Определяем ресурсы
Как правило, одна из распространённых проблем, с которой сталкиваются руководители, заключается в недостатке ресурсов. Точнее в неправильном их прогнозировании. Увидев успешный опыт применения того или иного принципа, метода или инструмента, руководитель желает внедрить подобное у себя. Мало кто задумывается о ресурсах (в частности, времени), необходимых для обеспечения нормальной работы того или иного принципа, метода или инструмента. В то же время полноценное применение любого из них требует тщательной подготовки (анализа и планирования), реализации, проверки (подтверждения результата), а также стандартизации и распространения лучшего опыта.
Следует понимать, сколько времени будет затрачено на то или иное мероприятие, сколько материальных ресурсов требуется для реализации выбранных работ и внедрения определённых методов и инструментов. Не стремитесь рассчитать всё до мелочей, это невозможно. Определение ресурсов на первых шагах внедрения lean можно сравнить с определением ресурсов для строительства дома. В любом случае будет мало, поэтому, закончив подсчёты, умножьте всё на 1,5 (иногда даже на 2). Воспользуйтесь опытом аналогичной работы ближайших коллег по отрасли, либо просто проконсультируйтесь со специалистами, которые после непродолжительного обследования смогут оценить все преимущества и недостатки организации.
Определяем ответственных и команду
На этом шаге определяется, кто будет заниматься основной работой по продвижению идей lean в организации. Вы уже представляете примерный объём работ, с которым предстоит столкнуться, теперь необходимо определить ответственных исполнителей. Напоминаю, что необходимо будет проводить обучения, адаптировать методологию lean и разрабатывать стандарты, организовывать работу групп и проводить анализ на местах, а также многое другое.
В нашей стран для выполнения перечисленных (и не только) функций, как правило, выделяется отдельная структура (бюро или отдел), состоящая из нескольких человек (в зависимости от размеров организации и заинтересованности высшего руководства).
Часто в помощь к отдельно выделенным людям распоряжением назначаются ответственные из производств и служб, выполняющие определённую часть работы (в нагрузку к основным обязанностям). Как разделить функции, роли и обязанности, решать руководителям организации. Ключевой момент здесь это как можно более полное понимание ими объёма предстоящих работ.
Готовим специалистов
После определения тех принципов, методов и инструментов, на которые будет сделан акцент на первых шагах, встаёт вопрос о подготовке квалифицированных специалистов. В любой организации нужны носители знаний и навыков, которые будут приобретаться в процессе работы. Не малая часть успеха в применении lean зависит от правильного и последовательного выполнения шагов того или иного метода или инструмента. Поэтому всегда важно иметь таких людей.
Стоит признать, что в нашей стране количество специалистов в lean невысоко. Многие из тех, кто внедряет на своих предприятиях lean, получали знания из книг и нарабатывали опыт путём долгих проб и ошибок. Многие просто посетили несколько семинаров «о Бережливом производстве». Но речь немного не об этом. На данном шаге следует уделить особое внимание подготовке специалистов. Определите круг тех людей, кто удостоится этой чести. Основной критерий при отборе кандидата это желание развиваться и совершенствоваться. Как показывает практика, это качество компенсирует любой недостаток в знаниях. Определите методы, способы и направления их обучения. Это может быть семинар, индивидуальный коучинг или обучение в определённых направлениях.
Начальные знания можно получить из книг и видеокурсов. Книги необходимы в любом случае, так как они способствуют формированию нужных взглядов и нужного мышления. Но кроме этого, для реализации серьёзных работ лучше найти опытного стороннего консультанта. С его помощью можно взять неплохой старт, обойдя распространённые ошибки, получив необходимые знания и уверенность в работоспособности методов.
Изучаем опыт «на стороне»
«Опыт на стороне» или бенчмаркинг один из лучших способов увидеть, как может работать аналогичная организация и представить, как будет работать ваша. Вы даже можете перенять один в один некоторые решения и незамедлительно адаптировать их под себя. Но существует и ряд сложностей.
