Прежде, чем искать первых сотрудников, необходимо прописать все бизнес-процессы в вашей компании, которым вы уделяете внимание, и на что тратите свое время и силы. Важно очень внимательно отнестись к этой задаче, потому что, понимая все процессы, происходящие в компании на данном этапе, в дальнейшем вы будете только корректировать и масштабировать свою деятельность.
Пример: компания, оказывающая услуги по консультированию владельцев компаний малого бизнеса. Какие бизнес-процессы могут существовать уже на начальном этапе? Я приведу только области бизнеса, которым необходимо уделить внимание. Каждое направление далее необходимо расписать более подробно, выделив основные бизнес-процессы.
1. Договорная работа: оказывая услугу, вы заключаете договор, после оказания услуги подписываете акт сдачи-приемки работ, получаете оплату за оказанные услуги.
2. Непосредственно оказание услуги: если вы являетесь консультантом в единственном лице, то, наверняка, у вас уже есть сложившаяся система работы. Но важно сейчас прописать стандарты своей работы, чтобы в дальнейшем эти стандарты передавать тем сотрудникам, которые по вашей технологии будут работать с вновь появившимися клиентами.
3. Бухгалтерское сопровождение: у вас уже есть юридический статус, все документы получены, вы зарегистрировались во всех необходимых фондах, куда в дальнейшем нужно своевременно сдавать отчетность и платить налоги. На данном этапе у вас уже есть счет в банке и электронные ключи для работы со счетом, а так же ключ с электронной подписью для сдачи отчетности во все инстанции.
4. Общение с клиентами: это направление можно разделить на три блока. Первое общение с уже существующими клиентами, которые вас знают и продолжают пользоваться вашими услугами. Второе это новые клиенты, которые пришли по рекомендации. Третье потенциальные клиенты, которым только предстоит о вас узнать. Кроме звонков, писем и личного общения, важно уже сейчас продумать будущую систему лояльности клиентов, найти варианты привлечения новых заказчиков.
5. Финансовое планирование и контроль: любая компания создана для получения прибыли (как бы цинично это не звучало). Хотя многие владельцы небольших компаний и говорят о том, что деньги не важны, важно оказывать качественную услугу и получать от этого удовольствие и определенную оплату. С момента создания компании деньги становятся важным фактором, который четко отображает успешность развития вашего бизнеса. Даже если вы сами готовы довольствоваться малым, ваш бизнес будет требовать финансовых вливаний, затрат для того, чтобы не просто остаться на плаву, но и процветать. Важно уже на начальном этапе ввести финансовое планирование и контроль за движением денежных средств.
5. Финансовое планирование и контроль: любая компания создана для получения прибыли (как бы цинично это не звучало). Хотя многие владельцы небольших компаний и говорят о том, что деньги не важны, важно оказывать качественную услугу и получать от этого удовольствие и определенную оплату. С момента создания компании деньги становятся важным фактором, который четко отображает успешность развития вашего бизнеса. Даже если вы сами готовы довольствоваться малым, ваш бизнес будет требовать финансовых вливаний, затрат для того, чтобы не просто остаться на плаву, но и процветать. Важно уже на начальном этапе ввести финансовое планирование и контроль за движением денежных средств.
6. Работа с сотрудниками: прием, обучение, развитие персонала это еще одна сфера, которая требует внедрения стандартов уже на начальном этапе. Кто ваши будущие сотрудники? Какими ценностями, личными качествами и навыками они должны обладать, чтобы успешно работать именно в вашей компании? Кто и как контролирует их работу? Как оплачивается труд наемных сотрудников и от чего зависит оплата труда? Все это необходимо продумать и просчитать уже на первых этапах развития компании. Конечно, со временем, когда бизнес будет развиваться, требования к сотрудникам могут измениться, но основные параметры приема на работу, оценки работы и результативности останутся неизменными. С приходом первого наемного сотрудника в компании начинает складываться определенная корпоративная культура, будут появляться негласные на первом этапе правила, которые могут стать решающими на данном этапе развития бизнеса.
7. Маркетинг и реклама: как вы привлекаете новых клиентов? Как вы себя позиционируете на рынке? Как потенциальные клиенты узнают о ваших услугах? Кто ваш клиенты? Эти и множество других вопросов необходимо решить в рамках этого направления. «Реклама двигатель торговли» этот девиз остается актуальным и в наше время, изменилась только специфика создания и распространения рекламы. Все больше компании переходят в интернет и продвигают свои услуги через глобальную сеть. Создание и продвижение сайта, ведение страниц в социальных сетях, разработка рекламных акций и программ привлечения клиентов все это необходимо учесть уже на первом этапе.
8. Если вы оказываете услугу, связанную с использование дополнительного оборудования, то появляется еще одно направление: закупки и логистика. Кто, как и где закупает необходимое оборудование? Каким образом и силами кого это оборудование вовремя доставляется вам? Как происходит оплата, и из какой статьи доходов оплачивается дополнительное оборудование?
