Удивительно, что, несмотря на высокий интерес к повышению эффективности использования своего времени и очевидный интерес к проблемам самоменеджмента в целом, можно по пальцам пересчитать книги, вышедшие по данной проблематике. «Техника личной работы» Г. Попова11 была издана еще в 60-е годы, значительно устарела и может рассматриваться сегодня скорее как один из этапов в развитии научной организации труда руководителей в советскую эпоху. Монография известного теоретика менеджмента П. Друкера «Эффективный управляющий»12, вышедшая на Западе в 80-е годы, отличается от работы Г. Попова большим кругом рассматриваемых вопросов, однако автор продолжает оставаться на позициях чисто рационального подхода к человеку, развитого в теории менеджмента еще до 50-х годов. Вышедшая относительно недавно книга немецкого профессора Л. Зайверта «Ваше время в ваших руках», в отличие от предыдущих изданий, представляет собой достаточно целостную концепцию самоменеджмента, в основу которой положен процессный подход, рассматривающий управление своими действиями как цепь взаимосвязанных функций управления. Работу Зайверта отличает также большая практическая направленность, что обеспечивается многочисленными упражнениями (к сожалению, чересчур многочисленными), которые рекомендуется выполнить читателям. Однако, даже в этой книге самоменеджмент рассматривается лишь как применение методов работы по оптимальному использованию своего времени.13
Удивительно, что, несмотря на высокий интерес к повышению эффективности использования своего времени и очевидный интерес к проблемам самоменеджмента в целом, можно по пальцам пересчитать книги, вышедшие по данной проблематике. «Техника личной работы» Г. Попова11 была издана еще в 60-е годы, значительно устарела и может рассматриваться сегодня скорее как один из этапов в развитии научной организации труда руководителей в советскую эпоху. Монография известного теоретика менеджмента П. Друкера «Эффективный управляющий»12, вышедшая на Западе в 80-е годы, отличается от работы Г. Попова большим кругом рассматриваемых вопросов, однако автор продолжает оставаться на позициях чисто рационального подхода к человеку, развитого в теории менеджмента еще до 50-х годов. Вышедшая относительно недавно книга немецкого профессора Л. Зайверта «Ваше время в ваших руках», в отличие от предыдущих изданий, представляет собой достаточно целостную концепцию самоменеджмента, в основу которой положен процессный подход, рассматривающий управление своими действиями как цепь взаимосвязанных функций управления. Работу Зайверта отличает также большая практическая направленность, что обеспечивается многочисленными упражнениями (к сожалению, чересчур многочисленными), которые рекомендуется выполнить читателям. Однако, даже в этой книге самоменеджмент рассматривается лишь как применение методов работы по оптимальному использованию своего времени.13
Автор, уделивший исследованию проблем самоменеджмента более 15 лет, убежден, что самоменеджмент это не просто один из важных разделов, которые должны изучать и применять руководители в технике личной работы. Представляется, что развитие самоменеджмента это движение как по пути более полного раскрытия потенциала каждого отдельного человека, так и повышения эффективности функционирования предприятия в целом.
Задача данной работы достаточно скромна продвинуться в методологическом плане изучения самоменеджмента. Мы пытаемся сделать первые шаги как в части использования современных разработок теории и практики управления в самоменеджменте, так и в исследовании возможности применения самоменеджмента как практического инструмента обучения искусству управления тех, кто решил посвятить себя профессии управленца или педагога.
Концепция, которая была использована автором, в упрощенном виде можно назвать «обогащенный» самоменеджмент. В чем заключается ее сущность?
Взяв за основу наиболее близкую к самоменеджменту дисциплину общий менеджмент, было рассмотрено, какие принципы, методы, подходы, получившие в теории управления практическое подтверждение, могут быть успешно использованы при построении теории самоменеджмента. Автор убежден, что развитие самоменеджмента можно ускорить, применяя проверенные в общем менеджменте методологические подходы.
В качестве проверенных инструментов менеджмента, которые перенесены в самоменеджмент, были, в первую очередь, системный подход, ситуационный подход и процессный подход. При этом, несомненно, автор не являлся пионером в такого рода работе. Так, процессный подход, развитый в менеджменте, впервые системно применил к самоменеджменту Л. Зайверт. Ситуационный подход активно используется в книге английских консультантов М. Вудкока и Д. Фрэнсиса «Раскрепощенный менеджер»14, посвященной вопросам повышения эффективности личной работы управляющего. Системный подход, получивший широкое применение в самых разных сферах, достаточно давно применяется при исследовании целого ряда психологических проблем личности и т. д. Однако главное отличие данной работы заключается в том, что здесь впервые самоменеджмент рассматривается как совершенно самостоятельная дисциплина со своим предметом и объектом исследования. Теория самоменеджмента, несомненно, имеет свою специфику и свое научное продолжение.
