Одна из основных причин, объясняющих неуверенность людей во время выступлений, недостаточная подготовка, но, конечно, нужно знать, как сделать это правильно. Ведь в значительной степени уверенность в значимый для вас день обусловливается сознанием того, что все, что следовало, было сделано, и сделано правильно.
Возможно, вам необходимо выступить с речью в качестве свидетеля на свадьбе. Или нужно рассказать о ходе проекта своим коллегам, или привлечь нового клиента, для чего потребуется соответствующим образом представить свое предложение. Какой бы ни была ваша речь, вам нужно пройти десять следующих шагов, которые помогут повысить вашу уверенность и отлично выступить.
1. Точно разберитесь в том, что вам необходимо сделать
Ваша подготовка начинается с уточнения, что именно вас попросили сделать.
Кем будут ваши слушатели? Если вас просят выступить с короткой презентацией перед старшими менеджерами, узнайте, идет ли речь о группе старших менеджеров вашего отдела или о 237 старших менеджерах, собравшихся со всей Европы? Не предполагайте сами, какой будет ваша аудитория. Чем точнее вы будете это знать, тем лучше сможете подготовиться к данному выступлению.
Сколько времени отводится на выступление? Не позволяйте никому отделываться пространными указаниями вроде: всего лишь скажите несколько слов или говорите столько, сколько хотите. Узнайте точно, когда вы должны закончить свое выступление.
Что ваша аудитория хочет услышать? Продумайте, что хочет узнать аудитория. Гости на свадьбе не собираются всю ночь слушать длинные речи. Они лучше воспримут более короткие спичи, так как быстрее смогут вернуться к празднованию! Если вам надо будет выступать на работе, точно выясните, что хотят услышать присутствующие: интересует ли их информация, хотят ли они вдохновиться новыми высотами или, может быть, им требуется и то и другое?
Какой должна быть тональность вашего выступления? Скажем, вы выступаете на вечеринке, посвященной дню рождения. Можете ли вы вставить что-нибудь фривольное в свою речь в расчете только на близких друзей или должны выбирать более корректные выражения, чтобы не оскорбить чувств пожилой бабушки или не подать дурной пример внукам? При общении с клиентами должен ли разговор быть профессиональным и формальным или дружеским и неформальным?
Где вы будете выступать? Это очень важно. Если вы будете говорить в павильоне, установленном в дальней части сада, подумайте, потребуется ли вам микрофон или вы обойдетесь только силой своего голоса, которой окажется достаточно, чтобы 200 гостей услышали ваши слова. При выступлении на конференции вам потребуются компьютер и проектор, если только, конечно, вы не считаете, что сможете удерживать внимание аудитории с помощью одного микрофона?
Никогда не бойтесь задавать множество таких вопросов. Лучше четкие рекомендации и установки о том, что необходимо, чем боязнь выяснений, так как во втором случае у вас больше шансов закончить выступление неудачно оно просто не достигнет своей цели.
2. Вложите в свое выступление страсть и собственное видение
Отлично. О чем вы собираетесь говорить? Начните с записей своих мыслей. Проведите индивидуальный мозговой штурм. Запишите слова или фразы, которые придут вам на ум, о той теме или тех людях, о которых вам надо выступить. Ничто не отвергайте сразу. Записывать следует все, так как нередко та идея, которая кажется вам не очень подходящей, может вызвать к жизни более приемлемую.
Чем больше времени вы тратите на обдумывание и фиксацию своих идей, тем лучше себя чувствуете. Излагая свои идеи на бумаге, вы начинаете видеть связи между отдельными частями или темами. Не надейтесь, что ответы на ваши вопросы немедленно появятся у вас в голове. Удовлетворитесь хотя бы тем, что вы собрали вместе все свои мысли, идеи, примеры, вопросы, ссылки на Интернет, цитаты, кейсы, диаграммы, схемы, картины и подходящие анекдоты. Чем больше материала для своего выступления вы просмотрели, тем с большей вероятностью вас посетит вдохновение в процессе презентации.
Самым лучшим источником всех нужных вам материалов можете стать вы сами. Если вы выступаете с речью или презентацией, то, скорее всего, уже знаете много о женихе и невесте, проекте жилищного строительства в этой местности, ушедшем из жизни человеке, предложении клиента или о любой другой теме, о которой вам необходимо что-то сказать. Лучшие выступления часто те, которые окрашены личностью говорящего. Аудитория скорее увлечется выступающим, который говорит от сердца, чем умным «сухарем». Для того чтобы начать свое выступление с запоминающейся фразы, воспользуйтесь следующими вопросами.
Каков мой личный опыт, имеющий отношение к этой теме (или человеку, о котором вы будете говорить)?
Что беспокоит лично вас в отношении этой темы?
Что вызывает у вас положительные эмоции?
Что самое странное/печальное/забавное/глупое вы когда-либо слышали об этой теме?
Что ваши дедушка, бабушка или пятилетний ребенок думают об этом?
