Несколько месяцев спустя Глория, проходя мимо офиса Стива, сказала: «Стив, когда я была на выставке, я видела электронную подборочно-сортировальную машину, которая, как мне показалось, могла бы нам весьма пригодиться. Не мог бы ты узнать о ней побольше?» Стив открыл стол, достал оттуда папку и передал ее Глории.
Конечно, может случиться и так, что мы напрасно потратим время на поиски информации, которая никогда не будет востребована. Однако в большинстве случаев, работая с кем-то на протяжении достаточно долгого времени, мы хорошо знаем интересы и предпочтения этого человека, и наши усилия не должны быть потрачены даром. Предугадывая желания своего руководства, мы не только становимся для него более полезными, но и формируем в себе такие качества, как инициативность и изобретательность, которые пригодятся нам в дальнейшей карьере.
Вносите ценные идеи и предложенияУ Кевина была репутация бунтаря и возмутителя спокойствия. Он постоянно выражал несогласие с политикой, проводимой его компанией, и выдвигал идеи, полностью противоположные намерениям своего руководства. Подобное поведение послужило причиной его увольнения с двух предыдущих мест работы. При приеме на последнее место службы Кевин пообещал себе быть более сдержанным и не таким категоричным в своих суждениях, но природа взяла верх над принятым решением, и вскоре он вновь занял позицию громогласного критика.
Когда начальник пригласил Кевина для личной беседы, тот подумал, что его в очередной раз собираются уволить. Однако его босс предпринял совсем другой ход. «Кевин, ты сводишь всех с ума, но для меня лично ты делаешь то, чего никто другой до сих пор не делал. Ты заставляешь меня заново продумать и проанализировать все то, что я всегда принимал как должное. Этим ты оказываешь мне очень хорошую службу. Если бы ты смог быть более дипломатичным, то был бы очень ценным сотрудником».
Настоящим руководителям не нужны подчиненные, которые во всем соглашаются с ними и стараются угодить. Хороший сотрудник не должен бояться привлечь внимание своего босса к недостаткам или возможным негативным последствиям принимаемых решений. Таким образом он не только оказывает содействие своему руководству в управлении отделом или организацией, но и создает себе репутацию ценного сотрудника, чьи идеи и предложения заслуживают самого пристального внимания.
Семь основных компонентов эффективного плана управления изменениями
Прежде чем начать проведение изменений в своей организации, мы должны заручиться поддержкой ее руководства. Это не всегда легко сделать, но если мы представим свои предложения в виде хорошо обоснованного плана, то тем самым намного упростим себе эту задачу. Ниже приведены семь шагов поэтапного составления такого плана.
1. Дайте ясную и достоверную оценку существующего положения дел в организации. Как мы уже отмечали ранее, первый шаг на пути к проведению изменений это анализ текущей ситуации. Изучите всю необходимую информацию, включая данные о производстве, затратах, времени для выполнения задач и т. д. Дополните ее результатами тестирования (см. главу 2), чтобы можно было выявить возможные проблемы, их признаки и причины. Когда мы прячем голову в песок в надежде, что все решится само собой, никакие изменения не будут иметь должного эффекта. Если существующая система тормозит дальнейшее развитие организации, это необходимо признать и раскрыть причины сложившегося положения. Только после этого можно предпринимать меры по изменению организационной культуры.
2. Представьте ясное, четкое видение того, какой должна быть ситуация. Покажите руководителям и рядовым участникам предстоящего процесса изменений, как должна выглядеть новая система. Поставленные цели должны быть достижимыми и понятными для всех.
3. Составьте реалистичные планы для каждого этапа проекта. Все участники процесса должны одобрить эти планы и принять обязательства по их выполнению. Поскольку не всегда возможно точно определить, сколько времени займет осуществление того или иного мероприятия, планы должны быть гибкими, чтобы при необходимости их можно было скорректировать. После этого нужно приложить все усилия для достижения поставленных целей.
4. Составьте бюджет для осуществления плана. Проведение изменений, как и любой бизнес-проект, требует определенных затрат. Составление сметы доходов и расходов поможет вам убедиться в прибыльности вашего проекта. Тщательно проанализируйте все возможные затраты.
5. Разработайте отдельную программу, направленную на постоянное информирование сотрудников о ходе проводимых изменений. Поскольку для успешного осуществления проекта важно участие всего персонала организации, а не только ее руководства, весьма эффективным является периодическое составление отчетов о проделанной работе. Это позволит сотрудникам быть в курсе происходящих событий, преобразований и достижений. Кроме того, в таких отчетах может содержаться благодарность и признательность тем работникам, которые достигли особых результатов в своей работе.
Планирование это прямой путь к вашей цели. Если вы не знаете, куда идете, как вы собираетесь туда попасть?
