Утім, не плутайте цей підхід з економією на якості. Ви ж бо хочете створити щось чудове. Йдеться лишень про те, що найкращий шлях досягти цього поліпшувати продукт послідовно й поступово, крок за кроком. Припиніть уявляти те, що буде працювати, зясовуйте це на практиці.
Продуктивність
Ілюзія порозуміння
Світ бізнесу захаращений мертвими документами, які лише марнують ваш час. Звітами, які ніхто не читає, діаграмами, що ніхто не розглядає, технічними характеристиками, що ніколи не описують завершений продукт. Аби підготувати ці документи, люди витрачають купу часу; той, для кого вони начебто призначені, забуває їхній зміст за лічені секунди.
Якщо ви маєте щось пояснити, намагайтеся наблизити пояснення до реальності. Замість описувати, як щось виглядає, попросту намалюйте його. Замість пояснювати, як щось звучить, попросту відтворіть цей звук. Докладайте всіх зусиль, аби усунути зайві рівні абстракції.
Головна проблема абстрактних паперів (як-от звіти і документація) полягає в тому, що вони створюють ілюзію порозуміння. Сто осіб можуть читати ті самі слова, але при цьому кожен уявлятиме щось цілком інше.
Саме тому вам треба міцно триматися реальних речей. Лише так можна досягти порозуміння. Це як читання роману: кожен із нас уявляє його героїв по-своєму. Лише коли ми бачимо людину на власні очі, ми отримуємо точне уявлення про те, який вона має вигляд.
Коли команда Alaska Airlines вирішила побудувати «аеропорт майбутнього», вони не стали покладатися на проектні креслення та ескізи. Вони знайшли велике приміщення і створили в ньому макет аеропорту, використовуючи картонні коробки для імітації стійок реєстрації, інформаційних терміналів і багажних стрічок. Потім вони побудували невелику модель летовища в місті Анкоридж, щоб протестувати всі системи на реальних пасажирах і штатних працівниках. Остаточний проект летовища, що окреслився завдяки цьому процесові наближення до реальності, допоміг суттєво скоротити для пасажирів час очікування в чергах і збільшити продуктивність роботи працівників.[13]
Широковідомий та обожнюваний багатьма майстер-мебляр Сем Малооф свого часу усвідомив, що не можна відобразити в робочому кресленні всі тонкощі й хитромудрі подробиці, повязані з виготовленням стільця або крісла. Він казав: «Часто трапляється, що я не розумію, як треба робити ту чи іншу деталь, допіру не почну працювати різцем, рашпілем чи іншим потрібним у цьому випадку інструментом».[14]
Нам усім варто йти таким шляхом. Беріть у руку різець і починайте робити щось реальне. Усе інше марнування часу.
Причини, щоб кинути цю справу
Дуже легко, похиливши голову, зануритися в роботу над тим, що, на вашу думку, треба робити. Набагато важче звести погляд угору й запитати себе: «Навіщо я це роблю?» Ось деякі важливі запитання, що їх ви маєте собі поставити, щоб переконатися: ви зайняті справою, яка має значення.
Навіщо ви це робите? Чи траплялося вам колись працювати, точно не знаючи навіщо? Бо хтось просто сказав вам зробити те чи інше. Насправді таке трапляється повсюдно. Тому так важливо запитати себе, чому ви цим займаєтеся. Навіщо ця робота? Кому від неї буде користь? Пошук відповідей на ці питання допоможе вам краще розібратися в самій роботі.
Яку проблему ви вирішуєте? У чому, власне, полягає проблема? Вона ускладнює життя споживачів? Вона ускладнює ваше життя? Щось є не досить чітким і зрозумілим? Чи йдеться про щось недоступне раніше, що має стати доступним нині? Інколи, ставлячи собі ці питання, ви раптом розумієте, що вирішуєте якусь уявну проблему. І в цю мить треба зупинитися й переоцінити те, чим же ж ви, до дідька, тут займаєтеся.
Чи є це справді корисним? Чи робите ви дещо корисне чи просто дещо? Нескладно сплутати своє захоплення з корисністю. Звичайно, іноді незле трохи розважитися і зробити щось прикольне. Але настає час, коли треба зупинитися й запитати себе: «А чи справді це має користь?» Бо прикольність минається. Корисність ніколи.
Чи додаєте ви якусь цінність? Додавати абищо легко, додавати цінність складно. Чи справді те, над чим ви зараз працюєте, робить продукт більш цінним для споживачів? Чи зможуть вони отримати більше, ніж раніше, унаслідок цього нововведення? Іноді те, що, на вашу думку, додає цінності, насправді зменшує її. Занадто багато кетчупу може зіпсувати картоплю фрі. Цінність це питання балансу.
Чи змінить це поведінку? Чи те, над чим ви працюєте, справді має змінити хоча б щось? Не додавайте до продукту нічого нового, якщо ця зміна не матиме реального впливу на те, як люди використовують ваш продукт.
Чи є якийсь легший шлях? Працюючи над будь-чим, завжди запитуйте себе, чи немає якогось легшого способу це зробити. У багатьох випадках такий шлях є, і він наразі виявиться більш ніж прийнятним для вас. Зазвичай проблеми розвязуються досить просто нам лише здається, що вони потребують складного розвязання.
Що б вимогли зробити замість цього? Що інше ви не можете зробити, бо зайняті цією справою? Це питання має особливу вагу для маленьких компаній з обмеженими ресурсами. У таких випадках правильна розстановка пріоритетів має особливо вагоме значення. Якщо ви працюєте над завданням А, то чи встигаєте ви виконати В і С до квітня? Якщо ні, то, можливо, замість роботи над А варто-таки зосередитися на В і С? Якщо ви надовго застрягнете в чомусь одному, це означатиме, що постраждають інші завдання.