Скажем, на свадьбе интересным началом вашего выступления может стать упоминание собственных представлений о таком событии в шестилетнем возрасте. Или рассказ о том, как ваша бабушка отнеслась к финансовым трудностям вашей компании.
3. Проработайте структуру выступления
Итак, у вас уже есть набор примеров, идей и анекдотов, которые вы хотите привести в ходе своего выступления. Теперь вам необходимо расположить их так, чтобы аудитория уяснила сущность вашей речи. Представьте, что кто-то показывает вам буквы ЛИЫВТПСУЕНЕ. Вы думаете, что в этих буквах вроде бы никакого смысла нет. Вроде? Но теперь посмотрите, как все изменится, если они предстанут в другом, правильном порядке ВЫСТУПЛЕНИЕ. Так и с речью. В ней может быть либо набор разрозненных составляющих, либо четкая структура, способствующая пониманию.
Подумайте о тех приемах, которые позволяют упорядочить ваше выступление.
Хронологический порядок. Рассказывайте о том, что произошло в прошлом, что происходит сейчас и что, может быть, случится в будущем. Хронологический порядок очевиден, и всем будет понятно то, о чем вы говорите.
Аббревиатура или слово. Этот элемент способен обеспечить структуру, которая в противном случае может показаться случайной комбинацией идей. Скажем, популярной аббревиатурой, часто применяемой для обсуждения сильных и слабых сторон, возможностей и угроз является SWOT (strengths достоинства, преимущества; weaknesses слабости, недостатки; opportunities возможности и threats угрозы, риски). Может быть, вам придумать что-то свое? Например: «Я расскажу вам о модели SURE: масштабы проблемы (scale), степень ее срочности (urgency), наше реагирование на нее (response) и закончу уточняющими вопросами (eliciting questions). Вот еще одна аббревиатура, которую я сам придумал, FEAR: «Я буду говорить о возможности реализации (feasibility) этого проекта, о том, как мы привлекаем (engage) к нему наших работников, о действиях (actions), необходимых для его выполнения, и об исследованиях (research), которые мы должны провести вместе с заказчиками». Теперь ваша очередь. Подумайте и придумайте какой-то свой мнемонический прием.
За теорией должна следовать практика. Начните с теории, а затем опишите ее практическое применение. Например, можете сформулировать свое выступление на свадьбе примерно так: «Теория о браке гласит, что вы находите человека, в которого влюбляетесь, а затем делаете ему предложение. Однако я собираюсь рассказать вам одну ужасную правду о том, что на самом деле произошло с Джоном и Лорой!».
За проблемой следует решение. Сформулируйте проблему, а затем подтолкните свою аудиторию к ее решению. Например: «Я собираюсь описать три проблемы, которые вызвали у нас финансовые трудности, а затем рассказать о возможных решениях каждой из них».
Не забывайте о своих визуальных помощниках. Если вы предоставите аудитории, когда она слушает вас, что-то для обозрения, это позволит вам снять давление с себя. Независимо от того, говорите ли вы чересчур эмоционально или предпочитаете консервативный стиль, визуальные помощники в этом отношении могут вам очень посодействовать. Проецирование слайдов на экран может отвлечь внимание аудитории от вас и напомнить о том, что вы должны сказать. Вы можете высветить младенческую фотографию (размером с постер) юноши или девушки, чей день рождения отмечается, что вызовет у присутствующих повышенные эмоции. Вы можете спроецировать на экран копию годового отчета своей компании, когда рассказываете о том давлении, с которым сталкивается ваша команда.
4. Включите в свое выступление вводную и заключительную части
Есть известная поговорка о том, как выступать с презентациями: «Расскажите вначале о том, о чем собираетесь им рассказать; потом расскажите это, а затем расскажите им то, о чем вы им рассказали». Другими словами, начните свою презентацию с краткого введения, обзора ключевых пунктов, которые вы собираетесь обсудить. В основной части своей презентации объясните базовые пункты более глубоко и всесторонне, может быть, иллюстрируя их фактами, примерами и случаями. И наконец, закончите выводами, в которых обобщите свои основные пункты.
4. Включите в свое выступление вводную и заключительную части
Есть известная поговорка о том, как выступать с презентациями: «Расскажите вначале о том, о чем собираетесь им рассказать; потом расскажите это, а затем расскажите им то, о чем вы им рассказали». Другими словами, начните свою презентацию с краткого введения, обзора ключевых пунктов, которые вы собираетесь обсудить. В основной части своей презентации объясните базовые пункты более глубоко и всесторонне, может быть, иллюстрируя их фактами, примерами и случаями. И наконец, закончите выводами, в которых обобщите свои основные пункты.
Особенно важно ваше вступление. Никогда не забывайте, что первое впечатление действительно значит очень много. Поэтому особенно важны первые слова, которые вы произнесете. Проводя курсы по навыкам презентаций для компаний, я всегда предлагаю своим слушателям заучить наизусть текст, по крайней мере, первых двух минут выступления. Все нормально, если во время основной части вы будете пользоваться записками, но постарайтесь запомнить вводную часть, чтобы выступить без сбоев и уверенно, поскольку первые несколько минут самые важные.