Создавайте мысленные образы. Ничто так не мотивирует человека изнутри, как реальное видение будущего. Мы должны отчетливо представлять себе успешный результат преобразований и то замечательное будущее, которое нас ожидает.
Оцените свои возможности, которые открываются перед вами в процессе изменений. Перечислите и запишите все знания и умения, которые можно усовершенствовать, всех влиятельных людей, с которыми можно познакомиться, все профессиональные достижения, которых можно достичь.
Будьте энергичны. Трудно сделать это в вакууме. Большинство из нас нуждаются во внешнем стимулировании со стороны других людей, в их идеях, мнениях, поощрении и поддержке. Периоды проведения изменений предоставляют возможность расширить круг тех, кто понимает нас, верит в наши силы и готов помочь нам двигаться вперед.
Наводите мосты. Организационные изменения обычно ведут к установлению новых взаимоотношений. Иногда мы сопротивляемся им, особенно если это связано с новым руководством или потерей каких-то наших полномочий. Между тем знакомство с новыми людьми, имеющими схожие с нашими цели и ценности, и возможность совместного участия в творческих процессах способны придать нам мощный заряд жизненных сил. Поэтому не следует избегать новых контактов, а, наоборот, стремиться их устанавливать и использовать в качестве дополнительного источника созидательной энергии.
Повышайте мотивацию
Людям, столкнувшимся с необходимостью проведения изменений, часто требуется дополнительная самомотивация.
Приведем двенадцать советов, которые могут в этом помочь:
1. Будьте терпеливыми. То, что сейчас кажется вечностью, через несколько лет будет представляться всего лишь вспышкой.
2. Живите в «отсеке» сегодняшнего дня и верьте, что добьетесь всего, что вам действительно необходимо.
3. С готовностью принимайте происходящие перемены. Обсудите новые реалии с друзьями, которые могут вас поддержать.
4. Избавляйтесь от старых привычек, заменяя их новыми подходами и методами.
5. Постарайтесь узнать как можно больше о планируемых переменах.
1. Будьте терпеливыми. То, что сейчас кажется вечностью, через несколько лет будет представляться всего лишь вспышкой.
2. Живите в «отсеке» сегодняшнего дня и верьте, что добьетесь всего, что вам действительно необходимо.
3. С готовностью принимайте происходящие перемены. Обсудите новые реалии с друзьями, которые могут вас поддержать.
4. Избавляйтесь от старых привычек, заменяя их новыми подходами и методами.
5. Постарайтесь узнать как можно больше о планируемых переменах.
6. Ищите новые возможности. Ответ на вопрос «Какую пользу я могу извлечь из происходящего процесса изменений?» не всегда лежит на поверхности. Иногда его придется поискать.
7. Контролируйте свое умонастроение. Мы сами делаем свой каждый день настолько ярким, насколько этого хотим.
8. Постарайтесь не думать о внешнем контроле и руководстве. Когда мы просто творим, то даем своей созидательной энергии свободно течь и совершать порой самые невероятные открытия.
9. Подготовьте себя к чему-то новому в собственной жизни. Помните старую пословицу: «Если одна дверь закрывается, где-то обязательно откроется другая».
10. Действуйте наперекор своим страхам. Используйте их как скрытый источник энергии.
11. Доверяйте происходящему процессу. Путь будет открыт. Решения будут найдены.
12. Осознайте, что процесс преобразований зависит от вашего в нем участия. Внесите свой личный вклад в успех общего дела.
Наиболее типичные ошибки при проведении в организации изменений
Можно назвать восемь общих ошибок, которые наиболее часто совершает руководство при проведении организационных изменений. Это сводит на нет все ожидаемые положительные результаты, а также приводит к сопротивлению сотрудников и отсутствию у них заинтересованности в нововведениях. Если нам удастся избежать подобных ошибок, мы сможем успешнее осуществить процесс изменений и вовлечь в него каждого сотрудника своей организации.
1. Слишком много изменений за слишком короткий промежуток времени
За один прием люди в состоянии принять лишь определенную порцию нововведений, не испытывая при этом потрясения и сохраняя хорошую работоспособность. Поэтому необходимо тщательно продумать этапы и сроки внедрения изменений. Спросите себя, какие из них являются самыми насущными и требуют безотлагательного осуществления, а какие можно провести позже. Такой подход позволит не только повысить степень готовности сотрудников к принятию изменений, но и привлечь их к активному участию на всех этапах процесса.
2. Отсутствие долгосрочной стратегии и видения будущих результатов преобразований
Слишком часто руководство принимает решение сначала провести изменения, а уж затем оценить степень их отдачи. Между тем профессиональное управление изменениями в организации предполагает разработку долгосрочной стратегии проведения преобразований, в которой ясно обозначены все конечные желаемые результаты, и обсуждение ее с персоналом организации. Такая стратегия должна применяться задолго до начала осуществления процесса изменений.
3. Недостаточная мотивация персонала
То, что руководство организации видит необходимость в проведении изменений, вовсе не означает, что персонал компании видит то же самое. Людей нужно убедить и заинтересовать. Чтобы добиться этого, на собраниях и во время личных бесед с сотрудниками следует разъяснять необходимость и сущность планируемых преобразований, а также показывать возможности и выгоды, которые получит каждый работник в результате перемен.
