Подводные камни делегирования
Во-первых, надо понять, что вам проще: быстренько сделать самому или обучить человека. То есть обучение человека это время, которое вы должны потратить. Если вам человек нужен на одну задачу, а задача сложная, то, скорее всего, вы будете дольше объяснять.
Но если же вам нужен человек на постоянной основе, то придётся его обучить или в каком-то смысле даже выдрессировать, если, например, речь идёт о регулярной уборке. Давая уборщице обратную связь, говоря, что вот это было сделано плохо, а это хорошо, а это хочу ещё лучше, вы потихонечку учите её убирать именно так, как вам нужно. Мне, например, не очень нравится, когда после уборки оказывается передвинута мебель. Однако после указания на это проблем больше не было.
Во-вторых, выполнение задачи нужно проверить. Поэтому следует решить, что дольше проверять или делать самому? Если мы говорим про написание текстов, то эти тексты потом нужно вычитать. Вопрос заключается в том, что дольше: быстренько написать текст самостоятельно или проверить то, что написал исполнитель, отредактировать и т. д. Ещё раз порекомендую тестовые задания, потому что они сразу дадут представление о том, как будет работать исполнитель.
В-третьих, не забывайте о таких важных факторах, как «цена-качество» и «время-качество». Ведь действительно всегда можно найти исполнителя как дешевле, так и дороже, можно сделать задачу быстрее или дольше. Что вам на самом деле важно?
И последний подводный камень это армейское выражение «какой приказ, такое исполнение». Что это значит? Если подчинённый плохо выполняет задания, это не всегда потому, что он глуповат. Возможно, именно вы нечётко сформулировали задачу.
Те, кто только начинает заниматься бизнесом, часто считают, что все окружающие какие-то дураки, которые специально делают всё хуже, чем они сами бы сделали. Поймите, если бы ваш подчинённый был таким же умным, как вы, он был бы на вашем месте и сам искал бы себе подчинённых.
Поэтому любой исполнитель, скорее всего, не будет так быстро ориентироваться, как вы, в каких-то нестандартных ситуациях. Понятно, что дизайнер в вопросах дизайна гораздо грамотнее вас, но дизайнер не может быть грамотнее вас в вопросах ведения бизнеса, поэтому очень важно ставить ему задачу исходя из специфики вашего бизнеса.
Ваша задача посмотреть на список ваших ежедневных дел и подумать, что из того, что у вас есть, вы можете делегировать.
Автоматизация
С чего начинается любая автоматизация? С оптимизации! Если мы автоматизируем бардак, то это будет очень быстрый бардак. Задача автоматизации сделать так, чтобы работа шла без нас.
Например, когда-то я сдавал свою квартиру в аренду первый раз, вместо расчётов в Excel вручную записывал в файл-заметку показания счётчиков, суммы коммунальных платежей, плату арендатора Почему? Потому что мне лень было сделать формулы в Excel. Я так поступал в течение полугода, а потом осознал, что трачу на это слишком много времени. Буквально за час я создал формулы в Excel и теперь просто подставляю цифры, и всё считается автоматически. Не бог весть какая сложная история, но свой лишний час в месяц я получил.
В этом случае лень создания этого файла была связана со страхом неизвестности. Опытный пользователь Excel наверняка удивился аж целому потраченному часу. Всё так: большая его часть ушла на то, чтобы вспомнить как фиксировать значения ячейки с помощью символов $$.
Есть много программ, помогающих автоматизировать деятельность. Например, Outlook может сортировать почту по нужным папкам[20]. Умные колонки от Яндекса и Apple способны за вас вносить задачи в календарь. «Умный» чайник может по расписанию включаться каждое утро, а «умный» пылесос убираться к вашему приходу. И так далее.
Конечно, не зная ваших задач, готового рецепта я вам не предоставлю. Однако совет дать могу: поразмышляйте над тем, что есть очень много процессов в вашей жизни, которые не обязательно делать руками. Даже делегирование можно автоматизировать: договоритесь с уборщицей, чтобы она приходила к вам раз в две недели по понедельникам. Теперь процесс вызова уборщицы автоматизирован. В общем, подумайте: если я один и тот же процесс каждый раз делаю одинаково, не стоит ли его как-то автоматизировать? Причём автоматизировать можно даже самые, казалось бы, неавтоматизируемые процессы.
В частности, я автоматизировал процесс обсуждения той или иной проблемы с женой. Нам, мужчинам, иногда не понятна степень серьёзности проблемы женщины. Вместо того чтобы каждый раз объяснять мне, мол, Алексей, послушай меня, пожалуйста, у меня очень важная проблема, моя жена теперь говорит слово «ПереКройтор». Услышав это слово, я сразу бросаю все дела, как бы ни был занят. В то время как в остальных ситуациях я всё-таки прошу жену подождать, пока я освобожусь. Вот такой весёлый бытовой пример автоматизации.
Необычные ресурсы времени
Необычное ресурсы времени это то время, которое у вас всегда есть, но вы на него никогда не обращали внимания. Например, можно делать два дела одновременно.
Просмотр обучающих роликов на YouTube во время занятий на беговой дорожке отличный пример! Или телефонный звонок во время поездки. Я знаю людей, которые обожают ездить на машине именно потому, что в это время могут решить много вопросов, общаясь через гарнитуру. Им даже телефон в руки брать не надо: они используют голосовые команды в телефоне.
