Функции и ответственность органов управления Проектом
В настоящем разделе приведены основные функции и ответственность органов управления Проектом в соответствии с организационной структурой.
Проект является частью Программы реализации ИТ-стратегии ОАО «Колобок». Решения Координационного совета Программы (далее КС) являются обязательными для исполнения в рамках Проекта.
Структура и состав КС Программы, Комитетов по управлению проектами и архитектурой, директор программы и заместитель директора программы, утверждены протоколом 36 заседания Правления ОАО «Колобок» от 27.11.2020 г.
В рамках организационной структуры Проекта основным органом управления является Оперативный совет.
Функции Оперативного совета
В рамках Проекта Оперативный совет осуществляет:
оперативный контроль над исполнением решений Координационного совета;
мониторинг хода работ по Проекту, рассмотрение и согласование отчетов о статусе работ;
принятие решений по открытым вопросам, которые не могут быть решены на уровне проектных групп;
непосредственный контроль работы руководителей проектов;
оказание содействия руководителям проектов в обеспечении проектов ресурсами со стороны ОАО «Колобок»;
координацию взаимодействия подразделений ОАО «Колобок», а также внешних организаций, взаимодействие между которыми необходимо для реализации Программы;
утверждение детальных планов-графиков по этапам Проекта;
рассмотрение запросов на изменения в сроках, бюджете или объемах работ по Проекту, подготовка предложений Координационному совету по реализации запросов на изменение;
подготовка предложений Координационному совету по проведению организационных изменений;
подготовка решений по переходу Проекта на следующий этап для их утверждения Координационным советом.
подготовка решений по переходу Проекта на следующий этап для их утверждения Координационным советом.
Оперативный совет собирается не реже одного раза в две недели. При необходимости Оперативный совет может собираться еженедельно, при этом Руководитель проекта со стороны Генерального подрядчика информирует всех членов Оперативного совета о внеплановом совещании. В отсутствии Руководителя проекта со стороны Генерального подрядчика его функции выполняет Архитектор проекта со стороны Генерального подрядчика.
Для принятия решения Оперативному совету достаточен кворум из 5-ти его постоянных членов, среди которых должен быть Председатель Оперативного совета или лицо его замещающее.
После совещания Оперативного совета администратор Проекта формирует протокол заседания и направляет его на всех участников с указанием времени внесения замечаний/дополнений от 1-го до 2-х рабочих дней.
Поступившие замечания фиксируются в протоколе, после этого направляется откорректированный протокол с указанием замечаний и ФИО сотрудника, инициировавшего замечание с указанием времени согласования от 1-го до 2-х рабочих дней, при отсутствии замечаний со стороны членов ОС в течение 2-х дней с момента рассылки документа, последний считается согласованным «по умолчанию» и направляется на подпись председателю ОС.
Функции и ответственность Проектной команды
Проектная команда осуществляет выполнение работ по Проекту. Проектная команда состоит из Группы управления проектом и Проектных групп.
Группа управления Проектом
Группа управления Проектом (далее ГУП) является основным оперативным управляющим и координирующим организационным органом. ГУП непосредственно организует выполнение работ по Проекту на уровне руководителей проектных групп.
Цель ГУП организовать и контролировать выполнение работ по Проекту и решений Оперативного совета, координировать взаимодействие проектных групп Проекта, обеспечить Оперативный совет необходимой информацией для принятия решений по реализации Проекта.