Отчет о состоянии проекта.
1. 12 февраля проведено стартовое совещание, посвященное началу работ по внедрению новой системы.
2. Согласован с Московским Офисом первоначальный список пользователей для выдачи им имен пользователей и паролей, список включает в себя команду внедрения и ключевых пользователей, задействованных на первоначальной стадии проекта. Пароли и имена получены.
3. Проанализирован Baseline (редакция от 31.01.01.) и вопросник, разработанный специалистами компании-консультанта.
4. По итогам работы с вопросником и Baseline проведено совещание команды внедрения с участием финансового руководства предприятия. Сформулированы замечания и вопросы, которые направлены сотрудникам компании-консультанта, а также консультантам Московского Офиса и представителю аудиторской компании, курирующему процесс внедрения новой системы на нашем заводе.
5. Определены ключевые и конечные пользователи.
6. Представителем компании-консультанта Любомиром проведен концептуальный тренинг для менеджмента компании и ключевых пользователей, включая сотрудников отделов продаж.
7. Совместно с Любомиром выполнено Baseline review, возникшие вопросы сформулированы и переданы представителю компании-консультанта вместе со списком лиц задействованных в проекте на нашем заводе.
8. С представителем аудиторской компании проанализирован ход выполнения плана внедрения системы, отмечено, что процесс внедрения находится в полном соответствии с графиком.
9. Совместно с представителями аудиторской компании и компании-консультанта проведена презентация проекта, для всех задействованных лиц включая конечных пользователей.
10. Данные по ОС за январь 2001 года внесены в базу «live», проводится детальная сверка, с корректировкой инвентарных номеров, всех данных по ОС внесенных в базу «live».
11. В базу «live» заносятся данные по выбытию ОС за второе полугодие 2000 года.
12. Получен отчет по итогам визита консультанта, в котором отмечается соответствие проводимых работ плану-графику развертывания системы FAS.
13. В соответствии с результатами анализа Baseline, составлен перечень дополнительных кодов количества, которые, по мнению завода, должны быть добавлены в Baseline. Перечень отправлен консультантам компаний курирующих ход процесса.
14. Налажено взаимодействие с командой внедрения отделов продаж. От руководства продаж, получен список участников проекта.
15. Проводится тренинг по параметрам: ведется параметризация тестовой базы с целью создания уменьшенной модели компании (УМК).
16. Начата работа по подготовке сценария для реализации УМК на основе сценариев применявшихся на пилотных заводах проекта.
17. Обеспечена техническая возможность доступа к базе новой системы пользователей из отдела продаж.
18. Сделан запрос в Головной Офис для получения имен пользователей и паролей для всех ключевых и конечных пользователей.
Старт работы в новой корпоративной системе был намечен на 1-е июля, по мере приближения этой даты интерес к работе нашей команды все возрастал. Руководитель команды консультантов от аудиторской фирмы попросил у меня разрешения на приезд на наш завод одного из своих консультантов, но не для того чтобы помочь правильно выстроить методологию командной работы, а для того чтобы они могли лучше понять за счет чего обеспечивается столь успешная работа нашей команды. Когда до начала старта оставалось чуть более 2-х месяцев, на все заводы прислали специалистов компании-консультанта, которым полагалось проконтролировать выполнение проводимых работ и помочь в обеспечении своевременного начала работы в системе. Нашему заводу повезло, к нам приехал Любомир, он один из немногих сотрудников со стороны консультантов мог совершенно свободно говорить по-русски и очень хорошо относился к членам нашей команды, но это не относилось ко мне лично. Тем не менее, у нас с ним установились совершенно нормальные производственные отношения, а с членами команды у него завязались настоящие дружеские взаимоотношения, что очень хорошо помогало в работе.
Работы было действительно очень и очень много. Основной объем работ пришелся на перенос данных из нашей системы Галактика в базу новой системы. Дело в том, что надо было не только перенести, а ещё и сверить, все контрольные значения по всем переносимым разделам. Перенос данных осуществляли, как при помощи интерфейсов разработанных компанией-консультантом, так и путем ручного ввода данных. Естественно, что допускались и ошибки, при этом самая трудная задача заключалась в том, чтобы своевременно обнаружить их и произвести необходимую коррекцию. В этих делах Любомир оказывал нам совершенно неоценимую помощь, но и команда старалась изо всех сил, часто мы расходились по домам уже за полночь, зато с чувством правильно выполненной работы. Команда внедрения и коллектив моего отдела, как могли, организовывали досуг Любомира и частенько вывозили его на природу или знакомили с местными достопримечательностями. После таких вылазок, в которых я участия практически не принимал, я и узнал о причине достаточно прохладных и официальных отношений между мной и Любомиром, – да, причиной этому было моё достаточно демонстративное неучастие в работе месячного тренинга по системе в Москве. Впрочем, это не мешало процессу внедрения, а мне позволяло больше времени уделять работам по АСУ ТП, которые, несмотря на большую загрузку отдела в работе над проектом, не останавливались ни на день. Для того, чтобы читателю было легче представить себе общий объем работ нашей службы приведу ещё один документ, составленный мной в разгар работ по внедрению системы FAS:
СПРАВКА О РАБОТАХ ОТДЕЛА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И СОСТОЯНИИ КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ ЗАВОДА.