Я описала только самые основные направления, которые есть в любой компании. В силу специфики вашего бизнеса, у вас их может быть намного больше. Необходимо прописать все задачи, на которые вы тратите время, силы и деньги для того, чтобы потом структурировать и систематизировать каждый процесс, максимально доведя его до автоматизма.
«Процесс доведен до автоматизма,
если он успешно работает без вашего вмешательства».
Как вариант создания успешного цикла бизнес-процессов в компании, я предлагаю своим клиентам иногда сделать замкнутый полноценный круг, который включает все процессы организации. После такого задания, первый вопрос, который я задаю: Где ваше самое слабое звено? Какой процесс тормозит развитие вашего бизнеса больше всего?
Сейчас я вам предлагаю провести аудит бизнес-процессов своей компании, не только прописав все процессы, но и выработать решение.
Небольшое отступление перед тем, как мы пойдем дальше. Каждый процесс мы будем описывать и рассматривать с точки зрения правила Парето. Помните, что 20% наших действий приносят нам 80% результата, так же как и 20% клиентов приносят нам 80% прибыли. Ваша задача, как руководителя, выстроить работу в компании таким образом, чтобы максимально освободить свое время для более глобальных задач.
Как пример, мы возьмем консалтинговую компанию, которая оказывает услуги по всей России владельцам малого и среднего бизнеса.
Создание компании и юридическое оформление бизнеса
Компания создана и получен юридический статус. А это означает, что у вас есть?
пакет учредительных документов. При организации компании вы можете найти дополнительную информацию в интернете или обратиться в специализированную юридическую компанию, которая поможет подготовить все документы. Мы же исходим из того, что ваша компания уже зарегистрирована и полный набор учредительных документов у вас собран в отдельной папке. Эти документы в дальнейшем могут понадобиться для: открытия счета в банке; при получении кредитов и лизинга на нужды компании и в других ситуациях.
пакет учредительных документов. При организации компании вы можете найти дополнительную информацию в интернете или обратиться в специализированную юридическую компанию, которая поможет подготовить все документы. Мы же исходим из того, что ваша компания уже зарегистрирована и полный набор учредительных документов у вас собран в отдельной папке. Эти документы в дальнейшем могут понадобиться для: открытия счета в банке; при получении кредитов и лизинга на нужды компании и в других ситуациях.
у вас открыт счет в банке, получены электронные ключи для того, чтобы вы могли управлять своими счетами, не отрываясь от своего компьютера;
у вас есть бухгалтер, который своевременно готовит и сдает всю необходимую отчетность во все фонды. Стоит помнить, что как только вы зарегистрировали компанию, согласно Законодательству РФ, вы обязаны сдавать отчетность во все фонды. Даже если у вас пока нет деятельности, на юридический счет не поступает деньги, вам необходимо сдавать «нулевую» отчетность. Как только по счету пройдут первые платежи, отчетность усложняется.
На начальном этапе эти функции вы можете выполнять сами, если у вас есть соответствующие знания. Чтобы принять решение, готовить отчетность самостоятельно или нанять бухгалтера, мы вспоминаем правило Парето: сколько времени вы лично будете тратить в месяц на работу с бухгалтерской документацией? Сколько стоит работа профессионального бухгалтера? Если вы не только владелец компании, но и тренер, оказывающий услуги своим клиентам, ответьте себе на вопрос: сколько стоит час вашей работы? И здесь я вам рекомендую прочитать книгу Тимоти Ферриса «Как работать 4 часа в неделю». Тим очень подробно рассказывает, как можно легко отказаться от тех задач, которые можно передать другим специалистам. Например, час вашей работы, как тренера, стоит 2 000 рублей. Для того, чтобы подготовить и сдать отчетность, вам нужно потратить 5 часов в месяц (при условии, что вы знакомы с бухгалтерией и знаете, как готовить и отправлять отчетность, а объемы бухгалтерских документов на данном этапе у вас минимальны). Итого, затраты на этот процесс, когда вы занимаетесь им сами, составляет 10 000 рублей в месяц. Как только начинает увеличиваться количество клиентов, компания начнет разрастаться, то точно в такой же прогрессии будут увеличиваться и объемы бухгалтерских документов, а значит и количество времени, которое необходимо на это тратить. Сегодня можно найти профессионального бухгалтера, который будет удаленно готовить всю отчетность и встречаться с вами только 1 раз в месяц для того, чтобы вы подписали документы, за 3 000 5 000 рублей. Когда объемы возрастут, оплата бухгалтеру тоже станет больше. Но если вы будете делать все сами, то и количество вашего времени на это направление возрастет. Вы сможете произвести новый расчет, но результат будет тот же: отдавая на аутсорсинг ведение бухгалтерии, у вас появляется возможность более эффективно использовать свое время! И вот она первая статья расходов. Кроме того, так как сейчас принято требование сдавать электронную отчетность с использованием крипто-ключей и электронных подписей, то от вас могут потребоваться дополнительные затраты на покупку программы по сдаче отчетности. Бухгалтеры, которые ведут одновременно несколько небольших компаний, обычно уже имеют такую программу, и ее не нужно оплачивать дополнительно.