Юлия Коротких
Организация работы отдела снабжения. Учебно-методическое пособие
Введение
Учебно-методическое пособие направлено на обучение практическим навыкам работы отдела снабжения и на логическое структурирование всех функций, которые возложены на данное направление деятельности в организации.
После изучения данного пособия студенты будут понимать весь спектр функций менеджеров по снабжению. Данный материал поможет многим специалистам понять особенности процесса работы отдела снабжения, пересмотреть формат своей работы, а компаниям получить конкурентное преимущество.
Цель пособия получение студентами навыков грамотной работы в сфере снабжения предприятий и организаций.
Задачи пособия:
Формирование у студентов теоретических знаний в области снабжения;
Формирование у студентов логического осмысления происходящих процессов;
Формирование у студентов практических навыков анализа рынка;
Формирование у студентов управленческих навыков в области снабжения;
Формирование у студентов структурного и поэтапного мышления с последующими логическими выводами и принятием решений на основе полученной информации;
Формирование у студентов навыков планирования закупочной деятельности;
Формирование у студентов навыков ценообразования для разных категорий товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
Формирование у студентов навыков выявления групп неликвидных товаров и работы с каждой такой группой;
Формирование навыков грамотной работы с первичной документацией по поставкам, унификации и стандартизации документооборота;
Формирование знаний о единых правилах и требованиях к организации процесса снабжения;
В результате обучения студент будет:
Знать типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;
Знать принципы анализа рынка поставщиков;
Знать принципы анализа рынка конкурентов;
Знать принципы работы с действующими поставщиками;
Знать методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
Знать принципы организации и планирования закупок;
Знать принципы работы с неликвидными группами ТМЦ;
Знать действующие формы учета и отчетности;
Знать этику делового общения и уметь вести переговоры с поставщиками для достижения договоренностей;
Уметь планировать свою деятельность и расставлять приоритеты;
Уметь анализировать информацию, делать выводы, находить решения;
Знать организацию работы складского хозяйства компании, методы планирования, контроля и управления складскими запасами.
1. Общая характеристика деятельности отдела снабжения
Отдел снабжения является структурным подразделением компании.
Отдел снабжения входит в состав коммерческого подразделения.
Отдел снабжения создается и ликвидируется решением Генерального директора.
Структуру и штат отдела снабжения утверждает Генеральный директор в соответствии с решаемыми задачами и объемом работ, определенными в соответствии со стратегическими целями и планами компании.
Сотрудники отдела снабжения назначаются на должности и освобождаются от должностей в порядке, предусмотренном их должностными инструкциями.
Отдел снабжения возглавляет руководитель отдела снабжения (начальник отдела снабжения), непосредственным руководителем которого является коммерческий директор.
Деятельность отдела снабжения направлена на достижение следующих целей компании:
своевременное обеспечение качественными ТМЦ и сырьем в необходимом количестве путем поиска поставщиков, размещения заказов на поставку и обеспечения доставки ТМЦ и сырья;
выстраивание партнерских и экономически целесообразных отношений с поставщиками;
поиск и составление новых групп ТМЦ, поиск аналогов-заменителей по сырью и товарам;
правильная организация ценообразования в компании;
отличные знания рынка поставщиков и конкурентов;
отлаженная организация документооборота.
В своей деятельности отдел снабжения руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:
договоры;
сводная заявка на покупку;
план-график прихода ТМЦ и сырья;
план закупок на действующий период;
финансовый план на действующий период;
Инструкция П-6 «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству»;
Инструкция П-7 «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству»;
документы распорядительного характера;
положение с описанием процессов и результатов деятельности отдела снабжения;
иными методиками, инструкциями и нормативно-методическими документами, регламентирующими работы, выполняемые отделом снабжения, которые утверждены в компании.
Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения целей и задач несет начальник отдела снабжения.
Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями компании.
2. Организационная структура отдела снабжения
Рассмотрим примерную организационную структуру отдела снабжения с определением штатной численности, пример приведен в таблице 2.1 и на рис. 2.1.
Таблица 2.1
Усредненное количество экономически целесообразной численности штата отдела снабжения с оборотами компании до 500 млн руб. в год и с ассортиментом продукции до 10 тысяч позиций
Рис. 2.1. Организационная структура отдела снабжения
Функцию консультанта, может выполнять технический директор и/или технический специалист по согласованию с руководством компании.
3. Задачи отдела снабжения
В соответствии с установленными целями отдел снабжения осуществляет следующие бизнес-процессы:
разработка стратегий развития бизнеса в области снабжения:
составления финансового плана на следующий период по закупочной деятельности компании;
предоставление отчетов для разработки стратегий развития бизнеса от отдела снабжения;
разработка нормативно-методической документации;
планирование организации закупочной деятельности по действующей номенклатуре ТМЦ (по основной и по основной заказной) и по сырью:
анализ рынка поставщиков;
поиск и выбор поставщиков;
заключение договора с поставщиком;
процесс улучшения работы с поставщиками;
отслеживание изменений цен у поставщиков;
оперативное планирование закупок;
оперативное управление поставками;
анализ рынка конкурентов;
ценообразование;
работа с неликвидными ТМЦ:
отслеживание неликвидных ТМЦ;
подготовка отчетов по неликвидным ТМЦ;
подготовка мероприятий по реализации неликвидных ТМЦ;
поиск заказной продукции, не входящей в действующую номенклатуру ТМЦ, поиск сырья аналога-заменителя:
поиск производителей или поставщиков по заказной продукции/аналога по сырью;
анализ уровня цен по рынку и условий поставок у поставщиков;
согласование условий поставки с выбранным поставщиком;
расчет сумм платежей:
расчет расходов по кредиторской задолженности;
расчет расходов по предварительным оплатам согласно договоренности, с поставщиком;
документооборот:
работа с товарно-транспортными накладными (ТТН), унифицированной формой товарной накладной (Торг-12), счетами-фактурами, счетами на оплату, паспортами, договорами и спецификациями от поставщиков;
работа с актами сверки с поставщиками.
Сотрудники отдела снабжения являются исполнителями в следующих бизнес-процессах (таблица 3.1).
Таблица 3.1
Бизнес-процессы отдела снабжения, отчетность и ответственные лица
Отдел снабжения ведет первичную документацию по исполняемым бизнес-процессам и процедурам согласно их регламентам и нормативным документам внутрифирменного учета.
Правила предоставления отчетности менеджерами отдела снабжения:
все отчеты представляются менеджерами в распечатанном и в электронном виде;
ежедневные отчеты представляются не позднее 09:00 каждого следующего рабочего дня;
еженедельные отчеты не позднее 14:00 каждой пятницы;
ежемесячные отчеты:
не позднее 3 числа, если данное число выпадает на праздничные или выходные дни, то не позднее 5 числа;
не позднее 29 числа, если данной число выпадает на выходные дни, то отчет необходимо предоставить до указанной даты;
документы по ценообразованию необходимо представлять до 1 числа ежемесячно с определением цен на следующий месяц.