Чи ваша справа варта зусиль? Чи справді те, що ви робите, вартує зусиль, яких ви докладаєте? Чи варта ця нарада того, аби на годину відволікати шістьох осіб від їхньої роботи? Чи варто влаштовувати в офісі всенощну, коли можна спокійно завершити цю роботу завтра? Чи вартий прес-реліз від вашого конкурента того, аби ви так переймалися і втрачали спокій та сон? Чи справді варто витрачати гроші на рекламу? Перш ніж упрягтися до якоїсь справи, визначте для себе, наскільки вона того варта.
Постійно ставте собі (та іншим) запитання, наведені вище. Звісно, не треба перетворювати це на формальний процес, але й нехтувати ним теж не слід.
Також не варто лякатися своїх висновків. Часом припинення роботи це правильний крок, навіть якщо ви вже вклали в неї багато зусиль. Не марнуйте добрий час на погану роботу.
Перерва ворог продуктивності
Якщо ви регулярно затримуєтесь на роботі і працюєте у вихідні, то це аж ніяк не свідчить про надмірну завантаженість роботою. Це свідчить про те, що ви не працюєте як слід у свій основний робочий час. Причина цього перерви.
Якщо ви регулярно затримуєтесь на роботі і працюєте у вихідні, то це аж ніяк не свідчить про надмірну завантаженість роботою. Це свідчить про те, що ви не працюєте як слід у свій основний робочий час. Причина цього перерви.
Пригадайте: коли ви робите найбільшу частину роботи? Якщо ви не відрізняєтесь від більшості людей, то відповідь буде ввечері або рано-вранці. І невипадково це саме той час, коли біля вас нікого немає.
О другій годині дня люди зазвичай ходять на зустрічі, відповідають на листи або теревенять з колегами. Усі ці поплескування по плечу й маленькі імпровізовані збіговиська можуть здаватися безневинними, але правда в тому, що вони є руйнівними для продуктивності. Перерви не є часом співпраці та взаємодії, вони є просто перервами у вашій роботі. Коли вас переривають, робота не робиться.
Перерви розривають ваш робочий день на низку робочих моментів. Попрацювали 45 хвилин і потім ви розмовляєте по телефону. Ще 15 хвилин і вже час обідати. Година минула і ви квапитеся на пообідню нараду. От ви й незчулися а вже пята, а ви мали лише пару годин без перерв, аби робити свою справу. Ви попросту не можете робити важливі речі в постійному режимі «старт зупинка, старт зупинка».
Натомість для ефективної роботи вам треба увійти в зону усамітнення. Тривалі проміжки часу, коли ви працюєте на самоті, є найбільш продуктивними. Коли ваш мозок не мусить перемикатися між різними завданнями, ви здатні виконати великий обсяг роботи. (Чи ви колись звертали увагу, як багато встигаєте зробити під час перельоту, коли у вас немає Інтернету й ніхто не відволікає?)
Щоб опинитися в зоні усамітнення, треба мати певний час й убезпечити себе від перерв. Це наче фаза швидкого сну: людина не може потрапити до неї відразу. Спершу треба заснути, а вже потім поступово настає фаза швидкого сну. Найменше зовнішнє втручання і все доведеться починати спочатку. Так само як швидкий сон є власне справжнім чарівним станом сну, який ми так любимо, зона усамітнення це стан, який подарує вам справжні чудеса продуктивності.
Не думайте, що зона усамітнення конче має припадати на години глупої ночі. Можна встановити на роботі правило, згідно з яким половину дня ви надані тільки самі собі. Постановіть, що з десятої ранку й до другої дня ніхто не розмовляє між собою (за винятком обіднього часу). Або зробіть першу чи другу половину дня вашим персональним «часом усамітнення». Або ж, замість пятниць із вільним стилем одягу, запровадьте, приміром, мовчазні четверги. Подбайте, аби ці задекларовані періоди усамітнення стали твердим правилом і жодні перерви не знижували продуктивності.
Послідовно дотримуйтеся запроваджених правил. Успішна робота в режимі усамітнення дозволяє позбутися залежності від спілкування. На цей час цілком відмовтеся від спілкування в чаті, телефонних дзвінків, електронної пошти і нарад. Просто стуліть вуста і беріться до справи. Ви будете здивовані тим, наскільки більше ви зробите. Навіть коли ви працюєте у взаємодії з колегами, намагайтеся використовувати пасивні засоби комунікації, як-от електронні листи, які не вимагають від людей негайної відповіді, замість більш агресивних і таких, що відривають від справ, як-от телефонного дзвінка або особистих зустрічей. Завдяки такому підходу люди матимуть змогу відповісти вам у зручний для них час, а не будуть змушені заради вас покидати всі свої справи. Ваш робочий час в облозі постійних перерв. І лише ви можете його звільнити із цієї облоги.
Наради токсичні
Найгірший різновид перерв наради. І ось чому:
зазвичай на них обговорюють формулювання й абстрактні концепції, а не реальні речі;
зазвичай на них поширюється мізерно мала кількість інформації на хвилину часу;
учасники повсякчас і дуже легко перестрибують на сторонні теми;
наради вимагають підготовки, на яку в більшості учасників нема часу;
у багатьох випадках наради мають настільки туманні порядки денні, що ніхто насправді не впевнений у меті;
майже завжди знайдеться хоча б один недоумок, який скористається своїм шансом змарнувати час усіх присутніх на якусь нісенітницю;