3) товар был предварительно оплачен, а при приемке товара обнаружены расхождения с документами поставщика. Бухгалтер делает проводки:
Дебет счета 60 субсчет «Авансы выданные»,
Кредит счета 51 «Расчетный счет» – на сумму предоплаты, перечисленной поставщику;
Дебет счета 41 «Товары»,
Кредит счета 60 субсчет «Поставщики товара» – на сумму фактически поступившего товара;
Дебет счета 19 субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» – на сумму НДС по фактически поступившему товару;
Дебет счета 60 субсчет «Поставщики товара»,
Кредит счета 60 субсчет «Авансы выданные» – зачет предоплаты на сумму фактически поступившего товара с учетом НДС;
Дебет счета 76 субсчет «Расчеты по претензиям»,
Кредит счета 60 субсчет «Авансы выданные» – на сумму недостающего товара (по ценам поставщика с учетом НДС).
Формы № ТОРГ-2 и № ТОРГ-3 применяются для оформления поступления товара, имеющего количественные и качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика.
При этом форма № ТОРГ-3 применяется при поступлении в торговую организацию товара от иностранного партнера по импортному контракту.
Акты, составленные по формам № ТОРГ-2 и ТОРГ-3, являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю.
Приемку товара осуществляет комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Принимая товар по количеству, члены комиссии сравнивают фактическое наличие товара с данными, которые указал поставщик или грузоотправитель в сопроводительных документах. Приемка товара по качеству и комплектности означает проверку соответствия фактического состояния товара требованиям к качеству, предусмотренным договором (контрактом). Акты составляют и подписывают члены комиссии, представители организации поставщика или грузоотправителя, эксперт организации, на которую возложено проведение экспертизы. Вместо эксперта можно пригласить компетентного представителя незаинтересованной организации.
Приемка импортных товаров осуществляется в соответствии с условиями, оговоренными в контракте с иностранным поставщиком. При приемке импортных товаров приглашают экспертов Торгово-промышленной палаты. Если нет возможности их пригласить, то в приемке товара принимают участие представители других незаинтересованных организаций.
Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика.
Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. Достаточно сделать в конце акта отметку следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
После составления акта его необходимо утвердить у руководителя и передать в бухгалтерию организации под расписку. Вместе с актом в бухгалтерию передаются все сопроводительные документы (товарная накладная, железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура и т. д.). Бухгалтерия делает расчет суммы претензии, а юрист торговой организации составляет и направляет претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей груз.
На основании акта бухгалтер делает такие проводки.
При количественном расхождении:
Дебет 41 «Товары»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Поставщики товара» – на стоимость фактически поступившего товара;
Дебет счета 19 субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам», Кредит счета 60 субсчет «Поставщики товара» – на сумму НДС по фактически поступившему товару.
Если торговая организация произвела предоплату товара (полностью или частично), которая превышает стоимость фактически поступившего товара, то на сумму превышения бухгалтер делает проводку:
Дебет счета 76 субсчет «Расчеты по претензиям», Кредит счета 60 субсчет «Авансы выданные».
Основанием для проводки являются бухгалтерские расчеты претензионных (рекламационных) сумм.
Если недостача произошла не по вине поставщика, то бухгалтер делает проводку:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Поставщики товара» – на сумму недостачи.
После выяснения причин недостачи и определения лиц, которые будут возмещать потери (либо невозможности определения таких лиц), делается запись по Кредиту счета 94.
При расхождениях по качеству:
1) товар, не соответствующий по качеству условиям поставки, но годный для дальнейшей реализации по пониженным ценам (например, в результате незначительных внешних дефектов, более низкой сортности товара, более низких потребительских свойств и т. п.), приходуется по ценам поставщика:
Дебет счета 41 «Товары»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Поставщики товара» – на стоимость товара без учета НДС по документам поставщика;
Дебет счета 19 субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам», Кредит счета 60 субсчет «Поставщики товара» – на сумму НДС, указанную в документах поставщика.
Затем отражается уценка товара:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
Кредит счета 41 «Товары» – на сумму уценки товара до стоимости, соответствующей фактическому качеству товара;
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
Кредит счета 19 субсчет «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» – сумма НДС, приходящаяся на сумму уценки.
И, наконец, бухгалтер делает проводку на сумму претензии поставщику:
Дебет счета 76 субсчет «Расчеты по претензиям», Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
2) некачественный товар подлежит возврату поставщику.
Первый вариант. Товар был предварительно оплачен.
Организация-покупатель не принимает на баланс указанный товар, а приходует его за балансом.
Бухгалтер отразит эту операцию записью по Дебету забалансового счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» на сумму поступившего товара с учетом НДС.
После составления акта и претензионных документов организация-покупатель оформляет накладную на возврат товара, на основании которой бухгалтер сделает запись по Кредиту забалансового счета 002.
Одновременно в бухгалтерском балансе бухгалтер сделает запись:
Дебет счета 76 субсчет «Расчеты по претензиям»,
Кредит счета 60 субсчет «Авансы выданные» – на сумму предоплаты за товар, который оказался некачественным и был возвращен поставщику.
Второй вариант. Поступивший товар оплачен не был.
Бухгалтер отразит эту операцию записью по Дебету забалансового счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» на сумму поступившего товара с учетом НДС.
После составления акта и претензионных документов организация-покупатель оформляет накладную на возврат товара, на основании которой бухгалтер сделает запись по Кредиту забалансового счета 002.
