График выполнения этой работы обязательно должен совпадать с графиком работы экспедиции и организацией доставки корреспонденции по назначению средствами коммуникации, а лучше курьером.
Подготовленную в соответствии с Инструкцией по делопроизводству для отправки корреспонденцию за подписью руководителя секретарь также в установленное время передает в экспедицию.
Установленная организационная форма делопроизводства в организации влияет на взаимодействие секретаря и службы ДОУ
Так, при централизованном делопроизводстве секретарь руководителя получает и передает из службы ДОУ документы на подпись руководителю или предварительное рассмотрение, затем возвращает их назад, где сотрудники службы ДОУ документы регистрируют, осуществляют сроковый контроль исполнения и т. д.
Если в организации смешанная форма делопроизводства, необходимо в должностной инструкции секретаря четко разделить его функции и службы ДОУ в работе с документами.
При децентрализованной форме делопроизводства каждое структурное подразделение создает свою службу ДОУ или канцелярию, поэтому секретари руководителя выполняют работы только по их обслуживанию и лишь наиболее важные исходящие и внутренние документы проходят через секретариат (секретари передают их на подпись руководству).
Трудоемкая функция секретаря подготовка для руководителя информации, связанной с основными направлениями деятельности организации. Источниками информации являются, как правило, материалы средств массовой информации, печатных изданий, ведомственных справочников и т. д.
К этой работе секретарь привлекает секретарей структурных подразделений, специалистов, которые могут обеспечить поиск и передачу информации с помощью традиционных средств связи и новейших технологий.
Делопроизводственный персонал может оказать помощь секретарю руководителя в справочно-информационной области деятельности (служебная переписка, тематические подборки, справки и т. д.).
При подготовке проектов документов, проектов резолюций, решений и т. п. секретарь обращается за консультацией и координацией деятельности к руководителю службы ДОУ или документоведу I категории, в юридический или протокольный отдел.
Отдел кадров регулярно передает на подпись руководству приказы по личному составу, их передача и получение также осуществляется в соответствии с установленным графиком.
Бухгалтерия ежедневно составляет и оформляет документы за подписью руководителя. Как правило, имеется график передачи и получения документов, однако, в этом структурном подразделении очень часто создаются непредвиденные обстоятельства, возникают форс-мажорные ситуации и график нарушается.
Секретарь руководителя взаимодействует со всеми структурными подразделениями, их секретарями или ответственными за делопроизводство по вопросам передачи и получения документов, подписанных руководителем.
При наличии документов, имеющих гриф ограничения доступа (конфиденциально, коммерческая тайна, секретно), секретарь непременно взаимодействует со службой безопасности. Эта служба обеспечивает секретаря всеми необходимыми нормативными документами руководствами, инструкциями по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства.
Отдел кадров регулярно передает на подпись руководству приказы по личному составу, их передача и получение также осуществляется в соответствии с установленным графиком.
Бухгалтерия ежедневно составляет и оформляет документы за подписью руководителя. Как правило, имеется график передачи и получения документов, однако, в этом структурном подразделении очень часто создаются непредвиденные обстоятельства, возникают форс-мажорные ситуации и график нарушается.
Секретарь руководителя взаимодействует со всеми структурными подразделениями, их секретарями или ответственными за делопроизводство по вопросам передачи и получения документов, подписанных руководителем.
При наличии документов, имеющих гриф ограничения доступа (конфиденциально, коммерческая тайна, секретно), секретарь непременно взаимодействует со службой безопасности. Эта служба обеспечивает секретаря всеми необходимыми нормативными документами руководствами, инструкциями по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства.
При планировании рабочего графика руководителя его секретарь постоянно согласует вопросы со службами технического или организационного обслуживания (обеспечения).
В приемной, наряду с перепиской, относящейся к информационно-справочному комплексу документов, большая часть документов организационных и распорядительных (стенограммы, положения, инструкции, правила, приказы, распоряжения и др.), подлежащих долговременному (свыше 10 лет) или постоянному хранению. Это требует от секретаря ответственного отношения к формированию дел для подготовки их к сдаче в архив, а следовательно, взаимодействию с архивом организации, учитывая то обстоятельство, что заведующий архивом или лицо, ответственное за него, одновременно является секретарем Экспертной комиссии.
Только в очень крупных организациях существуют протокольные отделы, части, сотрудники которых не только готовят проекты документов (стенограммы, протоколы заседаний), их регистрируют, но и отвечают за их сохранность в текущем делопроизводстве и подготовку для дальнейшего хранения в архиве.