4. Недостаточный уровень профессиональной подготовки персонала
Некоторые изменения, такие как смена руководства и кадровые перестановки, часто приводят к тому, что люди не справляются с новой должностью в силу недостаточного уровня профессиональной подготовки. Чтобы избежать этой ошибки, необходимо заранее или в самом начале процесса изменений провести подготовку и обучение персонала.
5. Недостаток организационных ресурсов
Иногда преобразования имеют вполне успешное начало, но со временем их эффективность снижается из-за нехватки необходимых ресурсов. Чтобы этого не произошло, еще до начала проведения изменений необходимо убедиться в том, что организация располагает достаточными ресурсами времени, денег и персонала для успешного осуществления планируемых преобразований.
6. Сопротивление руководства кадровым перестановкам
Когда процесс изменений встречает сопротивление со стороны руководства компании, это ставит под угрозу успех всего проекта. Обычно такое происходит, когда планируемые преобразования связаны с возможной потерей должностных полномочий. Необходимо помнить, что именно руководство организации должно проявлять наибольшую гибкость при проведении изменений с тем, чтобы добиться их успешного осуществления.
7. Нескоординированность проводимых процессов
Любые перемены, происходящие внутри организации, оказывают влияние на другие процессы, непосредственно связанные с ними. Например, изменения в программном обеспечении затрагивают не только всех его пользователей, но и другие программы, покупателей, продавцов и сотрудников, работающих с этим программным обеспечением.
8. Недостаточный мониторинг, контроль и оценка результатов проведения изменений
Насколько успешно были осуществлены преобразования? В какой степени удалось усовершенствовать существующие процессы и системы? Какие дополнительные изменения могли бы способствовать еще большему успеху наших начинаний? К сожалению, слишком часто вопросы такого рода даже не стоят на повестке дня. Как результат, теряется смысл достижения поставленных целей или проведения дальнейших изменений.
Управление персоналом в период проведения изменений
В своей книге «Как завоевать друзей и оказывать влияние на людей», ставшей уже классикой, Дейл Карнеги изложил ряд проверенных временем правил, позволяющих убедить людей принять нашу точку зрения. Вот некоторые из них, которые можно применить в отношениях с людьми в период проведения изменений (полный перечень этих правил содержится в приложении Б).
Начинайте с похвалы и искреннего признания достоинств собеседника.
Указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно.
Сначала поговорите о собственных ошибках, а затем уже критикуйте своего собеседника.
Задавайте собеседнику вопросы вместо того, чтобы что-то ему приказывать.
Давайте людям возможность сохранить свой престиж.
Выражайте людям одобрение по поводу их малейшей удачи и отмечайте каждый их успех.
Будьте чистосердечны в своей оценке и щедры на похвалу.
Создавайте людям хорошую репутацию.
Создавайте впечатление, что ошибка, которую вы хотите видеть исправленной, легко исправима.
Добивайтесь того, чтобы люди были рады сделать то, что вы предлагаете.
Управление собой в процессе изменений
Говорят, что время меняет вещи, но в действительности это должны сделать вы сами.
Если мы являемся руководящими работниками, то должны быть своего рода моделью для подражания в процессе проведения преобразований, поскольку другие сотрудники будут наблюдать за нашей реакцией на изменения рабочей среды. Мы должны помнить об этом и контролировать свои установки и действия.
1. Избегайте негативного выражения своих мыслей. Перефразируйте мысли о возмущении или страхе в мысли о благоприятных возможностях и успешном развитии.
2. Открыто говорите о том, что вас беспокоит. Позвольте другим понять ваше настроение.
3. Реально оценивайте возможные трудности в процессе проведения изменений.
4. Соберите необходимую информацию посредством проведения анкетирования сотрудников и других исследований. Постарайтесь быть максимально информированными по всем вопросам, касающимся планируемых преобразований. Используйте тест на восприимчивость к изменениям, который мы рассматривали ранее.
5. Максимально используйте свои профессиональные возможности. Сконцентрируйте внимание на организационных и протокольных обязанностях с тем, чтобы при необходимости передать свои полномочия другому сотруднику. Будьте готовы проявить свою компетенцию.
Многие из нас являются не ключевыми фигурами, а рядовыми участниками процесса преобразований. Вопросы принятия и проведения изменений на уровне отдельных сотрудников и коллективов будут рассмотрены в главе 4.
Преодоление страха
В условиях конкуренции у вас есть две возможности: проиграть или победить. Если вы хотите победить, вы должны измениться.
Независимо от того, являемся мы руководителями или рядовыми участниками происходящих процессов, большинство из нас в той или иной степени испытывают страх в результате перестройки рабочего процесса. Мы не знаем, как повлияют на нас результаты этих изменений, не знаем, как наше будущее вписывается в общий план преобразования организации. Мы не знаем, будет ли в дальнейшем необходима та работа, которую мы сейчас выполняем. Чтобы успешно пройти через процесс проведения изменений, нам необходимо найти способы преодоления своих страхов.