Попробуйте теперь классифицировать имеющиеся задачи, используя матрицу Эйзенхауэра.
За срочное и важное принимайтесь сразу. Иначе, скажем честно, это они за вас примутся!
Несрочное и важное тоже выполняйте, но вдумчиво и без спешки. Срочное, но не слишком важное попробуйте переложить на других.
Многие ресурсы, например, Профи. ру, Job.ru, позволяют найти массу специалистов, которые способны разгрузить вас. Недавно мне даже попался сервис помощников для интернет-тренеров бизнес-гаечка.
Так что делегировать всегда есть кому, было бы желание.
Наконец, несрочными и неважными делами занимайтесь, когда вам нечего делать. Но можно и сознательно переключаться и отдыхать. Подойдёт всё, что несложно и неважно: изучить технические характеристики танков вермахта, например.
Инструмент «Вырезанная реклама»
Мощная «фишка» управления потоком, связанная с телевидением.
Если вы смотрите фильмы по телевизору, наверняка замечали: когда одна передача заканчивается, сразу же начинается следующая, а рекламу показывают лишь спустя пару минут.
Как это использовать в контексте работы?
Если вы долго занимаетесь важным делом, естественным образом возникает желание сделать перерыв. Но перед ним лучше ещё минут пять-шесть позаниматься другой задачей.
Закончили работать с презентацией? Откройте документы, сайты, электронные адреса клиентов, словом, подготовьтесь к выполнению следующей задачи. И только спустя несколько минут занятий новым делом устройте перерыв.
Благодаря этому вы и хорошо отдохнёте, и не будете тратить время на то, чтобы настроиться на новую задачу.
Ваш текущий настрой перенесётся на следующую задачу!
Это потрясающий инструмент, особенно для людей, у которых много дел и почти нет времени отдохнуть. Начали следующую задачу, немного поработали, прервались. Так можно держать себя в рабочем потоке до 6 часов.
Рассмотренные здесь методики позволяют стать гуру в управлении своим временем!
Задания для самостоятельной работы
Техника 1
Составьте своё «нерасписание».
В «нерасписание» нужно внести все дела, которыми вы уже занимаетесь. Они могут быть привязаны ко времени (с 6 до 7 собираюсь на работу) или не привязаны (но вы ими занимаетесь: добираетесь до работы, читаете книги, гуляете с собакой).
Ваша задача определить для себя все действия, которые вы выполняете с понедельника по воскресенье, и внести их в график.
Начинайте с пробуждения и заканчивайте временем отхода ко сну (условный, средний график). В «нерасписание» внесите абсолютно все дела, какими бы они ни были.
Вторая часть задания отметить зелёным, жёлтым и красным дела, попадающие в периоды вашей максимальной и минимальной активности. В будущем старайтесь выполнять «красные» дела в часы пиковой активности.
Техника 2
Второе задание связано с тремя статусами дел («делаю прямо сейчас», «отложил до», «не делаю»).
Ваша задача собрать все свои «висяки» в отдельный список.
Может, вы давно хотите подшить джинсы, завести ютуб-канал или настроить рекламу и таргет. Список может быть большим. Составив его, каждому из дел присвойте один из трёх статусов. То есть либо делайте прямо сейчас, либо поставьте дату начала дела, либо вычеркните и не забивайте себе голову.
Техника 3
Внедрите в свою жизнь инструмент «Вырезанная реклама». Делайте небольшие перерывы, только принявшись за другое дело. Сами перерывы старайтесь устраивать каждые 5060 минут.
Обязательно отрефлексируйте свой опыт: что вы почувствовали, воспользовавшись инструментом.
Глава 7. Жизнь и рутина
Одна девочка была такая ленивая, что вставала на час раньше, чтобы подольше ничего не делать.
КВНВ нашей формуле есть «рутина» та часть работы, на которую уходит свободная энергия, а награды как будто бы и нет. Вы просто обязаны это делать. Выполнять рутину не хочется несмотря на то, что польза очевидна, а смысл понятен. Но дело настолько неинтересно, что награда кажется несущественной.
Прежде чем двинуться дальше, приведу интересный тезис: девять женщин за месяц никогда не выносят ребёнка, а 12 даже очень хороших психологов никак не решат проблему, на которую нужен год.
Часто мы испытываем ощущения саботажа и сопротивление именно тогда, когда пытаемся решить задачу быстрее, чем это возможно. Если бы мы равномерно распределили свои силы, то более спокойно достигли бы своих целей.
Есть очень простые и понятные способы борьбы с рутиной.
Делегирование
Какое первое решение приходит в голову при мысли о борьбе с рутиной? Отдать её кому-то! И первый инструмент называется «Делегирование». Почему многие боятся делегировать и не могут это сделать? Причина проста: я сделаю лучше, чем кто бы то ни было.
Почему так происходит?
Например, вы ставите сотруднику задачу: подобрать фотографии деревни.
Но у каждого слово «деревня» вызывает свои ассоциации. Для разных людей деревня это:
старая церковь;
покосившиеся строения;
зимний пейзаж;
крестьяне и фермеры;
вьетнамская (а не русская)
И множество других вариантов!
Получается, что серьёзная проблема делегирования это несовпадение картин мира. Потому люди часто не хотят делегировать, приводя массу аргументов:
так, как я уберу, никакая уборщица не уберёт;
так, как я текст напишу, ни один копирайтер не напишет;
так, как я клиентам позвоню, ни один менеджер не позвонит.