Таким образом, складывается и плодотворно работает система служебных взаимоотношений, возникающих в процессе выполнения секретарем своих ежедневных функций.
Рабочий день секретаря, его должностные обязанности, выполняемые им виды работ во многом зависят от места работы секретаря.
Принято различать работу секретаря:
в аппарате руководителя (секретариате);
в структурном подразделении;
в структуре службы ДОУ
Принятая в организации система делопроизводства также в значительной степени определяет «наполнение» рабочего дня секретаря.
Самой распространенной и характерной для крупных организаций является смешанная система делопроизводства, где имеется специальное структурное подразделение служба ДОУ. При этом часть технологических операций с документами осуществляется в структурных подразделениях.
В таких организациях, как правило, создается секретариат, в составе которого работают секретари руководителя организации и его заместителей. Большую долю их служебной нагрузки составляет бездокументное обслуживание:
организация рабочего дня руководителя;
выполнение его заданий и поручений;
сбор и обработка информации;
подготовка рефератов, обзоров, докладов;
прием посетителей;
телефонные переговоры.
Секретари руководителей структурных подразделений, являясь работниками этих подразделений, главным образом осуществляют документное обслуживание, т. к. их руководители по роду своей деятельности и ранга не нуждаются в реферировании текстов, не ведут прием посетителей в строго установленные дни и часы и т. д. Секретари работают с документами, при этом, чем ниже уровень руководителя в организационной структуре учреждения, тем меньше бездокументного обслуживания в структуре работы его секретаря. Так, секретари мелких структурных подразделений (секторов, бюро и др.) являются делопроизводственными работниками, выполняют весь делопроизводственный цикл (от приема и первичной обработки до отправки и подготовки к архивному хранению).
Секретарь руководителя в структуре службы ДОУ явление крайне редкое, т. к. руководителю значительно удобнее, чтобы секретарь подчинялся только ему и не имел второго руководителя в лице начальника службы ДОУ. Соотношение документного и бездокументного обслуживания в работе секретаря в данном случае определяется рангом руководителя.
Секретарь руководителя в структуре службы ДОУ явление крайне редкое, т. к. руководителю значительно удобнее, чтобы секретарь подчинялся только ему и не имел второго руководителя в лице начальника службы ДОУ. Соотношение документного и бездокументного обслуживания в работе секретаря в данном случае определяется рангом руководителя.
Если секретарь руководителя является сотрудником службы ДОУ, то особенность заключается в том, что в отличие от других работников этой службы, секретарь, являясь сотрудником этого отдела, рабочее место имеет, как правило, в другом помещении и на другом этаже, иногда даже в другом здании.
Секретари, как было сказано выше, при смешанной форме делопроизводства объединяются в секретариат.
Согласно Современному толковому словарю русского языка, секретариат (франц. «secretariat» от латин. «secretarium» уединение): 1. Отдел учреждения, организации, ведающей текущим делопроизводством, осуществляющий секретарскую работу.
2. Лица, избираемые на собрании, совещании, конференции для ведения протоколов. Секретариат съезда.
Секретарские службы внутри аппарата управления организационно оформляются и закрепляются штатным расписанием организации (форма Альбома унифицированных форм документов [3]).
Каждая организация, исходя из ее методов руководства, традиций, особенностей структуры, сама решает вопрос самостоятельности или подчиненности этих служб.
Существует 2 варианта организационной структуры:
1. секретариат (или секретарская служба) самостоятельное структурное подразделение;
2. секретариат руководителя или его секретарь входит в структуру службы ДОУ организации.
В первом случае секретариат административно подчиняется руководителю, а научно-методическое руководство осуществляет служба ДОУ; во втором он имеет двойное административное подчинение, что крайне неудобно для работы, поэтому в большинстве случаев предпочтение отдается первому варианту.
Учитывая серьезные требования, предъявляемые к секретарям высшей категории, их высокий социальный статус, известную самостоятельность в принятии решений, интерес к этой профессии очень высок. Талантливые, энергичные, мотивированные молодые люди прекрасно понимают, что профессия эта позволяет самореализовать себя, имеет перспективы и возможности роста.
Востребованность на рынке труда секретарей высшей категории остается стабильной, что способствует высокому рейтингу профессии. Выбирая ее, каждый специалист должен осознавать не только ее плюсы, но и те требования, которым он должен соответствовать.
Секретарь руководителя, секретарь-референт высшая квалификация секретаря, однако в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих эта должность отсутствует. Референт «должностное лицо докладчик и консультант по определенным вопросам» [4].