1. Распределение работы соответственно уровню внимания.
2. Защита внимания от отвлечений.
3. Повышение внимания путем оптимизации работы мозга.
4. Создание новых «карманов внимания».
Но прежде чем начать, давайте поговорим о том, почему управление вниманием так важно в эпоху информационной перегрузки.
Умственный труд делает вас не просто исполнителем, но одновременно и управляющим
Помните времена, когда ваша работа не нуждалась ни в чьей оценке? Вы работали за стойкой бара или на кондитерской фабрике. Есть такая работа – укладывать вишенки на пирожные, которые плывут по конвейеру. Работа настолько простая, что ее можно выполнить в полусне: вы просто кладете вишенку на пирожное, а потом на следующее, а потом на следующее… Никакой прокрастинации, никаких возможностей выставить себя в невыгодном свете или потерять контроль над ситуацией. А когда смена кончается, вы просто выбрасываете работу из головы и живете собственной жизнью. Такие работы ценны тем, что они практически не требуют внимания, ими можно заниматься даже с похмелья, и хорошая форма для них не требуется. Звучит соблазнительно, верно? Кроме того, показатель успеха на подобной работе очень простой – если вы уложили все вишенки на все пирожные, значит, вы победили. Если у вас осталась половина вишен, а половина пирожных осталась не украшенной, значит, вы проиграли. Руководителям легко контролировать качество таких работ и оценивать эффективность работников. Еще проще оценить результаты руководителям более высокого уровня.
В какой-то момент возникает соблазн вернуться к такой простой работе. Но на самом деле в наши дни подобных видов работы почти не осталось – по большей части они автоматизированы и выполняются компьютерами и автоматами. Осталась лишь работа в барах и кофейнях, которая не так-то хорошо оплачивается. Питер Друкер предсказывал это много лет назад. Он предсказывал конец индустриальной эпохи и рассвет эпохи информационной. С функциональной работы в барах и на кондитерских фабриках люди переходят на квалифицированную работу – «умственный труд». Умственный труд заключается в увеличении ценности информации или создании новой ценности на основе полученной информации, а не в автоматическом выполнении конкретной функции. Подумайте о своих служебных обязанностях, и вы это поймете. Сегодня во многих промышленных городах Великобритании переход с физического труда к умственному труду происходит в огромных масштабах.
Представьте, что ваша служба заключается в том, что в девять утра вы приходите на кондитерскую фабрику, получаете большую коробку вишен и становитесь к конвейеру, по которому плывут пирожные, а ваша задача украсить каждое вишенкой. Замедляется темп конвейера, замедляется и ваша работа. Если конвейер останавливается, вы просто… ждете. У вас есть график перерывов, время отдыха, обеденный перерыв. Вы точно знаете, во сколько ваша работа закончится – с точностью до минут… или даже до секунд. Представьте, что сегодня пятница, пять часов вечера. Вы готовы идти домой – выходные начинаются. Вспомните ли вы о вишнях до девяти утра понедельника? Будете ли вы воскресным вечером тревожиться о том, что плохого может произойти на вашей работе в понедельник? Конечно же, нет! Возможно, такая работа и скучна, зато в ней есть абсолютная ясность. Так приятно знать, что именно нужно делать, как это делать и как улучшить свои показатели.
Умственный труд отличается от украшения пирожных вишенками, потому что в нем существует много уровней неопределенности. Если вернуться к аналогии с кондитерской фабрикой, представьте, что вам нужно не просто положить вишенку на пирожное, а еще и проверить качество вишен, определить, в какое время должна начаться смена, установить скорость движения конвейерной ленты, периодически подменять других работников, когда они уходят в отпуск, контролировать график работы магазина и так далее и тому подобное… Представьте, что вам, кроме того, приходится решать: может быть, следует использовать вишни не только для украшения пирожных, а продавать их в составе фруктовых салатов (ведь нынче такое значение придается здоровому питанию). Утомительно, верно? Что ж, добро пожаловать в столь привычный для вас мир!
Управляющий и исполнитель в одном лице
На любой квалифицированной работе вы исполняете две разные «роли»: вы одновременно и «управляющий», и «исполнитель». Вы отвечаете за:
✓ Содержание своей работы («управляющий»).
✓ Выполнение работы («исполнитель»).
✓ Обработку новой информации («исполнитель») и реагирование на нее, с тем чтобы определить, не следует ли изменить приоритеты («управляющий»).
Все это порождает явный конфликт. Кроме того, становится очень трудно определить, какая именно «роль» требует вашего внимания в определенное время: следует ли больше времени провести в режиме «управляющий» (обдумывать и анализировать свою работу, обеспечивать ее успешность, планировать дальнейшие шаги) или в режиме «исполнитель» (укладывать вишенки на пирожные, что бы это ни значило для вашей текущей работы)? Естественно, где-то трава всегда зеленее: время, проведенное в режиме «управляющий», может напомнить вам обо всем том, что нужно сделать «на передовой».
