В любой кадровой службе независимо от ее численности целесообразно выделить работника, персонально отвечающего за внесение записей в трудовые книжки. От их правильности может зависеть предоставление работнику тех или иных льгот во время трудовой деятельности, а в последующем и право на пенсию и ее размер. Учитывая значение записей в трудовой книжке, Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривает, что при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.
Пример:«Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» подчеркивается, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Исключение установлено лишь для тех случаев, когда работодатель физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем. Последний не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Порядок оформления такой записи определен Инструкцией по заполнению трудовых книжек: в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве дополнительного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа. Эти записи касаются сведений о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основании прекращения трудового договора и сведений о награждении за успехи в работе.
Трудовой кодекс устранил содержащееся в нормативных правовых актах бывшего Союза ССР противоречие между положением о том, что взыскания в трудовую книжку не записываются, и указанием о записи в трудовой книжке причины увольнения, которое относится к дисциплинарному взысканию. В ст. 66 ТК указано, что сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Данное положение воспроизведено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Помимо записи о работе в трудовые книжки вносятся записи: о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»[29], а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
При заполнении трудовых книжек не всегда правильно учитываются сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. Этот вопрос разъяснен в указанных Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Закон обязывает работодателя выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении, однако выполнить это требование не всегда возможно в связи с отсутствием работника в день увольнения либо его отказом от получения трудовой книжки на руки. В этих случаях кадровая служба организации должна применять ст. 841 ТК, которая дает право работодателю направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Чтобы избежать ошибок в заполнении трудовых книжек, нормативные правовые акты предусматривают личное ознакомление работника с внесенными записями. Эта цель достигается различными способами:
во-первых, работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
во-вторых, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку;
в-третьих, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы), но и подписью самого работника.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причин отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
В настоящее время принимаются меры по переходу на электронные трудовые книжки. Такой переход сэкономит работодателям время на документооборот, а работникам обеспечит дополнительные гарантии защиты их трудовых прав. Обсуждается и вариант замены трудовой книжки специальными картами, которые будут хранить информацию о трудовом стаже работника, его льготах и компенсациях и др.
Помимо паспорта и трудовой книжки обязательным документом для всех поступающих на работу является страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Если лицо поступает на работу впервые, то страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем, а затем выдается работнику на руки.
Военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, при поступлении на работу предъявляют документы воинского учета.
Перечень необходимых документов, требуемых при поступлении на работу, может быть расширен. Это связано со спецификой работы, на которую претендует соответствующее лицо. Так, к педагогической деятельности согласно ст. 331 ТК допускаются лица, имеющие образовательный ценз, который определяется в порядке, установленном типовыми положениями об образовательных учреждениях соответствующих типов и видов, утверждаемыми Правительством РФ. Поэтому при поступлении на работу, относящуюся к педагогической деятельности, необходимо предъявлять документы об образовании.
При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, требуется предъявлять справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел.
При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законными не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию, необходимо предъявлять работодателю справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных средств без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.