Не допускается сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям, движениям, религиозным организациям, а также сведений, касающихся частной жизни работника, так как это нарушает закрепленное ст. 23 Конституции РФ право граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайн, защиту своей чести и доброго имени.[2]
На основании заключенного трудового договора с работником работодатель оформляет приказ (распоряжение) по предприятию о его приеме на работу в соответствии с условиями договора. Содержание приказа должно быть объявлено работнику в течение трех дней с момента подписания договора под расписку. Работнику выдается второй экземпляр трудового договора (контракта), а по требованию – копия приказа о приеме, заверенная руководителем.
Оформление приказа о приеме на работу может осуществляться при помощи унифицированных форм по учету труда двух форм: № Т-1 и № Т-1а. Форма Т-1 применяется для оформления на работу одной штатной единицы, а Т-1а – сразу нескольких работников. Порядок оформления форм приказа утвержден постановлением Госкомстата России № 26. Приказы должны соответствовать установленным требованиям, так как они являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, личные карточки и лицевой счет работника.
Принимая на работу нового сотрудника, работодатель обязан ознакомить его с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, условиями коллективного договора, локальными и иным нормативными актами, связанными с выполнением трудовой функции работником.
Далее на основании приказа о приеме на работу следует открыть личную карточку работника, оформляемую по форме № Т-2, а для государственных служащих – № Т-2ГС. Чтобы заполнить личную карточку, работник отдела кадров должен получить от сотрудника следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета;
– документы об образовании и дополнительных навыках;
– прочие дополнительные документы, предъявляемые в соответствии с действующим законодательством РФ.
На основании личной карточки работник бухгалтерии заполняет лицевой счет по форме № Т-54, который составляется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. В него заносятся записи обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Личная карточка, используемая при обработке учетных данных с применением вычислительной техники, ведется по форме № Т-54а.
Принимая на работу сотрудника, работодатель вправе требовать предварительное медицинское освидетельствование (ст. 69 ТК РФ). Медицинскому освидетельствованию подлежат лица, не достигшие 18 лет, а также в иных случаях предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами. Освидетельствование производится с целью выявления пригодности работника к выполнению работы по состоянию здоровья, а также для обеспечения охраны здоровья работников, предупреждения возникновения и распространения болезней. Обязательное медицинское освидетельствование должны проходить:
– лица, не достигшие 18 лет;
– лица, поступающие на тяжелые работы и работы с вредными условиями труда;
– лица, принимаемые на работы, связанные с движением транспорта;
– в организациях пищевой промышленности и общественного питания;
– водопроводных сооружений;
– лечебно-профилактических и детских учреждений;
– лица, занятые на вахтовых работах и т. п.
При заключении договора с лицами, принимаемыми на работы, связанные с токсичными химикатами, относящимися к химическому оружию, медицинское освидетельствование требуется в соответствии со ст. 2 Федерального закона от 07.11.2000 г. № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием».
Работодатель вправе устанавливать вновь принимаемым на работу лицам испытательный срок. Сведения об испытательном сроке должны быть оговорены в трудовом договоре, а также зафиксированы в приказе о приеме на работу.
В случае, если условие о назначении работнику испытательного срока в трудовом договоре отсутствует, работник считается принятым без испытания. Статьей 70 ТК РФ предусмотрен перечень категорий работников, испытание при приеме на работу которым не устанавливается:
– лицам, поступающим на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
– беременным женщинам;
– лицам, не достигшим 18 лет;
– лицам, окончившим образовательное учреждение начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающим на работу по полученной специальности;
– лицам, избранным на выборную должность на оплачиваемую работу;
– лицам, приглашенным на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
– в иных случаях, предусмотренных ТК, федеральными законами и коллективным договором.
Принимаемый на работу специалист должен обратить внимание на перечень обязанностей, вменяемых ему на будущей должности. Работодатель обязан ознакомить сотрудника с квалификационной характеристикой, картой рабочего места, должностной инструкцией.
Наиболее распространенной формой закрепления трудовых обязанностей является должностная инструкция.
Она разрабатывается в соответствии с квалификацией, необходимой работнику для выполнения той или иной работы.
Обязательно утверждается приказом или распоряжением по предприятию (организации). После подробного изучения работник должен заверить инструкцию своей подписью во избежание последующих неточностей в работе всех звеньев предприятия.
Должность (профессия), на которую принимается работник, должна быть четко определена в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС), утвержденным постановлением Госкомстата СССР и ВЦСПС от 31.01.1985 г., тарифно-квалификационными характеристиками, а также квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Минтруда России от 28.08.1998 г. № 37).
Должностные обязанности работников отдельных профессий могут быть определены соответствующими нормативными правовыми актами. Так, Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. Решением совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 г. № 40) определены обязанности кассира на предприятиях. В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 23.07.1998 г., 28.03.2002 г., 31.12.2002 г., 10.01.2003 г.) главный бухгалтер (при отсутствии в штате главного бухгалтера – бухгалтер):
– несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;
– обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
Дополнительные права и обязанности работника могут быть закреплены в трудовом договоре (контракте). Трудовой договор является весьма важным документом, находящимся в прямой связи с последующими начислениями и выплатами заработной платы, премий, пособий, компенсаций, материальной помощи и т. п.
В трудовом договоре необходимо указывать полное наименование должности, профессии и специальности в соответствии со штатным расписанием организации (предприятия).
Штатное расписание представляет собой организационно-распорядительный документ. В его состав входит информация о должностях, численном составе и фонде заработной платы работников предприятия.