Акт по форме № ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, а по форме № ТОРГ-3 – в пяти экземплярах.
В сопроводительных документах на поступивший товар делается отметка об обнаруженных расхождениях и о составлении акта. При этом необходимо указать номер и дату составления акта.
Форма № ТОРГ-4 служит основанием для принятия к учету товаров по неотфактурованным поставкам. Неотфактурованными поставками называют поступление грузов без расчетных документов поставщиков.
Акт составляется в двух экземплярах по фактическому наличию поступившего товара в присутствии материально ответственного лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.
При поступлении товаров без расчетных документов поставщика они приходуются условно по цене, предусмотренной в договоре поставки. Эта цена указывается в акте. Если в договоре поставки или купли-продажи цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, то устанавливается цена, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары. Данное положение вытекает из п. 3 ст. 424 ГК РФ. Цена при сравнимых обстоятельствах означает рыночную цену, сложившуюся в регионе продавца на момент отгрузки товара. Принципы определения рыночной цены товара изложены в ст. 40 НК РФ.
На основании акта по форме № ТОРГ-4 бухгалтер сделает проводку:
Дебет счета 41 «Товары»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
К счету 41 следует открыть специальный субсчет «Неотфактурованные поставки». Когда в организацию поступят расчетные документы поставщика, бухгалтер сторнирует ранее сделанные проводки и отразит поступление товара в обычном порядке, установленном учетной политикой организации.
Форма № ТОРГ-5 составляется в случаях, когда товар поступает в торговую организацию в таре или упаковке, которая не указана в счете поставщика отдельной строкой, а цена на нее включена в цену товара. При распаковывании поступившего товара тара, цена которой включена в цену товара, приходуется отдельно.
Акт составляется в двух экземплярах в присутствии материально ответственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.
Бухгалтер на основании акта отражает поступление тары по Дебету балансового счета 41 «Товары» субсчет «Тара» и Кредиту балансового счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Поставщики товара».
3.1. Бухгалтерские и налоговые аспекты поступления товаров от поставщика
При поступлении товаров от поставщиков, если товары согласно учетной политике учитываются по цене приобретения, в учете должны быть сделаны следующие записи:
Дебет счета 41 «Товары»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – оприходованы товары по цене приобретения;
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – отражен в учете налог на добавленную стоимость на поступившие товары.
Если товары учитываются по продажной цене, схема записей имеет вид:
Дебет счета 41 «Товары»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – оприходованы товары по цене приобретения;
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – отражен в учете налог на добавленную стоимость на поступившие товары;
Дебет счета 41 «Товары»,
Кредит счета 42 «Торговая наценка» – отражена в учете торговая наценка на поступившие товары.
Приведенная корреспонденция счетов используется, как правило, тогда, когда товары учитываются на счете 41 по покупным ценам, т. е. отсутствуют какие-либо другие расходы, связанные с приобретением товаров.
Если при приемке поступивших в организацию товаров выявлены недостача и порча, то необходимо руководствоваться положениями Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, в которых подробно разъяснен порядок списания недостач в пределах и сверх норм естественной убыли.
В соответствии с п. 58 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ недостача и порча товаров, выявленные организацией при приемке, должны быть отражены в учете следующим образом:
1) сумма недостачи и порчи товаров в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на продажную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются;
2) недостача и порча товаров сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.
В фактическую себестоимость включаются:
1) стоимость недостающих и испорченных товаров, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные товары могут быть проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи с уменьшением на эту сумму потерь от порчи товаров;
2) сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным товарам.
Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных товаров на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к их общей стоимости (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость);
3) сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных товаров и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.
Товарные потери, возникающие от естественной убыли, боя, исчисляются по нормам в порядке, установленном действующими инструкциями.
Нормы естественной убыли применяются в тех случаях, когда при приемке обнаружена фактическая недостача товаров против массы, указанной в сопроводительных документах. В нормы не включаются потери, образующиеся вследствие порчи товаров, повреждения тары, а также разница между фактической массой тары и массой по трафарету (завес тары).
Если при приемке товаров выявлено их несоответствие договору, то бухгалтер в любом случае должен кредитовать счет 60 по итогу полученного счета. Это связано с тем, что поставщик может как признать, так и не признать полностью или частично предъявляемую ему претензию. Таким образом, поставщик считается кредитором на полную сумму выставленных им счетов. Объем кредиторской задолженности не уменьшается до момента признания кредитором нарушения обязательств и размера нанесенного ущерба. Но покупатель обязан отразить также и сумму выставленных поставщику претензий.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов, если недостача (порча) товаров выявлена при приемке ценностей, то в бухгалтерском учете она отражается записью:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – только на сумму естественной убыли товаров (недостачи в пределах предусмотренных в договоре величин);
Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» – на величину недостачи (порчи) товаров сверх норм естественной убыли (сверх оговоренной величины).
На счете 94 следует отражать только недостачи ценностей, которые являются собственностью торговой организации. Недостача товаров в пределах предусмотренных норм считается потерями получателя, поэтому в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета подлежит отражению по Дебету счета 94 и Кредиту счета 60.
Ценности, которые получатель недополучил по вине поставщика (транспортной организации), он не признает своей собственностью, поэтому недостачу (порчу) товаров отражает по счету 76 субсчет «Расчеты по претензиям», по дебету которого отражаются расчеты по претензиям: