Однако что же делать, если получится заметное расхождение – например, больше десяти рублей? В этом случае Ирина сначала проверит, правильно ли записаны денежные операции. Для этого она еще раз просмотрит все денежные документы и сверит итоговые суммы из этих документов с теми суммами, которые она записала в свою тетрадь. Ведь денежный документ может содержать несколько промежуточных сумм помимо итоговой суммы, которую пришлось оплатить. И Ирина могла зарегистрировать в таблице не ту сумму.
Если такая проверка не даст результата, то Ирина попытается вспомнить, не было ли какой-нибудь денежной операции, от которой не осталось документа. Если и это не поможет, то Ирине придется признать, что произошла какая-то ошибка: может быть, Ирине где-то неправильно дали сдачу или какую-то денежную купюру Ирина просто обронила.
Теперь этого уже не исправить, но сам факт надо записать в тетрадь. Ирина должна будет вычислить расхождение. Если в кошельке окажется денег меньше, чем следует из записей, то расхождение Ирина запишет как расход с простым пояснением: Невыясненный расход. Если же денег окажется больше, то расхождение Ирина запишет как доход с пояснением: Невыясненный доход.
Если в будущем найдется объяснение невыясненному доходу или расходу, то можно будет вернуться к записи и поправить комментарий.
На языке профессионального бухгалтерского учета описанные действия Ирины называются инвентаризацией наличных денег.
За операции с наличными деньгами крупного предприятия отвечают специальные сотрудники – кассиры. Кассир проводит инвентаризацию наличных денег в конце своего рабочего дня – при завершении кассовой смены.
Кассир – это сотрудник особого подразделения предприятия, которое называется кассой (желательно не путать с кассовым аппаратом). В кассе и только в кассе хранятся наличные деньги предприятия. Начальник структурного подразделения касса называется старшим кассиром.
Однако в Иринином случае аналогом этого очень серьезного подразделения является кошелек.
Статьи доходов и расходов
За месяц в Ирининой тетради будет скапливаться несколько сотен записей. И все их надо будет анализировать.
С чего начинается анализ большого объема информации? С подготовки информации к анализу – с ее сортировки. Прежде всего денежные операции нужно сгруппировать по видам доходов и расходов, то есть по статьям.
Статья – это вид дохода или расхода.
Основная статья дохода у Ирины – это Зарплата. К этой статье она будет относить деньги, которые получает на основной работе. Еще может понадобиться статья Невыясненные доходы.
Статей расходов обычно больше, чем статей доходов. У Ирины статьи расходов получились такие:
♦ Питание дома – оплата продуктов, предназначенных для питания дома;
♦ Питание вне дома – оплата еды на работе, в кафе, на улице;
♦ Жилье – оплата квартиры и коммунальных услуг (электроэнергии, воды, газа, телефона);
♦ Хозяйство – расходы на гигиену, косметику, стирку, уборку, мелкий ремонт домашней утвари;
♦ Транспорт – расходы на содержание личного автомобиля и общественный транспорт;
♦ Образование – оплата обучения;
♦ Здоровье – оплата мероприятий по укреплению здоровья и занятий спортом;
♦ Бытовая техника;
♦ Невыясненные расходы.
Еще у Ирины оказались статьи, которые в зависимости от ситуации могут быть как статьями доходов, так и статьями расходов, то есть статьи двойного назначения.
Одна из статей двойного назначения – Долг Маши. Если Ирина дает Маше деньги взаймы, то выданную сумму она зарегистрирует как расход по статье Долг Маши. Когда Маша вернет долг, Ирина зарегистрирует его как доход по той же статье.
Другая Иринина статья двойного назначения – Долг Андрею. Когда Ирина получила деньги от Андрея, она должна была зарегистрировать доход по статье Долг Андрею. Погашение долга Андрею, в том числе частичное, будет регистрироваться как расход по данной статье.
Третья статья двойного назначения, которую выделила Ирина, – Вклад в банке «Престиж». Ирина решила, что снятие наличных денег с вклада нужно будет регистрировать как доход, а добавление денег на вклад – наоборот, как расход.
В бухгалтерском учете предприятия в качестве главного классификатора используются счета бухгалтерского учета, до которых мы скоро доберемся. Но освоение бухгалтерского учета личного хозяйства удобнее начинать с использования такого классификатора, как статьи доходов и расходов.
Записи денежных операций с указанием статьи
Чтобы записи денежных операций были пригодны для последующего анализа, нужно указывать, к каким статьям дохода и расхода они относятся. И делать это лучше сразу, в момент записи каждой денежной операции.
Поэтому Ирина решила переделать свою таблицу записей денежных операций, добавив в нее еще один столбец с названием Статья дохода или расхода – после столбца Комментарий. В новом столбце она указала, к какой статье дохода или расхода относится та или иная операция. Новый вариант записей денежных операций Ирины представлен в табл. 3.