Оно составляется по форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм документации по учету труда и его оплаты»).
Штатное расписание должно заверяться подписями главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений.
Утверждается директором предприятия (организации) посредством издания соответствующего приказа.
В договоре также следует указывать, на каких условиях принимается работник: по основному месту работы или по совместительству. Во второй главе настоящего издания будет подробно рассматриваться начисление заработной платы и прочих выплат в зависимости от условий приема на работу. В частности, совместителям в отличие от штатных сотрудников налоговые вычеты по месту работы не предоставляются (за исключением особых условий), а также не начисляются премии к юбилеям, знаменательным датам предприятия, доплаты за различного рода работы и т. п.
Порядок и формы заключения трудовых договоров с работниками установлены ч. 3 гл. 10 ст. ст. 56–61 Трудового кодекса РФ, а также гл. 11 ст. ст. 63, 65, 67.
Работникам, принимаемым на основную работу, работодатель обязан вести трудовые книжки в случае, если они проработали в организации свыше пяти дней. Если работник не имеет трудового стажа на момент оформления на работу, ему заводят новую трудовую книжку, в противном случае записи вносят в уже существующую.
В частности, в трудовую книжку записывают сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ).
Для внесения в трудовую книжку сведений о работе по совместительству работник должен предъявить подтверждающий документ по месту основной работы.
Ведение и хранение трудовых книжек осуществляется в соответствии с постановлением Совета министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.
В настоящее время подготовлен проект замены трудовых книжек на новые с 1 января 2004 г., в соответствии с которым старые трудовые книжки меняться не будут и не утратят законной силы.
Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности и должны учитываться в следующей документации:
– приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
– книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Расходы на трудовые книжки учитывают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по цене приобретения (на основании соответствующих товарных и кассовых чеков, накладных).
Аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек отражают в акте на их списание.
Расходы на трудовые книжки непосредственно связаны с управлением производством, поэтому в соответствии с действующим законодательством они уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия.
В настоящее время широко применяется практика, когда работники приобретают трудовые книжки самостоятельно. В этом случае бухгалтерский учет бланков трудовых книжек не ведется.
Глава 2. Начисление заработной платы
2.1. Учет движения личного состава и отработанного времени
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет фактически отработанного каждым работником предприятия времени. В состав рабочего времени включается фактически отработанное работником в соответствии с правилами внутреннего распорядка и условиями трудового договора время, периоды простоя, перерывы для приема пищи в месте выполнения работы, перерывы кормящим матерям и т. д. Причем простой – временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера.[3]
В рабочее время не входит время, затраченное на дорогу, в том числе от проходной до рабочего места, на переодевание, время обеденного перерыва и т. п.
Трудовое законодательство устанавливает максимально допустимую продолжительность рабочего времени: 40 ч в неделю для всех работников Российской Федерации в организациях всех форм собственности. Предприятия и организации по своему усмотрению могут устанавливать шести– и пятидневную рабочую неделю, однако на количество допустимых рабочих часов это не влияет.
Статьей 92 определены категории работников, продолжительность рабочей недели которых рассчитывается по сокращенному времени. К ним относятся:
– работники в возрасте 16 лет – 16 ч в неделю;
– инвалиды I и II группы – 5 ч в неделю;
– работники от 16 до 18 лет – 4 ч в неделю;
– работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – 4 ч и более;
– учащиеся образовательных учреждений в возрасте до 18 лет, работающие в течение учебного года в свободное от учебы время, – половина нормы, установленной ч. 1 ст. 92 ТК.
Отдельные отраслевые федеральные законы могут устанавливать сокращенную рабочую неделю для других категорий работников, например педагогических, медицинских и т. п.
Следует различать понятия сокращенное время и неполное рабочее время. В отличие от сокращенного времени, измеряемого количеством рабочих часов в неделе, неполное рабочее время – это меньшее число рабочих дней в неделе. При этом неполным может быть также рабочий день сотрудника, количество часов работы в котором меньше, чем в установленном организацией графике работы.
Неполный рабочий день (неделя) устанавливается соглашением между работником и работодателем при приеме на работу и впоследствии. Обязательным является предоставление неполного рабочего времени беременным женщинам, опекунам, родителям и попечителям детей-инвалидов в возрасте до 18 лет, при наличии больных родственников и пр.
Работник, переведенный или принятый на неполное рабочее время, не должен испытывать каких-либо ограничений при определении продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска, исчислении трудового стажа и других трудовых прав (ст. 93 ТК РФ).
Устанавливая 40-часовую рабочую неделю, законодательство о труде одновременно регулирует продолжительность работы (смены) в день. Она не может превышать (ст. 94 ТК):
5 ч – работникам в возрасте от 15 до 16 лет;
7 ч – от 16 до 18 лет;
2,5 ч – учащимся общеобразовательных учреждений, совмещающих работу с обучением от 14 до 16 лет, 3,5 ч – от 16 до 18 лет.
Работникам, занятым на вредных и опасных работах при сокращенной рабочей неделе, максимальная продолжительность ежедневной работы не может превышать:
при 36-часовой рабочей неделе – 8 ч;
при 30-часовой рабочей неделе и менее – 6 ч.
Регулирование максимально допустимого размера рабочей смены в рамках законодательства необходимо, так как продолжительность ежедневной работы оказывает существенное влияние на работоспособность сотрудника, физическое и даже умственное состояние. Превышение установленных норм рабочего времени способно негативно отразиться не только на снижении физиологической активности работника, но также отрицательно повлиять на уровень производительности труда и качество выполняемой работы.