Решение этой проблемы в синхронизации картин мира.
Как это сделать?
Первое: синхронизировать свою картину мира с исполнителем и ставить перед ним конкретную цель по SMART. То есть найти картинку не просто деревни, а именно летней деревни, причём обязательно послезавтра к 15:00 и прислать на электронную почту в формате JPEG.
Иначе будет, как в старом анекдоте:
Почему у вас в части кричат: «Принесите левый валенок, принесите правый валенок»? Почему нельзя сказать: «Принесите валенки»?
Ну попробуйте Вы
Хорошо. Принесите валенки!
Приносят два левых
Почему так? Как раз именно потому, что нужно ставить конкретную цель, уточняя все детали. Я даже больше скажу: если мне, Алексею Кройтору, кто-то ставит задачу, но в этой задаче отсутствует срок, я делать её не буду. Если человек не говорит, что ему нужно завтра, сегодня или через неделю, значит, это ему нужно в принципе, ну я и сделаю «когда-нибудь в принципе». Поэтому очень важно, чтобы вы ставили задачу как минимум по SMART.
Кстати, реалистичность очень важна в том плане, чтобы вы не ставили те задачи, которые исполнитель решить не может.
Подбор исполнителей
Есть следующий вариант подбора исполнителей проверка с помощью тестов. Можно дать тестовое задание, можно провести психологический тест. Из последних я люблю тест Адизеса (его легко найти в любом поисковике), который позволит определить, к какому из четырёх принципиально разных типов относится тот или иной человек:
любит заниматься рутинной работой;
любит заниматься творческой работой;
предприниматель-генератор;
управленец.
Если вы решили нанять сотрудника для того, чтобы он убирался у вас дома, звонил клиентам, подбирал документы, забирал детей из садика и т. д., то важно понять, какое именно его свойство вам нужно, так как для разных задач нужны разные люди.
Например, вам нужна уборщица, которая будет заниматься рутинной уборкой. Но тест показал, что она творческий человек, просто сейчас без денег. Абсолютно очевидно, что творческий человек не будет делать хорошую уборку у вас будут постоянные конфликты.
Прежде чем брать сотрудника, нужно протестировать, подходит ли он по складу характера для той или иной работы. Многие забывают это делать и предлагают работу людям, которым она не нравится, а если человеку не нравится работа, он будет так или иначе саботировать задачи, будет делать её «на отцепись». Напротив, если по психологическим качествам он подходит для данной работы, то он неосознанно всегда будет делать её самым лучшим образом, просто потому что он под это заточен.
Прежде чем брать сотрудника, нужно протестировать, подходит ли он по складу характера для той или иной работы. Многие забывают это делать и предлагают работу людям, которым она не нравится, а если человеку не нравится работа, он будет так или иначе саботировать задачи, будет делать её «на отцепись». Напротив, если по психологическим качествам он подходит для данной работы, то он неосознанно всегда будет делать её самым лучшим образом, просто потому что он под это заточен.
Где искать людей?
Очень много исполнителей есть на сайтах вроде youdo, profi.ru, Яндекс-услуги и т. д.
Например, когда мы готовили конференцию, нужно было огромное количество упаковок с маркетинговыми материалами вынести из квартиры и загрузить в машину. Я понимал, что сам буду делать это час и замучаюсь. Вызвал парня, который всё это быстро перетаскал за 500 рублей.
То же самое касается и всех налоговых историй. Поскольку я индивидуальный предприниматель, у меня есть определённая налоговая нагрузка, но вместо того, чтобы заниматься изучением всех этих миллионов законов, я лучше за 500700 рублей приглашу налогового консультанта, который даст мне готовые решения и подготовит необходимые документы. Однажды 700 рублей, заплаченные консультанту, сэкономили мне 80 000 рублей.
Он мне рассказал, что у новых ИП есть двухлетние налоговые каникулы[19].
Есть такие ресурсы, как, например, «БизнесГаечка», где готовят помощников для инфобизнесменов. Возможно, и для вашей деятельности найдётся в Интернете ресурс, который предоставляет помощников именно для вас: личных помощников руководителей, помощников домохозяек, ещё каких-то помощников.
Всегда под рукой сайт Freelance.ru, где ищут не столько помощников, сколько исполнителей, которые могут сделать многое за вас: нарисовать, смонтировать, и т. д. Словом, то, что вы сами настолько качественно не сделаете.
Ещё один способ ваша стена в социальных сетях. Всегда можно написать: «Друзья, нужна такая-то и такая-то услуга. Кто может помочь сам или порекомендвовать кого-то?».
Конечно, часть людей обязательно напишет, что вам никто не нужен, вот тебе инструкция и делай сам. Не обращайте внимания, люди часто не понимают смысл написанного.
Когда же вы нашли исполнителя и планируете с ним работать долго, то очень рекомендую сделать тест Адизеса. Например, менеджер это, как правило, человек, которому нравится общаться с людьми, а технический специалист как раз такой человек, которому это не очень нравится. Даже не пытайтесь экономить, стараясь поручить одному человеку две такие разные задачи. Все равно в итоге вы убедитесь, что, выплачивая две зарплаты двум разным специалистам, вы получите результат в четыре раза лучше.