Шаг 3: Сформировать список потенциальных членов, изучить их потребности для определения возможных направлений деятельности кооператива.
Шаг посвящен работе с теми фермерами, которые проголосовали за продолжение работы по созданию кооператива. На этом этапе должно быть проведено отдельное интервью с каждым из проголосовавших фермеров. Во время интервью фермеру предлагается ответить на вопросы:
Описание фермерского хозяйства: возраст фермера, количество и возраст членов семьи фермера, степень их участия в хозяйстве, характеристики хозяйства (вид деятельности, владение землей, животными), число наемных работников (если есть), использование кредитных ресурсов, владение сельскохозяйственной техникой, наличие устойчивых каналов сбыта продукции и так далее. Вопросы варьируются и увеличиваются в количестве, исходя из каждой конкретной ситуации.
Планы фермера на будущее: сколько планирует производить в будущем году, какие средства производства планирует приобретать, что, сколько и куда планирует продавать и т. д. исходя из ситуации.
Мечты и желания фермера относительно его бизнеса, которые на данный конкретный момент времени он считает не выполнимыми. Это необходимо выяснить и зафиксировать для того, чтобы проработать вероятность их реализации в рамках работы в кооперативе, и тем самым повысить уровень заинтересованности фермера.
Шаг 4: Обсудить результаты исследования на втором общем собрании всех потенциальных членов и голосовать за то, чтобы продолжить организационную работу.
На этом (четвертом) этапе инициативная группа анализирует результаты опроса фермеров, заинтересовавшихся идеей создания кооператива, и составляет отчет по проведенным интервью. В указанном отчете должны быть проанализированы и структурированы род занятий фермеров, имеющиеся ресурсы фермеров и планы на развитие их бизнеса. Возможно, что в ходе изложения материала аудитории некоторые из респондентов (опрашиваемых фермеров) изменят свои планы, либо присоединятся к планам других фермеров, тем самым начиная идейно приобщаться к процессу кооперации.
После презентации и обсуждения планов, снова выставляется на голосование вопрос о продолжении работы по созданию кооператива. Голосование постепенно (пошагово) помогает фермерам эмоционально подготовиться к принятию решения о вступлении в кооператив, а также вовремя отсеять тех участников, которые на данном этапе не готовы к работе в кооперативе.
Шаг 5: Провести анализ потребностей участников кооператива и/или возможностей создания добавленной стоимости, производимой ими продукции; анализ возможных затрат кооператива для реализации каждого направления деятельности.
На данном этапе предпринимается попытка в цифрах оценить те планы и желания фермеров, которые были озвучены ими во время интервью.
Шаг 6: Обсудить результаты анализа затрат на третьем общем собрании. Провести тайное голосование по вопросу о целесообразности продолжения работы по созданию кооператива. Утвердить направления для подготовки бизнес-плана.
На шестом этапе проводится третье по счету собрание фермеров, на котором обсуждаются результаты количественного анализа планов членов кооператива и вопрос о целесообразности продолжения работы по созданию кооператива в этот раз выносится на ТАЙНОЕ голосование. Тайное голосование необходимо для того, чтобы исключить так называемый мотивационный шум, то есть когда на мнение участников может повлиять мнение других участников. Другими словами, чтобы фермеры имели возможность высказать свое истинное мнение, независимо от мнения других участников. На данном этапе это важно, потому что дальнейшая деятельность по созданию кооператива начинает приобретать прикладной характер, когда от размышлений и дискуссий нужно будет переходить к конкретным действиям. На следующий этап должны остаться только те участники, которые ясно видят для себя выгоды от участия в кооперативе и твердо, основываясь на собственном мнении, желают его создать.
Шаг 7: Провести технико-экономический анализ и разработку бизнес-плана.
На седьмом этапе происходит составление бизнес-плана для кооператива. Бизнес-план должен содержать в себе те виды деятельности, которые обозначились во время интервью и обсуждались на предыдущих собраниях. Для составления бизнес-плана могут быть привлечены сторонние эксперты, либо же самостоятельно составленный бизнес-план может быть отдан на проверку сторонним экспертам.