Таблица 3
Мои денежные операции со статьями доходов и расходов (в рублях)
Ирина посмотрела на предпоследнюю операцию – Оплата продуктов и стирального порошка в универсаме «Удачная покупка» – и подумала, что с ней не все в порядке. Расходы по двум статьям указаны общей суммой. Но ведь для дальнейшего анализа понадобятся отдельные суммы. Поэтому Ирина решила во избежание дальнейших проблем разделить сложную денежную операцию с двумя статьями расходов на две простые операции, как показано в табл. 4.
Таблица 4
Разделение сложной денежной операции на простые операции
Отдельный столбец для каждой статьи
Ирина посмотрела на новый вариант своих записей и представила, что будет с ними делать, когда их наберется много. Наверно, надо будет подводить какие-то итоги: подсчитывать, сколько потрачено денег по тем или иным статьям. Но ведь это будет очень неудобно делать, когда суммы расходов по всем статьям собраны в одном столбце.
И Ирина решила еще раз усовершенствовать свои записи. Она открыла свою тетрадь на чистом развороте и начертила на всю ширину (то есть на две страницы) новую таблицу, состоящую из двух частей. Левая часть повторила прежнюю Иринину таблицу для записи денежных операций. А в правой части для каждой статьи доходов и расходов Ирина начертила собственный столбец.
Затем Ирина занесла в эту таблицу денежные операции за прошедший день. Новый вариант Ирининых записей показан в табл. 5.
В этой таблице сумму каждого дохода Ирина записала два раза: первый раз – в столбце Сумма дохода, а второй раз – в столбце соответствующей статьи доходов. Сумму каждого расхода она также записала дважды: в столбце Сумма расхода и в столбце соответствующей статьи расходов.
Таблица 5
Мои денежные операции с разделением по статьям доходов и расходов (в рублях)
С помощью столбцов Сумма дохода и Сумма расхода удобно проверять арифметические вычисления. Если в последней строке таблицы (Итого за день) число в столбце Сумма дохода совпадет с арифметической суммой чисел в столбцах статей доходов (Зарплата, Вклад в банке «Престиж», Долг Маши, Долг Андрею, Невыясненные доходы), то это будет почти стопроцентная гарантия, что арифметические расчеты во всех этих столбцах выполнены правильно.
В строке Итого за день Ирининой таблицы число 57 500 из столбца Сумма дохода равно сумме чисел 27 500 и 30 000 из столбцов статей доходов. Значит, арифметические расчеты в столбцах доходов выполнены верно.
Аналогично, если в строке Итого за день число в столбце Сумма расхода будет равно арифметической сумме чисел в столбцах статей расходов (Питание дома, Питание вне дома и пр.), то можно будет почти не сомневаться в правильности вычислений в этих столбцах.
В Ирининой таблице арифметические расчеты, касающиеся денежных расходов, также выполнены верно: сумма подряд идущих чисел 85, 250, 8000, 160, 500, 32 000, 600, 2400, 500 и 5000 из строки Итоги за день равна 49 495 – итогу по столбцу Сумма расхода.
Ирина оценила свою усовершенствованную таблицу. Безусловно, таблица стала гораздо удобнее для анализа доходов и расходов. Можно легко увидеть, сколько получено или потрачено по каждой статье, сколько получено или потрачено всего, сколько денег осталось в конце дня. Значительная часть работы по будущему подведению итогов теперь будет делаться заранее, в процессе записи денежных операций.
Однако Ирине стали очевидны и недостатки новой таблицы. Таблица стала очень большой, а если понадобится завести еще несколько статей расходов или доходов, то ширины страницы ее тетради просто не хватит или придется писать очень мелко. Ирина еще раз подумала, что в дальнейшем нужно будет перейти на электронный способ ведения бухгалтерского учета личного хозяйства, ведь не зря же она приобрела компьютер.
Отчет о доходах и расходах
Бухгалтерский учет личного хозяйства ведется для того, чтобы периодически проводить анализ состояния хозяйства, делать выводы и принимать решения. Но для этого сведения бухгалтерского учета должны быть представлены в виде, удобном для анализа, – в виде бухгалтерского отчета.
Бухгалтерский отчет – это совокупность итоговой информации о хозяйственной деятельности. Разные аспекты хозяйственной деятельности характеризуются разными бухгалтерскими отчетами.
Важнейший аспект деятельности характеризуется отчетом о доходах и расходах.
Отчет о доходах и расходах – это совокупность итоговой информации о том, сколько было получено и потрачено денежных средств и прочих ресурсов за определенный период времени.
Отчет о доходах и расходах можно составить по данным бухгалтерского учета личного хозяйства Ирины. В табл. 6 показано, как может выглядеть такой отчет, составленный по данным за один день.
Таблица 6
Отчет о моих доходах и расходах за один день (в рублях)
Отчет разделен на две части – верхнюю и нижнюю. В верхней части показано, как распределились поступления денег по статьям доходов, и представлена итоговая сумма доходов – 57 500 рублей. В нижней части отчета показано, как распределились расходы по соответствующим статьям, а также представлена итоговая сумма – 49 495 рублей. Конечный итог отчета – это разница между общей суммой поступивших и общей суммой потраченных денег – плюс 8005 рублей.
