Do (сделать) если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
Delegate (делегировать) когда вы не можете или не успеваете чтото исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
Delete (удалить) некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
Delay (отложить) когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.
Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.
9. Хронометраж
Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.
Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 510 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистайте тетрадь, узнайте в лицо своих «хронофагов» и сделайте выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видео или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг телефонные звонки.
10. Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.
По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.
Ресурсное состояние (личные цели и отдых). План на день.
Временем мы управлять не можем, реально мы подразумеваем управление собой, управление нашими целями, задачами, сроками, планами. В конечном счете управление нашей жизнью .
Для наглядности можно прорисовать «дорожную карту», это позволит также текстом прописать и осознать долгосрочные цели, увидеть их пересечение и взять на себя ответственность за достижение цели. Мы рассмотрим это чуть позже.
В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART, которая расшифровывается как возможность получить результат уже на стадии планирования :
Specific конкретные.
Measurable измеримые.
Achievable достижимые.
Realistic /Relevant реалистичные /актуальные.
Time-bound ограниченные по времени.
Чтобы по-настоящему добиваться целей, используйте для их постановки методику SMART. Любая расплывчатая задача превратится в понятную последовательность шагов: цель станет осязаемой, а награда, которая ждет за труды,-достижимой.
Вот такими должны быть цели, согласно этой методике:
SPECIFIC конкретными.
Ставьте конкретные цели. Уточняйте, каковы качественные показатели и характеристики ожидаемых результатов .
Ответьте на вопросы: ЧТО? КОГДА? СКОЛЬКО?
Не просто «я хочу стать хорошим cпециалистом», а «хочу быть востребованным, известным экспертом в своей компании, с личным годовым доходом 10 млн. рублей, не позднее, чем в ближайшие 3 года».
Не «купить дом», а «заработать 2 миллиона за полгода и приобрести дом в коттеджном поселке «ХХХ».
MEASURABLE измеримыми.
Каковы количественные показатели. Это самый главный вопрос.
Цели по системе SMART должны быть измеримыми. В них должны присутствовать количественные или понятные качественные показатели, характеристики, которые в итоге укажут, что цель достигнута.
Для измерения можно использовать:
деньги рубли, евро, доллары, тугрики;
доли, проценты, соотношения;
отзывы или иные критерии внешней оценки;
деньги рубли, евро, доллары, тугрики;
доли, проценты, соотношения;
отзывы или иные критерии внешней оценки;
лайки, число подписчиков, просмотры для статей;
частоту действий каждый второй пользователь кликает «заказать»;
время ограниченность периодов;
утверждение, согласование, одобрение получение положительного мнения специалиста или руководителя.
AСHIEVABLE достижимыми.
Реально оценивайте свои возможности. Конечно, похудеть на 30 кг за неделю здорово, но это вряд ли достижимо, как и полет домохозяйки на Луну.
Вариантов оценки достижимости так же много, как самих целей и способов их измерений.
Это:
материальные и моральные ресурсы;
время;
умения;
знания;
финансовые возможности;
здоровье.
REALISTIC /RELEVANT реалистичными/актуальными.
Согласуем цель с реальностью! Проясняем для себя сразу, для чего это надо (конечный результат), что увижу, услышу, почувствую, и в чем ценность.
Интересный момент согласование цели. С чем или кем ее нужно «согласовывать»?
Со всем!
С реальностью
С уже существующими планами
С желаниями
Что может получиться, если исключить этот пункт из планирования по SМАRТ? Абсурд и полная невыполнимость сформулированных задач.
Плохо стыкуются цели: «выспаться», «бегать в 5 утра», «проводить с мужем время после его возвращения с работы в 24.00». Или: «сокращение 80% штата» и «выход на прибыль в 200% в сравнении с прошлым годом».
Если есть противоречия, то надо пересматривать и корректировать планы.
TIME-BOUND ограниченными по времени, где есть начало, конец и интервал действия.
Настройте себя на то, чтобы получить результат к определенному сроку.
По срокам принято разделять цели на:
Краткосрочные до 100 дней.
Среднесрочные от квартала до года.
Долгосрочные на период в 1 год и более.
Интересный факт, но согласно SMART-системе цель должна быть не просто ограниченной во времени, но и соотносимой с другими планами.
Цепочка следующая: долгосрочные мечты формулируют категорию среднесрочных дел, а те, в свою очередь, дробятся на краткосрочные проекты.
Если проследить данную идею в обратной последовательности, то виден путь маленьких шагов из сегодня к большой Мечте.
Чем ближе цель по времени, чем она для вас очевиднее, тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку.
Чем дальше от вас цель по времени, чем менее она очевидна, тем меньше необходимости в такой жесткой конкретизации
Краткосрочные smart-цели подобны маяку есть огонь, четко показывающий, куда плыть, при этом достижимый.
Долгосрочные smart-цели больше похожи на Полярную звезду они показывают путь, но могут быть даже недостижимы .
Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для ситуаций, когда быстро все меняется. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План это как раз способ ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах.
План обязательно должен быть материальным на бумаге или в электронном документе.
Планировать день с вечера или с утра ваш выбор, это не закон, главное готовность его корректировать в зависимости от происходящего.
Выбирайте ежедневник, более подходящий вам по ситуации и темпераменту, главное ежедневное его заполнение, все в голове не удержишь, как в пословице: «Самая острая память тупее самого тупого карандаша».
Планируя день, я обычно использую ежедневник, где есть жесткие встречи или дела, привязанные к точному времени, а также текущие задачи на день и третьи это задачи с длительным сроком исполнения, проистекающие из вчерашних дел с обязательным выполнением сегодня и переходящие на завтра.
Еще, ориентируйтесь на приоритетность. Те дела, которые вы сделаете первыми, т.е. безотлагательные, важные и срочные они и называются приоритетными .
Составьте список задач с акцентами на приоритеты, он и будет являться гибким планом.
В течение рабочего дня укладываться в срок не сложно, достаточно перестать себя зомбировать, убеждаться в собственной неорганизованности, а начать планировать прямо сейчас грамотно и вдумчиво.
Для наглядности, дополнительного стимулирования и напоминания о неотложности дел можно применять «Доску планирования», доступную обзору всех участников проекта (в электронном виде или в бумажном формате на стене кабинета).