И все же, отчаянно борясь со списком своих дел, вы делаете в уме пометки относительно новых проектов, которые требуют драгоценного времени. Поскольку большинство людей не могут точно определить роли «управляющего» и «исполнителя» и провести между ними четкие границы, то неизбежно возникают стрессы, связанные с сомнениями в правильности принятых решений и вытекающей из этих сомнений прокрастинации. Из-за неумения ясно определить границы и выработать нужные привычки мышление в режиме «управляющий» никогда не заканчивается, а когда человек переходит в режим «исполнитель», его терзают сомнения относительно того, правильно ли он действует.
ЯСНОСТЬ СНИЖАЕТ УРОВЕНЬ СТРЕССА, А ЯСНОСТЬ ВОЗНИКАЕТ БЛАГОДАРЯ ВНИМАНИЮ
Вот что такое «управление вниманием» – это ваш новый лучший друг и союзник в борьбе со стрессом и информационной перегрузкой.
ЧТО ТАКОЕ ВНИМАНИЕ?
Внимание – ресурс более ограниченный, чем время. С вами никогда не случалось такого, что в конце дня, когда нужно выполнить еще очень многое и вам хочется это сделать, и у вас есть вся необходимая информация, но при этом вы ничего не предпринимаете, а просто смотрите в пространство? В такой ситуации вы говорите себе, что вам не хватило времени или сил, но на самом деле вам не хватило ресурса внимания.
А в другие дни вам кажется, что совещания никогда не закончатся. Добраться до рабочего стола вам удается лишь в четыре часа дня. Вы наконец-то разбираете накопившуюся электронную почту, просматриваете бумаги, строите планы и ощущаете, что контролируете ситуацию. В такие дни вам тоже кажется, что вам не хватает времени, а внимания предостаточно. Опять ошибка. Ваше внимание – это валюта, которую вы тратите. Если вы уделили совещаниям 80 % ресурса внимания, то не удивляйтесь, если оставшихся 20 % окажется маловато для великих дел. Их хватит на разборку электронной почты, а затем наступит тот же период смотрения перед собой и ощущения ужасной усталости. Не обманывайте себя, не считайте, что это чужая вина. Если подумать о времени, проведенном на совещаниях, не в смысле потерянного времени, но и в смысле потраченного внимания и сил, вы скоро поймете, что сложные и непростые совещания поглощают огромную массу ваших личных ресурсов.
Внимание – это ваша главная валюта. Время может быть потрачено, но внимание должно окупаться, быть оправданным. Следите за состоянием своего счета, потому что на нем лежит самая драгоценная валюта мира.
ВРЕМЯ + ПРАВИЛЬНО ПОТРАЧЕННОЕ ВНИМАНИЕ = РЕЗУЛЬТАТ
ВНИМАНИЕ КОНЕЧНО
«Только посредственность всегда стремится показать себя в самом выгодном свете».
Колин ПауэллВ течение дня уровень внимания меняется. Чтобы вам было легче, выделим три основных вида внимания.
1. Проактивное внимание
В этом состоянии вы полностью сосредоточены, бдительны, готовы принять самые важные решения и справиться с самыми сложными задачами. Этот уровень внимания чрезвычайно значим. Надеюсь, читая мою книгу, вы поймете, насколько он важен.
2. Активное внимание
Вы сосредоточены, готовы к работе, но слегка рассеянны. Вы легко отвлекаетесь, порой работаете блестяще, а порой пребываете в состоянии расслабления. Этот уровень внимания тоже полезен.
3. Инертное внимание
Свет включен, но дома никого нет. У мозга не осталось сил, но вы все еще боретесь со сложными и трудными задачами. Внимание пока работает, но ценность его ограничена.
Конечно, это очень грубое и искусственное деление, но этот подход пригодится вам, когда вы будете стараться максимально повысить свою продуктивность с помощью разумного управления вниманием. Я два года провел за анализом своих приемов управления вниманием, а также много беседовал на эту тему с другими людьми.
Вот как выглядит мой обычный рабочий день:
Полагаю, эти показатели на 90 % совпадают с вашими, а оставшиеся 10 % уникальны только для меня. Понаблюдайте, в какое время ваше внимание достигает пика.
Позвольте мне вкратце описать, что происходит со мной. Я просыпаюсь с трудом – меня нельзя назвать жаворонком. Утром мне нужно собраться с силами, поэтому разум мой слегка затуманен. Мне надо выпить кофе или вспомнить хорошую идею из плана, составленного в предыдущий период проактивного внимания на будущее. После этого я бодр и энергичен в течение пары часов. Это время я стараюсь использовать для принятия самых важных решений дня. Затем уровень внимания падает до обеда и во время обеда. После обеда большинство людей охватывает сонливость. Уж поверьте, я проводил семинары и читал лекции, которые начинались в это время, и прекрасно понимаю, что это время называют «ямой» не без причины. Интересно, что затем у меня наступает короткий период очень позитивного проактивного внимания, который сменяется вниманием активным. В последний час рабочего дня снова повышается концентрация, но после этого наступает полный упадок. Я абсолютно выжат и ничего больше не могу сделать.