6. Установите систему измерения прогресса, чтобы отмечать достигнутые успехи. Определите, какая из множества таких систем наиболее соответствует проводимым вашей организацией изменениям, и встройте ее в календарный план проекта.
7. Сделайте процесс изменений непрерывным. Планы крупных преобразований находятся в процессе постоянного развития. Даже когда проект реализован, всегда остается открытым вопрос поиска новых идей, подходов и задач. Успешные планы основаны на постоянном взаимодействии с людьми, что поощряет их выдвигать свои предложения и рекомендации.
7. Сделайте процесс изменений непрерывным. Планы крупных преобразований находятся в процессе постоянного развития. Даже когда проект реализован, всегда остается открытым вопрос поиска новых идей, подходов и задач. Успешные планы основаны на постоянном взаимодействии с людьми, что поощряет их выдвигать свои предложения и рекомендации.
Ключ к успеху лежит в нашей способности изменяться, но люди недооценивают эту способность. Не бывает подходящего времени для выполнения сложных задач. Задача лидера заключается в том, чтобы помочь людям раскрыть свой потенциал.
Увеличьте свои шансы на успех
Поскольку любые преобразования почти всегда вызывают сопротивление у сотрудников организации, мы должны направить все усилия на достижение успеха. Приведенные ниже советы помогут инициировать и успешно осуществить процесс изменений.
1. Создайте в компании команду лидеров. Она должна состоять из представителей всех уровней, а не только руководства. Включайте в нее и неформальных лидеров своих команд.
Практически в каждой организации есть сотрудники, которые не занимают официальных руководящих позиций, но тем не менее играют важную роль в происходящих в их коллективах процессах. Часто это могут быть ветераны, долгое время проработавшие в данной организации, завоевавшие уважение своего руководства и имеющие влияние на мнения и поступки других работников. Если нам удастся завоевать их доверие и абсолютную поддержку, то это во многом повысит наши шансы на успех.
Лучший способ заручиться поддержкой неформальных лидеров с самого начала вовлечь их в процесс преобразований. Для этого нужно выявить таких лидеров в своей организации и продумать их роль в плане проведения изменений. Самое важное не терять доверие этих людей и не давать пустых обещаний. Неформальные лидеры часто имеют массу идей и предложений по поводу того, как улучшить существующее положение дел. В компаниях с низким уровнем корпоративного управления руководство часто недолюбливает таких сотрудников, загоняя их тем самым в тень и делая «занозой» в боку у своих боссов. Вместо того чтобы относится к неформальным лидерам как к нарушителям спокойствия, следовало бы взглянуть на них как на умных людей, способных привнести в происходящие процессы много свежих идей. С ними нужно не бороться, а сотрудничать. Включите их в план проведения изменений и отнеситесь к ним как к полноправным партнерам.
Если неформальные лидеры с энтузиазмом относятся к происходящим процессам, то их отношение будет оказывать влияние на всю организацию. Рассматривая их в качестве партнеров, тем самым мы превращаем возможных оппонентов в своих сторонников и направляем поток их созидательной энергии в нужное русло. Когда речь идет о десятках и сотнях сотрудников, это может стать мощным инструментом для достижения успеха.
2. Подчеркивайте важность происходящего. Формируйте у каждого сотрудника чувство ответственности за предстоящие преобразования. При этом ключевые сотрудники команды будут служить образцом для подражания. Объясните, насколько это важно для компании.
3. Прислушивайтесь к мнению персонала. Как уже отмечалось ранее, умение слушать важная составляющая успеха, но нам следует идти дальше. Проводите собрания, на которых поощряйте людей открыто высказывать свою точку зрения и не бояться возможных негативных последствий. Проводите политику открытого сотрудничества: выслушивайте мнение каждого работника, не критикуя его.
4. Проявляйте к людям уважение. Основная проблема авторитарного стиля управления заключается в том, что сотрудники ощущают полное отсутствие уважения. Поэтому, чтобы изменить ситуацию к лучшему, начните с похвалы и поощрения. Дайте каждому сотруднику понять, как много он значит для компании. В случае возникновения проблемы представьте ее легко исправимой, при этом переключите внимание с конкретной личности на систему, создавшую данную проблему.
5. Создавайте команды. Изначально в нашем персонале мы хотели видеть только работников. Сейчас мы просим их быть нашими союзниками в происходящих процессах преобразований. Создавайте межфункциональные группы, которые будут заниматься обсуждением и решением возможных проблем. Люди не только почувствуют, что их уважают и ценят, но и научатся доверять своим коллегам.
Конечно, это только начало. Наибольшую трудность представляет сохранение существующих отношений между людьми во время возможных кризисов в компании. Однако мы должны противостоять искушению вернуться к прежним методам и подходам, и наше непоколебимое упорство будет вознаграждено.