4. Наладить взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, сократить сроки выполнения общих задач и проектов.
5. Создать единое пространство для построения рабочих процессов и коммуникации, стандартизировать задачи и операции для дальнейшего масштабирования в международные офисы компании.
6. Обеспечить понимание сотрудниками своего места в достижении стратегических целей компании, повышение вовлеченности, мотивации и личной заинтересованности в достижении бизнес-целей.
7. Получение ценных данных для HR-аналитики с целью развития сотрудников и управления талантами: оценка загруженности и эффективности работы, выделение зон для развития профессиональных навыков и компетенций, профилактика эмоционального выгорания.
Проект был направлен на всех сотрудников: более 1900 человек.
Цель проекта: разработка единой системы проектного управления, способствующей созданию и распространению инноваций, ускоряющей процесс принятия решений, обеспечивающей эффективность кросс-функционального взаимодействия и, как следствие, сокращение времени работы над проектами и рост производительности; создание системы проектного управления, которая поможет каскадировать стратегические цели компании в задачи и проекты конкретных сотрудников и подразделений.
РеализацияBIOCAD это биотехнологическая компания, которая имеет свою специфику. Разработка лекарственных средств, ведение научных и исследовательских проектов требуют подстройки системы под структуру и логику бизнеса. На рынке на момент реализации проекта не было найдено подходящей системы, которая в равной степени могла быть использована в работе научно-исследовательскими подразделениями, департаментами производства, продаж, маркетинга, HR и ИТ. Компании удалось разработать собственную систему, которая в равной степени удобна в использовании для сотрудников всех подразделений и позволяет им работать над совместными проектами максимально эффективно.
Для эффективного управления проектами был создан уникальный программный продукт repka.biocad.ru. Это онлайн-платформа, разработанная как единый сервис для работы с задачами проектного планирования, управления ресурсами и улучшения взаимодействия между подразделениями. Интерфейс системы очень прост и интуитивно понятен даже новичкам. Каждое подразделение или кросс-функциональная команда, работающая над проектом, имеет собственную доску задач, на которой отображаются все сотрудники. Каждая задача расположена в колонке в соответствии с ее статусом («Очередь» > «К исполнению» > «В работе» > «Готово»). Сотрудники могут назначать задачи коллегам или целым подразделениям прямо в системе.
Количество команд в REPKA на сегодняшний день значительно превышает количество подразделений. Это говорит о том, что компания переходит от иерархической организационной структуры к комбинированной.
Таким образом, система REPKA интегрирует необходимые функции и позволяет:
наглядно структурировать сложные процессы;
увидеть задачу в разрезе ее выполнения кросс-функциональными подразделениями, что важно для объективной оценки деятельности коллег;
проанализировать нагрузку сотрудников и планировать деятельность с опорой на текущие результаты, оценить риски;
упростить и стандартизировать рабочий процесс;
в рамках единой системы планирования управлять как отдельным продуктовым проектом, так и всем портфелем проектов в целом.
Основные этапы проекта
Этап I: подготовка проекта.
Проведение сравнительного анализа существующих на рынке систем проектного управления (Redmine, «Мегаплан», Planner, MsProject, Taiga, Jira).
Консультации международных экспертов, встречи с сертифицированным KANBAN-тренером Алексеем Жегловым.
Анализ бизнес-процессов в компании, проведение интервью с руководителями о специфике работы подразделений.
Этап II: проектирование архитектуры системы.
Написание UseCases, создание прототипа.
Подготовка технического задания.
Поиск команды-исполнителя для разработки отдельных модулей системы.
Этап III: реализация.
Проектирование интерфейса системы.
Прописывание всех бизнес-процессов для гибкой настройки системы под процессы каждого подразделения.
Загрузка данных в систему.
Интеграция с корпоративными сервисами компании.
Загрузка данных в систему.
Интеграция с корпоративными сервисами компании.