Компьютеризация нашего предприятия набирает всё большие темпы:
Если на начало 1999 года на предприятии функционировала локальная вычислительная сеть, в которой работало 42 пользователя, то на данный момент количество пользователей выросло до 64.
За 1999 год нами приобретено и установлено 18 компьютеров и 10 принтеров.
Все пользователи, у которых установлена операционная система Windows 95 или 98 имеют возможность работы в Интернете и собственный адрес электронной почты.
Большая работа ведется в части внедрения автоматизированных систем управления технологическими процессами, в 1999 году проведены работы по созданию:
– компьютерной системы контроля параметров котельного цеха;
– компьютерной системы коммерческого учета электроэнергии.
Система котельного цеха практически завершена, работы же по системе коммерческого учета электроэнергии ещё ведутся.
Компьютерные системы, по отзывам начальников цехов, позволяют не только получать непрерывные данные по контролируемым параметрам, что очень важно для повышения качества продукции. Также они позволяют значительно улучшить технологическую дисциплину, поскольку просматривая информацию на компьютере в графическом представлении, сразу видно во время ли было включено охлаждение, выдерживались ли заданные режимы и тому подобная информация.
Об удобстве подобных систем свидетельствует тот факт, что по итогам работ в котельном цехе, планируется продолжение работ с целью перевода на компьютерный учет расхода газа и расхода пара отпускаемого смежным предприятиям. Заключен договор по созданию подобной системы в компрессорном цехе и готовится договор по учету расхода воздуха в всех замочных чанах солодовенного цеха.
Закончена работа по переводу системы учета тары и готовой продукции под управление с компьютера, что позволило получать в любой момент времени оперативные данные по отгрузке готовой продукции и приемке и расходованию тары на любой момент времени и за любой его интервал, а также обеспечило архивирование и хранение этой информации.
Проводятся работы в части улучшения работы программного комплекса «Галактика». Начинается работа с модулем «Производство». Программист нашего отдела прошел курс обучения – по работе с этим модулем в московском офисе «Галактики». Составлен план внедрения этого модуля в работу, в настоящий момент идет работа по определению конкретных задач ведения этого раздела сотрудниками бухгалтерии и технологическим персоналом производственных цехов, после чего начнется ввод необходимых данных (описание техпроцессов цехов, нормы расхода материалов и тому подобное).
Существует план развития компьютерной сети нашего предприятия, включающий в себя установку сервера опросов компьютерных систем АСУ, куда будут стекаться по сети все данные по отгрузке готовой продукции, приемке тары и её расходовании на производстве, данные по учету электроэнергии а в перспективе и других энергоносителей, при этом вся эта информация станет доступной для всех руководителей, имеющих на своем рабочем месте компьютер, подключенный к компьютерной сети предприятия и обладающих правами доступа к этой информации. Отделом проведена большая работа по внедрению на предприятии электронного документооборота, внедряемого с целью уменьшения бумажного потока буквально захлестнувшего руководство предприятия. Ежемесячное списание материалов, производственные показатели основных цехов, ежедневно заносимые персоналом цехов в компьютер и обобщаемые автоматически в единую сводную электронную таблицу, вот то, что уже реально работает, обеспечивая отдел контроллинга и руководство оперативной информацией необходимой для эффективного управления предприятием.
Для повышения уровня пользователей компьютеров в подразделениях, наш сотрудник, системный администратор проводит обучение сотрудников подразделений предприятия основам компьютерной грамотности: на данный момент закончено обучение двух сотрудников лаборатории и начались занятия с двумя сотрудниками солодовенного цеха. К сожалению, на заводе отсутствует необходимая база для проведения подобного рода занятий, поэтому мы можем проводить обучение только 2-х человек одновременно.
Большое внимание уделяется созданию на предприятии СКС (структурированной кабельной системы), объединяющей как сетевые компьютерные коммуникации, так и телефонию. В кабинетах, прошедших приличный ремонт, работы по созданию СКС выполняет специализированная фирма, в случаях же переезда подразделения из помещения в помещение, что, кстати говоря, случается гораздо чаще, чем хотелось бы, прокладка новых сетевых коммуникаций осуществляется собственными силами.
К сожалению, очень много времени сотрудников уходит на поддержание в работоспособном состоянии копировальной техники, которая приобреталась без учета объемов копировальных работ. Существующие копиры, вырабатывающие за год 3-4 годовых нормы, установленных для данного типа копировальных аппаратов находятся в весьма плачевном состоянии. Думаю, что в этом году необходимо приобрести один новый копир, с ресурсом производительности, соответствующим действительным объёмам копирования, что позволит снять напряженность, возникающую при выходе из строя хотя бы одного копира и снизить затраты на приобретение запчастей для старых копиров.
Также, к сожалению, на предприятии эксплуатируется ещё значительное число старых компьютеров – порядка 10-ти, которые надо в течение года вывести из работы, для этого надо увеличить финансирование на приобретение новых компьютеров, многие заводы перешли на приобретение 17-ти дюймовых мониторов, мы в этом плане отстаем.
Как вы можете видеть из приведенного отчета (абзац, выделенный жирным шрифтом), параллельно с работой над внедрением системы FAS, мы продолжали и работы по расширению функционала нашей системы «Галактика». Конечно, всё это вызывало очень высокие производственные нагрузки, особенно на сотрудников финансовой и нашей информационной служб. Но одновременно эта нагрузка поддерживала высокий энтузиазм сотрудников и давала многочисленные поводы для того, чтобы мы могли реально гордиться выполненными работами. Более того руководство заводу приобрело и передало мне в собственность трехкомнатную квартиру в микрорайоне рядом с заводом, причем с условием выплаты мной её полной стоимости, без процентов и в любой удобный для меня период времени. Естественно мой настрой, и настрой моих коллег был очень воодушевляющий! И, разумеется, это воодушевление приносило нам успех. Когда пришла завершающая фаза проекта, то из восьми заводов, только два получили разрешение начать работу в «живой» базе в намеченный день, и, конечно же, одним из этих заводов был наш! После этого успеха мне приходилось неоднократно выступать на различного рода совещаниях и докладывать о том, как и почему нам удалось так успешно выполнить этот проект. Для этих выступлений я составил краткий доклад, включающий обзор всех фаз проекта, приведу его и здесь:
Итоги внедрения новой системы.
История:
Решение установить на всех заводах единую систему для финансового и бухгалтерского учета, было принято в начале 2000 года, основным инициатором проекта являлся – IT директор по Восточной Европе и Азии. Решение принималось, к сожалению, без предварительного ознакомления с набором программного обеспечения, имеющегося на заводах.
Решение иметь единую систему для собственников бизнеса, безусловно, является весьма разумным шагом, однако при организации проектов такого рода, существуют общепринятые, во всем мире, методики реализации этой идеи.
Первоначально и этот проект разворачивался в каком-то соответствии с традиционными схемами: было принято решение о первоначальном запуске проекта на одном отдельно взятом заводе (пилотный проект), затем после отладки всех модулей запустить на всех заводах модуль ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА и затем при нормальном стечении обстоятельств, придерживаться темпов 1 завод в полгода.
Развитие проекта:
Очевидно, решение начать пилотный проект, на выбранном для этого заводе, явилось очень неудачным, очень маленький завод, отсутствие единой системы бухгалтерского учета и как следствие отсутствие у людей опыта работ по внедрению таких систем все эти просчеты очень быстро начали давать свои негативные результаты.
Сроки, установленные первоначальным планом, были нереальные, первый корпоративный канал с шириной пропускания 64К оказался совершенно недостаточным для работы.
Слабые стороны российской компании-консультанта (малый опыт, незнание специфик пивоваренного производства, отсутствие опыта внедренческих работ) очень затрудняли работу, до тех пор пока их специалисты не набрали необходимого опыта для работы с таким масштабным проектом.
Не закончив первый пилотный проект на малом заводе, было принято решение о внедрении системы на другом заводе, пожалуй, это тот завод, с которого следовало начинать. Средние масштабы производства, средняя численность нормальная структура, однако и в этом случае были сделаны просчеты, команда внедрения формировалась необдуманно, обучения команды не проводилось, в команду были набраны новые люди, не знающие ни завода, ни людей, ни принципов работы данного предприятия.