Представляется, что самоменеджмент, обогащенный теми концепциями, которые уже считаются общепринятыми в управлении предприятиями, в свою очередь мог бы дать дополнительный стимул для развития теории и практики управления.
Свое видение по этой проблеме автор представил в разделе «Взгляд в будущее».
Часть 1
Каждого человека можно представить как потребителя времени. Он перерабатывает время на разные мысли, чувства и работу. Д. Гранин. «Эта странная жизнь»
Часть 1
Каждого человека можно представить как потребителя времени. Он перерабатывает время на разные мысли, чувства и работу. Д. Гранин. «Эта странная жизнь»
Глава 1. Как научиться управлять своим временем?
В литературе можно встретить разные названия деятельности по управлению временем, например, Тайм-менеджмент или самоменеджмент.
Лотар Зайверт руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (Хайдельбеорг, Германия) определил самоменеджмент как последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время15.
Давайте познакомимся с наиболее важными инструментами, позволяющими повысить эффективность использования своего времени.
1.1. Научный метод
Справедливо считают, что один из самых трудных подчиненных это тот, кого вы каждое утро видите в зеркале. Это действительно так. Попробуйте начать с себя, и многие элементы научного управления станут вам понятнее.
Эффективное управление это, в первую очередь, умение применять на практике научный метод. Рассмотрим это утверждение на известном примере.
Л. Зайверт рассказывает историю, известную на Западе как «Совет, стоимостью 25 000 долларов».
Как-то раз, Чарльз Шваб (работающий президентом компании Бетлхэм Стил) попросил своего советника по предпринимательской деятельности Ивома Ли дать ему совет по организации времени. При этом он обещал, что заплатит, исходя из ценности совета, ну и своих возможностей, разумеется.
Ивом Ли предложил сделать следующее
«Возьмите чистый лист бумаги и запишите на нем все, что вы собираетесь сделать завтра.
Затем, продолжил Ли, определите важность каждого дела из этого списка установите приоритеты.
А следующий день начните с самого важного дела. И далее выполняйте его до самого конца». (Ясно, что речь шла не о таких объемных вещах, как, например, изучение китайского языка за один день такое дело выполнить невозможно. Речь шла об определенных «кусочках важного дела», которые руководитель обычно планировал себе на день.)
«Затем, продолжил Ли, выполняйте второе по важности дело. И поступайте с ним также, как с делом номер один. И т д.
В конце дня, отметил советник по предпринимательской деятельности, возможно, вы сделаете не все свои запланированные дела, но самые важные задачи вы выполните».
Через очень короткое время Ли получил от Чарльза Шваба чек на сумму двадцать пять тысяч долларов. А сам Шваб говорил: «За свою практику я получал много советов, но это был самый полезный совет».
Давайте проанализируем рассказанную историю, используя для этого элементы научного метода, представленные на рисунке 116:
Рисунок 1. Элементы научного метода
В совете Ивома Ли составление перечня дел это попытка «наблюдения будущего». «Анализ» это классификация дел на важные и менее важные, а «синтез» это план выполнения дел, составленный на основе установленных приоритетов. В определенном смысле можно сказать, что самоменеджмент (или персональный менеджмент) это умение применять научный метод с целью повышения эффективности своей личной работы.
На первый взгляд, в рассказанной истории все до банальности очевидно, но не торопитесь с выводами. Применение научного метода к выполнению такой простой работы, как перетаскивание чугунных болванок, позволило Ф. Тейлору уже при первых экспериментах повысить производительность труда в четыре раза.
Вы скажите ну это же производство перетаскивание чугунных болванок. Однако известна история, согласно которой американка Вуд, работая секретарем-референтом в одной из фирм, успешно применила научный метод для повышения эффективности процесса чтения. Наблюдая как менеджеры фирмы читают корреспонденцию, она разделила их на две группы (выполнила анализ) кто читает быстро и кто читает медленно. Продолжая наблюдение за каждой из групп, на более тонком уровне анализа результатов наблюдения Вуд определила, что у медленно читающих менеджеров имеются вредные привычки при чтении движение головы, возврат к уже прочитанному (регрессия), проговаривание и др., у быстро же читающих таких привычек почти нет. Синтез в ее работе заключался в том, что ею были предложены специальные упражнения, позволяющие любому желающему избавиться от вредных привычек при чтении. Так, впервые родился широко известный сегодня метод скорочтения, который продолжает развиваться другими исследователями.
1.2. Управление временем
Я заставляю себя обращаться с просьбой к своему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель Я обещаю себе и обещаю ей письменно (она настаивает на этом), что я ее не уволю, когда она принесет результаты. И тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз вскрикиваю: «Этого не может быть, я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много» Хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета!