Следует подчеркнуть, что до 90-х годов XX века значимость секретарского обслуживания находилась на невысоком уровне, что было обусловлено сложившейся еще с 20-30-хх годов практикой уравнивания секретарей с канцелярско-техническими работниками.
90-е годы XX века характеризуются подъемом значимости секретарского обслуживания, что, в первую очередь, связано с появлением и развитием частных форм собственности в экономике нашей страны. Новые формы собственности, связанные с получением прибыли, способствовали интенсификации управленческих процессов. В связи с расширением масштабов деятельности коммерческих и государственных структур возникла потребность в секретарях, деятельность которых не ограничивалась бы техническими операциями, а выражалась в реальной, высоко профессиональной помощи руководителю. В лице секретаря руководителем предприятий, организаций, учреждений, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, стал необходим сотрудник, который в нужный момент способен поддержать руководителя и оказать ему соответствующую необходимую помощь.
Руководителям потребовались секретари, которые были бы способны стать опорой и одновременно доверенным их лицом. К секретарю стали предъявляться высокие требования, связанные со знанием правил подготовки и оформления документов, организации работы с ними, знанием одного и более иностранных языков, а также умением разбираться в направлениях деятельности компании, способностью обеспечить всестороннее обслуживание руководителя, в том числе и бездокументное, связанное с освобождением рабочего времени руководителя от выполнения различных второстепенных операций и подготовительных стадий важных мероприятий.
Во всех современных руководствах по секретарскому делу, говоря о значимости их профессиональной деятельности, месте в структуре управления, указывают на то, что секретарь руководителя не только «правая рука», но и «центральная нервная система предприятия», которая регулирует многие процессы, происходящие на предприятии.
Считается, что секретарь, являясь надежным помощником руководителя, одновременно выступает в качестве связующего звена между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами.
Кроме традиционных обязанностей помощника руководителя, секретарю делегируются различные функции, которые ранее не входили в круг секретарских обязанностей. Например, секретарю руководителя передают отдельные административные функции, связанные с приемом клиентов и гостей компании, деятельностью в сфере связи с общественностью (PR паблик рилэйшнз) и др.
Любой современный секретарь должен уметь принимать решения, давать указания, представлять своего руководителя в деловых ситуациях.
Нередко в подчинении у секретаря руководителя находятся сотрудники, которые выполняют обязанности младшего технического персонала секретарей.
В ряде случаев обязанности секретаря руководителя сближают с должностными обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.
Учитывая современную зарубежную практику, а также успешный положительный опыт дореволюционной России в области секретарского дела, в Российской Федерации был издан Указ Президента РФ от 26.07.2005 873 (в действ. ред.) «О статс-секретарях заместителях руководителей федеральных органов исполнительной власти» [10], а также Постановление правительства Российской Федерации от 13 августа 2005 г. 514 «Об особенностях статуса и Типовом должностном регламенте статс-секретарей заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти» [11]. Таким образом, категория секретарей статс-секретарей была возрождена в постсоветской России.
Ответственная, содержательная, интересная и постоянно, в зависимости от обстановки, меняющаяся работа, престижная и перспективная, с достаточно высокой оплатой труда обеспечивают популярность профессии секретарь руководителя. Неоспоримое повышение роли секретарей руководителей в структуре управления обеспечивают спрос на высокопрофессиональных секретарей.
Таким образом, на смену традиционной для советского периода «секретарше», способной только отвечать на телефонные звонки и печатать на машинке, пришел новый тип секретарей. В первую очередь, это специалист, имеющий высшее профессиональное образование, который разбирается не только в традиционном делопроизводстве, но и современных технологиях, психологии, владеющий знаниями и навыками делового этикета, основами администрирования и управления, свободно владеющий иностранными языками.