Есть люди, которые, просмотривая сериалы на иностранном языке с русскими субтитрами, одновременно и изучают язык, и получают удовольствие. Многие хозяйки знают, что во время монотонной глажки белья можно смотреть телевизор или слушать аудиокнигу.
Онлайн-магазины с доставкой тоже разновидность необычных ресурсов времени. А если вам нужно доставить что-то тяжёлое или громоздкое, то это ещё и делегирование. Благо, сейчас это всё доступно и оперативно: яндекс. лавка привозит воду за 15 минут, быстрее, чем я сам схожу в магазин.
Или, помню, когда-то я увлекался сыроедением, питался только свежими овощами, фруктами и орехами. А когда ты сыроед, то употребляешь какое-то бесконечное количество овощей и фруктов, постоянно что-то жуёшь. Регулярно носить домой по 10 килограммов фруктов и овощей достаточно утомительно, а вот популярный в то время «Утконос» отлично справлялся. Пандемия 2020 года многих приучила к подобным сервисам.
Или, помню, когда-то я увлекался сыроедением, питался только свежими овощами, фруктами и орехами. А когда ты сыроед, то употребляешь какое-то бесконечное количество овощей и фруктов, постоянно что-то жуёшь. Регулярно носить домой по 10 килограммов фруктов и овощей достаточно утомительно, а вот популярный в то время «Утконос» отлично справлялся. Пандемия 2020 года многих приучила к подобным сервисам.
Хороший вариант необычных ресурсов времени поиск тех, кто хочет что-то сделать. Вспомните Тома Сойера, который продавал возможность покрасить забор. Были люди, которым интересно было этим заняться.
Ещё пример: визит в любое государственное учреждение сразу после обеда. В это время клиенты ещё не пришли, а утренние уже ушли. Когда мы с моей будущей женой ходили в ЗАГС подавать заявление, она искренне недоумевала: «Что это за странное время такое ты назначил 16:00?», на что я ей ответил: «А это тебе лайфхак от будущего мужа». Когда мы туда пришли, мы там были одни, и кроме того, что нам всё объяснили, показали, нам даже провели небольшую экскурсию по ЗАГСу и рассказали про все нюансы. Совершенно очевидно, что мы не получили бы такого внимания, если бы пришли туда в утреннее или вечернее время, когда максимум людей.
Свой путь
Есть ещё один способ борьбы с рутиной осознать, что большая часть любой работы это всегда рутина. Как писал один известный автор, был бы рад стать писателем, да очень быстро зад устаёт. Огромное количество работы писателя связано с тем, чтобы сидеть на месте и записывать свои мысли, учёного чтобы составлять отчёты о проведённых экспериментах, следователя заполнять протоколы. Это и есть рутина, и её 80 %, чем бы вы ни занимались.
Поэтому подумайте, какой работой вы готовы заниматься бесконечно, то есть взять на себя рутину, которая вам просто нравится. Таким образом она перестанет быть рутиной. Например, если мы говорим про рутину психолога, то это, как ни странно, не клиенты, их, наверное, вряд ли больше 20 %. Остальные 80 % это обучение, поиск материалов, их публикация, и это как раз та рутина, которая мне нравится.
Любопытно, что одни и те же виды рутины одних людей могут безумно привлекать, а других, наоборот, раздражать и злить.
Ещё один способ понять себя попробовать вспомнить детство. Чем вы занимались, когда вас не видели родители? Скорее всего с этим связана часть вашего предназначения.
Необычное исполнение рутинной работы
Попробуйте сделать работу «задом наперёд», например, заполните экселевскую таблицу из конца в начало.
Когда я работал в офисе технической поддержки, там была очень неприятная для меня работа, которую я придумал делать за 15 минут до конца рабочего дня. В 18:00 от офиса до моего дома оправлялся шаттл, и я либо успевал сделать эту работу с 17:30 до 17:45, либо ехал домой неудобным маршрутом с пересадками. То есть устроил себе такое искусственное ограничение во времени: смогу ли я это сделать за 10 минут, 5 минут, за 3 минуты?
Можно попробовать поработать, надев клоунский нос, или притвориться своим начальником и выполнить работу, как её сделал бы начальник, тоже работает.
И последнее, о чём я вам хочу сказать: есть такой инструмент под названием «Уродское исполнение». Нам почему-то внутренне кажется, что всем вокруг понятно, когда мы стараемся, а когда нет. Однако в большинстве случаев люди не обращают внимания на степень наших усилий.
И здесь у меня будет для вас обязательное задание: попробовать выполнить какую-нибудь задачу «тяп-ляп» осознанно. Конечно, это не касается важных дел, связанных с огромной ответственностью, например, архитектору не стоит так проектировать дом. Но что касается «проходной» презентации или заполнения таблицы, тут можно поэкспериментировать: попробуйте сделать это «абы как» и отдать начальнику. С удивлением вы обнаружите, что во многих случаях «уродского» исполнения не особо значительного задания этого вполне достаточно для руководства.
Используя все эти инструменты, вы можете навсегда справиться с рутиной и чувствовать себя счастливыми, выполняя любую задачу.
Глава 8. Дистанционная работа, «работа на удалёнке»
Отложите все свои дела на послезавтра, и у вас будет два выходных!
(с) Интернет