На седьмом этапе происходит составление бизнес-плана для кооператива. Бизнес-план должен содержать в себе те виды деятельности, которые обозначились во время интервью и обсуждались на предыдущих собраниях. Для составления бизнес-плана могут быть привлечены сторонние эксперты, либо же самостоятельно составленный бизнес-план может быть отдан на проверку сторонним экспертам.
Шаг 8: Представить результаты технико-экономического анализа на четвертом общем собрании. Если участники согласны с тем, чтобы приступить к созданию кооператива, решить, следует ли сохранить или нужно изменить состав членов организационного комитета.
На восьмом этапе на общем собрании обсуждается и утверждается бизнес-план. После утверждения бизнес-плана утверждается вопрос о создании кооператива. На этом (восьмом) этапе, после подробного обсуждения направлений деятельности, планирования этих направлений и подробного финансового обоснования утвержденных направлений деятельности кооператива, впервые поднимается вопрос о СОЗДАНИИ кооператива. На практике со времени проведения первого общего ознакомительного собрания фермеров до восьмого шага проходит, как правило, в среднем не менее шести месяцев. За этот период фермеры могут выяснить все волнующие и интересующие их вопросы, связанные с созданием и функционированием кооператива, вследствие чего, принимают осознанное и обдуманное решение о вступлении в кооператив. Те же, которые сомневались или были с чем-то не согласны, естественным образом отсеиваются из процесса работы. Фермеры, принимающие решение создавать кооператив, принимают окончательное решение о составе членов организационного комитета.
Шаг 9: Подготовить проект устава и учредительных документов кооператива.
На данном этапе членам кооператива настоятельно рекомендуется воспользоваться помощью экспертов и типовыми уставами схожих по задачам и деятельности сельскохозяйственных кооперативов.
10. Созвать заседание членов и всех потенциальных членов для рассмотрения проекта устава и принять предлагаемый устав. Избрать Правление, Наблюдательный совет и руководителя кооператива, если его избрание уставом отнесено к ведению общего собрания.
11. Созвать первые заседания Правления и Наблюдательного совета, избрать должностных лиц. Распределить обязанности по осуществлению бизнес-плана.
12. Оформить членство в кооперативе.
13. Сформировать уставной капитал, сформировать документы для подачи кредитных заявок.
14. Подобрать и принять на работу наемного менеджера.
15. Приобрести основные средства, необходимые для работы.
16. Начинать работу.
2.6. Поэтапная реализация мероприятий
2.6.1. Лидеры и советники
Ответственность за начальную стадию формирования кооператива и конкретизацию целей для объединения лежит, главным образом, на инициативной группе (лидерах) или инициаторе, если это один человек. Лидеры начинают обсуждение своей идеи с одной или несколькими небольшими группами других будущих членов. Если идея находит поддержку, следующим шагом должно стать обращение за консультацией к тем, кто знаком с кооперативами. Специализированная помощь необходима на различных этапах, начиная с первых шагов по созданию кооператива. Лидерам нужен тот, кто знаком с формированием кооперативного процесса, работающий шаг за шагом в нём, разбирающийся в правовых, экономических и финансовых аспектах. В зависимости от имеющихся ресурсов и интереса среди источников специализированной помощи, группа должна запросить себе специалиста от одной из организаций в качестве советника.
Наряду со специалистами в сфере организации кооперативных предприятий, инициативной группе потребуется помощь консультантов по производственным и бизнес-процессам.
Юридический консультант потребуется, чтобы подготовить или проверить на соответствие требованиям законодательства учредительных документов, которые инициативная группа подготовила самостоятельно, используя имеющиеся аналоги и опыт консультантов, но обязательно учитывая особенности конкретного объединения участников. Экспертиза документов необходима на самом раннем этапе, чтобы избежать необходимости вносить в них изменения уже после регистрации, из-за замечаний, выявляемых при оформлении сделок по приобретению собственности, привлечению заемных ресурсов, заключении соглашений и контрактов. После завершения процесса регистрации необходимо сохранить контакты с юридическим консультантом, чтобы обеспечить соответствие кооператива действующему законодательству на протяжении всего процесса работы.