Хотя, к сожалению, такое решение доступно не каждому, если оно возможно, подумайте над тем, чтобы придерживаться такой стратегии по крайней мере один-два дня в неделю. Или же определите конкретное время, например, между полуднем и обедом или между 3 и 4 часами дня, как «жесткое время», когда посетители могут встретиться с вами только по договоренности. Эта стратегия освобождает промежутки времени для наиболее эффективного процесса сосредоточенности на высокоприоритетных заданиях.
Многие менеджеры рассказывали мне, что при написании, к примеру, сложных отчетов, достаточно даже кратковременного вмешательства, чтобы рассеять концентрацию и нарушить ход мыслей. Чтобы вновь вникнуть в работу, им требовалось по меньшей мере пять минут, а иногда даже больше. Таким образом, незапланированный посетитель, даже если он займет только несколько минут вашего времени, может вызвать потери намного большего количества времени.
Заглядывающие посетители и офисы открытого типа
Офисы с планировкой открытого типа обладают тем преимуществом, что хорошо приспособлены для группового общения. Если они спланированы удачно, адекватно защищены от шума, а громко работающее оборудование достаточно изолировано, то преимущества могут даже перевешивать недостатки. Однако как бы хорошо они ни были спланированы, подобные офисы, вероятно, ответственны за большее количество попусту растраченного времени, чем какое-либо иное нововведение.
Многие находят, что в них труднее сосредоточиться, кроме того в них люди становятся намного уязвимее для незапланированных посетителей. В связи с тем, что такая планировка должна обеспечить свободный доступ к служащим, она благоприятствует и отнимающим время посетителям. Я не знаю ни одной безупречной стратегии противодействия вторгшимся в это открытое пространство Ворам вашего Времени. Но менеджеры рассказывали мне о следующих хорошо зарекомендовавших себя приемах.
Светофор. Одна женщина-менеджер, использовав лист картона и цветные маркеры, изготовила имитацию светофора. Простая заслонка позволяла ей поочередно закрывать и открывать каждый из «сигналов». Своим сотрудникам она сказала: «Если открыт красный "сигнал" прерывайте меня только в случае пожара. Когда я открою желтый добро пожаловать с важными, первоочередными вопросами. Если "горит" зеленый, можете приходить ко мне с любыми проблемами». Она обнаружила, что этот остроумный подход в целом приняли благожелательно.
Наушники-заглушки. Одному менеджеру-мужчине, которому не удавалось сосредоточиться из-за шума в офисе с открытой планировкой, пришла мысль использовать наушники. И вместо незаметных, маленьких восковых заглушек, невидимых окружающим, он с умыслом приобрел пару больших, явно бросающихся в глаза наушников «Микки-Маус». Они не только заглушали посторонние звуки, но и ясно давали понять коллегам, что его нельзя беспокоить!
Планирование и сотрудничество. В связи с тем, что отвлечения от работы, вероятно, в равной мере докучают каждому, желательно время от времени устраивать общие собрания, когда можно обсудить проблемы и определить пути улучшения рабочей обстановки.
Подсказки лучших
Стивен Рубин, президент Pentland Group
«Необходимо иметь хорошего секретаря, отсеивающего отнимающие время телефонные звонки и соединяющего вас только в том случае, если звонок важный и не прерывает совещания. Если вы не предпримете такой предосторожности, то обнаружите, что не сможете провести ни одного не прерванного совещания».
А сейчас снова может оказаться полезным взглянуть на ваши записи учета времени, чтобы посмотреть, сколько раз отрывал вас от работы «заглянувший» Вор и сколько времени отнял, для уменьшения этих потерь используйте наиболее приемлемый для вас прием из описанных выше.
Глава 7
Что делать, чтобы не болела голова от телефонных звонков
Большое преимущество этого электрического аппарата над любым другим состоит в том, что для обращения с ним не требуется никаких особых навыков.
Из проспекта электрической телефонной компании Александера Грейама Белла, 25 марта 1878 г.Представьте себе такую картину. Кто-то из ваших коллег, доведенный до отчаяния рабочей нагрузкой, взбирается на подоконник окна десятого этажа и собирается прыгнуть. Вы начинаете отговаривать его. Затем, когда он уже готов спуститься с окна в комнату, звонит телефон. Вы возьмете трубку? Вряд ли.
Однако каждый раз, когда вы прерываете очень важное задание на то, что нередко оказывается незначительным телефонным звонком, вы поступаете не так разумно.
Отсеивание, перепоручение и отсрочка телефонных звонков
Чтобы клиенты и поставщики считали вашу компанию эффективной, а персонал учтивым, на телефонные звонки, конечно же, нужно отвечать вовремя и вежливо. Но это не означает, что отвечать на них всегда должны именно вы.
Отсеивание, перепоручение и отсрочка телефонных звонков могут сэкономить значительное количество вашего времени. То же самое можно сказать и об ограничении разговора текущими делами, так как исследования показывают, что большинство телефонных разговоров продолжаются намного дольше, чем необходимо для достижения их целей.