Все это было обусловлено развитием рыночных отношений, появлением новых негосударственных структур, повлекших резкое увеличение спроса на высоких профессионалов в сфере секретарского дела, связанного с документным и бездокументным обслуживанием руководителя и обеспечением его деятельности. Рост статуса секретаря, а также повышение перспективности и престижности профессии способствовали приходу в профессию высоко интеллектуальных специалистов с хорошими деловыми качествами.
Анализ рынка труда свидетельствует о том, что профессия секретарей руководителей развивается на принципиально новых позициях и переживает, по мнению специалистов, «свое второе рождение».
Контрольные вопросы1. Назовите особенности секретарского дела в первые годы советской власти.
2. Каково значение Постановлений 1925 и 1932 годов для секретарской службы?
3. Охарактеризуйте личных секретарей, их место и роль в советский период.
4. Создание какой кафедры и какого факультета сыграло большую роль в подготовке профессиональных секретарей?
5. Какие категории учреждений были закреплены в ЕГСД, которая определила роль секретарей в зависимости от категории учреждения?
6. Как появление и развитие частных форм собственности отразилось на секретарском деле?
Список источников и литературы к главе 11. Быкова Т.А., Евсеева Е.Н. Приказные люди XVIII в. прообраз секретарей // Секретарское дело. 1996. 4. С. 123129.
2. Додонова М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретарское дело. 1997. 1.
3. Краткий словарь видов и разновидностей документов. М. 1974.
4. Курганов Н.Г. Письмовник, содержащий в себе науку русского языка со многими присовокуплениями разного учебного и полезно забавного вещесловия. СПб., 1777.
5. Сокольский И. Кабинетный или купеческий секретарь. М., 1788.
6. Санкина Л.В. Начало карьеры // Секретарское дело. 1997. 1.
7. Порецкая Т.И. Секретари А.М. Горького // Секретарское дело. 2011. 4. С. 8284.
8. Кузнецова Т.В. Кафедре документоведения 40 лет // Делопроизводство. 2010. 3. С. 38.
9. Указ Президента Российской Федерации от 26.07.2005 873 «О статс-секретарях заместителях руководителей федеральных органов исполнительной власти» (в действ. ред.).
10. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 2005 г. 514 «Об особенностях статуса и Типовом должностном регламенте статс-секретарей заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти» (в действ. ред.).
2. Секретарь в современной структуре управления
2.1. Категории секретарей и требования, предъявляемые к ним
Основные понятия: категории секретарей, функции, должностные обязанности, квалификационные характеристики, секретариат; деловые, профессиональные качества; личные качества секретарей.
Современное понятие «секретарь» имеет много градаций, часть из которых нашла свое отражение в нормативных документах, большая часть, к сожалению, основывается только на практической деятельности.
К 1-ой группе секретарей относятся те категории, которые представлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанном Институтом труда и утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. 37 (с дополнениями, внесенными постановлениями Минтруда России) [1] [далее Справочник]. Его цель заключается в том, чтобы обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четко регламентировать трудовую деятельность работников в условиях рыночных отношений.
Справочник является основным документом, регламентирующим современные должности.
Справочник построен по должностному признаку, так как должностными обязанностями определяются требования квалификации работника. Наименование должности также обусловлено должностными обязанностями.
Все наименования должностей, квалификационные характеристики, которые включены в Справочник, соответствуют Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенному в действие с 1 января 1996 г. [2].
В соответствии с принятой классификацией служащих они делятся на 3 категории:
руководителей;
специалистов;
других служащих (технических исполнителей).
Именно так располагаются их квалификационные характеристики в справочнике.
Квалификационные характеристики являются нормативами организации труда. Они учитывают определенный, конкретный этап развития общества, требования к работникам, их знания и квалификации.
Квалификационные характеристики являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.
Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.
Квалификационные характеристики распространяются на работников предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности.
Квалификационная характеристика каждой должности в Справочнике имеет три раздела:
должностные обязанности;
должен знать;
требования квалификации.
В разделе «Должностные обязанности» определены основные трудовые функции работника в соответствии с занимаемой им должностью с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, которые позволяют обеспечить оптимальную специализацию служащих.