Во-первых, бенчмаркинг это занятие не из дешёвых. Нереально вывезти и показать всем заинтересованным работникам весь передовой опыт, а информацию иногда бывает невозможно вынести за пределы сторонней организации.
Во-вторых, иногда сложно найти примеры действительно качественного внедрения принципов, методов и инструментов lean в России по отдельным отраслям. В настоящее время, например, нет проблем с посещением машиностроительных предприятий, с изучением процессов сборки и механической обработки.
Так, автогигант КАМАЗ регулярно проводит дни открытых дверей, где открыто делится накопленным опытом. Но таким отраслям, как энергетика, медицина и некоторым другим всё ещё сложно найти эталон для подражания, несмотря на существование безусловных достижений. В любом случае, постарайтесь просмотреть как можно большее количество источников в интернете, поищите на сайтах ваших конкурентов и даже в социальных сетях. Если вы работаете с консультантом, он может подсказать вам различные примеры и решения, которые существуют на практике. Возможно, вам не придётся изобретать велосипед.
Обучаем руководителей и ответственных
Тем, кто будет непосредственно заниматься продвижением идей lean в массы, необходимо пройти соответствующее обучение. В первую очередь важно разбираться в основных понятиях и категориях lean, знать применимость того и иного инструмента, а также представлять достижимый результат.
Кроме этого, следует понимать свои функции и новые должностные обязанности. Как уже говорилось, работа таких людей может включать в себя проведение анализа и выбор приоритетных работ, организацию межфункциональных групп и команд для решения определённых задач. А также осуществление контроля над принятыми решениями и проведение аудитов, формирование отчётности, распространение лучшего опыта и т.д. На этом этапе следует убедиться, что все функции и обязанности, необходимые на первых шагах внедрения lean, учтены, а руководители и ответственные знают и понимают их.
Проводим каскадное обучение
Обучение каскадным методом является наиболее простым и быстрым способом донести информацию до каждого работника организации. Разумеется, вряд ли вам удастся охватить 100% работников, особенно в крупной организации, но, тем не менее, это наиболее разумный способ на первых этапах.
Каскадный способ означает, что вначале подробное обучение, как правило, у специалистов, проходит высшее руководство организации. Далее оно обучает средний уровень руководителей, который в свою очередь обучает нижние уровни руководителей (своих подчинённых) и т.д. Каждый руководитель в минимальные сроки после прохождения обучения по стандартным материалам обучает своих подчинённых.
Основное преимущество каскадного способа это быстрое распространение информации при минимальных затратах ресурсов.
Недостатком же способа в первую очередь является искажение информации при передаче, когда руководитель, проходя обучение, был не особо внимателен или заинтересован. Этот недостаток частично исправляется стандартизацией учебных материалов, например, презентации или доклада, сопровождающих обучение.
Имея стандартный комплект учебных материалов можно минимизировать искажение информации. Но этот комплект должен быть кем-то подготовлен до проведения обучения, что предполагает отдельные затраты ресурсов.
В любом случае, проведение каскадного обучения, особенно в крупных организациях, является наиболее разумным способом. Этот способ хорошо зарекомендовал себя для проведения вводного обучения в направлении lean: в объяснении основных категорий и инструментов, целей и задач организации.
Обеспечиваем простыми и понятными методиками
Одного теоритического обучения (и даже нескольких), как показывает практика, недостаточно. Информация усваивается не полностью, плохо воспринимается на слух, забывается. Лучший способ что-либо запомнить, как мы знаем, это периодическое выполнение. Для того, чтобы принципы, методы и инструменты lean, о которых стало известно всем, можно было применять, нужны качественные и проверенные на практике методики.
Например, собираясь внедрять 5S на рабочих местах, вам не ограничиться проведением теоретического обучения. Необходимо выйти в производство и на рабочих местах, вместе с обучаемыми, проделать всю необходимую работу.