Изучить необходимо не только саму компанию, но и высшее руководство компании. Если акционеров несколько, то будьте внимательны среди них может не быть общего мнения насчет полезности проектного управления. Один из них, например, может быть ярым сторонником проектов и инициатором создания РМО, а другой являться противником проектного подхода, и с ним будет чрезвычайно тяжело работать.
Самый опасный признак отсутствие среди акционеров компании хотя бы одного заинтересованного лица в построении Проектного офиса. В этом случае лучше даже не начинать внедрение проектного управления. С высокой степенью вероятности проект будет провальным. Практика показывает, что только личная заинтересованность, мотивированность собственника или большей части акционеров позволяет уверенно стартовать с проектом внедрения проектного управления.
В-третьих, у компании может быть своя специфика, которая будет препятствовать успешному началу реализации проекта создания РМО.
Если компания, например, относится к оборонной промышленности ох как нелегко будет Вам «продать» идею открытости проектов для сотрудников компании. Если большинство сотрудников компании рабочие на производстве скорее всего, им будет крайне сложно понять и принять проектный подход.
Будет еще и «в-четвертых», и «в-пятых», и так далее. Этап аналитики очень важен, пропускать его нельзя.
В каких компаниях нет необходимости внедрять управление проектами? Речь в основном идет про процессно-ориентированные компании, которых большинство на рынке. Крупные компании при достижении определенного размера часто внедряют проектное управление, малые же компании могут неограниченно долго существовать и без оного.
Ответьте на десять вопросов
Для начала ответьте сами себе, верны ли эти утверждения?
1. Лично собственник Компании не заинтересован во внедрении системы управления проектами.
2. Компания является процессно-ориентированной и в настоящее время у компании нет проектов.
3. Компания относится к сфере малого бизнеса.
4. Компании недостаточно свободных финансовых средств для нормальной операционной деятельности.
5. Компания не готова дополнительно финансово мотивировать сотрудников за работу в проектах.
6. В Компании имеется негативный опыт внедрения проектного управления, и большая часть бывших участников проектов все еще работает в Компании.
7. В Компании имел место прецедент, когда руководителю и/или членам команды успешно завершенного проекта не выплатили обещанные бонусы.
8. В Компании не внедрено управление процессами и не планируется к внедрению в среднесрочной перспективе.
9. Компания находится в кризисной ситуации, стратегия Компании подразумевает экономию расходной части бюджета.
10. Управление в Компании осуществляется в основном напрямую Собственником/Генеральным директором, делегирование не выстроено.
Если Вы хотя бы на один пункт ответили «да», уже необходимо задуматься над перспективами внедрения проектного управления в компании. Если положительных ответов два или более шансы на успешное внедрение системы управления проектами стремительно приближаются к нулю.
Заполните опросник
Сделайте это на максимально раннем этапе. Заполнять опросник можно вместе с Заказчиком проекта внедрения и теми сотрудниками компании, которые заинтересованы в проекте. Можно взять красивую перьевую ручку и заполнить опросник, прямо в самой книге.
Опросник
Название компании:
Сфера деятельности:
Количество сотрудников в Компании:
Количество сотрудников, задействованных в проектах в ролях:
Заказчик проектов:
Куратор проектов:
Руководитель проектов:
Исполнитель, эксперт и проч.:
Основные типы проектов:
Длительность проектов, месяцев:
минимальная:
средняя:
максимальная:
Общее количество активных (запущенных) проектов:
Количество проблемных проектов:
Главными проблемами в проектах являются:
сдвиг сроков;
превышение бюджета;
низкое качество продуктам проекта;
низкий уровень удовлетворенности Заказчиков проектов;
непрозрачность проектов для руководства;
другое:
Оцените текущую удовлетворенность Заказчиков проектов по шкале от 1 до 10:
непрозрачность проектов для руководства;
другое:
Оцените текущую удовлетворенность Заказчиков проектов по шкале от 1 до 10:
результатами проектов:
качеством ведения проектов:
отчетностью по проектам:
Для коммуникаций в проектах используются:
электронная почта;
мессенджеры;
аудиоконференции/видеоконференции;
личные встречи (совещания);
другое:
Информация по проектам хранится:
локально;
на общем сетевом ресурсе;
в облаке;
другое:
Управление рисками в проектах:
не производится;
ведется интуитивно и/или не всеми;
есть некая система, но не обязательная к применению;
риски учитываются в большинстве проектов как минимум на стадии планирования;
работа с рисками производится по методологии и в течение всего проекта.
Информация по проектам для внешних подрядчиков/заказчиков:
недоступна;
частично доступна или по запросу;
доступна 24/7.
Для планирования проектов используется следующее программное обеспечение:
Отчетность по проектам:
отсутствует;
есть, но не по всем проектам;
отчетность в полном порядке.
Руководитель Проектного офиса:
отсутствует, планируется подобрать внутри компании;
отсутствует, планируется найм;
требуется обучение или замена;
присутствует;
отсутствует и не нужен.
Поддержка внедрения проектного управления по шкале от 1 до 10:
со стороны Собственника/Акционеров:
со стороны топ-менеджмента:
со стороны участников проектной деятельности:
Управление бизнес-процессами:
полностью отсутствует;
местами присутствует;
большей частью бизнес-процессы описаны;
бизнес-процессы выстроены практически идеально.
Система управления задачами:
отсутствует;
работает не для всех и/или в ручном режиме;
существует некая единая система (типа Excel-файлов);
существует полноценная система управления задачами.
Опыт внедрения проектного управления в Компании:
отсутствует;
есть негативный опыт (внедрение завершилось неудачей);
есть позитивный опыт (тогда где Проектный офис?).
Желаемые сроки внедрения:
Планируемый бюджет на внедрение проектного управления (с учетом программного обеспечения, обучения, консультаций и т.д.):
Имеющиеся жесткие ограничения, касающиеся внедрения РМО (бюджет, сроки, программное обеспечение, ресурсы и т.д.):
Готовность к внедрению системы мотивации для участников проектной деятельности:
Основная цель внедрения проектного управления:
улучшить результаты реализации проектов;
улучшить управляемость проектами (руководителями проектов);
получить реальную информацию по проектам;
желание владельца компании/акционеров;
внешние заказчики требуют систему управления проектами;
общее недовольство внутренних/внешних заказчиков.
Ожидаемые выгоды от внедренной КСУП:
прозрачная система отчетности;
выстроенная система коммуникаций;
сокращение отставаний по срокам;
единая методология;
оптимизация затрат на управление проектами;
удовлетворенность Заказчиков.
Ожидания Заказчика от РМО на первом этапе (до 12 месяцев):
Ожидания Заказчика от РМО на втором этапе (на горизонте до 6 месяцев):
Ожидания Заказчика от РМО на последующих этапах (на горизонте 1 год и более):
Ожидания от отчетности по проектам:
Дополнительные пожелания к РМО:
Заполнение такого опросника чрезвычайно продвинет Вас в решении самого главного вопроса на данном этапе: нужен ли компании Проектный офис, и готова ли компания к внедрению проектного управления.
Озвучьте Манифест управления проектами
Немного лозунгов из серии «Как оно должно быть»:
«Проекты двигатель Компании в целом и карьеры участников проектов»
«Работа в проектах почетна, уважаема, хорошо оплачивается. Сотрудники стремятся в проекты, так как видят в них возможности для своей карьеры, и активно, старательно работают в проектах в различных ролях»
«Первое лицо компании и топ-менеджмент всячески поддерживает проектное управление»