18. Вопросы управления и мотивации персонала
Кадры решают все, а хорошо мотивированные профессионально подготовленные кадры могут решить и того больше. Сфера управления кадрами является достаточно тонкой материей и в части публичного анализа требует весьма осторожного подхода. При этом следует отметить неприемлемость крайних точек, как чрезмерную закрытость, когда ничего никому не известно о механизмах мотивации (об этом знает начальник), так и тотальную открытость, когда каждый чуть ли не читает платежную ведомость и может судить о справедливости по заработкам коллег. Как минимум, на служебных совещаниях следует открыто анализировать, обсуждать и вырабатывать принципы и схемы мотивации сотрудников, с включением не только материального, но и морального факторов, проверять эффективность действия принятых алгоритмов, учитывать позиции сотрудников по этому вопросу и своевременно вносить необходимые изменения в мотивационные порядки.
19. Управление офисом и инфраструктурой
Известно, что хороший офис отличается тем, что предоставляемый им сервис кажется естественным, качество услуг не вызывает нареканий, во всем, начиная от пропускной системы и уборки помещений до работы компьютерной сети и выхода в интернет. Когда офис на высоте, то офис менеджера и его сотрудников не видят и не замечают, их работа говорит сама за себя, ясно и открыто, и это является положительным признаком. Но в отличие от проблем, возникающих, например, в реализации какого-то проекта, о чем знают лишь его разработчики, беспорядок в офисе заметен всем. Неубранные помещения, а еще и неработающая сеть вызывает больше, чем просто раздражение. Время от времени проблемы офиса докатываются и до уровня топ-менеджмента, и не всегда они быстро разрешимы путем простого нагоняя администратору или выделения дополнительных средств. Лучше планировать рассмотрение вопросов, связанных с офисными услугами в сетке служебных совещаний и периодически обсуждать их с учетом мнения основных потребителей услуг сотрудников компании.
2.4. Связь тематики совещаний с планами работ компании
На наш взгляд, приведенные выше темы и вопросы совещаний являются содержательной основой планирования. Существуют различные системы планирования, уровень и качество планирования также отличается от компании к компании. Некоторые предприятия успешно работают без формальных планов вообще, другие для этого используют самые передовые системы. Но везде, в явной или неявной форме, вопросы, рассматриваемые на совещаниях, обычно присутствуют и в планах компаний и предприятий.
Рассмотрим эту связь на примере одной из таких продвинутых систем планирование на основе сбалансированной системы показателей (ССП), широко применяемой для управления предприятиями различных отраслей и форм собственности. Обычно структура планов ССП состоит из нескольких разделов, объединенных цепью причинно следственных связей. Например, для коммерческих организаций структура планов ССП включает следующие разделы (рис. 2.3):
Сага о служебных совещаниях
Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания
Александр Кудряшов
© Александр Кудряшов, 2021
Введение
Cовещания являются незаменимым, хотя не простым и не всегда эффективным инструментом повседневной деятельности руководителей на различных уровнях организационной иерархии.
На совещаниях хорошо видны примеры высокоорганизованной, командной работы, так и сбои, ошибки и недостатки, ведущие к потерям времени и пессимизму участников. Все хотят улучшений в этой сфере, но эффективность совещаний не обеспечивается сама собой. Без систематических усилий по подготовке и проведению совещаний, по контролю исполнения решений, они могут быстро превратиться в бессмысленные, ритуальные мероприятия, сопровождаемые пустой тратой времени и нервов участников.
При этом современные «прозаседавшиеся» зачастую и не задумываются над ситуацией, считая совещания неизбежным злом, исходящим от руководства. Повторяющиеся плохо организованные совещания являются не только источником значительных потерь рабочего времени участников, но и зримым примером недостаточной корпоративной культуры, фактором дискредитации руководства, а иногда и действенным методом дезорганизации управления компанией. Каков же выход? Меньше заседать? Вовсе отказаться от совещаний? Правильный ответ устранять потери и повышать эффективность совещаний.
В значительной степени эффективность совещаний можно поднять за счет четкого структурирования бизнес процессов совещаний, устранения типовых ошибок, возникающих на различных этапах подготовки и проведения совещаний, с помощью регламентов, отработанных методик и рекомендаций проведения совещаний, поддержанных современными информационными системами. Этим вопросам и посвящена данная книга.
Книга содержит также ряд приложений, которые могут быть полезны при совершенствовании совещаний на предприятиях. Эти материалы включают:
1. Шаблон регламента управления совещаниями и краткую памятку о проведении совещаний, которые можно использовать для разработки собственного регламента предприятия;
2. Структурированный по бизнес процессам перечень основных недостатков совещаний, составляющих основу для критического анализа и улучшения состояния дел с совещаниями на предприятии;
3. Таблицу для самоконтроля эффективности служебных совещаний, позволяющую самостоятельно и оперативно получить количественные оценки совещательных процессов предприятия;
4. Подходы к совершенствованию бизнес процессов совещаний на базе методов «бережливого производства»;
5. Список контрольных вопросов совещания, позволяющий объективно оценить уровень подготовки совещаний и использовать эти вопросы для лучшей организации совещаний и устранения возникающих на них ошибок;
6. Общее описание системы автоматизации совещаний;
7. Программа бизнес тренинга по эффективным совещаниям;
8. Примеры служебных совещаний в литературных произведениях и кинофильмах.
Книга рассчитана на руководителей компаний, их заместителей, руководителей подразделений, проектов, других менеджеров и должностных лиц, которые, по роду служебных обязанностей, регулярно проводят или участвуют в совещаниях. Здесь они найдут объяснения многим недостаткам и «узким» местам совещаний, а представленные подходы, методы и средства будут способствовать переводу этих рутинных и часто скучных и малополезных мероприятий в эффективный институт управления.
Именно руководители являются главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний, а не только секретари, помощники и технические специалисты, которым (при всем уважении к этим профессиям), иногда полностью перепоручается задача совершенствования совещательных процессов. Секретари и помощники только выиграют, если, овладев материалами книги, будут активно содействовать усилиям шефа по переходу к новым технологиям совещаний. Эта книга будет интересна и рядовым участникам, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями.
Полагаем, что этот материал привлечет внимание менеджмента к проблеме эффективности совещаний, даст повод задуматься о том, все ли в порядке с этим делом на родном предприятии, поможет сдвинуться с места и предпринять практические шаги по улучшению организации и проведения совещаний.