Разработка программы очного тренинга, настольной игры и дистанционного курса. Очный тренинг длится 8 часов и состоит из настольной бизнес-симуляции управления биотехнологической компанией, теории KANBAN, группового упражнения, теста и консультации по использованию системы в работе.
Этап IV: внедрение.
Обучение сотрудников компании правилам пользования системой:
однодневный 8-часовой тренинг «KANBAN. Переход к вытягивающим системам». Тренинг начинается с элемента геймификации настольный игры KANBAN; команда победителей
в рамках тренинга получала 1000 баллов, которые можно было обменять на деньги и призы;
дистанционный курс «Философия KANBAN» на сайте корпоративного университета CUB;
обучающий блог о нововведениях системы на корпоративном портале.
Разработка и принятие политики по контролю выполнения задач в электронной системе REPKA.
Внутреннее продвижение в компании: статьи в корпоративном журнале, проведение интервью с создателями системы, запуск блога, подготовка рассылок, подготовка роликов о преимуществах системы на корпоративном ТВ.
Разработка принципов нематериальной мотивации сотрудников: конкурс на самого активного пользователя системы [8]; победителям начислялось 100 «пряников» в разделе «Геймификация» на портале «Пряничная лавка».[9]
РезультатыКак правило, системы, базирующиеся на философии KANBAN, активно используются ИТ-компаниями. BIOCAD удалость разработать систему, которая удовлетворяет запросы абсолютно всех подразделений, в том числе ученых и исследователей из R&D-департамента.
Поставленная задача 1: создать единую систему управления проектами.
Достигнутые результаты
Перевод всех проектов в REPKA: сегодня[10] в системе 308 562 задачи (на ноябрь 2017 года 39 139 задач).
Все проекты и задачи, над которыми работают сотрудники, переведены в систему управления проектами REPKA.
Поставленная задача 2: развить комбинированную систему управления персоналом и инновационной среды.
Достигнутые результаты
Выявление 253 неформальных лидеров и менторов.
Система помогает идентифицировать новых лидеров, задействованных во многих кросс-функциональных проектах. Официально количество руководителей в компании 220 человек. В системе на данный момент выделено 473 лидера. Соответственно, 253 человека сотрудники, являющиеся ключевыми звеньями стратегических проектов.
Улучшение кросс-функционального взаимодействия.
В системе отсутствует категория «подразделение», есть только команды, которые работают над общими проектами. На данный момент система насчитывает 130 168 кросс-функциональных взаимодействий. Эти задачи не поднимаются на уровень высшего руководства, а решаются в рамках работы кросс-функциональных групп.
Поставленная задача 3: обеспечить прозрачность бизнес-процессов.
Достигнутый результат: выгрузка аналитики происходит в режиме реального времени. Метрики, связанные со временем выполнения задач, используемым оборудованием, трудозатратами, задействованными подразделениями/сотрудниками, можно выгрузить из системы в режиме реального времени. Данная опция доступна всем сотрудникам компании.
Поставленная задача 4: наладить взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, сократить срок выполнения проектов.
Достигнутые результаты
В среднем по компании сроки выполнения проектов снизились в 5 раз.[11]
На 30 % сокращено время вывода на рынок новых препаратов в будущем.
Разработка и вывод нового препарата на рынок занимает порядка 5 лет. Системе REPKA 2 года. Основание для таких прогнозов дает статистика по сокращению сроков выполнения задач в R&D-подразделении. Так, наработка белка (необходимый процесс при разработке препарата, проводится 25 раз в месяц) за 1 месяц теперь занимает 340 рабочих часов. Полгода назад на этот процесс тратилось 680 рабочих часов. Время на проведение синтеза олигонуклеотидов сократилось в течение года на 45 %.
Подобная динамика наблюдается по всем ключевым процессам, необходимым при разработке препарата.
Сокращение фонда оплаты труда R&D-подразделения на 10 %.