотрудниках в них нет энергии Порой цели есть, но как к ним идти непонятно: нет стратегии.

В большинстве организаций не выстроены система, технология работы. Работают по наитию, как исторически сложилось.

На чем же держатся такие компании?

На людях! Руководители и ключевые сотрудники своим героизмом и переработками компенсируют отсутствие всего остального.

Посмотрите на свой бизнес исходя из описанного выше треугольника. Какие углы развиты больше, какие меньше? Выпишите основные проблемы и наметьте план решения.

Рассмотрим два подхода к управлению: авторитарный и процессный.

Наиболее распространен первый: компаниями управляют по принципу «я начальник ты дурак». Его основа вертикаль власти, которая, конечно, важна, но приводит к низкой эффективности работы организации, слабой инициативе и ответственности сотрудников, конфликтам.

Михаил Рыбаков:«Процессы идут медленно, со сбоями и потерями ресурсов, информация искажается на всех этапах. Но кого это волнует? Разве что собственника. Хотя и он не знает, как в корне решить эту проблему. Использует привычные оральные методы управления. Это помогает, но слабо и недолго».