Специально рассчитывать суммы по статьям, а также общую сумму и общую сумму расходов не нужно: их можно просто взять из табл. 5, где записаны денежные операции. Рассчитывать приходится только конечный итог отчета.
Отчет о доходах и расходах за один день представлен лишь для примера. Для того чтобы проводить анализ и делать какие-либо выводы, отчет нужно составлять за более длительный период.
Причина в следующем. Мы каждый день занимаемся какой-нибудь деятельностью – получаем пользу или наслаждение от произведенных расходов, но сами доходы и расходы мы регистрируем нерегулярно. Например, на работу надо ходить каждый день, но доходы, связанные с работой, мы регистрируем гораздо реже.
Другой пример. Свой ближайший выходной день Ирина может провести дома, чтобы спокойно поизучать полезные компьютерные программы. В бухгалтерском учете личного хозяйства в этот день Ирина не зафиксирует ни одного расхода. Благополучная жизнь Ирины в этот день будет обеспечена заранее зафиксированными расходами: заранее купленными продуктами и заранее оплаченной квартирой.
Дата регистрации дохода или расхода – это день, а период, к которому относится доход или расход, может составить неделю, месяц, год и даже больше.
Значительная часть наших расходов и доходов регистрируется раз в месяц, при этом сами расходы и доходы относятся к целому месяцу. Мы можем раз в месяц получать заработную плату, стипендию, пенсию или, на худой конец, пособие по безработице. Раз в месяц мы оплачиваем счета за коммунальные услуги.
На предприятии основным периодом для регистрации доходов и расходов также является месяц.
При регистрации доходов и расходов в профессиональном бухгалтерском учете период, к которому относятся доходы и расходы, обычно не указывается. Но если доходы и расходы относятся к месяцу, то они обычно регистрируются последней датой месяца.
Бухгалтерия предприятия обычно не успевает зарегистрировать доходы и расходы, относящиеся к месяцу, именно в последний день месяца, в частности, по причине неготовности необходимых данных. Такие доходы и расходы регистрируются чуть позже, но с указанием нужной даты. Подобная регистрация на практике называется регистрацией задним числом.
Поэтому, чтобы можно было делать серьезные выводы, отчет о доходах и расходах следует составлять за месяц или за целое количество месяцев.
Как будет выглядеть отчет Ирины за первый месяц ведения учета, показано в табл. 7.
Таблица 7
Отчет о моих доходах и расходах за месяц (в рублях)
В профессиональном бухгалтерском учете месяц – это всегда календарный месяц, то есть интервал времени, начинающийся первого числа и заканчивающийся в последний день месяца. Но для учета личного хозяйства правила профессионального бухгалтерского учета – не указ. Нашей Ирина удобнее начинать месяц не первого числа, а в день получения основной зарплаты. В этот день она старается выполнить основные периодические расходы. А вечер этого дня можно посвятить учету, отчетам и анализу состояния личного хозяйства, а также планированию начавшегося месяца на период до получения следующей зарплаты.
В отчете о доходах и расходах за месяц суммы по статьям увеличились, что естественно, и добавилась новые статьи расходов: Связь, а также Одежда и обувь. Это означает, что в течение месяца Ирина потратилась на связь (телефон и Интернет) и немного приоделась или приобулась.
По отчету за месяц уже можно делать выводы. Например, можно констатировать, что Ирина много тратит по статье Транспорт. Возможно, Ирине имеет смысл сократить разъезды на автомобиле и чаще ездить на общественном транспорте. Расходы по статье Питание вне дома существенно превысили расходы по статье Питание дома. Это тоже ценная информация для размышлений, поскольку она показывает направление возможной экономии.
В профессиональном бухгалтерском учете аналогом отчета о доходах и расходах является отчет о прибылях и убытках.
Имущество, долги и счета
Ирина еще раз внимательно посмотрела на свой отчет о доходах и расходах и подумала, что с ним что-то не так. В каждой части отчета собрана разноплановая информация.
Так, в первой части отчета рядом стоят такие статьи доходов, как Зарплата и Вклад в банке «Престиж», хотя между ними существует значительная разница. Поступление денег по статье Зарплата – это совершенно новые деньги, которых у Ирины раньше не было ни в каком другом виде. Для их получения пришлось затратить существенные усилия – работать в течение целого месяца. А поступление по статье Вклад в банке «Престиж» практически никаких усилий Ирине не стоило: заскочить в банк в промежутке между другими делами и снять деньги со счета не так уж трудно, хотя и чуть сложнее, чем засунуть руку в сумочку и вынуть деньги из кошелька. Поступление денег по статье Вклад в банке «Престиж» – это почти то же самое, что перекладывание денег из тайника в кошелек.