Сколько же времени я нахожусь в состоянии проактивного внимания?
Меньше, чем вы думаете.
Два-три часа в день с понедельника по четверг и всего полтора-два часа в пятницу.
Упражнение: выявление факторов стресса
✓ Возьмите листочек бумаги и составьте схему своего рабочего дня. Сделайте это так, как вам удобно: составьте таблицу, список, график, схему и т.п.
✓ Укажите время начала и окончания работы, а также все предусмотренные распорядком дня перерывы и учтите то, что происходит непосредственно перед и после окончания работы (т.е. дорога домой, проверка электронной почты утром и вечером).
✓ Опишите уровень внимания для каждой из категорий. Выявите периоды проактивного, активного и инертного внимания.
✓ Отметьте все, что вас удивило. Осознайте самое продуктивное и непродуктивное время для выполнения наиболее важных, сложных и непростых заданий.
Отделяйте размышление от делания, режим «управляющий» от режима «исполнитель»
«Продуктивность не бывает случайной. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и сосредоточенных усилий».
Пол Дж. Мейер
Цель управления вниманием – достижение радостного и игривого продуктивного состояния с полным контролем над ситуацией, снижение уровня стресса и уверенность в том, что вы действуете максимально эффективно.
Стоит заметить, что в ходе работы информационные потоки проходят через четыре различные фазы работы. Более подробно эти фазы мы обсудим в главе 5, а пока что только перечислим их:
✓ Сбор и упорядочивание: получение информации из разных источников и фиксация полезных идей по мере поступления (во время совещаний или со своего компьютера).
✓ Организация: сведение воедино полученной информации и ее анализ. Нужно выделить самое важное, понять, что и когда можно сделать. Информацию следует организовать в нечто вроде списка дел. Дальше мы с вами поговорим о более продвинутой и гибкой системе организации информации.
✓ Обзор: анализ списка дел или иной системы, охватывающей все проекты и обязательства. Вы должны выбрать, что именно нужно сделать и когда.
✓ Действие: завершение – укладка вишенок на пирожные.
Когда же вы находитесь в режиме «управляющий», а когда – в режиме «исполнитель»? Какой уровень внимания необходим для сбора и упорядочивания сведений, организации, обзора и действия? Хотя в любых правилах есть исключения, ответ можно дать примерно так:
Какой же вывод можно сделать из этой таблицы? Судя по ней, режим «управляющий», то есть фазы организации и обзора полученной информации, требует активного и проактивного внимания. Размышления о работе – это одна из самых трудных ее частей. Если вы неделю думали о решении потенциально сложной проблемы, то реализовать найденное решение довольно просто. Достаточно лишь поднять трубку телефона, написать электронное письмо, с кем-то побеседовать, провести исследовательскую работу – то есть сделать то, что для квалифицированного работника совершенно естественно. Основное время и силы тратятся на процесс мышления. Если вы научитесь отделять мышление от действия, эффективность обоих периодов значительно повысится.
«Мышление – самая трудная работа. Поэтому-то ею занимаются очень немногие».
Генри ФордКак мы выяснили, проактивное внимание – вещь ценная и редкая. Внимание такого рода повышает эффективность работы, снижает информационную перегрузку и стресс. Вот несколько советов, которые помогут вам активизировать проактивное внимание:
1. Стройте рабочий день в соответствии с вашим естественным графиком изменения уровня внимания.
2. Оберегайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.
3. Старайтесь больше сосредоточиться на выполняемом деле – старайтесь превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а периоды активного внимания – в период проактивного.
4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас процессе работы.
1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания
Любая работа включает массу разных задач – от принятия серьезных решений о том, что и когда делать, до обновления контактной информации, разборки документов и смены картриджа в принтере. Начав концентрироваться на уровнях внимания, вы поймете, что смена картриджа в период проактивного внимания – настоящее преступление. Это все равно что колоть орехи кувалдой, хотя процесс смены картриджа в это время ничем не отличается от смены в любой другой момент. Да, осознанное распределение внимания – сложная и тонкая игра.
Вы уже поняли, что я стараюсь как можно более ясно представлять себе уровни внимания и их распределение в течение рабочего дня.
Советую вам подумать о своих сильных и слабых сторонах. Самые трудные для себя задачи решайте в то время, когда ваше внимание находится на проактивном уровне. Задачи полегче отложите на период активного внимания. А всем простым, рутинным или скучным занимайтесь в то время, когда ни на что другое вы не способны.