область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых»;
область далекого внимания все остальное.
Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания что-то обязательно удалите от него. Это похоже на японскую систему управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной линией. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено.
Устраняйте поглотители времени
Поглотители времени это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени, они съедают не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели. Важно не только обнаружить поглотители времени, но и активно им противостоять.
Чаще всего поглотители времени дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо потому что время «пожирается», а хорошо то, что такие поглотители мы сами можем устранить. Их можно разделить на виды:
Контролируемые. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.
Неконтролируемые. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т. д.
Прогнозируемые: вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет 2 часа. Или: вы знаете, что в приемной вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени это съест у вас, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые поглотители времени удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до релаксации.
Непрогнозируемые: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Или: вы приехали в приемную и узнали, что руководитель экстренно выехал на объект. С непрогнозируемыми поглотителями времени лучше бороться одним способом, выбранным заранее. Самый универсальный электронная книга. Вы можете просто возить ее с собой и при встрече с поглотителем времени использовать книгу в качестве ответного оружия.
Индивидуальные. Обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20 перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры с коллегами. Это те поглотители времени, которые созданы вами самими. Вы даже не представляете себе, что вы теряете при этом! Увы, не только время. Есть один плюс эти поглотители времени контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.
Как выявить поглотители времени? Есть простой и эффективный способ хронометраж. Это отслеживание на что и сколько
времени вы тратите в своей жизни ежедневно. При проведении хронометража вы фиксируете свои действия каждые 1015 минут и получаете наглядную картину временных затрат.
Приведу примеры самых распространенных поглотителей времени и способы с ними бороться:
1. Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, а лучше диктофон. Также можно потратить время в дороге на отдых: релаксирующая музыка, медитация, аутотренинг. Если вы решили отдохнуть в дороге обязательно «отключитесь» от дел и проблем, разгрузите свое сознание. Тогда отдых будет полноценным, и вы успеете «зарядиться» энергией для решения ваших задач.
2. Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Избавьтесь от этого него решительным образом. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы.
3. Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять это под контроль, а лучше откажитесь от игр вовсе.
4. Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта. Задайте себе вопросы: зачем мне это? Что я тут делаю? Какую пользу мне это приносит? Если нахождение в социальной сети не связано с вашей работой, то выберите последний вариант.
5. Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности. Сократите и ликвидируйте этот поглотитель времени.
6. Перекуры. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует. Этот поглотитель времени, безусловно, достоин звания самого вредного.
7. Перерывы в работе. Обязательно должны быть. Далее рассмотрим варианты перерывов и определим, какие перерывы в работе повышают ее эффективность, а какие наоборот, снижают ее. Частые бессистемные перерывы-отвлечения самые что ни на есть настоящие поглотители времени.
8. Электронная почта. Может стать поглотителем, если не будет должным образом организована работа с ней. Если просмотр почты и ответы на письма не являются вашими основными функциональными обязанностями, то установите время для работы с почтой. Самый оптимальный вариант утром, в начале рабочего дня, лимит 15 минут. За это время вы успеете принять к сведению всю важную информацию, ответить на письма, требующие срочного ответа. «Длинные письма» и ответы оставьте на время с 16 до 17.
9. Телефон. Если не ждете срочных звонков, смело отключайте телефон. Это самый эффективный способ борьбы с телефонными поглотителями времени. Разделяйте рабочие и личные звонки. Просите родных и друзей звонить вам в нерабочее время.
Отдыхайте
Самый эффективный способ расслабляться в течение рабочего дня делать «микро-перерывы». Есть три простых шага, помогающих эффективно отдохнуть и двигаться дальше.
1. Полностью отключитесь. Когда организм сильно устает, есть искушение потратить время перерыва на что-то приятное и удобное но не расслабляющее. Например, интернет-шопинг, чтение новостей или журнала. Короткие перерывы освежают организм лишь тогда, когда у вас есть шанс полностью отключиться, а любая деятельность, которая требует концентрации или силы воли, даже если она не касается работы, лишь увеличивает усталость. В течение дня запасы энергии постепенно сокращаются, и восполнить их можно, только если по-настоящему отдыхать.
2. Делайте короткие перерывы в течение дня и периодично. Большинство людей чувствуют себя энергичнее утром, а не днем, и поэтому напрашивается решение: не делать перерывы в первой половине дня, а только во второй, когда мы уже начинаем тормозить. Это не так, перерывы в работе необходимы, даже если вам кажется, что вы еще полны энергии. Если вы работаете над сложным проектом, идея оторваться на полчаса или час кажется неприятной и непрактичной. Поэтому вы продолжаете вгрызаться в работу, и в итоге ее качество страдает. Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Кроме этого, надо выделить время для одного длительного перерыва.
3. Выходите из офиса. Люди, работающие в больших офисных зданиях, весь день проводят внутри. Но перерывы у кофеварки или в столовой не сравнятся с выходом на улицу и с возможностью отвлечься от офисной обстановки. В офисе все равно остается это напряжение вам нужно поддерживать хорошее впечатление у окружающих. Если у вас есть возможность выбраться на улицу, прогуляться вокруг здания пять минут это поможет переключиться на отдых. Если такой возможности нет выйдите в другое помещение, отвлекитесь от своего рабочего места.
Многие сегодня считают, что успех возможен, только если вы все время заняты. Если у вас есть время для небольшой прогулки, значит, у вас недостаточно драйва и амбиций. Но на самом деле ваши запасы энергии ограничены, и только частые короткие перерывы помогают действительно отдохнуть и затем реализовать свой потенциал. И последнее: некоторые думают, что можно весь день работать, не отрываясь, а потом полностью отключаться. Это подойдет роботу, но человеку вряд ли. Сильное утомление в конце рабочего дня сильно осложняет отдых в нерабочие часы. Иными словами, если вы позволяете себе перерывы, то отдых в нерабочее время будет более эффективным и подстегнет вашу производительность и креативность на следующий день.