В результате оборудование, предназначенное для экономии времени в большей мере, чем что-либо иное, придуманное человеком, слишком часто превращается в хищного Вора Времени.
Мощный инструмент экономии времени
Конечно же, при правильном использовании телефон мощный инструмент экономии времени.
С помощью телефона или факса вы можете общаться быстрее и эффективнее, чем каким-либо иным образом.
Он позволяет вам связаться с людьми без необходимости поездки для встречи с ними.
Можно мгновенно устранить ошибки и недоразумения.
Для многих из тех, кто хочет наладить или уже имеет деловые отношения с вами, телефон это представитель переднего края вашей компании.
Небрежное отношение к телефонной связи
Но будьте осторожны. Телефон это инструмент, способный обернуться другой стороной. С его помощью одинаково быстро и верно можно как потерять время и клиентов, так и найти их.
Я подсчитал, что в некоторых офисах до 40 % необратимых потерь времени обусловлено небрежным отношением к телефонной связи. Если это кажется неправдоподобным, примите во внимание следующее: недавний анализ, проведенный исследовательской компанией Teleconomy, показал, что из 3000 телефонных звонков в 300 различных компаний более чем в трети случаев трубка была снята только после восьми или более звуковых сигналов, и лишь перед одним процентом звонивших извинились за то, что заставили их ждать.
Подсказки лучших
Джеф Шинглс, президент Digital
«Более всего мое время экономит то, что компьютерный терминал и факсимильный аппарат есть как в моем офисе, так и дома. Используя их, я могу приступить к заданиям, которые обычно выполняю сам, как можно раньше. Я могу посвятить им то время, которое иначе я провел бы в автомобильных пробках, поэтому я могу отправиться в офис или на встречу, избегая часов пик. Благодаря набору крайне необходимых вспомогательных инструментов моя жизнь уже больше не вращается вокруг физического места под названием "мой офис". Они значительно уменьшили мою нагрузку и напряжение».
Счастливчиков, преодолевших первую преграду коммутатора и переключенных на нужную линию, ждали очередные затраты времени. Звонивших заставляли ждать, пока не будет найден нужный человек; очень немногие сразу же получали ответ на свой вопрос, а 44 % просивших, чтобы им перезвонил кто-либо владеющий нужной информацией, так и не дождались ответного звонка.
Если вы полагаете, что в вашем офисе такого никогда не бывает, проведите эксперимент. Позвоните по внешней линии с какой-нибудь мудреной просьбой. Назовитесь трудной для произношения и запоминания фамилией, а затем попросите поговорить с кем-нибудь, кто может помочь в решении вашей проблемы. Вы можете быть неприятно удивлены, обнаружив, как много времени отнимает ваш персонал у клиента.
Помните, что в большинстве компаний 95 % ежедневных контактов осуществляются по телефону, а манера обхождения с собеседником оказывает существенное влияние на его желание иметь деловые контакты с вами, независимо от того, обращается ли он к вам впервые или является постоянным клиентом.
20 способов экономии времени с помощью телефона
Вопреки самонадеянному заверению электрической телефонной компании Белла, правильное пользование телефоном требует значительного опыта и умения. Вот 20 способов, как не позволить телефонным Ворам украсть ваше время.
1. Ограничьте светские беседы. Избегайте расточающих время и не относящихся к делу разговоров. Если инициатор звонка вы, вежливо, но быстро переходите к сути, а звонящим вам не позволяйте излишне отклоняться от темы.
2. На вопросы отвечайте коротко. Не увлекайтесь излишними уточнениями. Говорите то, что необходимо сказать, а затем заканчивайте разговор, как только цель его будет достигнута.
3. Используя то, что психологи называют эффектом «первого и последнего», постарайтесь, чтобы ключевую часть вашего сообщения четко запомнили. Это означает, что мы легче и точнее всего запоминаем первое и последнее из услышанного.
Этим объясняется часто предлагаемый публичным докладчикам совет: «Скажите то, что вы собираетесь сказать. Скажите это. Скажите то, что вы только что сказали».
Передавая по телефону сложную информацию или указания, начинайте с краткого резюме сообщения, а затем повторите все более детально и завершите, вкратце отметив ключевые моменты.
4. Если это возможно и уместно, поручите отвечать на телефонные звонки кому-нибудь другому.
5. Чтобы вас не беспокоили телефонные звонки, выполняйте требующую напряженного сосредоточения работу рано утром либо дома, либо приходя в офис раньше всех. По возможности для работы, требующей глубокой концентрации, используйте комнату без телефона.
6. В определенное время не отвечайте ни на какие телефонные звонки. В течение этого периода все звонки или перепоручаются, или переносятся.
7. Беспокойство, вызванное «трудными» телефонными звонками, может отнимать время несколькими путями. Вы можете отсрочить такой звонок, даже если вопрос срочен и требует безотлагательного разрешения. Во время разговора вы можете обнаружить, что вам трудно ясно и объективно мыслить. Вы плохо помните цифры и факты, что заставляет вас сверяться с записями, документами, памятными листками и т. п., при этом возникает дополнительная задержка.